8汕头大学因公出访审批程序_汕头大学医学院教务处
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汕头大学因公出访审批程序
汕头大学教职工申请因公赴港澳、出国参加国际会议、合作科研、进修、考察、培训，主要程序如下:
一、参加国际会议
1、填写《汕头大学因公出访人员申报表》（可在http://cms.stu.edu.cn//icd.stu.edu.cn/UploadFiles/20060922085157.doc下载，以下简称《申报表》）。报请所在院处、科研处负责人签署意见。
2、持《申报表》及邀请函、论文摘要、会议背景资料的中英文复印件，身份证原件及其复印件、照片等到外事处外事管理科（行西412室）办理出国(境)手续。
3、由外事处汇总，报主管校领导签批同意后，组织宣传统战部组织工作科负责办理政审手续。外事管理科办理上报审批、护照/通行证签证手续，并安排行前事宜。
出国手续办理一般需要两个月时间，港澳地区一个月时间，台湾省三至四个月时间（具体程序已另文单列，在网上公布）。副厅级以上人员出访，审批时间还需增加。如遇寒暑假或较长假日，还需增加半个月时间。
二、出国(境)合作科研、进修、留学
1、填写《申报表》，报所在院/处、科研处、人事处同意。涉及工资人事关系的由人事处报主管校领导审批。
2、学校通过后，外事处外事管理科负责办理上报审批、护照/通行证签证等手续。出访人需向外事管理科提供邀请函及中译文、经费证明资料、协议书、身份证及其复印件、照片等资料。
3、组织宣传统战部组织工作科负责办理政审手续。
4、根据上级有关规定，出国六个月以上者（含赴香港一个月，澳门20天以上者），需由户口所在地公安机关审批，并持因私证照自行办理签证（注）手续。校内审批同上，申报材料在外事管理科及人事处备案。此项适用于赴港澳任职、就读者。
三、学校资助组团考察、交流、访问 一般情况单位组团出访，经费应自筹。
1、特殊情况申请学校资助组团出访，组团部门需提交申请报告，并根据出访目的初拟团（组）成员名单及出访日程，由主管外事的校领导提交校长办公会议审议。
2、经审议批准后，出访团组成员填写《申报表》，经所在院/处负责人签批意见后，连同邀请函及中译文、身份证原件及复印件、照片等到外事管理科办理出国（境）手续。
3、组织宣传统战部组织工作科负责办理政审手续，外事管理科负责办理上报审批、护照/通行证签证（注）手续，并安排行前事宜。
出国考察、交流、访问手续一般需要一个半月时间，港澳地区需半个月至一个月。赴台湾则需三个月时间。有厅级领导参加的团组，还应先报省政府预审，时间需相应增加。如遇有寒暑假或较长假日还需增加一些时间。
五、自筹经费出访考察、交流、访问、技术培训
1、出访人填写《申报表》，报所在院/处、科研处（使用科研经费的）审核后，连同邀请函及中译文、身份证原件及复印件、照片等到外事管理科办理出国（境）手续。
2、组织宣传统战部组织工作科负责办理政审手续，外事管理科办理上报审批、护照/通行证签证（注）手续，并安排行前事宜。
手续办理时间同前，技术培训需要三个月以上时间。
3、根据上级有关规定，学生出访持因私证照自行办理签证（注）手续。校内审批手续同1，主管校长签批后，在外事处备案。
六、参加由外单位组团出访考察、访问
（一）广东省以外单位组团的出访
1、出访人需填写《申报表》，报所在院/处签署意见后，到科研处（使用科研经费的）、外事管理科办理学校审批手续。
2、出访人需提供组团单位转来的、由上级审批部门批准的《出国任务通知书》、及本人身份证复印件、照片等资料。
3、外事管理科办理上报审批手续，经上级审批部门批准获取《出国任务确认件》后，外事管理科为其办理护照手续。签证工作一般由出访人委托组团单位统一办理。
（二）参加广东省、汕头市有关单位的组团出访
1、出访人需填写《申报表》，报所在院/处签署意见后，到科研处（使用科研经费的）、外事管理科办理学校审批手续。
2、出访人需提供组团单位转来的、由上级审批部门批准的《预审组团任务意见函》。
3、外事管理科办理学校给组团单位出据的出访委托函件。
4、出访人持由组团单位转来的《广东省出国（赴港澳）任务批件》或《汕头市出国（赴港澳）任务批件》到外事管理科、组织宣传统战部组织工作科办理政审等有关手续。护照和签证工作一般由出访人委托组团单位统一办理。
注：文化艺术、体育培训比赛团组必须有文化部、省文化厅；国家体育总局、省体育局批文，确认出访期限，出访名单，费用来源等，学校方可上报。
上级文件规定：对跨地区、跨部门团组加强管理、监督和检查，外事主管部门对组织双跨团组实施事先审核制度。坚决制止以考察为名公款出国旅游。严禁各类学会、协会、中心等机构组团，分头办证，集中出访。双跨团组访问一个国家3-4天，最长不超过6天；访问两个国家不超过10天；三个国家不超过12天。
七、需注意的问题
（一）邀请函：
1、邀请函必须从出访国本土发出，邀请方为外方驻我国或驻香港办事机构发出的无效。
2、香港、澳门的邀请函可用中文书写，日本的用日文。其它国家可用本国文字，也可用英文，但要提供中文译文。
3、邀请函必须是邀请方公文纸（应含电话、地址等信息），并由邀请单位的负责人或法人代表签名。
4、原则上要求提供原件，如因时间关系上报审批时可暂用由本土发出的传真件，但办理签证时必须用原件（赴美国需在入境时出示）。
（二）身份证：
1、提供原件及复印件。
2、出访人因刚调入我校，但尚未更换身份证的，可提供汕头市的户口薄复印件。
3、如已更换第二代身份证，须提供汕头市的户口薄原件。
4、出访人仍持外市户口的,需在我校工作一年以上（赴港澳地区者半年以上）,同时提供汕头市公安局颁发的有效暂住证原件及与我校签定的聘书、合同的复印件。
（三）照片: 必须提供合格的照片：小二寸、正面、免冠、素背景（浅兰色或白色）、服装整齐有领的软光纸，半年内彩色近照。人头像过大或过小、歪头侧面的艺术照，人头模糊、怪发型、围围巾或多年旧照片，翻拍照片等，均不得使用。半身证件照尺寸： 48毫米33毫米，头部宽度：21—24毫米, 头部长度：28—33毫米。
照片背面用铅笔（不能用钢笔或圆珠笔）写上出访人姓名。赴泰国照片不能戴眼镜，美国等个别国家也有特殊要求。申办时，外事工作人员会具体指导。
2006-10-10 修改
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