公文写作与处理_5公文写作与处理
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公 文 写 作 要 点
一、公文
１、涵义：公文是党政机关处理党务政务,人民团体和企事业单位处理行政事务所使用的正式文字材料。
２、作用：(1)发布和传达机关决策的载体。(2)强制或指导对决策贯彻执行的工具。(3)工作依据和检查的凭据。(4)公务联系的纽带。(5)宣传教育的手段。
３、特点：(1)内容上鲜明的政治性和政策性。(2)效能上的权威性和行政约束力。(3)形式上的程式化规范化。(4)使用上的一定范围和时限。(5)文风上的准确与庄重。
4、公文处理：是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
二、公文写作要求
１、具有合法性，即符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规以及有关规定。
２、实事求是，讲究实效。从实际出发，要有明确的目的性与针对性，反对文牍主义、形式主义；要有真实性、可行性。注重时效。
３、主题明确，结构完整，格式规范。
４、用语庄重、严谨、简明、通顺、平实。
三、公文缮写要求
１、序码
拟写公文按规定最常用的有四层序码：第一层：一、二、三、......；第二层：
（一）（二）
（三）......；第三层是１.２.３.......；第四层是(1)(2)(3)......。不足四层的从中-0
用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
2、分类：
（１）批转通知：是指上级机关对下级机关的具有普遍指导意义的公文，可连同原文用批转性通知下发，用于指导下属单位的工作。如1997年2月27日《国务院批转财政部关于加强国营企业财物监督意见的通知》。
（２）转发通知：指下级机关对于上级机关和不相隶属机关的具有指导和参考作用的公文，可连同原文用转发性通知下发。如2000年4月12日《北京市人民政府转发国务院关于北京土地利用总体规划批复的通知》。
（３）传达通知：用以传达要求下级机办理和需要有关单位周知或执行的事项。如印发规章制度、要求下级周知或办理、会议通知等。
（4）任免通知：指上级机关的有关任免事项需要下级机关知晓，用任免性通知。
注意：批转、转发、印发的区别。
3、写作：
(1)标题和主送机关：标题由发文机关、事由、文种三部分组成。也可只标文种；主送机关在标题下、正文前顶格写受文单位或个人。
(2)正文：由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。通知缘由：写通知事项的依据、背景、根据、目的、意义等。通知事项：是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都要在这部分有条理地组织。-2
见三部分。开头按一定的顺序把通报的事实写清楚，可按人物、时间、地点、情节或过程、结果和影响的顺序来写。接着对事实进行分析、评论，揭示其实质，阐述意义，指出应该学习或吸取教训之处。最后是发文机关对事件或人物作出的决定、要求和采取的措施、规定。
转述式通报：是通过转发其他机关的通报或报告并加以评析和提出要求的写法。这种写法因带有附件，正文中不必直接详细叙述所要通报的事实，开头交代转发的文件名称，对事实加以分析、评论，然后说明转发的目的，提出要求。
（3）结尾：写发文单位和日期。
（三）报告
１、功用：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问。
注意：上级对下级的“报告”可以不予批示，因此“报告”中不得夹带请示事项。
2、分类：
（１）工作报告：用于向上级机关汇报例行工作或临时性工作情况时使用。
（２）情况报告：用于向上级机关汇报工作中发生或发现的某些情况和问题时使用。
（３）答复报告：答复上级询问事项，汇报有关情况。（４）递送报告：用于向上级机关递送文件、物件时使用。写清楚报送材料（文件、物件）的名称、数量及有关情况即可。结尾用“请审阅”、“请收阅”等结束。
3、写作：
（1）标题和主送机关：通常只写事由和文种，也有的加上-41、功用：用于答复下级机关的请示。
2、类型：
（1）对请求指示的批复：是针对下级机关提出的难以解决的政策界限问题或没有明文规定的实际疑难问题，作出具体的解释或答复，表明意见或态度。
（2）对请求批准事项的批复：是针对下级机关请求批准的事项，进行认可和审批，带有表态性和手续性。
3、写作
(1)标题和主送机关：标题写明批复机关名称、事由、文种。主送机关一般只有一个，就是发出请示的下级机关。
(2)正文：正文一般由批复依据、批复事项、执行要求三部分组成。批复依据主要涉及对方的请求和与请求事项有关的方针政策、上级规定；批复事项是针对下级机关请示所发出的指示，做出的批准决定，以及补充的有关内容；执行要求是对下级机关执行批复的要求。
(3)制发机关名称与成文日期。
４、写作要求：(1)批复前充分调查研究，认真研究来文的内容及其背景，审核其真实性，查阅有关规定和指示、方针、政策、法规。如属已经处理过的问题，要查阅前案处理材料，如请示的内容涉及有关部门的职权，应和有关部门协商。(2)批复意见要明确、具体、可行。(3)批复的中心内容必须是针对请示事项来答复。
（六）决定
１、功用：用于对重要事项作出决策和安排。
2、类型：
（1）法规性决定：这类决定往往由国家立法机关或权力机-6
是复函）(3)主送机关，写受函机关或领导人。(4)正文，“发函”大体开头提出问题，主体表示要求、商洽什么，结尾要求何时答复及礼貌用语。“复函”开头说明针对来函，主体写对来函所谈事项的态度主张，结尾如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌用语。（5）落款和成文时间。
函的发文字号放在顶行顶格右上角。
（九）会议纪要
１、功用：用于记载会议主要精神和议定事项。２、结构：(1)标题，一种是直书何会纪要，一种是以议决的问题为正题，加副题标明何时何会的纪要。(2)正文，开头写基本情况，主体写议决问题，结语写号召、展望等。(3)文尾，注明主送、抄送、发送范围，公开发表可不写。会议纪要不用印章。
第二，国家行政机关有以下四种特有文种：
（一）*命令（令）
１、功用：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
２、特点：(1)具有法定的强制力。(2)限定发布权限。依照宪法规定：中华人民共和国人民代表大会委员长、中华人民共和国主席、国务院、国务院各部委、以及县级以上地方各级人民代表大会、人民政府可以依据法律规定的权限发布命令。党的领导机关和领导人一般不能单独发布命令，必要时，可以与国家行政领导机关或领导人联署发布命令。(3)限定内容。内容限于对行政法规与规章的发布以及对重大强制性的重要事项的指挥与处理。
３、结构：(1)标题：由发布机关名称、事由、文种构成。-8
（一）＊决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）＊指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
（三）＊公报：适用于公开发布重要决定或者重大事件。
（四）＊条例：适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
（五）＊规定：适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
五、机关日用文书
机关日用文书，是机关办理公务的文书中一些非正式文件的统称，是机关体系处理日常事务的应用文体。
常用文种：简报、调查报告、讲话稿、按语、计划、总结、内部规章、介绍信、礼仪函电、图表等。
（一）简报
１、功用：是各机关交流情况、信息的简短书面报告，用于在机关系统上下左右向一定范围交流信息情报、经验教训、帮助特定人员掌握情况动向。
２、写作特点和要求：(1)实。必须有事实，而且真实，特别是数据，引语必须确凿无误。(2)精。内容要精粹，表达要集中，文字要精练。(3)快。一是掌握新信息、新情况快，二是写得快，传递得快。
（二）调查报告
调查报告是反映调查研究所获得信息、情况和结论的书面报告。
１、功用：提供基本情况；为决策和调整决策作根据；为特殊事件的处理提供根据。
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不宜过长。(2)成绩和缺点。这一部分讲工作实效，成绩缺点都要有确切的事实、数据，掌握好分寸尺度，还要概括几条线索把重要成绩缺点串起来。(3)经验教训。要掌握一定的理论，对工作实践分析概括，虚实结合，总结出一点带规律性的东西。(4)今后的设想和安排。
（五）会议报告、讲话稿
是指在大会上口头发言的书面文稿。
１、种类：分为六种：(1)开幕词(2)主报告(3)领导人讲话稿(4)大会发言(5)会议总结(6)闭幕词
２、写作注意事项：(1)紧扣会议中心议题来确立主题。(2)把握领导层的意图，掌握实际情况。(3)通观全局，把握重点。(4)条理清楚，语言通俗、规范、准确、鲜明。
六、公文格式
（一）国家行政机关公文用纸的技术指标和要求
1、技术指标。公文一般使用纸张定量在60—80克/平方米的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%--90%，横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85%，PH值7.5—9.5。
2、纸幅及版面尺寸。行政公文用纸采用A4型纸（210mm*297mm），公文用纸天头（上白边）：37mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm，版心尺寸为156mm*225mm（不含页码）。
3、排版规格。标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，文中小标题用3号小标宋体字或黑体字，一般排22行，每行28个字，从左至右排。
党的公文用纸一般用16开（184mm*260mm），每页20行，每行25个字。
特 急
新疆生产建设兵团 文 件
新兵发„2003‟*号
新疆生产建设兵团 关于召开**会议的通知
各师、院（校）：
********************************************* *********************************************************************************************************************************************
附件：
1、********
2、********
二ＯＯ三年*月* 日（印章）
（此件不登报）主题词：**** ** 通知
抄 送：＊＊＊，*＊＊，＊＊＊，＊＊＊＊，***，***。
新疆生产建设兵团办公厅 2003年*月*日印发 共印汉文*份
１、发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文-14
线下空2行，用2号小标宋体字标识。标题中的单词或词组不要拆分，应尽力放在同一行中。
标题的排列方式：（1）两行排列法：上长下短或上短下长；（2）三行排列法：三角形、倒三角形或中间长，上、下短。
８、主送机关：即文件发往机关名称：首先是主送机关，其次是其他机关。在这个原则下，按党、政、军、群顺序排列。标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字标识，如有回行仍顶格排，后加全角冒号。
９、正文：公文的主体，位于主送机关之下。用3号仿宋体字。
10、附件：在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识，后加全角冒号。附件名称后面不加标点符号。公文附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称。
11、成文日期：一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；成文日期应当写明年、月、日，用汉文书写，同时规定“零”要写成“Ｏ”，位置依印章的位置而定。
行政机关公文成文日期用汉字书写，党的机关公文成文日期用阿拉伯数字书写。
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2、印章：除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。联合下发的公文，联全发文机关都应加盖印章。（1）单一发文印章
单一机关制发公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字。党的机关公文成文日期右空2字。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中线压在成文日期上。
（2）联合行文印章
①当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开，-16
仿宋体，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
17、版记中的反线、位置
印制版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等，在版记各要素间要加一条反线隔开，最后一个要素之下也要有一条反线。版记要位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，即使前一面是完全空白也没有关系。
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8、排列方式：公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。
七、行文规则
１、各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
２、兵团、师（局）行政机关的部门在自己的职权范围内，可以互相行文，可以向下一级行政机关的有关业务部门行文。３、兵团、师（局）行政机关部门需要向上级机关请求解决的问题，凡属上级职能部门职权范围内的事，应当直接向上级职能部门行文；各部门需要商请同级部门解决的问题，应当直接向同级主管部门行文。
４、向下级机关的重要行文，应当同时抄送上级机关。
５、同级机关、同级机关各部门、上级机关部门与下一级机关可以联合行文；机关及其各部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；机关部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
６、各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
７、受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
８、各级行政机关单独或联合召开的专业会议的各类文件、领导讲话、会议纪要等，一般不另行文。经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再-18
用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输，如确需向下级传递，应使用密码电报。
（８）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。并按照有关规定定期向档案部门移交。
（９）联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
（10）没有存档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
几条常识：
（一）办公室的工作任务
1、三项职责：督促检查、综合协调、日常运转
2、三大任务：办文、办事、办会
3、三个服务：为党委、行政领导服务，为单位机关服务，为基层和职工群众服务。
（二）开会时主席台或照像座次：
九 七 五 三 一 二 四 六 八
号 号 号 号 号 号 号 号 号
（三）餐桌座次：
1、“主陪”位置：主陪是请客一方的第一顺位，即是请客的最高职位者，或陪酒的最尊贵的人。位置在正冲门口的正面。主要作用基本就是庄主，把握本次宴请的时间，喝酒程度等。
2、“副陪”位置：副陪是请客一方的第二顺位，是陪客者里面第二位尊贵的人。位置在主陪的对面，即背对门口。这个位置更多的是带动客人喝酒。
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座次2
座次3
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