福建师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表_归档范围和保管期限表
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协和学院文件材料归档范围和文书档案保管期限表
办公室
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级来文
1.1针对本院的指示、批示、通知、批复、通报等
1.2非直属上级机关颁发的针对本院主管业务并要贯彻执行的文件
1.3与教学科研有关的方针、政策性、法规性文件 本院党代会文件材料
2.1通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、光盘、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；
候选人登记表和情况介绍；选举结果和上级批复、会议简报等
2.2提案；大会计划、大会选举办法、小组会议记录等
2.3讨论未通过的文件、参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 本院教代会文件材料
3.1大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、光盘、大会主席团、秘书长和代表、列席代 表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果、讨
论通过的文件和上级批复等
3.2提案及办理情况；会议简报
3.3会议情况、反映记录、小组会议记录等
3.4讨论未通过的文件、参考文件；工作人员名单；工作证；代表证；
列席证及选票式样本院党委常委会、党委扩大会、党政联席会、分党委（党总支、直属 党支部）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
4.1记录、纪要
4.2会议讨论的文件
4.3讨论未通过的文件
永久 永久 30年 永久 30年 10年 永久
永久
30年 10年
永久
永久
10年
院长办公会议、院专题会议文件材料
5.1请示、批复、通知、参会人员名单、会议日程、议题、报告、讲话、总结、决定、会议记录、纪要
永久 5.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年 6 院领导民主生活会有关材料
6.1召开民主生活会通知
6.2个人发言材料 全院性会议、座谈会的文件材料
7.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、会议记录、纪要及讨论通过的文件
7.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 办公室日常工作形成的文件材料
8.1上级部门、上级领导检查、视察、调研学院工作形成的材料
8.1.1重要的8.1.2一般的8.2上级党组织有关本院党的建设的文件材料
8.3上级召开的会议材料
8.3.1本院领导在会上的发言稿
8.3.2会议报告、总结、决议、简报等文件
8.4学院及党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
8.4.1重要的8.4.2一般的8.5学院评估工作的材料
8.6本院体制改革、重要的规定、报告、全院性的规章制度
8.7本院向上级部门的请示与上级部门的批复、批示
8.7.1重要问题的8.7.2一般问题的8.8本院与上级有关领导、著名人士的来往函、电、信等
8.9学院的教育事业规划、计划、纲要材料
8.10学院大事记
永久 永久
永久 30年 永久 30年 永久 永久 30年
永久 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久
8.11院各单位的请示及学院的批复
8.11.1重要的永久 8.11.2一般的30年 8.12本院工作简报、信息、动态、快讯等
永久 8.13学年报表及综合统计、年鉴
永久 8.14党委常委名单
8.15学院机构成立、调整、领导小组组成人员名单
8.16全院性工作的调查材料和经验总结
8.17学院党委、行政年度、学期工作计划、报告、总结、综合统计材料
8.18与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料
8.18.1重要的8.18.2一般的8.19本院处理群众来信来访的文件材料
8.19.1有领导重要批示和处理结果的8.19.2其他有处理结果的8.20院领导在院内外会议、学院重大活动中的讲话稿
8.21学院启用印章的文件及印模、院徽的审批、办理和发放工作
8.22本院大事记、历史沿革、情况介绍材料
8.23院史工作重要材料
8.24院庆活动材料、照片、剪报
8.24.1重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人士活动
情况及有关文件、总结、学术报告会材料
8.24.2各种邀请书、贺电、贺信、纪念品清册
8.25重要的电话记录、电传、传真稿
8.26本院承办的省级以上的会议材料
8.27学院节假日、一般行政事项的通知文件
8.28各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料
8.29新成立的临时机构所形成的文件
8.30学院办公室年度和年度以上的工作计划、总结、大事记、统计材料
8.31院党政公文的批阅和催查办工作
永久 永久 永久 永久 永久 10年 永久 30年 永久 永久 永久 永久
永久 30年 30年 30年 10年 10年 30年 永久 30年
8.32收发文登记本
永久 8.33学院办公室车辆管理工作制度及购车的请示、批复
30年 9 学院办公室牵头组织的重大专题活动产生的材料
永久 10 保密、机要、信息、秘书的工作制度、指令性通知、工作总结和汇报
年
11本院计划生育工作文件及领取独生子女证（费）名册
30年
3本院事业总体发展规划纲要、专项规划、报告
永久本院专题研究的决定、报告、总结、调查材料
永久 15 供领导决策参考材料
30年 16本院高教研究的决定、报告、总结、调查材料
30年 17本办年度和年度以上的计划、总结、统计材料
永久
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 纪委办
1.1 上级机关与本机关关于党风、党纪教育、廉政建设的通知、意见
1.1.1上级机关颁发的具有方针政策性、法规性的命令、决定、条例、规定、办法等文件材料
永久 1.1.2本机关制发的文件材料
永久 1.2 向上级纪委及院党委的请示、报告及批复等
永久 1.3 纪委工作年度和年度以上的计划、总结及统计报表
永久 1.4 党员干部违纪、违法案件和其他案件的受理、调查、核定、审理
和提出处理意见的文件材料
1.4.1受到警告（不含）以上处分的永久 1.4.2受到警告处分的30年 1.4.3调查结论查无证据的30年
1.5 纪检工作规章制度
30年 1.6 处理来信来访的文件材料
1.6.1有领导重要批示和处理结果的永久 1.6.2 其他有处理结果的30年 1.7 表彰清正廉洁的党员干部文件材料
永久 1.8 纪委委员、常委会议记录及纪要
永久 2 监察处、审计处
2.1 上级有关本院监察、审计工作的通知、批复
永久 2.2 本院监察、审计工作方面的规章制度、通知
永久 2.3 监察、审计工作年度和年度以上的计划、总结、重要会议记录
永久 2.4 监察、审计工作的案件或问题的查处、立案报告、调查材料、依据材料
30年 2.5 审计通知书、述职报告、审计工作底稿、审计证据、审计报告
永久 2.6 审计调查资料、调查报告
永久 2.7 审计工作统计年报及重要报表
永久
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级组织部门有关组织工作、党院工作的重要文件
永久 2 组织工作、党院工作年度和年度以上的计划、总结
永久 3 本院组织工作、党院工作的通知、决定、报告
3.1重要的30年 3.2一般的10年 4 本院基层党组织机构、分党院设置、变动的报告、通知、决定、批复
永久 5 院党委，分党委、党总支换届改选报告、审批材料、批复等有关材料
永久 6 所管辖的干部名册、党员名册
永久 7 省委、省政府、省委教育工委等关于学院领导及处级干部任免或批复材料
永久 8 干部管理、培养、选拔、考核、任免、调动、离休干部管理的报告、通知、决定、批复等材料
永久 9 对省级以上优秀人才、专家服务团成员、挂职干部的选拔、使用和管理材料 30年 10 干部考察谈话记录（10年内保存本部门，10年后归档案馆保存）
永
久 处级以上领导干部民主生活会议记录和个人发言材料
30年 12 干部审查及因公出国(境)人员的政审材料
永久 13 领导干部个人有关事项报告表、配偶及子女均已移居国（境）外的人员
有关情况报告表及变动报告表（由组织部专柜保管）
30年 14 干部培训的学员鉴定表、考评表等材料
（归入个人档案的保管期限为永久，工作材料保管期限为30年）
年 审批发展党员材料、发展新党员名册、预备党员转正名单及延期、取
消预备党员资格材料
永久 16 党员因私出境保留、停止、恢复党籍的相关材料
永久 院级以上“一先两优”评选材料
永久 18 党费收缴使用和管理情况等有关材料、党内统计汇总材料
永久 党员组织关系转出、转入介绍信存根
永久 入党积极分子和党员（含预备党员）培训考核成绩等有关材料
（归入个人档案的保管期限为永久，工作材料保管期限为10年）
10年
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级关于精神文明建设及宣传思想工作的指示、意见、通知
永久 2 宣传工作和精神文明工作年度和年度以上的工作计划、总结
永久 3 本院院报及院领导修改、撰写的重要原稿
永久 4 反映本院重大活动和重要报道的简报及图表
永久 5 宣传部开展理论学习教育活动的决定、通知、总结
30年 6 宣传部组织开展学院舆论宣传工作，管理院报、院内广播、宣传橱窗、阅报栏等宣传舆论阵地等各种宣传教育活动的有关材料
30年 7 宣传部（文明办）牵头开展的重大活动的通知和有关材料
30年 8 有关宣传思想工作阶段性的指导意见和安排
10年 9 公费报纸的订阅和管理工作形成的有关材料
10年 10 精神文明建设调研活动形成的材料
30年 11 精神文明建设的有关请示、通知、报告、决定、纪要
30年 12 精神文明建设的简报、情况反映、信息、图册
10年 13 领导重要批示和处理结果
永久 14 反映我院重要工作活动的新闻报道、照片
永久
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级关于统战工作的文件
1.1 重要的永久 1.2 一般的30年或 10年 2 统战工作（含省政协委员小组）年度和年度以上的计划、总结、工作要点
永久 3 有关统战工作的决定、报告
30年 4 统战工作相关规章制度
永久 5 统战工作会议记录（含情况通报会、各类座谈会）等
永久 6 先进集体、先进个人事迹材料及审批表、表彰先进材料
30年 7 社情民意信息反映及建言献策有关材料（含各级人士政协议案、建议、提案及回复件）
7.1 重要的永久 7.2 一般的10年 8 本院各级人大代表、政协委员、党外代表人士名册及新加入成员审批材料等
永久 9 各民主党派、统战团体和无党派人士联谊会成员名册及新加入成员审批表
30年 10 各民主党派、统战团体和无党派人士联谊会换届材料及新当选班子成员名单
永久 11 院领导联系统一战线代表人士名单
10年 12 统一战线各组织重大活动有关材料（含信息报道）
10年 13 年度统计报表
永久统一战线成员培训材料
30年
学生事务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院学生思想政治教育工作、学生管理工作、心理健康教育
工作、助学工作、毕业生就业等工作的通知、决定、指示、批复
30年 2 本院学生思想政治教育工作、学生管理工作、心理健康教育工作、助学工作、毕业生就业工作等的规章制度、通知、意见
30年 3 本部门工作计划、总结、报告、重要统计等
永久 4 辅导员队伍的教育、培训、管理等文件
永久 5 学生奖励材料（各类奖学金、三好学生标兵、三好学生、优秀学生
干部、先进班级、优秀毕业生等的名单及审批表）
永久 6 学生处分的决定（警告、严重警告、记过、留院察看、解除留院察
看、开除学籍等）
永久 7 国家奖学金、国家励志奖学金等各类奖助学金的名单及审批表
永久 8 各系毕业生简明情况表、登记表
永久 9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年
关工委
序号
类
目
名
称
保管期限 1.关心下一代工作委员会规章制度、工作条例
永久 2.工作计划、总结
永久 3.关心下一代工作委员会机构名单
30年 4.学院关心下一代工作会议材料
30年 5.关心下一代工作专题活动材料
30年 6.工作简报
30年
安全事务部、校区管理办
序号
类
目
名
称
保管期限 1 武装部
1.1 上级对本院武装、人防、民兵、征兵、军训工作的通知、批复
30年 1.2 本院武装部规章制度
30年 1.3 年度及年度以上工作计划、总结、调查报告
永久 1.4 武装部军训文件材料
10年 1.5 入伍、退伍军人（学生）、军烈属名册和登记表
永久 2 保卫处
2.1 上级对本院保卫工作的通知、批复
30年 2.2 院园治安、消防、交通管理、政保等的通知、规定
10年 2.3 年度及年度以上的工作计划、总结、报告、调查资料、统计报表
永久 2.4 本院保卫工作方面的规章制度
30年 2.5 有关安全保卫工作会议纪要、保卫工作简报
10年 2.6 本院师生员工案件材料
30年
2.7 教职工出入境材料
30年 2.8 上级部门给予保卫或个人立功、表彰的材料
30年
工会
序号
类
目
名
称
保管期限 1 工会工作年度和年度以上的计划、总结
永久 2 工代会、教代会材料
2.1请示、通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会议程、讨论通过的文件等文件材料
永久 2.2 会议记录、纪要、照片
永久 2.3筹备工作、选举过程中形成的文件等文件材料
30年 2.4讨论未通过的文件
10年 3 表彰工会系统先进集体个人的材料、名单
永久 4 工会工作的通知、决定、报告4、1重要的永久4、2一般的10年 5 开展捐赠、慰问活动的文件材料
10年 6 院一级工会干部名册
永久 7 工会经费的使用和管理工作有关材料
30年
团委
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级机关对本院共青团工作批示、指示
永久 2 本院团代会、学代会材料
2.1请示、通知、名单、议程、工作报告、决议、选举结果、讨论通过的文件、领导讲话稿、大会发言
永久 2.2 会议记录、纪要、照片、光盘
永久 2.3筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料
30年 2.4讨论未通过的文件
10年 3 团委工作年度和年度以上的计划、报告、总结及规章制度
永久 4 团委、分团委、主要团学干部任免通知
30年 5 表彰和奖励先进团支部、优秀团员文件及上报材料
永久 6 处分团员的文件及复查材料
6.1受到警告（不含）以上处分的永久 6.2受到警告处分的30年 7 批准入团、离团材料及名单
30年 8 团委会议纪要
永久 各分团委召开团代会的报告、批复
永久 10 院团委组织开展的各种活动的有关材料
10.1重要的永久 10.2一般的30年 11 团员名册、团组织关系的介绍信及存根
永久 12 院级学生会、社团活动有关材料
30年 13 团学快讯等材料
永久 14 团组织、团专职干部统计年报
永久
文化寻根办公室
序号
类
目
名
称
保管期限 1 院友总会工作计划、总结
永久 2 院友活动大事记
永久 3 院友名录
永久 4 《院友通讯》
永久 5 院友重要活动材料
5.1院领导慰问各地院友活动的有关材料
30年 5.2院友来访活动的有关材料
30年 6 院庆活动的材料、照片、剪报
6.1重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人士活动
情况及有关文件、总结、学术报告会材料
永久 6.2各种邀请书、贺电、贺信、纪念品清册
30年 6.3各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料
10年 7 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久
人力资源部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 办公室
1.1上级下达的有关本院人事工作的通知、批复
永久 1.2本院有关人事工作规章制度
永久 1.3人事处对外开的证明材料
30年 1.4人事处工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
永久 1.5人事处大事记
永久 1.6学年聘任考核的通知
永久 1.7院内机构设置、变化及有关人员编制的文件材料
永久 1.8人事统计报表
永久 2 人事科
2.1教职工辞职、解聘等的通知
永久 2.2关于教职工定科员、办事员的通知
永久 2.3 教职工处分的决定及复查、撤销处分的材料
2.3.1 受到警告（不含）以上处分的永久 2.3.2 受到警告处分的30年 2.4人事规范政策性文件
30年 2.5人事有关问题向上级的请示、报告
永久 2.6退伍军人安置的协议、报告、批复、名单等
永久 2.7教职工调配、调令、工资转移单和行政介绍信、调出人员
介绍信存根、报到证、《福建省事业单位工作人员登记表》等
永久 2.8教职工院内调动材料
2.9有关招聘工作的报告、批复等材料 工资科
3.1有关工资、奖励等规定、办法
3.2教职工工资评定、调整等通知、批复
3.3教职工死亡善后处理的通知
3.4教职工劳动福利及工伤、残的规定、通知
3.5劳动工资报表
3.6全院岗位津贴的审核报告单
3.7教职工离退休的通知
3.8教职工退休后重新工作的材料
3.9招聘人员名单及临时工管理材料 师资科
4.1师资管理工作年度和年度以上的计划、总结
4.2师资培养、管理有关规定
4.3教师进修、访问、出国留学、援外、考察等有关材料
4.3.1签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要、请示、批复等
4.3.2出国审批手续、执行日程、考察报告
4.4高院教师资格认定、主讲教师资格认定相关材料、名册
4.5青年教师岗前培训相关材料及名册
4.6各类骨干教师、专家、人才推荐、评优评先考核及管理工作相关材料
4.7师资会议材料
4.8聘请兼职、荣誉、客座教授等聘书复印件
4.9教职工奖励、教职工先进集体和个人表彰的通知、决定文件材料 专技科
30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 30年 永久 30年 永久 永久 30年 永久 30年 永久 10年 30年 永久
5.1职称评审工作安排和有关问题的通知
永久 5.2职改领导小组、学科组、评委会组成人选的通知
永久 5.3专业技术职务任职资格确认的通知、请示、批复及审批表
永久 5.4向上级主管部门的请示及批复
永久
5.5上级主管部门职改工作计划的通知
10年 5.6上级主管部门关于职改政策调整的通知
永久 5.7学院关于职改政策调整的通知
30年 6 博士后管理办公室
6.1 博士后申请表
永久 6.2 博士后研究人员工作期满登记表
永久 6.3 博士后录取通知书、博士后证书（复印件）
永久
教务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1
办公室
1.1上级下达的有关教学工作的文件材料
30年 1.1.1普发文件
30年 1.1.2针对本院的文件
永久 1.2学院有关教学工作的请示和上级的批复、函件
永久 1.3年度和年度以上的工作计划、总结和教学管理制度
永久 1.4会议记录及重要电话记录
永久 1.5成人高等教育学士学位证书发放登记表
永久 2 教学管理科
2.1院教学工作委员会有关材料
永久 2.2本科人才培养方案指导意见
永久 2.3各学年本科人才培养方案
永久 2.4本科教学改革有关文件
30年 2.5本科教学改革项目申报、评审、立项材料
30年 2.6新增本科专业论证、申报材料
永久 2.7增列学士学位授权专业申报材料
永久 2.8本科教学质量与教学改革工程项目申报、评审、推荐材料
2.8.1特色专业项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.2精品课程项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.3教学名师项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.4教学团队项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.5人才培养模式创新实验区项目申报、评审、推荐材料
30年 2.9国家人才培养基地建设和管理有关材料
2.10本科教学工作月报告
2.11本科教学成果奖相关材料 教务管理科
3.1补办毕业证明书的审批材料
3.2学生学籍变更的申请报告、审批材料（休学、复学、重新编级、转专业、转学、退学）
3.3有关学位工作文件材料
3.3.1学院学位委员会授予本科学位审批文件材料
3.3.2学士学位授予名单、未获得学士学位名单
3.3.3本院学位评定条例
3.3.4上级有关学位工作文件材料
3.4在院学生名册
3.5院历
3.6本科生、专科生毕业证书发放登记表
3.7全省高院大学生英语竞赛获奖名单
3.8学生外语等级考试、非计算机专业学生计算机等级联考通过名单 实践教学管理科
4.1上级对基础实验室建设的通知、批复
4.2国家级、省级实验教学示范中心建设、申报材料
4.3学院基础实验室建设规划、建设项目申请、实施、验收的通知、报告
4.4本科实习工作规定、计划、总结
4.5本科教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
4.6本科毕业论文（设计）工作计划、总结
4.7本科毕业论文（设计）题目及成绩分析表、汇总表
永久 永久 30年 永久 30年 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 30年 30年 30年 10年 10年 30年
4.8院级优秀本科毕业论文（设计）及表彰决定
30年 4.9本科生各类竞赛获奖材料
30年 5 教材中心
5.1全院教材建设与教材管理的规章制度
永久 5.2自编、主编教材
永久 5.3各系、各专业使用教材目录
30年 5.4全院全日制本、专科教材评价、评优材料
5.5各系、各专业教材进出仓单，经费结算情况表 教室管理科
6.1全院公共教学楼上课教室安排表（本科）
6.2全院期末考试安排表及考场安排表（本科）
6.3全院教师为本科生上课情况统计表
6.4各学期课程表 教学质量管理科
7.1学院教学检查、评建和教学评估材料
7.1.1教育部本科教学评估材料
7.1.2开展本科教学工作评估的通知
7.1.3本科教学工作评估具体安排
7.1.4本科教学工作评估总结材料
7.2与教学质量相关的各类竞赛的获奖名单
7.3《本科教学工作简报》、《学生教学信息报》
7.4本科教学事故以及学生考试违纪材料
7.5日常教学巡查的记录
7.6公共课程试卷 教师教育办公室
8.1与教师教育相关的各种会议材料
8.2学院与各教育实习基地合作相关材料
8.3教师教育类本科毕业生教师资格认定工作相关材料
8.4学院基础教育改革研究成果
8.5各学科承担基础教育师资培训情况
8.6双专业双学位教育培养相关材料
30年 30年 10年 10年 10年 30年 30年 30年 30年 永久
30年 30年 30年 10年 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久 招生办公室
9.1上级有关招生工作的计划、规定、通知
30年 9.2学院招生工作一般性通知
10年 9.3学院有关招生录取工作的政策性、制度性文件
30年 9.4学院招生计划、招生简章、招生专业简介
30年 9.5新生录取材料及招生花名册
永久 9.6招生宣传、招生工作总结
10年 9.7本院关于新生复查情况、取消或保留入学资格的报告、批复名单及调查材料 30年 9.8学院组织的单独招生考试工作形成的文件材料
30年
科研部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院科技开发、科技成果转化的批示、通知
永久 2 本单位制订有关科技开发管理的各种规定、条例、办法、制度
永久 3 有关科技开发、成果转化的请示、报告、批复
永久 4 与地方政府、部门有关技术合作的合同、协议
4.1重要的永久 4.2 一般的10年 5 与企业合作技术合同
5.1重要的永久 5.2一般的10年 6 科技开发管理年度和年度以上的工作计划、总结、统计报表
永久 7 科技信息发布、技术需求发布有关材料
10年 8 横向科技开发情况通报
10年 9 知识产权管理有关申报材料、批件
永久 10 知识产权作价入股管理文件
永久 11 项目申报、进展及结题材料、验收报告、评审鉴定等
10年 12 科研成果汇编
30年
科研部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 各类社科项目下达结题通知等材料
永久 2 成立新的研究机构请示、批复
永久 3 本处年度工作计划、总结、规章制度
永久 4 科研计划、成果管理文件
30年 5 科研项目获奖情况材料
永久 6 科技项目项目表
永久 7 院科技发展基金资助项目的通知
永久 8 向上级主管部门申请下拨科研经费的请示材料、经费投入报告
30年 9 向上级主管部门推荐申报科研项目、人才基金项目、平台等的函、请示或报告、申请科技项目结题的函
30年 10 教师出席国际学术会议有关文件材料
30年 11 向上级主管部门上报科技成果、科技项目情况汇报
30年 12 承办国际性会议、全国性、省级学术类会议材料
永久 13 知识产权保护材料
30年 14 科普宣传方面的材料
10年 科研成果汇编
30年
国际事务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 办公室日常工作形成的文件材料
1.1上级关于外事工作的重要指示、通知、批复
永久 1.2 学院外事工作年度和年度以上的计划、总结
永久 1.3 外事工作数据统计、规章制度、上报材料
永久 1.4外事工作先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
30年 1.5其他重要外事、港澳台事相关文件材料
30年 2 出国（境）管理
2.1出国（境）人员请示、立项报告、申请、出国审批手续、上级批复 的有关文件材料
30年 2.2出国（境）人员、考察报告、访问总结、一般性会谈记录材料
30年 2.3出国（境）管理有关规定、出国（境）人员注意事项、数据统计等文件材料30年 2.4出国（境）人员突发事件的请示、上级批复、执行情况及处理意见等
文件材料
30年 2.5签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
永久 3 境外人员管理
3.1外国专家、外国教师相关文件材料
30年 3.2境外其他重要党政官员、各界人士来院活动请示、上级批复、总结、考察 报告等文件材料
年
3.3境外人员突发事件的请示、上级批复、执行情况、处理意见等文件材料
30年 3.4授予境外人员荣誉称号请示、获奖证书等有关材料
30年 4 国际合作与会议
4.1中外合作院际交流协议、合同、协议、项目纪要、备忘录的有关材料
永久 4.2国际合作项目的请示、立项报告、数据统计上报、上级批复、执行情况、成果等有关材料
永久 4.3国际会议的请示、立项报告、上级批复、成果等有关材料
永久 4.4 双方互赠的礼品、纪念品目录清单
30年
资产与财务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 本处形成的有关财会业务工作文件材料
1.1通知、规定、办法、实施细则等
永久 1.2来函、复函、请示、批复、通知等文件
30年 1.3本处起草的向上级机关、领导汇报财务工作的文件材料
30年 1.4季度、年度、专题财务分析
10年 2 上级下达的财务会计工作的规定、通知，领导讲话、会议总结等
30年 3 本院财务、税收管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
永久 4 上级单位下达的各项经费指标的通知
永久 5 部门预算
5.1部门预算编制通知计划等
10年 5.2部门预算批复文件
30年 6 结算中心业务工作中形成的文件材料
6.1贷款合同书、报告、借款凭证
30年 6.2开户申请书、报告
10年 7 财会档案移交保管清册、销毁清册
永久
资产与财务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 学院产业发展规划、产业政策及产业管理规定、条例、办法
30年 2 产业重要管理问题的请示、报告及上级机关的批复、批示
永久 3 重要国有资产管理文件材料
永久 4 土地、房产、仪器设备、家具管理的规章制度
30年 5 本处年度和年度年度以上的工作计划、报告、总结
30年 6 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）
30年 上级或主管领导批复和准购请示
30年 8 办公设备、家具等财产登记簿及报废处置凭证
15年 9 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复
30年 10 本院仪器、设备业务工作的综合性统计材料
30年 11 关于学院地界、产权凭证材料（包括土地证、房产证及土地、房产年度产权登记或变更登记等材料）
永久 12 国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料
30年 13 进口设备采购过程中有关的技术商务文件
30年 14 相关资（房）产调剂、转让、租赁、承包文件、合同及协议等
30年 15 各类产权纠纷处理材料
30年 16 招投标文件材料、采购合同、验收等有关文件材料
15年 17 院名、院誉等商标注册资料
永久 18 非转经项目审批报告等材料
30年 19 企业经营性资产投资、变更审批、管理、验收材料
永久 20 企业新产品开发和技术改造项目审批、管理、验收材料
永久 21 企业注册、变更、注销报告、审批材料
永久 22 重要事务协调会会议纪要
永久
安全事务部、校区管理办
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院有关后勤工作批示、通知
永久 2 年度工作计划、总结、报告、调查材料
永久 3 后勤工作的各项规章制度及材料
30年 4 维修、改造、二次装修合同、协议；招标文件等材料
4.1公有住房管理规定、租用合同、协议及文件材料
永久 4.2与服务单位签订的后勤保障服务协议（视有效期定）
10年 5 公有住房产权登记
永久 6 办公家俱报废、调拨报告、批复及资产统计材料
永久
安全事务部、校区管理办
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级有关基建工作的通知、规定、批复、会议纪要
永久 2 工程管理的材料
2.1 新建房屋的请示、立项报告
永久 2.2 申请开工项目的请示
永久 2.3 委托设计的函
30年 2.4 房屋改建、扩建的报告
30年 2.5 代表学院签订的承包合同
永久 2.6 院区规划调整的申请报告
30年 2.7 道路改造的申请报告
30年 2.8 基建用地的征用
永久 2.9 建设项目选址的请示
30年 2.10委托房屋拆迁、补偿、村民安置的报告
30年 2.11新建、改建项目固定资产交付使用的请示
30年 2.12保修期内的基建维修材料
10年 2.13审核反馈意见的报告、函
30年 3 行政管理材料
3.1 基建工作规章制度
永久
3.2 本院基建计划、规划、投资计划、预决算、基建年报表
永久
3.3 基建处年度和年度以上的工作计划、总结
永久 3.4 基建工作会议纪要
30年 4 全院性基建总体规划、设计总平面图
永久 5 管综图（水、电、弱电）
永久 6 与村民签定的征地补偿协议
永久 7 新建房屋及景观工程全景照片（含电子版照片）
永久
图书馆
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院图书馆工作的通知、批示
永久 2 上级有关图书馆工作的文件
30年 3 图书馆工作规章制度、规定、条例
永久 4 图书馆工作年度和年度以上的计划、总结、报告
永久 5 图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久 6 图书馆与院外交流的有关材料
30年 7 图书馆会议记录
30年 8 本院定购书、刊的计划、报告、批复
30年 9 图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册
永久 10 大事记
永久 11 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年
档案馆
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级机关有关我院档案工作的通知、批示
永久 2 我院档案工作各项规章制度
永久 3 我院档案工作计划、报告、总结、请示与批复
永久 4 我院档案工作概况、发展规划、藏品目录、重要统计
永久 5 编研成果及出版物
永久 6 档案销毁报告及销毁清册
永久 7 档案馆指南、全宗介绍
永久 8 档案馆与院外交流有关材料
30年 9 分管档案工作领导及兼职档案员名单
30年 10 各单位文件材料归档清册
永久 11 档案借阅、利用登记簿、各类证明存根
30年 12干部人事档案转入、转出登记册等
永久 13干部人事档案缺失登记册、收集零星材料登记册
30年 14 其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物
永久
各中心
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级部门、上级领导检查、视察本中心工作形成的材料
永久 本中心牵头组织的重要专题活动产生的材料
永久 3 工作计划、总结、规章制度
永久 4 会议记录、纪要、简报
30年 5 人事任免职的通知
永久 6 表彰先进集体、先进个人的决定
永久 7 年度财务工作报告
30年 8 与国内单位协作的材料
30年 9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年 10 有关现代教育的技术资料、图纸等材料（限现代教育技术中心）
永久或30年 11 院院网建设的技术资料、图纸等材料（限现代教育技术中心）
永久或30年 12 各类培训班的名单、培训成绩、培训教材（限高师培训中心）
30年
各系
序号
类
目
名
称
保管期限
1、日常工作中形成的文件材料
1.1上级部门、上级领导检查、视察本系工作形成的材料
永久
1.2本系牵头组织的重要专题活动产生的材料
永久 1.3工作计划、总结、规章制度
永久 1.4系人事任免职的通知
永久 1.5系表彰先进集体、先进个人的决定
永久 1.6年度财务工作报告
30年 1.7岗位聘任、教学管理方面的通知、决定
30年 1.8系成立、调整领导小组组成人员名单
永久 1.9迎新工作、毕业生工作的安排通知
10年 1.10院庆、院友工作的文件材料
10年 1.11其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年
2、教学工作
2.1新生入学登记表
永久 2.2学生学籍卡片
永久 2.3学生成绩总册
永久 2.4学生处分的报告、决定
2.4.1受到警告(不含)以上处分的永久 2.4.2受到警告处分的30年 2.5 教学管理方面的通知、决定
30年 2.6毕业生合影照片（含电子版照片）
永久 2.7毕业生个人证件照片（与毕业证书同一底版）
永久 2.8毕业生纪念册
永久
3、系教代会、工代会材料
3.1 请示、通知、议程、决议、总结、主席团、代表名单、工作报告、3.2 提案及办理情况，会议简报，会议记录、纪要、照片、光盘
永久 3.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料
30年 3.4 讨论未通过的文件
10年 领导讲话、候选人情况介绍、讨论通过的文件、选举结果和上次批复
永久
存系教学类档案
序号
类
目
名
称
保管期限 1 本科生毕业论文及评审意见
30年 2 课堂教学材料、课程进度表
10年 3 教师任课安排、教案
30年 4 优秀实习报告
10年 5 本专业教学检查、调查材料及总结
10年 6 教师工作量核算、登记材料
10年 7 各类短训班、进修班、专业证书班学员名册、成绩单及发放结业证书审批表 永久
xx县食品药品监督管理局 机关文件材料归档范围机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（......
双沟镇文件材料归档范围和文书档案保管期限表1党群工作类1.1镇召开党代会，工会、共青团、妇联代表大会文件材料1.1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举......
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乡镇机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 （供乡镇机关参考）（一）党群工作类1．本级党的代表大会、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、议程、......
局文件材料归档范围和文书档案保管期限表序号 文件材料归档范围 保管期限1 党委会议、局务会议、局长办公会议记录 永久2 本局召开的工作会议、专题会议的文件材料2.1 请示......
