办公5S管理规范1_办公室5s管理规范
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5S管理规范
5S是日文SEIRI(整理)、SERTION（整顿）、SEISO（清扫）、SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（素养）五个项目。5S活动的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，从而使工作有序、高效和节约。
具体而言，整理：就是将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，非必要的彻底清除；
整顿：必要的东西分门别类以规定的位置放置，并摆放整齐，加以标示（30秒内就可找到要找的东西）；
清扫：清除工作场所内的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所干净亮丽；
清洁：将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持；
素养：人人养成好习惯，依规定行事，培养积极进取的精神。
检查标准：
1、办公室
各办公室的钥匙应交一把到行政部封存以备急用，封存的钥匙打开使用时应有行政部和使用部门的人员同时开启，特殊钥匙（如金库等）可以不用交行政部，但需到行政部备案。
办公桌：
1）办公桌上可以摆放电脑、电话、文件架、办公用品、照片、小盆栽、装饰品、学习资料及书籍。并保持干净、整洁有序、美观，没有灰尘，椅子及四周需保持干净亮丽，任何人都会觉得很舒服，暂不使用的笔、擦头、纸张等统一收归到抽屉或柜子里。2）办公桌上不得摆放茶叶、废旧报刊及其他私人物品，应收到桌面以下的视线范围以外。
3）本人离开办公桌时，办公桌上禁止摆放公司机密文件（工作文件、传真件、数据资料、管理规定等）及笔记本，应妥善安全地收藏和保管到抽屉或文件柜里，并且将椅子收到台面下。（机密文件放置于桌面，视情节处予50~200元罚款）
4）办公场所、桌台凳下面、资料柜不允许摆放废纸箱、废报刊等杂物，废旧物品应得到及时处理。
5）不得随意变动或调换本人位置和办公设备（桌椅、电脑等）。6）各人办公桌所对应的任何橱柜、台面、抽屉等均由该办公桌使用人负责清理、打扫。
抽屉：
1）放置近两周内需要使用的文件及物品，方便找寻，且整洁。2）抽屉应随时保持关闭状态。
3）抽屉若要上锁，应有备用钥匙存放于他处应急。
文件档案：
1）定期整理个人及公共档案文件，方法： a)保留经常使用的绝对必要的资料 b)保留机密文件和公司标准文书档案文件 c)保留必须移交的资料 d)废弃过时和没有必要的文件 2）丢弃不用的档案文件
a)机密文件销毁必须经分管副总审查，再两人以上共同进行销毁 b)一般的废弃文件、表单背面再利用 c)无法利用的集中起来，收归行政部处理 3）应丢弃的文件档案：
a）过期的表单、报告书、检验书 b）无用DM、名片
c）修正完毕的原稿 d）回答结案的文件
e）招待卡、贺年卡 f）改善过的各式表单 g）h）过期的变更通知书、联络单 无保留价值的传真
i）会议通知、资料 4）整顿的具体方法：
a)把文件集中存放在一个地方。
b)制定文件档案管理制度，文件流转要有记录、保存必须建档，档案目录可由各部门根据档案具体情况自行设计，如无法设计可联系行政部协助。
c)文件保存应分门别类严格按照档案目录来进行，明确定位，定点摆放，有目录、有次序、且整齐，规范种类，使用目视管理，任何人能随时使用。d)限制文件的分发数目。
e)过时的文件应予销毁或者只保存一套原稿以供日后参考之用。f)如不需报批、签字的文件，文件原稿不应打印出来，只需把文件储存在计算机内，并且还应拷贝一份附件。g)需要作修改的图文以OA邮件方式流转，不应打出来。5）文件清晰整洁，不随意涂改，文件柜、文件夹整洁，有防潮、防虫、防火措施。6）归档要求：
a)凡属归档的文件材料（含各种特殊载体材料），各有关部门应按企业档案归档范围归档，由兼职档案员收集齐全、完整、准确并进行整理、立卷。
b)各部门的业务档案资料由部门指定专人负责管理。
c)立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主卷、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
电脑：
1）使用中采取防止不干净措施，并随时清理、定期保养，使设备保持最佳状态。
2）清除主机、显示器、保护屏易积灰尘部位及周边环境； 3）电脑内所存储的资料有序、安全地存放，重要文件有备份，保证查找方便，每周对文档进行整理，如公司机密文件、函件等查阅后尽量给予删除；
4）OA邮箱中的邮件必须在48小时内给予下载或删除，邮箱内储量不得超过60兆。
5）在下班后设备无人使用应关闭设备电源；
墙面：
1）保持干净亮丽、舒爽，不乱贴挂不必要的便签、表格等杂物； 2）无破损处，若有破损处将给予应急处理，若无法处理，可联系行政部协助；
地面：
1）保持走道畅通，物品摆放不得超出通道；
2）保持地面干净、平整无烟头、纸屑、油渍、水渍及其他杂物；
植物：
保持自己办公桌上的植物叶片整洁，如有破损，及时给予修剪处理，并每天给浇水，妥善栽培。
电话：
1）座机铃声响三声内必须接听，接听时一律使用：“您好！曲靖黄冈教育”，注意使用普通话、声音轻柔，忌言语生硬；在接听电话时应避免使用“喂”等不礼貌的用语。
2）不得使用公司座机打私人电话。办公区域内尽量避免使用免提功能，以免影响他人工作。
3）座机使用时间尽量控制在5分钟内，不要超过10分钟，需长话短说。注意电话使用的礼节，特别是在与外单位电话联系时，应由对方先挂机，挂机时动作要轻柔，切勿给人留下粗鲁或摔电话的印象。
4）使用中防止不干净措施，并随时清理、定期保养，使设备保持最佳状态。
5）拨打长途电话请使用指定座机，拨打时必须使用17909。6）请勿占用传真机打一般电话。
7）如对方所找的人不在，应询问事由并留言或留下联系方式，并负责转告；如电话打错，应礼貌的告知正确号码。
仪容仪表
一、着装
1、工作时间除公司规定可以不着工装的人员外，其他人员必须着工装，无工装须按公司规定着装：着黑色或藏青西装和正装裤，（夏天着衬衣和正装裤），衬衣原则上以浅色为主，男装领带宜浅色，女装可配适当装饰。
2、工装保持整洁、平整，无异味、无污渍，如有破损，及时修补，给人感觉清爽有精神。
3、工作时间请保持皮鞋干净、光亮。
二、仪容 责令当场改正：
1、面部清洁，女员工淡妆上岗，男员工每日刮胡须，修剪鼻毛，头发不能过长。
2、保持个人卫生，身体不带异味，提倡使用气味清淡的香水。
3、牙齿清洁，口气清新（无异味），工作期间不吃产生口腔异味的食物。
4、指甲干净，不涂颜色鲜艳和怪异的指甲油。
5、禁止在工作装外皮肤裸露处纹身。
言行举指：
一、语言
1、公司范围内使用普通话。
2、语言文明，杜绝脏话，禁止语言攻击他人人格尊严，禁止搬弄是非，挑拨同事关系；不讲不利于团结的话语。
3、严禁散播对公司不利的谣言及言论。
4、未经公司允许不得擅自接受媒体采访。
5、员工工作时间在办公区域内尽量避免大声讨论工作，特别在敞开式的办公环境中应将声音控制在对方可以听到的程度(包括会议场所)。
二、行为（按行政部考勤制度处理）
1、按时上下班，遵守公司的各项规章制度。
2、上下班应亲自打卡或签到，不得代打或代签。
3、如有请假，按考勤制度相关条款执行。
4、遵守时间，按时用餐、休息后，准时返回工作岗位。
5、外出办事前应得到上级的批准，并在前台签字。
6、新同事到岗时，应积极协助其熟悉环境和流程，帮助其解决遇到的困难；在人事部带新同事进行介绍时，应马上放下手上的工作，站立、微笑向对方致意。
7、在与领导或外单位客户交谈时，应向对方让座，若对方站立，应保持站立与对方交谈。
8、借用他人物品后，应及时归还或物归原处。
9、禁止通过不正当手段查看他人电脑内存及下载、拷贝资料。
10、除指定人员外，任何人不得随意拆卸办公设备。
11、严禁在工作时间内酗酒、办公区域内吸烟、干与工作无关的事情。
12、休息、用餐到休息区域，严禁在教学区域用餐，工作时间禁止
吃零食。
13、办公区域内，衣物不得随意摆放，请叠整齐收入柜内。
14、节约使用办公用品，爱护公物和办公设备，不得浪费公司资源。尽可能减少打印，文件的传输，除需报批签字、存档备案和对外报送的之外，其他均用QQ进行传输；如确需打印,对内文件必须双面打印或使用单面废纸。
15、不得将公司的物品私自带走或公物私用。
16、职务更换或离职应向下一任接替者移交物品，并做工作交接。
17、尽忠职守，保守公司业务或职务上的机密。
18、除办理本公司业务外，不得对外擅用公司名义。
19、不得以职务之便谋取个人私利，严禁与供应商、客户等产生不正当的利益关系。
20、公司所有会议、重要会晤，手机必须调整到静音或振动状态。
接待： 接待礼仪：
1、接待来访人员时，须热情礼貌，使用标准用语，忌面无表情，语言冷淡。在发现来访人员到来时，需马上放下手上的工作，站立、微笑向对方打招呼。
2、会客时注意谈话礼貌，不得在办公区大声喧哗。
3、有来访客人询问，应需马上放下手上的工作，站立、微笑接受对方的询问，有礼貌接待，并帮助找到其要找的人或部门，指方向
时应用手掌，五指并拢，大拇指略微弯曲，指向目的地，切忌用一个手指指方向。
4、来访人员，应尽量使用洽谈室接待。
说明：
一、《办公5S管理规范》实行周检查制，检查部门为行政部，每周将统计并进行公示。
二、行政部在每周的检查中发现违规现象将严格按照管理规范对违规部门/人员进行相应的处罚，行政部将开具或；每部门/人员在每月收到第3张时将被处予50元的罚款，未按时整改的同样处于50元。
请各位同事将5S的内容融入到日常工作中，为顾客、同事、自己创造一个干净、整洁的办公环境，提升公司、个人的整体形象。
曲靖黄冈教育
校长办
行 政
部
2011年8月18日
