档案知识宣传之二：档案工作术语_档案工作知识宣传手册
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档案知识宣传之三：档案工作基本术语
1范围
本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
本标准适用于档案工作、文 书工作及有关领域。一般概念
2·4档案管理archives management
档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1)、统计(9.1)和提供利用(7.1)等活动。
2·8文书档案administrative archives
反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。
2·9科学技术档案 scientific and technical archives
反映科学技术研究、生产、基木建设等活动的档案(2.1)。
2·11音像档案audio-visual archives
记录声音或影像的档案(2.1)，包括照片、影片、录音带、录像带等。4·2保管期限 retention period
对档案(2.1)划定的存留年限。
4·3保管期限表 records retention schedule
规定档案(2.1)保管期限(4.2)的文件(2.12)。
4·4销毁 destruction
经过鉴定对失去价值的档案(2.1)作毁灭性处置的过程。
4·5销毁清册 destruction list
登录被销毁(4·4)档案(2·1)题名、数量等内容并由责任人签署的文件(2.12)。5档案整理
5·1整理 archival arrangement
按照一定原则对档案(2.1)实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(6.2),使之有序化的过程。
5·4立档单位 fonds constituting unit
构成档案(2.1)全宗(5.5)的国家机构、社会组织或个人。
5·5全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案(2.1)整体。5·9案卷 file
由互有联系的若干文件(2.12)组合成的档案(2.1)保管(8.1)单位。
5.10立卷 filling
将若干文件(2.12)按形成规律和有机联系组成案卷(5.9)的过程。
5·11卷内备考表file note
卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件(2.12)之后。
5.12档号 archival code
以字符形式赋予档案(2.1)实体的用以固定和反映档案(2.1)排列顺序的一组代码。
6·2编目 cataloguing;description
按照一定的规则进行档案(2.1)著录(6.5)并将条目(6.4)组织成目录(6.11)的过程。
6·5著录 description
对档案(2.1)内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。
6.10检索工具 finding aid
用于存储、查找和报道档案(2.1)信息的系统化文字描述工具，是目录(6.11)、索引(6.12)、指南等的统称。
6.11.1案卷目录 folder list;file list
以全宗(5.5)为单位登录案卷(5.9)的题名及其他特征并按案卷(5.9)号次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。
6·11·2卷内文件目录 innerfile item list
登录卷内文件(2.12)题名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格，排列在卷内文件(2.12)之前。
6·11·3案卷文件目录file-item list
全引目录file-item list
以全宗(5.5)为单位将案卷目录(6.11.1)与卷内文件目录(6.11.2)相结合按一定次序编排而成的一种档案(2.1)目录(6.11)。
6.14全宗指南 guide to an archival fonds
全宗介绍 introduction to an archival fonds
介绍和报道立档单位(5.4)及其所形成档案(2.1)情况的一种档案(2.1)检索工具(6.10)。
7档案利用
7·1利用 acce and use
利用者以阅览、复制(8.23)、摘录等方式使用档案(2.1)的活动。
7·8密级Security claification
档案(2.1)文件(2.12)保密程度的等级。
7.12大事记 chronicle of events
按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案(2.1)参考资料。
7.13组织沿革 administrative history
系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案(2.1)参考资料。
8档案的保管与保护
8·1保管 custody
维护档案(2.1)完整与安全的活动。
8·2保护 conservation
防止档案(2.1)受损，延缓档案(2.1)退变(8.10)和抢救、修复(8.11)受损档案(2.1)的活动。
8·3全宗卷 fonds descriptive file
由说明全宗(5.5)历史和现状的有关文件(2.12)材料组成的专门案卷(5.9)。9 档案统计
9·1统计 statistics
对反映和说明档案(2.1)及档案工作(2.3)现象的数量特征进行搜集、整理(5.1)和分析的活动。
9·2登记 registration
登录档案(2.1)和档案管理(2.4)有关数据的过程。
9·3统计指标 statistical target
反映档案(2.1)或档案工作(2.3)现象的指标名称及其数值。
9·4统计报表 statistical form
由档案行政管理部门(2.22)下达的具有统一制式、用于档案(2.1)数据统计(9.1)的表册。
9·5统计分析 statistical analysis
对统计(9.1)资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案(2.1)、档案工作(2.3)内在联系与发展规律的活动。
9·6全宗卡片 fonds card
档案馆(2.24)向档案行政管理部门(2.22)填报的以全宗(5.5)为单位反映馆藏(3.5)全宗(5.5)情况的卡片。
9·7全宗单 fonds management sheet
以全宗(5·5)为单位反映档案馆(2.24)对全宗(5.5)管理状况的登记单。
（一）等。总经理工作部：常云岭2008-6-30
