备用金管理办法_备用金管理暂行办法
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备用金管理办法
第一章
总 则
第一条
为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据《江苏金港湾公共基础设施管理有限公司财务管理制度》的规定，制定本办法。
第二条
备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项。
第二章
一般规定
第三条
公司备用金分为个人备用金及业务款二类。个人备用金，是指公司员工因公务需要，以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。业务款，是指公司员工因公务需要，以个人名义向公司借支的通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。
第四条
公司会计核算设置备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务款同时计入
付款单位及个人帐户。
第五条
备用金由部门经理、分管领导审核用途，总经理批准，财务部核算并负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额归还备用金。
第三章 处理程序
第六条
公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至 周五；办理备用金核销业务的时间同上。
第七条
借支人应根据实际需要申请备用金，不得以任何名义挪用
或长期占用公司资金。
第八条
借支人应按以下规定办理借支备用金手续：
一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的借款单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。借支备用金必须写明款项的用途，专款专用，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，剩余资金及时归还，不能挪做别的用途，否则不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。
二、业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。
三、备用金借支审批手续应完备。由经办人向财务部门领取并填写借款单，由公司本部门负责人、财务部门负责人、分管副总经理、总经理审批。
第九条
如公司业务需要，需给予相关人员定额备用金，定额备
用金可以长期保留余额，但超过部分仍需按以上规定处理。定额备用金额度的确定由各部门负责人按实际工作岗位需要提出并交分管领导与总经理签字确认。定额备用金可以根据业务需要定期调整。第十条
原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，代办人应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。财务人员根据报销凭证书面说明记账，不以代办人、借支人口头说明作为依据。
第十一条
除定额备用金外，借支人应按时归还所借备用金。个人备用金均要在一个月内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务部说明，并办理相应的顺延手续（具体见第四章第十四条）。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。
第十二条
公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司人力资源部不予办理有关手续。
第四章 罚
则
第十三条
财务部门于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的次月发放薪酬冲抵个人备用金，不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金全款为止。
第十四条
借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有
合理理由说明原因的，应由借支人做出书面说明，说明不能按时归还的原因，并注明延展期限，报
分管领导审核，总经理批准。第十五条
备用金借款丢失，由借支人承担责任。
第五章
附则
第十六条
以上规定自发出之日起执行，本规定由计划财务部负责解释。
