材料设备采购程序(行政办)_办理行政案件程序

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材料设备采购办法

一.目的和范围：对采购过程及供应商进行控制，确保所采购物资型号、规格、技术参数等符合国家规范以及设计要求，并保证其质量满足公司经营运作与所开发的楼宇档次的要求。适用于工程项目所需的原、辅材料和设备的采购（其中包括甲供、乙供两种形式）以及对供应商的选择、评价和控制。

二.职责

2.1 总经理和工程部

2.1.1总经理参与重要甲供设备的合同谈判； 2.1.2总经理批准采购合同。

2.2 由总经理、工程部、行政办、财务部共同成立采购小组。

2.2.1由工程部分门别类准备合格供应商名录，提交总经理筛选，采购必须在合格供应商范围内进行。

2.3 工程部

2.3.1 负责设备、材料信息的收集。

2.3.2 负责物资供应商的评价、选择与控制，并编制《合格供应商名录》； 2.3.3 负责审批物资采购计划；

2.3.4 负责组织采购物资招标，明确所采购物资的技术标准； 2.3.5 负责草拟采购合同，组织合同谈判（乙供材料除外）； 2.3.6 负责监控采购合同的履行状况；

2.3.7 负责验证采购产品的质量、规格和数量。

2.4 财务部、行政办

2.4.1 参与物资供应商的选择； 2.4.2 参与甲供物资合同谈判； 2.4.3 参与采购合同的审核与会签。

三.工作程序

3.1 合格供应商选择 3.1.1 供应商能力调查

由工程部负责收集供应商和厂家提供的营业执照、法人资格、生产许可证、质量鉴定书等资料。进行全面的比较、选择，建立供应商信息库（包括材料样品室、供应商名录、设备材料推荐书等）。3.1.2 供应商能力评价 评价内容：

A．厂家能力的评价点：资质证书（包括企业质量认证、产品生产许可证、特殊产品认证、产品质量检验证书）产品的技术先进性、生产规模、生产工艺、生产设备、检测手段、业绩、售后服务等。B．供应商能力评价点：资质证书（包括工商登记营业执照代理或专营证书等）注册资金、代理品牌、经营规模、业绩、信誉、售后服务等。

评价方法：

工程部分别根据厂家、供应商评价的侧重点组织相关部门人员采取以下一种或几种评价方法对供应商进行评价（必要时邀请采购小组参与）。

A．实地考察公司状况。

B．实地考察产品在建设项目实际应用情况。

C．实地或通过其他方式了解用户对厂家及其产品的使用、服务情况。D．从行业机构中了解厂家及其产品的市场率及用户反映情况。

E．资质评价：要求供应商提供营业执照、生产许可证。

F．样品评价：要求供应商提供样品，公司对所提供的样品进行检测、评价或试用。

G．业绩评价：对供应商以往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货是否及时以及售后服务是否良好等进行评价。

3.2 物资采购

3.2.1 甲供物资的采购验收

甲供物资包括：电梯、空调设备、消防工程设备、冷却塔、水泵、净织水设备、自动供水设备、污水处理设备、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器等。3.2.1.1 招标、评标、签定合同

A.工程部根据公司所开发楼宇的档次及采购物资的类别、性能要求，对供应商进行选择，（同一设备或材料必须有二家以上的供应商）分发产品招标书。

B.收到投标书后工程部组织总经理、财务部、行政办有关人员对产品的外观、性能、制造工艺、维保服务、使用情况等及供应商的资信、实力、交货期、供应价进行综合评判（必要时到厂家和已使用该产品的项目考察），以开标报告的形式记录评判结果，确定入围供应商。

C.确认入围供应商后，工程部协同财务部行政办有关人员与入围供应商进行商务谈判并形成会议记录，最后确认供应商。

D.工程部组织草签合同，并会同法律顾问及财务部、行政办对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性以工作请示单的形式进行审核，经总经理批准后生效。

E.合同生效后，工程部将合同分发给财务部、行政办、供应商。