公文写作知识_公文写作知识汇总

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公文写作知识

二、内容方面

(十)标题不规范。

《办法》规定：

1.标题一般应由发文机关、公文主题、文种构成。在实践中，常有3种特殊情形：(1)两段式：公文主题加文种或者发文机关加文种。(2)一段式：仅有文种，如“通知”。(3)多层转发、多主体发文、转发多主体文件等，其标题制作应当灵活。笔者以为，两段式、一段式应当仅限于非正式文件的其他应用文中使用。

2.除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符合。

常见错情：未体现“三段式”要求，如正式文件标题未加发文机关；标题提炼不够，有的过长、有的没有准确揭示主题；转发、印发性公文标题中擅加“《》”、““””；涉及活动、方案、有特定意义词语的标题，擅加““””；较长标题中擅加“、”“，”。

(十一)错用文种。

《办法》规定了行政机关公文种类共13种，包括命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。并对每个文种的使用范围作了明确规定。笔者以为，这应当是行政机关的法定文种，在正式文件中，必须而且只能使用这些法定文种。如遇一般意义上的公务应用文种，应当转化成法定公文文种。

常见错情：

1．将一般意义上的公务应用文种当法定文种使用。如在正式文件中使用“总结”、“计划”、“制度”、“方案”等。

2．将请示与报告混用。

请示适用于向上级机关请求指示、批准。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。二者的主要相同之处：都是上行文。二者主要的区别：(1)对于发文机关而言，请示需要上级机关批准、同意，并给予答复，而报告则不需要上级机关批准、同意，并给予答复。(2)对于受文机关而言，请示作为“办件”，要给予明确答复或正式批复，而报告则作为“阅件”，只送有关方面阅知即可，不作答复或正式批复。(3)从办事环节或公文内容上看，请示必须在事前进行，而报告则是在事中或事后进行。(4)从形式上看，请示的结束语一般要用“请批示”、“请指示”“盼复”等语，而报告一般用“此报告”、“特此报告”等语或不用结束语。

3．将请示、批复与函混用。

请示的适用范围如前述，批复适用于答复下级机关的请示事项；函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(1)请示与函，相同的都适用于请求批准事项，不同的是，请示用于向上级机关请求，函用于向不相隶属机关请求。(2)批复与函，相同的都适用于答复有关问题和事项，不同的是，批复用于答复下级机关，函用于答复不相隶属机关，在这个意义上，请示与批复仅限于具有直接上下级关系的机关行文使用，而且批复只能与请示相对应；函仅限于没有直接上下级关系的不相隶属的机关行文使用，而且函只能与函相对应。

4．将公告、通告混用。

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。二者都有一个“告”字，使用中很容易混淆。相同之处：都用于向一定范围的公众告之一定的事项。不同之处：(1)告知的范围程度不同，公告是向国内外告知，而通告是向社会各有关方面告知。(2)告知的内容不同，公告是告知重要事项或法定事项，通告是告知应当遵守或者周知的事项。(3)告知的形式不同，公告一般应在一定的全国性媒体上进行，通告一般在区域性媒体或能使一定范围的公众知晓的其他载体上进行。

5．将通告、通知、通报混用。

通告的适用范围如前述，通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。三者都有一个“通”字，使用中很容易混淆。相同之处：都适用于向一定范围的对象告知一定的事项。不同之处：(1)从适用范围看，通知适用范围较广，是日常公文写作中使用频率较高的一个文种；而通告、通报适用范围相对较窄，在日常公文写作中不常用。(2)从告知对象看，通告告知的对象是社会各有关方面，对象较广且不具体；通知、通报告知的对象是下级机关或有关单位，对象相对具体明确。(3)从告知内容的重要程度看，通报告知的必须是“重要”精神或者情况；而通告、通知则无此要求，可以是重要的，也可以是不很重要的。(4)从贯彻执行的要求看，通告是需要遵守或者周知的事项；通知是需要办理、周知、执行的事项；而通报仅是“传达”而已，是无需提出明确贯彻执行要求的事项。

6．将决定、通报混用。

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报适用范围如前述。二者的联系，都可用于褒扬和贬抑。不同的是，决定是用于“奖”和“惩”，通报是用于“表彰”和“批评”。使用中，要把握好“奖”和“表彰”，“惩”和“批评”的质的区别和一定联系，才能在草拟奖、惩、表彰、批评等方面的公文时，正确使用决定与通报。

（十二）请示性公文写作不规范。

《办法》规定：请示应当一文一事。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。报告不得夹带请示事项。常见错情：一文多事；未标注联系人姓名和电话；报告中夹带请示事项。

（十三）结构层次序数使用不规范。

《办法》规定：结构层次序数中，第一层为“

一、”；第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

常见错情：未严格遵守结构层次“序”的规定，如，使用“

一、”后，接着就用“1.”或“（1）”；结构层次序数标注不准确，如“

（一）、”“

1、”；一文中使用的结构层次序数前后混乱，不统一、连贯。

（十四）特殊用语不符合法定要求。

《办法》对公文中的一些特殊用语作了明确规定，主要有：

1.引用公文应当先引标题，后引发文字号；

2.引用外文应当注明中文含义；

3.日期应当写明具体的年、月、日；

4.单位应当使用国家法定计量单位；

5.使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

6.使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；

7.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

常见错情：引用公文，只引发文字号，只引标题，或所引标题不完整；日期不明确具体，如只写明“X日”；未坚持使用国家法定计量单位，如使用“斤”、“尺”；文中直接使用简称；应使用阿拉伯数字而使用中文；一文中对特殊用语的使用前后不统一、连贯。

三、格式方面

(十五)用纸不规范。

《标准》对公文用纸作了明确要求，主要有：

1．幅面尺寸210mm×297mm(A4)；天头(上白边)为37mm±1mm；订口(左白边)为28mm±1mm；版心为156mm×225mm(不含页码)。

2．定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸；白度85％~90％，横向耐折度≥15次；不透明度≥85％；pH值7.5～9.5。

常见错情：未使用A4型纸，或者纸张质量不够。

(十六)发文机关标识与法定单位名称或公章不符。

《标准》规定：

1．发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

2．发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；规范化简称应由该机关的上级机关规定。常见错情：机关法定名称已变更，但发文机关标识或印章未及时作相应变更；随意使用发文机关简称；误用印章。

(十七)上行文头与平行、下行文头混用。

《标准》对上行文与平行、下行文如何标识发文机关标识，作了明确的尺寸规定，实践中，应当据此制作上行文文头和平行下行文文头，并有区别的正确使用。

常见错情：将平行、下行文文头用于上行文。

(十八)随意标识公文份数序号。

《办法》和《标准》规定：

1．绝密、机密级公文必须标注份数序号，其他公文，根据需要确定是否标注份数序号。

2．应使用数码字顶格标识于版心左上角第1行。上行文应在发文机关标识上空2行标识。信函式于武文线下1行版心左上角顶格标识。

3．序号数应不少于两位，不足两位的，应用“0”占位，即可编虚位。

常见错情：应当标识份数序号而未标识；标识位置不准确；序号数使用不当。

(十九)随意标识公文秘级。

《办法》和《标准》规定：

1．密级仅包括秘密、机密、绝密三类。

2．应顶格标识于版心右上角第1行，两字之间空1字。上行文应在发文机关标识上空2行标识。信函式于武文线下1行版心左上角顶格标识。

3.如同时标识保密期限，则在秘密等级和保密期限之间用★隔开，秘密等级两字之间则不空1字距离。常见错情：应当标识密级而未标识；标识位置不准确；“标识”不规范。

(二十)随意标识公文紧急程度。

《办法》和《标准》规定：

1.一般文件的紧急程度包括急件、特急。电报包括平急、加急、特急、特提。

2．应顶格标识于版心右上角第1行，两字之间空1字。上行文应在发文机关标识上空2行标识。信函式于武文线下1行版心左边缘顶格标识。

3．如同时标识了秘密等级，则顶格标识于版心右上角第2行。

常见错情：对不是紧急公文的随意标识紧急程度；标识位置不准确；“标识”不规范。

(二十一)公文字号标注不规范。

《办法》和《标准》规定：

1.公文字号由机关代字、年份、序号3部分组成。机关代字有2个层次，第一层是发文机关代字；第二层是发文机关主办文件的部门的代字。发文机关代字后面不宜加“字”字。

2.年份、序号用阿拉伯数码标识，序号不编虚位，不加“第”字；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”(不是数学中的括号）括入。

3．在发文机关标识下空2行，居中排布。上行文则居左空1字排列。信函式于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

常见错情：发文机关代字多而乱，有的在代字后擅加“字”字；年份标注不全，如“〔98〕”；将“〔 〕”误用为“[ ]”、“()”；文号前面擅加“第”字；文号擅编虚位，如“002”；标注位置不准确。

(二十二)上行文中签发人标注不规范。

《办法》和《标准》规定：

1．上行文必须标注签发人，且应由主要负责人或主持工作的负责人签发。

2．联合上行文，应按发文机关顺序依次标注所有发文机关签发(会签)人，并使主办单位签发人始终置于第一行，使最后一个签发(会签)人始终与发文字号同处一行。

3．与发文字号平行居右空1字排列。

常见错情：未标注签发人或联合上行文签发人、会签人标注不齐；标注的是非正职或主持工作的副职；标注的位置不准确。

(二十三)首页未显示正文。

《标准》规定，“必须保证公文首页显示正文”。笔者以为，应当通过灵活排版、灵活制作标题的办法，确保任何情况下文件首页都能显示正文。对因主送机关过多致使文件首页不能显示正文时，可以将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上标识。

常见错情：因发文机关过多、签发人会签人过多、标题过长、主送机关过多、转发多机关发文等原因，使文件首页未显示正文。

(二十四)附件标注不规范。

《办法》和《标准》规定：

1．附件是指公文正文中的一些内容，因放在公文正文中，将隔断公文前后意思的联系造成阅读上的不便，而抽出进行单独表述，置于公文生效标识印章之后的部分。如表格、名单、规定等。

2．附件标识在正文下空1行右空2字标识；先标“附件：”，再标附件名称，名称后不加标点。如有多个附件，则要在附件名称前用阿拉伯数码标识顺序号。

3．附件左上角(顶格第1行)应标识“附件”标识，且不用标点。如有多个附件，应按附件标识中标明的顺序号，在“附件”二字后用阿拉伯数码标识序号。附件的序号与附件标识的序号，附件名称与附件标识中的名称应当保持完全一致。

4．附件应与正文一起装订，并编通页码。如确不能一起装订，则应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号和“附件”(或带序号)二字。

常见错情：将不应当作附件的当作附件，如转发文件中的被转发文件部分；标注位置不准确；附件的序号与附件标识的序号，附件名称与附件标识中的名称没有保持一致；出现多个附件时，没有标注序号；附件序号未使用阿拉伯数码；附件标识中，附件名称擅加标点；附件本身的标识中擅加标点；非特殊情况，附件与正文没有一起编通页码或没有一起装订。

（二十五）落款不规范

《办法》和《标准》规定：

1．一般公文以签发日期为准，会签文以最后一个机关签字的为准，电报以发出的日期为准。成文日期用汉字标注；年份用全称。

2．2个以下(含2个)机关发文，不署发文机关名称，只署成文日期。

3．3个以上(含3个)机关发文，应同时依次署发文机关名称和成文日期。

常见错情：成文日期使用数码字；年份标注不全，如“05年”；成文日期不是签发日期；2个以下(含2个)机关发文，擅署发文机关名称；3个以上(含3个)机关发文，应署而未署发文机关名称；用“0”代替“O”。(二十六)附注标注不规范

《办法》和《标准》规定：

1．附注是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明的内容，如“此件发至县团级”。不同于对公文的注释或解释。

2．请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

3．应居左空2字加“()”标识于成文日期下1行。

常见错情：应当标注而未标注，如请示中的联系人姓名和电话；标注位置不规范，如往往标注于成文日期之前。

(二十七)版记标注不规范

《办法》和《标准》规定：

1．版记是指主题词以下的各要素的统称，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等要素。

2．版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

3．“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字。

4．抄送机关应标注于主题词下1行，左右各空1字；抄送机关回行时，应与上一行抄送机关对齐；抄送机关间用逗号隔开，最后标注句号。主送机关移至主题词之下的，也遵循以上原则。

5．印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的的办公厅(室)或文秘部门；印发日期是指公文的付印的日期。应标注于抄送机关之下(无抄送机关则在主题词之下)，印发机关左空1字，印发日期右空1字，且只能占1行位置；印发日期用阿拉伯数码标识；须置于公文的最后一行。常见错情：版记位置标注不准确，有的置于了封三，有的转发、印发性公文和有附件的公文置于了公文的中间，有的以被转发、印发公文的版记代替本机关公文的版记，或既有本机关公文的版记又有被转发、印发公文的版记；版记各要素标注不完整，如未标注主题词、印发机关和印发日期；各要素标注的位置不规范。

(二十八)印章加盖不规范

《办法》和《标准》规定：

1．除会议纪要和电报外，公文应当加盖印章。联合上行文，由主办机关加盖印章。联合下发文，发文机关都应加盖印章。

2．2种印章的加盖方法：(1)当印章下弧无文字时，采用下套式。(2)当印章下弧有文字时，采用中套式。但一文中只能采用一种加盖方式。

3．单一机关发文，印章加盖在成文日期上。此时的成文日期，右空4字，加盖印章后，印章的上边缘距正文1行之内。

4．2个单位联合发文，印章加盖在成文日期上，印章之间不相交相切。此时的成文日期，应拉开排版，左右各空7字。

5．3个以上(含3个)机关发文，印章加盖在发文机关名称上，印章之间不相交相切。此时的发文日期，标识在最后一排印章之下空1行，右空2字。

常见错情：没有按规定正确使用下弧无文字和下弧有文字两类不同印章；联合上行文，发文机关都加盖印章；印章加盖的位置不准确，如印章的上边缘距正文的距离过宽或过窄、印章之间相交或相切、印章没有加盖到应有的日期或发文机关名称上面。

(二十九)印章与正文未同处一面

《标准》规定，印章与正文必须同处一面，不得在空白页加盖印章并标注“此页无正文”。如出现排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应通过灵活排版加以解决。

常见错情：当正文之后的空白容不下印章位置时，将印章加盖在下一空白页上，并在空白页标注“此页无正文”。此为习惯做法，应注意纠正。

(三十)字体使用不规范

《标准》对公文有关要素字体的使用作了规定：

1．发文机关标识，用小标宋体，字体大小视情况定(但一般应小于22mm×l5mm)。

2．秘密等级和保密期限，用3号黑体字。

3．紧急程度，用3号黑体字。

4．发文字号，用3号仿宋体字。

5．“签发人”，用3号仿宋体字；签发人姓名，用3号楷体字。

6．标题，用2号小标宋体字。

7．正文，用3号仿宋体字；文中小标题用3号小标宋体或黑体字。

8．附件，用3号仿宋字体。

9．“主题词”，用3号黑体字；词目用3号小标宋体字。

10．抄送机关，用3号仿宋体字。

11．印发机关和印发日期，用3号仿宋体字。

常见错情：未按要求使用字体；一文中所用字体前后不统一、连贯。

(三十一)页码标注不规范

《标准》对公文页码的标注作了规定：

1．单页码居右空1字，双页码居左空1字，数码左右各放一条4号“一”字线。

2．页码只标识到公文主体部分结束的页面，空白页和空白页以后的页面不标识页码(包括印有版记的页面)。

3．转发、印发性公文和有附件的公文，须通编页码。

4．信函式，首页不显示页码，而直接从第2页开始标注页码。

常见错情：“页码” 标注不规范，如“1”、“1．”；空白页和空白页以后的页面标识了页码；转发、印发性公文和有附件的公文没有通编页码；信函式公文首页显示了页码。

（三十二）印刷不规范。

《标准》对公文印刷要求作了规定：

1．双面印刷。

2．页码套正。

3．印品着墨实、均匀。

4．字面不花、不白、无断划。

常见错情：未双面印刷；文面不清洁，字迹模糊等。

（三十三）装订不规范。

《标准》对公文装订要求作了规定：

1．左侧装订，不掉页。

2．骑马订或平订的订位为两订订锯外订眼距书芯上下各1/4处，3．平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

4．无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

5．后背不可散页明订。

6．裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

常见错情：装订位置不准确；钉锯歪斜，不平整。

四、公文处理方面

（三十四）公文审签不规范。

《办法》规定，公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。公文正式印制前，文秘部门应当进行复核。

常见错情：发文不经办公室审核，直接送领导签发，或未经拟文单位负责人审核、签字直接将文稿送办公室审核；已经领导签发的稿件，未经领导同意擅自改动。

（三十五）收发文不规范。

《办法》规定，公文由文秘部门或专职人员统一收发。收到下级机关上报需要办理的公文和收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见（下级机关上报的公文，还应当先行审核），再送负责人批示或交有关部门办理。

常见错情：发文不统一寄送单位办公室，直接寄送有关领导或承办部门；业务部门收文后不统一交办公室登记、处理直接送交有关领导批示或直接办理；办公室机要人员收文后，不送办公室主任或副主任提出拟办意见，而直接送交有关领导批示或直接转有关部门办理。

（三十六）公文管理不规范。

《办法》规定，公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。翻印公文、销毁公文，应经机关负责人或者办公厅（室）负责人批准。

常见错情：部门在办理完毕后未及时将底稿、正件和办理的公文交回办公室存档；对密件未做到专人专柜管理，甚至擅自带出办公室；翻印公文、销毁公文未经机关负责人或者办公厅（室）负责人批准。（三十七）督查不到位。

《办法》规定，各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。

常见错情：办公室未建立起公文办理督查机制，往往只当了公文的“二传手”，未尽到督查职能。

综上，是笔者学习《办法》、《标准》和现行公文处理规定的一些体会，有的认识不一定正确。文中的观点，都是基于纸质公文的思考。随着现代办公技术的运用，电子公文已经开始取代纸质公文。对电子公文，各单位依据《办法》、《标准》又作了一些特殊规定。这些规定，总体上体现了《办法》、《标准》的精神，在实践中，应当注意各方面规定的综合运用。总之，笔者希望通过此文，能够对进一步规范公文写作和处理有一些帮助，也就达到目的了。