民营企业档案工作的思考_民营企业档案管理现状

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民营企业档案工作的思考

民营企业档案管理是国家档案事业的重要组成部分，也是档案工作中的一个新内容和新课题，如何促进民营企业档案工作实现规范化、科学化、制度化、法制化管理，对档案行政管理部门来说，既是挑战，也是难题。

随着企业改制工作的不断深化和民营企业自身的发展和壮大，民营企业已成为中国最大的企业群体，占全国实有企业总数的74%。因此，近年来各级档案行政管理部门越来越重视民营企业档案工作，逐步将此项工作纳入工作日程，深入研究和探讨促进民营企业档案工作发展的新思路和新办法，鼓励、支持、引导民营企业建立健全档案工作，采取“面对面交流，手把手指导”的方式，积极主动服务，收到了一定的效果。但民营企业档案工作尚处于起步阶段，依然存在着档案意识淡薄、建档工作滞后、管理制度不全和人员设备匮乏等诸多问题，成了影响民营企业持续发展的薄弱环节，工作开展仍不够理想，还滞后于民营企业发展的需要。

(一)民营企业主档案意识不强。民营企业档案工作的好坏，决定于企业主对档案工作的重视程度。民营企业起点低，家底薄，抗风险能力差，更需重视加快企业全面的管理变革，提高企业的整体素质。但仍有不少企业，特别是中小型的民营企业，要不就是企业处于成长阶段缺乏财力和精力，要不就是囿于旧有思维，意识不到企业档案建设的重要性，吝于在档案信息资源上有所投入，观望徘徊于门口之外。大多数企业主档案意识薄弱，认为档案工作是纯粹的赔本买卖，是一种负担，有意识的弱化甚至漠视档案工作，这种心态和意识严重阻碍了民营企业档案工作的开展。

(二)民营企业档案管理的推动力不足。由于民营企业均以盈利为目的，经营理念趋向于追逐利润最大化，精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，相应地档案资源也失去了展现自身价值的良好平台。同时，档案本身所能产生的效益又具有隐蔽性和滞后性，难以量化，档案工作与企业的利益关系不存在着直接的联系，它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态。使得民营企业主缺乏加强企业档案管理的动力，难以充分调动各种资源和力量推进本企业档案工作的顺利开展。

(三)民营企业档案管理水平不高。档案工作在许多中小型民营企业具有较大的自主性和随意性，经常遭受冷遇，甚而有一部分民营企业的档案工作仍处于“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无设备”、“无库房”、“无经费”的六无状态。有的企业即使有，也很不全面，处于一种可有可无的边缘化状态。工作资源贫乏，档案管理人员多为兼职，工作量大，业务杂，缺乏一定的专业水平，且人员经常变动，档案资料散存和散失现象严重。

(四)档案行政管理部门指导管理力度不够。民营企业作为独立的经济实体，其所有制的特殊性决定了民营企业对于自身形成的档案拥有完全的自主管理权，档案的权属明确，同时也对选择什么样的管理模式，建立什么样的运行机制具有自主权。而档案行政管理部门不能沿用和照搬对国有、集体企业的指导方法，用统一的指令、计划、规范和标准去主导民营企业档案工作的开展，监督、指导力度明显削弱，缺乏足够的监管力度。同时，档案行政管理部门应有的办公经费难以得到有效保障，专业人员力量配备薄弱，缺乏必要的交通等办公工具等客观因素，也严重制约了档案工作的监管力度、范围和效果。

针对民营企业档案工作现状，笔者认为应着重从以下几个方面予以加强和引导。①

(一)提高认识，增强做好民营企业档案工作的自觉性。档案行政管理部门要有针对性地学习上级政策法规，调查研究本地民营企业发展实际，认真贯彻落实《关于促进民营企业档案工作发展的意见》，始终坚持“抓服务、谋发展”的工作思路，统一思想，形成共识，增强工作的主动性，把握业务的规律性。

(二)加大宣传，增强民营企业主的档案意识。档案行政管理部门应充分利用一切机会、创造一切条件，加强宣传引导，努力形成推进民营企业档案工作的良好氛围，开创民营企业档案工作新局面。一是大力开展法制教育，增强民营企业管理者的法制意识，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好企业的档案工作，自觉接受监督。二是大力加强意识引导，调动广大民营企业主的积极性和主动性。紧紧围绕本地特色产业、支柱产业等民营企业的发展态势教育广大民营企业主，建立健全档案工作对民营企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、扩大市场、提高经济效益、促进企业发展具有越来越重要的作用。三是下大力帮扶一批基础条件成熟的民营企业，建立健全档案工作的各项制度，实现档案资料规范管理的典型，通过学习、交流、联谊等多种形式、多种渠道大力宣传，充分发挥先进典型的示范带动作用。

(三)以点带面，逐步规范民营企业档案工作。由于民营企业数量众多、规模不一，档案管理相对滞后，给监管工作带来诸多不便。档案行政管理部门在抓好重点监管的同时，实施分类指导，努力实现民营企业档案工作与企业发展的良性互动，促进民营企业档案工作深入开展。针对不同规模、不同行业、不同发展阶段的民营企业，因企制宜、因地制宜地开展民营企业档案工作，培养不同层次、不同标准的档案管理典型，及时推广先进经验，以点带面，逐步推动民营企业的档案工作规范化。

(四)立足服务，加强档案业务指导。我们始终坚持主动服务，上门指导，把工作的重心转移到服务上来，遵循自主管理、高效运用、因地制宜的指导原则，充分调动民营企业的积极性和主动性，全力协助企业搞好档案工作。一是拓宽服务渠道，突出服务主题，主动为民营企业提供档案业务咨询、档案整理和代存、档案技术服务及档案人员推荐、培训等服务。二是倡导企业实行档案、图书、情报、资料等信息资源一体化管理。不强求企业档案机构的级别、设施设备、人员数量和保管条件，以企业档案工作的有效开展为最大前提。三是加强对民营企业中关系国家利益和安全、涉及公共利益、记录社会重大事件和活动，以及企业应当承担社会责任等方面档案的监管。

(五)加强协调，与相关部门形成工作合力。民营企业的档案管理工作牵涉多个部门，档案行政管理部门应积极牵头，主动做好协调工作，加强与经信委、工商联、工商局等相关部门的协作，形成推进民营企业档案工作的整体合力，促进民营企业提升档案管理水平。

①全国政协副主席、全国工商联主席黄孟复2011年1月18日在“中国民营经济发展形势分析会”透露，“十一五”期间中国登记注册的私营企业数量已经超过840万户，年均增速达14.3%，私营企业成为中国最大的企业群体，占全国实有企业总数的74%。2