公文写作和处理知识讲座(四)剖析_公文写作知识讲座

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公文写作和处理知识讲座

（四）第三讲

公文写作技巧与标准

这一讲，我想和大家共同探讨几种常用的党政公文和通用公文的写作技巧与标准，行政公文主要讲一下决定、通知、通报、请示、报告、批复、函、纪要的写作。通用公文主要讲一下总结的写作。

一、决定

（一）决定的概念

中办发《党政机关公文处理工作条例》中规定：决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决定是一种重要的指挥性和约束性公文。党政机关、社会团体或企事业单位对重要事项或重大行动做出安排，一般都用“决定”。

决定在加强领导、统一行动、提高经济效益上，起着重大的作用。

（二）决定和决议的异同

决定和决议都属于议决性的下行文，都具有领导和指导作用，因此，都具有权威性、强制性和严肃性的特点。，对

重大事项或行动做出安排用决定；经过会议讨论并贯彻执行的事项用决议，具体有以下不同。

1.产生的过程不同。决议是通过某些组织的正式会议通过的公文，而决定既可以由正式会议通过，也可以由领导机关直接决定。

2.作用不同。决定是用于重要事项进行安排或部署重大行动，因此，对重要事项安排的决定是属于公布性的，它不一定要求下级机关执行。只是对重大行动安排的决定才要求下级机关遵照执行。而决议是经过会议讨论通过的公文，下级机关必须贯彻执行。

（三）决定的种类

决定分为三类：处置性决定、公布性决定、部署性决定。

（四）决定的写作技巧 1.标题

决定的标题一般采用公文标题的常规模式，即发文机关加公文主题再加文种的写法。如“中共唐山市委关于表彰优秀共产党员的决定”，如决定系会议通过或批准的，要用全标题，并在标题下方写明会议是什么日期经什么会议通过或批准，用圆括弧括入。

如标题内容很多，需分行，应采用梯形标题或菱形标题。2.正文

决定的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。

开头一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称；如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况，篇幅要比一般决定长些。

主体写决定事项。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来；用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述；用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明表彰决定的项目，或处分决定，处罚方法。

决定的内容比较单纯，一般采取一段式，不分条项。内容稍复杂一些的，决定事项较多，可以分条列出，以求醒目，利于执行。决定的缘由与决定的事项之间，用为此……决定，现决定转接并引起下文。重大决策的决定，由于内容丰富，涉及面广，政策性强，要按照内容安排篇章结构。

3.撰写决定需注意的问题

（1）要做好调查研究。在起草决定之前，要就决定所涉及的问题，认真查找有关法律条款和政策规定，并广泛听取各方面的意见。在此基础上深思熟虑，考虑做出决定是否切合实际情况，能否妥善解决实际问题。

（2）要做到观点鲜明。决定做出之后，要求下级机关正确执行，不得有误，因此，在决定中所提出的看法必须十分

明确，不能含乎其词、模棱两可，这样才便于理解和执行。

（3）语言准确、肯定。语言的运用要注意不能含情不表、模棱两可，更不能使用有歧义和有可能引起别人误解的词语。

二、通知

（一）通知的概念

《党政机关公文处理工作条例》规定：通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

通知是运用最广泛的下行文和平行文。

（二）通知的种类

通知一般包括：告知性通知、批示性通知、颁发性通知、转发性通知、会议性通知、任免性通知、紧急通知等7种。

（三）通知的特点

1.通知是传达性和告晓性公文； 2.通知既是下行文，又是平行文；

3.通知虽然不具有命令、指示那样的行政强制性，但它带有一定的行政权威性。4.通知有明显的时间性。

（四）通知与通告的区别

1.通告的事项，往往比通知的事项较为重大；

2.通告的对象比通知的对象较为广泛；

3.通告可以张贴，可以在报纸上发布，而通知大多数是内部印发，只有少数在报刊公开发表。

（五）通知的写作技巧 1.标题

通知的标题一般采用规范格式：发文机关加公文主题（事由）加文种的写法。有时也可以省略发文机关，即只有主要主题（事由）加文种两部分组成。

发布规章的通知，所发布规章的名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号；批转或转发文件的通知，所批转和转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。

标题内容很多需要分行时，也应采用梯形或菱形标题。2.主送机关

通知的主送机关有时很多，要注意主送机关的排列规范性。大的机关一般都有固定的、统一要求的排列顺序，总原则应该按级别和规格大小顺序排列，这一点很重要，要特别引起注意，否则会引起“政治问题”。

3.正文

通知的正文由通知的缘由、通知事项、执行要求三部分组成。

（1）通知缘由

发布指示、安排工作的通知，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。

批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表述转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。

发布规章的通知，多数情况下无明显的开头部分，一般也不交待缘由。

（2）通知事项

通知事项是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的要分条列款进行表述。

颁发、转发、批转法规和文件的通知，其颁发、转发和批转的法规和文件都要作为附件处理。其他总结、计划等不是党政公文文种的其他公文的下发，也要作为附件来处理。

（3）执行要求

发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，还可以省略这一部分。其他篇幅短小的通知，一般不需要有专门的结尾部分。

三、通报

（一）通报的概念

根据《党政机关公文处理工作条例》，通报。适用于表彰

先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

通报比较灵活，使用的频率很高。

通报属传达性、告晓性公文。同时具有奖励性、惩戒性。

（二）通报与通知的区别

1.用途有所不同。通知和通报虽然都可用于传达情况和告知需要知道的事情，但通报常常通报的是重要情况，告知的是特殊事项。通知传达的是上级的指示，告知的一般事顶。另外，通报可用于表扬好人好事，批评错误，而通知没有这个用途。

2.对象不同。通报的对象往往不专对某个机关或某个人，而是各机关团体周知。而通知的对象则往往是特定的，专对特定的机关和人员。

3.目的有所不同。通报和目的是使其对象了解好的或坏的代表人物或典型事例，从中受到教育，得到启发，提高认识，改进工作。而通知的目的是使其对象了解通知的事情或要做的事情或怎样去做。因此，通知的作用重在告知，通报的目的重在教育。

4.行文关系不同。通报不分上、下、平行。通知多用于对下行文，有时也用于平行文。

（三）通报与通告的区别

1.性质不同。通报属传达、告晓性公文，同时也具有奖勉性和告戒性。而通告虽然也有告晓作用，但因为它多用来

宣布应当遵守的事项，所以它属于法规性公文。

2.某些用途不同。通报可用于表彰和批评，而通告不具备这种用途。

3.对象不同。通报的对象多是机关和其有关人员；而通告的对象常常是社会各界人民群众。

（四）通报的种类和写法 1.通报的种类 通报分为以下三类：

表彰性通报、批评性通报、情况通报。2.通报的写法（1）标题

通报的标题有规范的完整的标题，也有不完整的、由主题（事由）加文种的标题。有时还可只写“通报”二字。

通报标题内容很多需要分行时，也应采用梯形或菱形标题。

（2）主送机关

一般通报都有主送单位，少数普发性通报可不写此项。（3）正文

一般由四部分组成：

A、引言部分。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。

B、事实部分。表彰性通报写先进事迹；批评性通报写

错误事实；情况通报写通报的工作情况。写作时注意的问题：一是要把主要事实写清楚，二是要注意概括和精炼。

C、分析和处理部分。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析，有的还要写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；表彰性通报要写出给予精神或物质奖励的决定；批评性通报写出处分决定；情况通报写出对所通报情况的贯彻意见。D、号召或要求部分。根据通报的精神要求如何去做，有的还提出号召。

（4）结尾。写发文机关和日期。如发文单位在标题中已有，此处就只写日期。

因通报这个文种使用较多，下边再将三种类型的通报分别介绍一下。

（1）表彰性通报

表彰性通报即表彰好人好事的通报。

标题同上不再讲，表彰性通报有两种：表彰先进个人的通报和表彰先进典型和成功经验的通报。这两种通报的内容都有三部分组成：

表彰先进个人的通报：

A、人物的模范事迹。要求要交待清楚人物、时间、地点、事件经过和结果。其中写人要写明工作单位、职务、政治面貌等。写时间、地点要具体、准确；写事件经过和结果要线索清楚，特别要写明被表彰者的行动，并注意材料的真实，绝对不能虚构、描写。

B、事件的现实意义。要用简练的文字表明先进行为的精神实质，从政治思想高度给予相当的评价，从而造成深远的影响。

C、做出的决定。做出表彰并号召学习的内容。表彰先进典型和成功经验的通报： A、情况介绍

B、做法和经验。要详细、具体，抓住本质性和规律性的东西，一般要提炼观点，列小标题或分条写作。

C、存在的不足之处。这部分一般都是概括写，不展开写。

（2）批评性通报

批评性质严重及影响较大的缺点、错误和不良倾向的通报叫批评性通报。也分两种：告知典型事故的通报、揭批反面典型的通报。

告知典型事故的通报

这类通报主要是告知某种典型事故，以引起普遍的注意，从而消除可能发生的类似事故。其正文的写法有以下三部分：

A、事故的基本情况；

B、事故发生的原因；

C、要求注意的事项。这部分常写如下语言，如：要引以为戒、予以重视；加强检查，严加管理；发现事故苗头，应立即采取措施；健全组织，加强领导。等等。揭批反面典型的通报

这类通报主要是通过对反面典型的揭批，以引起普遍的重视，从而达到减少和消除错误的目的。

正文的内容也有三部分组成：

A、发生错误的原因。一定要实事求是，要确凿、具体、简明扼要，绝不能有无中生有、夸大事实的言辞。

B、处理事项部分。写明对这一事情的处理意见。C、提出要求或发出号召。情况通报

领导机关向一定范围内告知重要情况、动向、信息，以供工作参考，使人们心中有数，这类通报叫情况通报。

写法一般根据事情发展过程直陈其事，注意要突出重点，抓住事物本质，把问题阐述明白即可。

（五）写通报应注意的问题

1.真实性。真实性是通报的生命。因此，通报的事件必须真实准确，通报中的事件数据都要核实无误，通报中提出的要求、意见应符合有关方针政策，既掌握原则，又注意分寸。

2.典型性。无论是表彰或批评，所选择的事情越典型越有针对性，也就越普遍的指导作用。所以，写通报要深入实际，调查研究，准确选择具有典型意义的事件。3.及时性。编发通报要迅，要及时印发，否则时过境迁，就会失去通报的指导和教育作用。思考题：

1、谈谈决定与与决议的不同点？

2、谈谈通知与通告、通报与通知的不同点？

3、为某县起草一份事故通报。某年某月某日，某县发生重大爆炸事故，造成30人死亡，其未成年人工合成人，学生5人。事故经过是这日某县一家烟花爆竹厂在生产中突然引起爆炸。这家企业属不具备生产条件，没有生产许可证，违规生产企业。请你按通报写作的要求为这个县起一份事故处理通报。

4、公司起草一份会议通知。公司拟于近日召开文化活动中心组委会成立会议，时间1天，参加人员，总经理、主管经理，工会主席、各文化活动小组组长，内容：选举文化活动中心组委会级成人员，研究文化活动中心日常工作。请按通知的写作要求为公司起草一份通知。

四、请示

（一）请示的概念及性质

根据《党政机关公文处理工作条例》，请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

请示是下级机关向上级机关请示解决答复某问题或事项的呈请性上行文。

（二）请示的用途

凡是请示上级机关解决问题的公文一般都用请示，具体讲有以下8种情况：

1.涉用方针政策、界限等方向性的重大问题，请示上级给予明确具体的解释；

2.在工作中遇到的疑难问题需要上级指示； 3.某项工作遇到困难需要上级指导；

4.工作中遇到新的情况、新的问题而无章可循时需要上级答复；

5.本单位意见分歧无法统一需要上级做出裁决； 6.超出本机关职权处理范围的一切事项，如机构设置、人员定编等需上级机关审批。

7.因本单位情况特殊难以执行上级的统一规定，需要变通处理的问题；

8.其它按规定应向上级请示的问题。

在请示中，既要反对不请示，擅自做主，先斩后奏，又要反对事事请示，滥用请示的问题。

（三）请示的种类

请示的种类有3种：求准性请示、解答性请示、批转性请示。

（四）请示的写作方法

请示的结构为：标题、主送机关、正文、落款四部分。1.标题。

请示的标题可由发文机关、主题（事由）、文种构成，也可由主题（事由）和文种构成。

标题内容较多需分行时，也应采用梯形或菱形标题。2.主送机关。

请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点：

（1）主送机关只能有一个。国务院办公厅规定：请示“一般只写一个主送机关，如需要同时报送其他机关，应当用抄送的形式。”中共中央办公厅也规定：“向上级机关行文，应当主送一个机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的答复。

（2）只能主送上级机关，不能送领导者个人。国务院办公厅规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’”。中共中央办公厅规定：“‘请示’不应送领导者个人。”

（3）不得越级。国务院办公厅规定：“一般不得越级请

示或报告。”中共中央办公厅规定：“党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或受权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示问题。”

3.正文

请示的正文由开头、主体、结尾三部分组成。（1）开头。开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般来说，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。

（2）主体。主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途经等表达清楚、准确，以便上级及时批准。

（3）结语。在主体之后，另起一段，按程式化语言写明请求批复。程式化语言：如：“以上请示妥否，请批复。”

4.落款

落款一般写发文机关名称（全称）和发文日期。如标题中有发文机关落款就不写了。

（以《党政机关公文处理工作条例》为准）

（五）写请示需要注意的问题

1.情况要确凿，意见要明确。

2.不能有半点虚假，否则会影响上级指示的正确性，对工作造成损失；凡是向上级机关请示问题，下级机关必须拿出自己的意见，并努力使自己所提意见中肯可行，以供上级机关做出正确判断和抉择。3.要一事一请示。4.请示和报告不能混用。

五、报告

（一）报告的概念和性质

报告是党的机关、行政机关以及企事业单位都广泛采用的重要上行文。

依照《党政机关公文处理工作条例》，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（二）报告与请示的区别

1.报告和请示虽然都属于呈请性上行公文，但报告属于陈述性的，请示属于请求性的。

2.目的和作用不同。报告向上级反映情况，不要求批复；而请示是向上级请求答复、要求批复。

3.呈报时间不同，请示要求在事先行文，报告则是事后写出。

（三）报告的种类

报告从性质和内容上划分主要可分为以下6类： 1.综合报告

什么是综合报告呢？综合报告是汇报某一时期全面情况的报告。

要求将各项工作中所取得的成绩，总结的经验，存在的问题，应吸取的教训以及下一阶段工作的设想等如实汇报。以便使上级机关及时了解下面各阶段、各方面的工作情况，从而了解全局，指导工作。

综合报告要处理好以下三个关系：

（1）点与面的关系。既要全面，又要突出重点。重点是指对全局有影响的主要工作，或者说取得显著成绩的工作，带有普遍意义的经验和教训，带有倾向性的事物和苗头，工作中遇到的严重困难和突出问题。

（2）详与略的关系。这里不是表达上的具体和概括，而是指多写和少写。重点内容多花点笔墨，非重点可少写一些。可根据报告的内容目的决定详略。如，侧重总结性的报告，成绩和经验应写详细些，侧重指导性的报告，问题分析和今后意见应写得详细一些。

（3）事与理的关系。如果不介绍情况，不列举充分事实和数据，报告就会显得空洞；如果只罗列事实数据，报告又会显得肤浅。所以，要理论与实事，情况与经验有机结合。

除此以外，还要特别注意提供新情况、新信息、新经验。2.专题报告

向上级报告某一特定的工作情况的报告叫专题报告。这种报告的特点是：内容的专一性，常常是针对某一专门问题，向上级或者向有关部门反映某一方面的情况。内容主要有：反映某项工作情况及存在的问题，并提出解决问题意见的专题报告；为总结某项工作，形成经验的专题报告；有为研究和解决某一问题，某一工作而召开会议所形成的会议专题报告；还有在工作有了错误，需要向上级做出检讨，而形成的检讨专题报告。等等。

撰写专题报告，重点要讲清有关问题发生的原委和事情的起因以及经过，并做出恰当的分析，提出自己的看法和意见。

即：情况——原因（分析）——解决办法 3.回复报告

对上级询问的事项作回答时写的报告叫回复报告。要求作针对性的回复，讲清楚真实情况的同时，要提出依据，以便据此做出中肯分析，做出正确判断，下达切实可行的指示。4.例行报告

定时定期向上级机关汇报工作的报告叫例行报告。如周报、旬报、月报、季报等。5.述职报告

领导干部总结自己任职期间工作情况的报告叫述职报告。是群众评议干部的主要依据，是干部制度改革中兴起的一种新的报告公文。具有鲜明的个人色彩，要充分显示个人的能力和业绩，要突出个人的领导风貌，要写自己的事，不能写大家做的事，不同于工作报告。6.报送文件和物品的报告

是专用于向上级机关送交物品和文件的报告。要求文字简短明确，写清报送的物品和文件的名称和数量，并连同所附文件一起发出。

还有将报告分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告5类的。

（四）报告的写法

报告的结构由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分组成。

1.标题。报告的标题通常只写主题（事由）和文种。也有的标题包括发文机关、主题（事由）、文种三部分的。有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。

2.主送机关。党政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关。但党政机关受双重领导的情况比较多见，只报一个主送机关显然不妥，因此，主送机关不止一个。报告应报自己的直接上级机关，一般情况下不得

越级行文。

1996年《中国共产党员机关公文处理条例》规定执行。“向上级机关行文，应当主送一个机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。”

3.正文。各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容、结尾三部分组成。开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”的程式化用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题、结束语三部分的写法，呈报性报告用“以上报告当否，请指示”等程式化用语；呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行。”的程式化用语。

4.落款。在正文之后写上发文机关和日期。如标题中有发文机关，则只写日期。述职报告的写法有所不同

开头部分主要写明个人主持工作的概貌；主体部分一是写主要成绩，二是写缺点和教训，三是自己的愿望和今后打算。

（五）写报告应注意的问题 1.要及时报告，要有时间观念；

2.要一事一报告，突出中心。除综合报告外，都要坚持一文一事，一事一报，一文一题的制度。写作中切忌掺沙、加泥、横生枝节，要突出中心内容。

3.不能带请示事项。

4.以述为主，述议结合。报告主要是陈述事情，反映情况，因此，必须将有关情况和存在问题表述清楚，以叙述为主，在叙述的基础上进行概括和分析。切忌说教，六、函

（一）函的概念

根据《党政机关公文处理工作条例》，函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关，基层单位；党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。函的内容格式比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用十分广泛。

（二）函与通知的区别

1.性质不同。函主要用于机关之间相互洽商业务，询问答复问题，属于商洽性公文；而通知主要用于传达上级指示或告知下级机关需要知道的事项，属于传达性、知晓性公文。

2.行文关系不同。函是平行文，通知是下行文兼平行文。

3.效力不同。函没有领导作用，没有行政约束力和法律效力。而通知则有。

（三）函的分类

函从形式上可分为：公函、便函、来函、复函等； 函从内容上可分为：商洽性函、询问性函、答复性函、委托性函、告知性函。

（四）函的写作方法

1.标题。通常要求写明发文机关、内容与文种。如：《某某关于联系临时借房问题的函》。如属回复问题的函，则多在“函”字前加复字。如：《某某关于建设单位为动迁户建房问题的复函》。

2.发文字号。函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同。由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。

3.主送机关。函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。

4.正文。需写明下述三部分内容。

（1）制发函的根据与理由。

（2）商洽或询问（答复）以及请求批准的具体事项。要求中心明确，内容具体，方便对方办理或答复。

（3）结尾。通常适宜使用致意性词语，如“特此函告、特此申请，为盼、是荷”等。

（五）函的写作要求 1.用语谦和，讲究分寸。2.要一函一事，中心明确。3.要开门见山，直述原由。4.要简短明快，不用套语。思考题：

1.请示与报告的区别是什么？ 2.函与通知的不同处在哪？

3.按述职报告的写作要求，写一份自己的述职报告。

七、纪要

（一）会议纪要的适用范围（概念）

根据《党政机关公文处理工作条例》，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

（二）纪要的作用

1.对上级机关、单位作情况汇报； 2.对下属机关、单位作工作指导；

3.对与会机关、单位作开展工作的依据，要求共同遵守，共同执行；

4.对友邻机关、单位可起到互通情况的作用。

（三）纪要的种类

1.办公会议纪要。又称日常行政工作会议纪要。主要用来反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况。其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体依据。

2.专项会议纪要。即各种类型的交流会、座谈会、研讨会纪要。这类会议纪要常常通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，给人们以深刻的启发，给工作以宏观的指导。但这类会议纪要如果未经领导机关批转就不具有像办公会议纪要那样的行政约束力。

（四）纪要的写法

纪要原称会议纪要，文体结构一般有标题、开头、正文、结尾四部分组成。

1.标题

会议纪要的标题一般有以下几种写法：（1）会议名称加文种

（2）会议名称加纪要内容加文种。如《河北省文学艺

术研究会第二届理事会第三次会议纪要》（3）发文单位名称加会议名称加文种。

（4）正题加副题。如《维护财政制度，加强经济管理 ——在财政部召开的〈预算法〉座谈会上的发言纪要》 纪要的标题必须明确，绝不可以“会议纪要”为题。2.开头

简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议的起止时间、地点、参加会议的人员、列席会议的人员、会议的主持人、会议的主要议程、主要活动和会议结果。

（《党政机关公文处理工作条例》对纪要的写法有新规，以条例为准）

3.正文

会议纪要的正文一般有三种写法：（1）条项式写法

即把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各自成一点写出。工作会议纪要大多都用这种写法。这种写法条条项项井然有序、便于理解、记忆、执行。

（2）综合性写法

即把会议内容，按性质综合为若干部分，然后逐一写出。工作经验交流会纪要、学术问题研讨会纪要，一般都用这种写法。这种写法有一定的难度，但有利于概括丰富的内容，有利于从原则高度上把问题说深讲透。

（3）摘录式写法

即摘要只记会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。这种写法通过摘录发言人的话，反映发言人的观点，使人觉得客观、真实。写法是，先写发言人的姓名，然后记其发言。发言者第一次发言时，在姓名后可注明单位，职务。要注意不要全文、原话尽录，要摘其要点。

4.结尾

一些会议纪要不单独写结尾，主体部分的最后一个问题写完即结尾。有些会议纪要要单独写一段结尾。内容有的写会议主持人或其他领导人的总结讲话；有的对会议作出一些估价；还有的是发出号召，提出希望。

5.写纪要应注意的问题

（1）召开会议的时间、地点要写楚。

（2）参加会议的人员一要记清楚，二要注意职级，按行

政级别从大到小依次排列。或按姓氏笔划排列。或按参加会议单位的主次先后顺序排列。

（3）不能记流水帐，要注意归纳。

八、总结

以上讲了党政公文中常用的7个文种的写作方法与要求，这里再讲一点通用公文的写作方法。通用公文的种类很多，大概有八大类、几十种之多，根据大家的工作实际，我们只讲一种，也是最常用的一种，即总结的写作。

（一）总结的概念

总结是对前一段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判，从理论认识的高度概括经验教训，以明确努力方向，指导以后工作的一种应用性文体。也可叫事务文体或通用文体。

（二）总结的重要性

总结是党政机关、企事业单位、社会团体广泛应用的一种文体。通过总结，人们可以把零散的，肤浅的感性认识上升为系统、深刻的理性认识，从而得出科学的结论，以便发扬成绩，克服缺点，吸取经验教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。还可以把先进经验被上级推广开来，为其他单位所吸取、借鉴，推动工作的开展。总结要明确几个要点：

1.实践是总结的基础，没有实践就无所为总结。只有实

践好，才可能总结好；

2.总结不是对事实的罗列，而是对事实的理性分析； 3.总结的目的是为了更好的指导今后的实践； 总之，总结的重要性不仅在于理性的认识过程，更重要的是能动地指导以后的实践，使实践建立在不断创新的基础上，具体地讲：

对个人来说，总结是提高思想认识和工作能力的有力途径；

对工作来讲，总结是推动事业不断前进的行之有效的方法。

（三）总结的类型

从不同角度分，总结可分为多种类型。如：

根据总结的内容多少，可分为综合总结（全面总结）、专题总结；

根据总结的对象，可分为工作总结、学习总结、会议总结、思想总结、生产总结等；

根据总结的范围，可分为个人总结、单位总结等； 根据总结的时间，可分为年度总结、季度总结、月份总结等。

其实上述分法多数是交叉的。从各级党政机关和行政单位来讲，总结的内容自然是本部门、本单位的工作。因此，全面的工作总结和专题工作总结之分，是对总结的一种较切

实可行区分。也就是说，总结通常分为全面工作总结和专题总结两种。

全面工作总结，也就是日常所说的工作总结，或叫工作报告，是检讨工作得失，总结经验教训常用的一种公务文书。它可提高本单位人员对工作规律性的认识，提高干部工作能力；也可以报送上级领导机关，供上级了解情况，发现典型，指导工作。

全面工作总结既可对一个单位和部门某阶段内各方面工作的全面总结，也可以是对某项工作的情况、成败得失的“单项性全面总结”。

专题总结，就是指对某一方面的工作或者对某项工作的一个方面，或者对某个专门性问题所作的总结。这类总结重在“专”，它的内容单纯集中，针对性较强。

（四）总结的基本特征

1.自我实践性。所谓自我实践性，就是说总结所使用的材料是自己或者本单位的实践情况，它所运用的叙述人称是第一人称。

2.普遍指导性。就是说总结不是自我实践的现象表白，而是自我实践的理性升华，它要求抓住自我实践活动的独特性，经过分析、综合、归纳找出规律性的东西。

3.叙议的条理性。总结的表达形式主要是叙述和议论，这里的叙述是概括的叙述，议论属于概括的论断，将叙述

和议论相结合，有时先叙述后归纳，有时则可是先归纳后叙述。

（五）总结的写作方法

总结的格式由标题、正文、落款三部分组成。1.标题。

总结的标题一般要包括单位和制发机关名称、时间概念和文种类别（工作总结）“三要素”。有时只写时间概念和“工作总结”，不写单位名称。具体写法有两种；

一种是公文式的标题。就是上述说的“三要素”。这种标题比较醒目，一目了然，一看就知道是哪个单位、什么时间、什么内容的总结。

一种是新闻式标题。这也有两种写法：一是单题式。概括总结的主要内容，而不出现总结的字样，这类标题简明扼要，便于让读者把握总结的内容重点。二是双题式。由正题和副题两部分组成，正题概括总结的主要内容，副题标明单位名称、时间概念等。这种标题周密完整，能给人以较强的印象。

总之，总结的标题要求八个字：准确、简明、新颖、贴切。

2.正文

总结的正文要写明三个方面的内容。

（1）情况概述。这部分是总结的开头部分，具体

内容写法各异。有的简明扼要交待有关情况，如时间、地点、过程以及主要成绩等；有的将总结的中心内容作必要的概括提示；还有的是写明写作的动机、目的，以引起人们的注意。

（2）主要成绩和经验体会。这是总结的主体部分。在此要用翔实的材料，将工作中取得的成绩和做法写明，最好有实例、有数字。按工作内容分条列款写清楚。在此基础上，写经验体会，就是对工作情况进行分析、归纳、提炼，有感性认识上升到理性认识的高度，从中找出规律性的东西。要求有观点，有事例，有理有据，观点鲜明，重点突出，条理分明。

（3）问题及努力方向。在写完主要工作成绩和经验体会之后，还应简明扼要地找出存在的问题和教训。存在的问题就是在实践中暴露出来的一切缺点和失误，其中也包括实践中深切体会到应该解决而暂时没有条件解决或者没有方法解决的问题。努力方向是指在总结经验教训基础上，分析形势、规定任务、提出措施、表明决心、展望前景。有的简明写出新年度或下一步的工作构想。3.落款

落款部分一般写明总结的时间。如果在标题中没标明总结的单位或个人，还要在时间前面写明单位名称或个人姓

名。

除党政公文和其它法定文书外，任何文章的写作都应遵循“大体则有，定体则无”的原则。写总结也不例外，其布局形式要由总结的内容来决定，可根据总结内容灵活变化。具体可分为两种布局形式：

（1）基本型。就是上述讲的形式。（2）变化型。

A、第一部分，情况部分用简要的语言写明实践的时间、地点、主要实践内容，大要过程，主要成绩等。第二部分经验体会部分，写主要经验，主要做法和取得经验的原因。在排列材料时常用递进或并列关系列成一二三，或首先、其次、再次、最后等。写法可在每一段的段首列出观点，然后把精选的事实依据观点列下来；也可运用小标题式，把材料按一定的内在联系分成几部分，在每一部分前面冠以醒目的小标题。第三部分写存在问题及努力方向。

B、情况——（主要工作成绩）——体会（工作总结）

C、情况——做法——努力方向（经验总结）

（六）总结的写作要领

1.要贯彻从实践中来，从群众中来，实事求是的精神。就是写总结时要深入实际，深入群众，认真搜集材料，即便

是写个人总结，也要认真回忆和查阅有关资料，认真观察客观效果或听取有关的反映。实事求是就是在总结时要坚持实事求是的科学态度。什么是实事求是？实事就是客观存在的一切事物；是就是客观事物的内在联系，即规律性；求就是研究。

2.要深入总结规律性的东西，不停留在表面现象上。总结不是表面现象的罗列，不能是记流水账，不能是枯燥无味的条文凑合，而应当是从实践活动中归纳出来的规律性的概括或说明。所谓规律性，就是指的体现事物本质的，经常起作用的，反映事物必然性的东西。

3.要以有关方针政策为指导，抓住重点问题，不要平铺直叙，面面俱到。要以党的方针政策为准绳，检讨、总结其得失和体会，说明有关方针政策和规定在本部门、本单位是怎样结合实际贯彻执行的，有什么创新或体会，对于今后的工作有什么意见和考虑。另外，总结时还要善于抓主要矛盾和矛盾的主要方面，对于非重点问题，要少用笔墨，对于细枝末节要大胆删去。

4.要坚持辩证观点，反对形而上学和固步自封的思想，要注重发现新事物和新经验。要一分为二地看待事物，既要看到主流，又要看到支流，既要看成绩，又要看不足，不能采取绝对肯定或绝对否定的态度；要用发展变化的眼光看待事物，既到看到过去的基础，又要看到现在的实际，还要看

到将来的发展。不能静止的，绝对的看待事物。另外，还要善于发现新事物，总结新经验，研究新问题。5.语言要通俗，言辞要朴实。

思考题：

1、谈谈总结的写作格式？

2、谈谈总结的正文有哪些内容？

3、写一份你个人的年度工作总结。