关于毕业生档案管理、转递的通知_毕业生档案转递通知单

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关于毕业生档案管理、转递的通知

为做好毕业生档案管理工作，确保档案材料的规范、完整、准确，做到归档及时，转递顺畅，特作如下规定：

一、归档材料的收集。

1、毕业生归档材料包括：高考材料、学生登记表、学年鉴定表、学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表、毕业生登记表、党（团）组织材料（入团志愿书、入党志愿书和党员登记表）、奖励、处分材料、毕业生体检表、教育实习鉴定表、教师资格认定申请表、婚育证明等。这些材料必须用钢笔或炭素墨水笔认真填写、字迹工整。用铅笔或圆珠笔书写的材料、复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不在归档范围；

2、学年鉴定表、毕业生登记表、学生学籍成绩表、毕业设计（论文）考核表等各表中的鉴定（如班组鉴定、班主任鉴定及学院意见等），应本着对学生负责的态度逐一认真填写，并加盖相应的校、院、系印章；

3、校级以上（含校级）的奖励审批表和受严重警告以上处分的材料（原文）才能归档，各学院的奖惩材料不在归档范围。

二、档案管理。

1、已办理报到证的毕业生，其档案原则上转至报到地的用人单位或由人事代理所在人才市场保管。个别学生档案如需学校代为保管的，则必须出具单位不接收档案证明，由学生本人提出申请，经所在学院同意，就业指导中心审定，并按规定到学校财务处交纳档案代保管费（120元∕年）后，学校方可代保管档案；

2、未办理报到证的毕业生，其档案转递采取自愿原则，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：①人事代理。通过人事代理将档案转至相应的人才交流中心，如湖南省人才流动服务中心等（档案管理、转户籍、代评职称、转正定级等）；②回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请（申请表在校园就业网可下载），经学院同意后方可办理。湖南省生源转至市级教育局大中专毕业生就业指导中心，外省生源转至所在省教育厅或省人事厅大中专毕业生就业指导中心；③不回生源所在地的由学校负责管理，保管期限为两年。两年后仍未调档者，档案转至生源地（湖南生源转至市教育局大中专毕业生就业指导中心，外省生源转至各省教育厅或省人事厅的就业指导中心）。如需学校代保管则需到学校财务处交纳档案代管费120元/年；④湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心可代理档案、户口托管(档案无偿保管两年，户口代管费120元/年)。

三、档案转递。

1、档案是通过邮政局采用机要方式寄往接收单位，接收档案单位必须是县级以上有人事档案保管权限的国营企、事业单位或人才交流中心等；无人事档案保管权限的外资、私企、家庭不能接收机要。请毕业生与用人单位联系准确的存放档案地址，以免影响报到和档案转递。

2、邮政局机要转递信件查询期限为一年，过期不办理查询。毕业生可根据在学院填报的收档单位及时到所填单位询问档案是否收到，校园网：http:///可查询档案去向。

四、根据有关规定，毕业生档案材料在毕业生离校一周内寄出，各学院务必在毕业生离校后及时送交毕业生归档材料和档案转递信息到学生档案室，在送交归档材料时必须由学院统一按专业、班级学号的先后排序，一次交齐，并请各学院就业负责老师带领专人来学生档案室整理归档、转递材料。

五、暑假期间原则上不办理毕业生调档事宜。

湖南科技大学就业指导中心