改善基层档案管理现状的几点建议_档案管理工作现状

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改善基层档案管理现状的几点建议

摘 要：基层档案室管理对基层单位各项工作有重要的意义，因为，基层档案是基层单位历史面貌的再次体现，是基层单位工作的重要依据和资源，所以不能忽视基层档案室的建设。目前，从基层档案室的实际情况看出，基层档案室管理的现状并不好，存在人员专业素质低、档案室基础设施落后、规模小、管理不规范等众多问题。本文旨在探讨基层档案室管理中存在的问题，仔细分析基层档案室管理的现状，指出改善基层档案室管理现状的几点建议。

关键词：基层档案室；管理现状；建议；

中图分类号：C935 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-03-000266-01

一、基层档案管理的现状

（一）基层档案室人员存在的问题。

基层档案室工作人员相当于基层档案室的武装队伍，如果档案室人员存在任何问题，那么直接影响档案室的工作效率，对基层档案室的管理工作非常不利。基层档案室工作人员存在的问题我们可以概括成以下两点：

1、档案室人员配置不专一。与基层单位中心工作相比，基层档案室的人员配置存在很大的不合理性和随意性，档案室人员大部分都是兼职工作人员，导致档案室专业人才偏少，造成档案室管理非常随意的不良局面。专业人员少，对于档案室的专业要求高的工作很多人员都盲目操作，严重降低基层档案室的工作效率。

2、档案室人员流动过快。因为通过了解档案可以比较快速、全面的了解单位的工作职能和业务工作，所以基层档案室往往用单位的新进人员作为档案管理人员，在熟悉单位的中心工作后，领导一般会给他们重新分配工作。这就造成了档案管理人员的更换频繁，极不利于档案的管理。

（二）基础设施相对落后。

基层档案室尤其是镇村级档案室，出于经济方面考虑，基层政府对档案室管理分配的投资较少，导致基层档案室基础设施相对落后，档案保管条件差，档案受潮、破损、遗失现象时有发生，造成了极大的损失。

（三）基层档案室法制建设不健全。

由于基层档案室法制建设不健全，再加上基层档案室管理不严格，导致档案室工作人员法制意识淡薄，工作过程中未对《档案法》引起高度重视，不了解其中的工作规范，最终出现工作人员违反法律的不良现象，对基层档案室造成难以弥补的损害。

（四）基层档案室管理不严密。

基层档案室管理不严密是以上三点问题的起因，管理不严的问题可以说是最终之重的问题，因为管理不严就会导致人员配置不合理、基础设施落后以及法律意识薄弱等问题，下面我们将基层档案室管理不严的问题概括为以下三点：

1、对档案室管理工作不够重视。基层政府对档案管理的重要性缺乏认识，导致出现疏忽管理、缺少投资等现象，对业务部门指导的不重视往往变成基层档案室管理不规范的起因，导致基层档案室专业人才的缺失，工作人员缺乏专业知识，使基层档案室工作停留在最基本的档案信息收集等一系列简单的工作层面上，阻碍着档案室管理的进一步发展。

2、档案管理不规范。基层档案室缺乏专业人才，在专业人才少，工作量冗杂的情况下，档案室管理出现严重的不协调，有的单位对材料的归档重视不够，还有的档案室人员对档案的归档范围、保管期限划分不够准确，最终导致档案室的归档率、准确率比较低等等。

3、档案检索和利用效率不高。由于进行计算机录入和扫描需要较大的工作量，大部分基层档案室不愿拿出过多的财力、精力进行这项工作，所以检索方式还以手工为主，导致档案检索效率不高，严重降低了档案室档案服务工作质量。

二、改善基层档案管理现状的几点建议

（一）提高档案室工作人员的综合素养。

想要搞好基层档案室的管理工作必须要具有质量高的后备队伍，档案室工作人员的专业知识和综合素养体现他们的整体质量，所以基层档案室的管理必须要重视工作人员的选拔和聘用。为此必须要做到以下三点：

1、加强工作人员的学习和培训教育。档案室工作人员的专业知识水平直接影响基层档案室的工作效率，所以必须抓紧对人员的培训教育，安排定期的学习和培训活动，努力提高人员的综合素养。

2、完善工作人员的考核制度。基层档案室工作人员的选拔聘用不能随意进行，必须要通过严格的考试和审查引进高水平的专业人才，提高档案室后备队伍的整体质量，减少兼职工作人员，使档案室工作人员的配置更合理和专一。

（二）完善基层档案室基础设施。

在计算机信息技术快速发展的当今社会，基层档案室有必要应用先进的计算机信息技术设备，只有这样才能提高档案材料的归类和保存等工作的质量。因此，完善基层档案室的基础设施势在必行，各基层政府必须加强对档案室管理的重视，加大投资，支持基层档案室的管理工作，实现基层档案室档案管理的高效率性。

（三）完善基层档案室法律或规章制度。

加强对档案室工作人员的法律意识，通过法律宣传和长期的培训班等一系列活动，提高档案室工作人员对《档案法》和其他法律的认识，明确违反法律规章制度的后果，实现档案室管理工作有法必依的目标。

（四）重视基层档案室管理工作。

对基层档案室管理的重视不够是引起其他问题的根本原因，所以必须重视基层档案室的管理工作，档案局的专业人士应当加强对基层档案室的指导力度，使之走上规范化道路。基层档案管理得到上层部门和人们群众的重视，改善档案保管条件，这是档案管理有序、高效进行的前提，因此，重视基层档案管理工作，不断完善管理工作的不足之处势在必行。

三、结语

总之，虽然基层档案管理作为某一个地区档案管理的很少一部分，但是基层档案是不可缺少的历史财富，所以千万不能忽视基层档案室的管理工作。努力解决基层档案管理目前存在的问题，必须要做到管理的规范化，重视基层档案室的管理工作，这样才能使档案管理有序、高效地进行。

参考文献：

[1] 饶明杰.浅谈基层档案工作存在的问题及建议[G].“庆祝建国60周年”档案学术研讨会论文集.2009（11）

[2] 常文娟.改进基层单位办公室档案管理的思考[J].办公室业务.2013（16）