应收款和预付款管理规范(上传稿)_预付款收款
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收购社应收款和预付款管理规范（征求意见稿）
一、目的为了加强投资公司的应收款及预付款管理，合理降低投资公司的资金缺口，减少坏账风险，特制定本管理规范。
二、定义和范围
2.1 应收款：公司销售产品、提供劳务应向客户或分销商按照合同约定收取的款项。包括但不限定于存在授信的分销和商旅应收款，已完成清位的切位款，到期的押金和未消耗完的预付款等。
2.2 预付款：根据双方签署的合同或协议，供应商尚未提供相应服务或产品的情况下，公司提前支付给供应商的款项。包括控位预付、充值预付、按单预付、押金预付及按单结算等。
2.3 适用范围：投资公司。
三、责任主体和管理要求
3.1 应收款的管理
3.1.1 信用政策：信用政策（赊销）包括信用额度、信用期限、审批级次，结算方式和催款计划。公司管理层应当按季对所有的核心客户和分销商进行资信评估，制定适用的信用政策。当公司资金周转紧张时，要及时紧缩公司的信用政策，以预收款或现款作为主要销售方式。
3.1.2 实施前提：信用政策的实施必须基于客户或分销商良好的资信、良好的历史业务往来、双方签章的书面合同（订单）或书面往来公函。严禁与客户或分销商以口头协议或私人名义进行账款赊销。
3.1.3 单据管理：公司的每笔应收款在形成时都要明确责任部门及责任人。销售合同、订单、信用政策申请单、账单和其他书面公函等原始单据应当加盖双方公章，并妥善保管。
3.1.4 账务处理：财务部每月应及时、准确的进行应收款的核算，增加辅助信息，确保每笔应收款可以落实到合同，落实到部门。后期回款时，财务部要及时进行账务调整，减少应收款挂账、倒挂等情形。
3.1.5 按月统计：财务部每月结账完毕后，原则上次月初10日内将上月末应收款按客户、分销商和账龄等口径进行归类和统计，提交公司各业务部门，作为公司催收的依据。
3.1.6 定期通报：财务部每周应将上周各业务部门应收款的回款情况向管理层进行定期通报，督促应收款的清理和回收。
3.1.7 催收管理：公司应将每笔应收款落实到部门，落实到个人。部门员工离职前，应将个人负责的应收款催收情况书面交接，双方签字确认，防止应收款无人跟进，形成坏账。3.1.8 逾期管理：公司应重点关注逾期应收款。
3.1.8.1 逾期一个月以内的应收款，责任部门每月应单独形成书面报告，说明逾期原因、催收情况和预计坏账损失等，提交公司总经理审阅。
3.1.8.2 逾期三个月以上的应收款，责任部门每月应单独形成书面报告，提交公司总经理和分管VP审核。
3.1.8.3 逾期六个月以上的应收款，责任部门应收集应收款的原始材料，包括合同、银行流水、通信记录、书面往来等，寻求司法途径回款。财务部和法务部应当积极配合。对于公司总经理和分管VP确认走司法途径追偿的应收款，法务部应按追款进度逐月反馈给责任部门、公司总经理和分管VP。
3.1.9 坏账损失：每季度末，财务部应对公司应收款进行全面盘点，评估应收款回款可能，确认坏账损失。并将评估结果反馈至总部投资财务部。
3.1.10 考核管理：应收款的会计处理是否准确、回款是否及时均应在部门绩效考核中体现。逾期三个月以上的应收款，应当按应收款余额调减责任部门和责任人的考核利润，待应收款实际收回时，调回考核利润。确认出现坏账损失的应收款，应当按坏账损失金额直接扣减责任部门和责任人的考核利润。3.2 预付款的管理
3.2.1 上报资金计划：每月25日前，财务部应向总部上报下月的资金使用计划，包括供应商预付款、供应商应付款、员工工资、日常经营费用等。下月的资金使用计划力求准确，与实际资金使用情况差异控制在10%以内。
3.2.2 额度管理：预付款通过“资金池”的预算额度进行管理。预付资金池为上年度平均月销售收入的30%，原则上当年不予调整。财务部对资金池额度进行实时监控，预付款超出资金池额度，财务部停止付款，直至资金池额度恢复。
3.2.2.1 采购预付，按合同（或订单）预付、并按合同（或订单）结算情形下，合同归来前，向供应商支付的款项，占用预付池额度；订单归来后，预付款结转至营业成本或对冲应付款时，不再占用预付池额度。
3.2.2.2 押金预付，押金预付在退回日期前，占用预付池额度；实际退回或结转至营业成本时不再占用预付池额度。
3.2.2.3 充值资金，充值到供应商账户的资金，在未使用前占用预付池额度。“使用”是指供应商完成最终出票、或对顾客已完成产品交付。
3.2.3 超额度审批：当预付资金额度不足或已超额度，但仍有预付款需求时，单笔预付额度不超过200万且累计超额支付不超过1000万，需预付款申请方发起并提报财务部，经公司总经理审核同意后付款；单笔预付额度超过200万或累计超额支付超过1000万，需预付款申请方发起并提报财务部，经公司总经理和分管VP审核同意后付款。
3.2.4 每月通报：财务部每月初将上月预付资金使用情况、预付资金结转情况和剩余资金池额度向公司总经理和分管VP进行书面通报。
四、附则
4.1本制度由总部投资财务部负责解释和修订。4.2本制度自发布之日起执行。
