促进民营经济大发展_促进民营经济发展大会
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促进民营经济大发展, 是实现广东省委、省政府提出的建设经济强省战略棋盘上的一颗重要棋子, 主动参与、积极服务于这个大局, 也就成为广东档案部门的热切心声。但如何参与, 怎样利用专业优势来开展服务, 绝不是头脑发热般的主观盲干,而应该首先在客观分析的基础上, 进行认真细致的研究和部署。开展好民营企业档案工作,这是一项新课题。与此相对应的是,国有企业档案工作通过多年多方面的共同努力, 已经形成了一套比较完善的管理制度和做法。那么与国有企业相比照, 我们来看看民营企业自身的特点。首先要强调的是,所谓“ 民营” , 指的是一种经济所有制形式。一般认为, 民营企业是指个体工商户、私营企业、非国家或外资控股的股份制企业、股份合作制企业等。与国有企业产权属国家所有不同,民营企业产权为“ 民有”。由于档案所有权与企业产权相一致, 档案行政管理部门视抓国有企业档案工作为“ 份内事” ,一些行政性的做法习以为常, 如开会、发文件提要求,开展执法检查等等, 通过这些措施来推动和促进国有企业档案工作的开展。而相对于民企, 档案完全是企业所有者的财富, 对于企业怎么处置自己的档案财富, 档案行政管理部门再作直接的行政指令性要求是不妥当的, 由此开展民营企业档案工作也就绝不能照搬抓国有企业档案工作的老经验和老办法。
但是, 不能照搬开展国有企业档案工作的办法,既不代表我们对民营企业档案工作要袖手旁观, 从而不去积极推动这项工作的开展,也不代表民营企业对开展档案工作没有实际需要。
因为抛开经济所有制形式上的区别, 民营经济与国有经济在企业的经营运作上并没有多少不同, 除了部分国家垄断和控制的行业和领域外,民营经济在各行各业都与国有经济同台竞争, 并已成为我国经济和社会发展的重要力量。这两者同是市场经济的主体, 同样谋求壮大与发展, 档案工作服务于企业的需求这一根本点是存在一致性的。
档案行政管理部门要服务好民营经济发展的大局, 如何把握在民营企业档案工作中的“ 有所为” 与“ 有所不为” , 笔者认为,应注意和掌握以下四个方面的要求。
一、宣传引导, 是介入民营企业档案工作的重要手段
开展民营企业档案工作的目的和关键在于使得民营企业能基于维护自身利益的考虑, 自主、自律地开展起档案工作。档案行政管理部门就要从这个根本目的出发, 进行宣传引导, 这种“ 引导” , 是积极的“ 介人” ,而不是盲目的“ 插手”。开展档案工作的宣传引导, 有两个方面的主要渠道。
一是政府有关部门如中小企业局、民营企业投诉中心, 有关派出机构如科技、工业园区管委会等;二是工商联、企业商会协会等。前者是政府的有关职能部门, 后者是有关民营企业的联络组织,两者都在民营经济的做大做强中充当了重要的角色。
各级档案行政管理部门应积极与上述有关部门进行沟通交流, 共同引导, 使民营企业充分认识到档案作为企业资产的重要性, 并通过行业组织对民营企业档案工作予以宣传和引导, 实行自主、自律性管理, 从而有效地介人这项工作。同时, 基于企业注册的属地化管理,调动发挥市、县、区各级有关部门的积极性显得尤其重要。
“ 没有调查就没有发言权” , 多点调查研究,不要想当然地认为民营企业档案工作是种什么状况、企业应该有什么的想法和需求, 更不能想当然地认为档案部门应该上门提供什么样的服务。多点调研, 了解多方面情况,对开展这项工作有着重要意义, 也是我们研究探讨如何开展服务的重要手段。
在摸清情况的基础上, 档案行政管理部门应立足服务角色, 强化服务意识和服务职能。
一是制订制度指引和建议。档案行政管理部门明确了以服务为本的立足点, 就是要改变直接的行政指令性做法,不能照搬开展国有企业档案工作的一些习惯性措施。对于民营企业, 我们制订出台的一定是“ 指引” , 是“ 建议” ,而不是“ 要求”。
二是开展好业务培训工作。培训, 是服务的重要方式。培训内容可以不系统, 但要求操作性强。特别是要开展针对性强的企业档案法制和业务工作专题培训, 通过培训把民营企业档案工作队伍建立起来, 促使其独立地开展各项业务活动。
要积极考虑和提倡由中介机构代替档案行政管理部门来操作业务培训。我个人认为, 档案业务培训由中介机构进行市场化运作具有特定的意义和存在价值。当前我省档案中介服务机构大致情况是:
1、其中占大多数是提供档案用品等初级服务, 开展深层次服务如档案整理、寄存、咨询的不多;2、挂靠在档案行政管理部门的多, 独立运作、市场化经营的极少。通过独立的中介机构将档案业务市场化,一方面是因为开展民营企业档案工作是档案行政管理部门的重要工作内容,但不是全部, 档案行政管理部门不可能也无法直接面对数以万计的企业需求。
另一方面, 可以规避档案行政管理部门作为政府机构介人企业内部具体事务的印象, 从而消除不必要的忧虑, 民营企业可以放心地接受相关业务培训和服务。
三、简约合理, 是开展民营企业档案业务工作的基本原则服务为本, 是介入民营企业档案工作的(一)要区分不同的民营企业, 提出档案业务管理工作的建议和要求。这里要注意两个方面。
一是不同类型的企业在档案管理内容上有所差别;二是不同规模的企业在档案管理重点上存在差别。1、不同类型的企业在管理内容上的差别。根据企业生产经营的行业领域, 合理进行档案分类。19 90 年国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》一般被用来指导企业特别是国有工业企业的档案实体分类, 该规则经过十多年的实践, 某些方面已不适应工作的实际, 必须针对民营企业的实际进行修改完善。民营企业档案的分类不搞大而全, 要突出主体档案, 例如可按照国民经济行业分类, 制定不同行业企业的主体档案收集范围。另如,民营企业一般党群、行政关系比较简单, 国有企业档案管理中经常划分的党群工作类与行政管理类,其文件材料的来源和收集范围到了民营企业就必须另做考虑, 或者合并到其他类目,或者对具体应归档文件的范围和保管期限做缩小或扩大的调整。
2、不同规模企业在管理重点上的差别。对于个体工商户, 档案管理的重点应是抓好涉信(有关企业资质信用)材料的收集;私营企业一般有一定的企业规模, 应建议建档, 并推荐按有关业务标准要求进行规范化管理;而对于大中型的民营企业, 则可以在建档的基础上结合该企业信息化建设的实际, 对档案实行规范化和现代化管理。
(二)要以有效合理为准则,简化档案业务工作。
1、关于集中统一原则,集中还是分散管理不是判断档案管理好与坏的标准之一。一切因应企业管理的需要。档案既然是项管理工作, 自然与企业的管理架构密切相关。在国企中常见的由办公室等综合部门主管档案工作,一个集中统一的档案室由此设置在办公室下面的框架设计, 可能跟民企管理架构多元化的实际不一致。
2、关于文件材料的形成和积累问题。
民营企业档案工作的业务重点应明确在于收集工作。要把紧文件材料的收集特别是有关资质、证照(工商登记、税务登记、相关资质文件等)、合同、协议、董事会文件等涉及企业信用状况的材料。企业可以采取一定的措施来达到这一目的, 例如通过将印章使用与档案登记环节整合在一起, 在用印的同时进行归档或档案登记, 以确保文件不散失;再如, 民营企业中人员流动速度比较快, 就可以通过完善员工辞、退职手续中档案交接程序(先交接应归档材料, 再办理劳动人事手续和工资结算等)来控制应归档材料的收集。
3、在文件材料的具体整理方法上推荐应用单价文件归档等整理方案, 以方便档案的有效管理。但同时应注意的是, 在民营企业中, 档案整理到何种规范程度要与企业的需求相对应, 不追求“ 一刀切”。
只要适应企业的实际工作需要,档案仅作适度简易整理也可。
档案行政管理部门从维护民营企业的切身利益着想, 提出上述类似的指引和建议,一定可以得到企业的认可, 并有利于工作的深人开展。
四、有序开展, 是推动民营企业档案工作的科学方法推动民营企业开展档案工作, 应该不会在短期内全面见效, 更不可能在三、五年内实现如全部完成建档等的量化目标。档案行政管理部门必须实事求是, 看到这项工作的长期艰巨性, 稳步推进, 使其得到有序开展。
(一)不能以在国有企业通过目标管理上等级的简单做法来推动民营企业档案工作的开展。
要杜绝由档案行政管理部门搞“ 突击” 甚至于一手包办民营企业档案业务工作从制度制订到整理归档的方方面面。要本着促进民营企业实现自我管理、自我完善、自我发展的原则, 致力于把档案法律法规和业务工作的标准和规范落实到企业自主的档案行为上, 从而服务于民营企业的发展和壮大。(二)适当培育典型,通过宣传, 以点带面推进。
在当前民营企业还普遍不重视档案工作的情况下, 各地档案部门可以适当地选取本地区的若干个特色企业,通过培育典型来推动这项工作。
档案业务指导人员切实从服务企业需求的角度出发, 在尊重、了解企业实际的情况下, 与企业相关人员协商研究档案管理工作,待一个比较规范的企业档案管理典型出来后,经征得该企业同意, 再通过召开经验交流会、现场会等形式,宣传推广经验, 以点带面地铺开。
档案部门同时也要学会利用报纸、电视、电台等信息传播机构, 适时地宣传档案工作。哪一天,民营企业能自主管好自己的档案财富, 业务工作有疑难时能主动想到找档案部门或中介机构进行咨询, 我们推动这项工作的目的也就达到了大部分。
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