职位说明书的编写_如何编写职位说明书

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职位说明书的编写

职位（也称工作说明书）说明书是关于工作执行者实际在做什么，如何做以及在什么条件下做的一种书面文件。这种信息又可以用来编写工作规范。工作规范说明了工作执行人为了圆满完成工作所必须具备的知识，能力和技术。

职位说明书的编写并没有一个标准化的模式，但大多数的职位说明书都包括以下几项内容：1，工作标识；

2，工作综述

3，工作联系，职责与任务

4，工作权限

5，绩效标准

6，工作条件

7，工作规范

图3-----8就是工作描述的一个例子。

续前图

图—8职位说明书样本举例

这部分还应当包括对那些令人不舒服的.比较脏的以及危险任务的描述。

工作标识

如图3—8所示，“工作标识”部分包括了这样几类信息工作名称一栏对工作的名称（例如数据处理操作主管人员.销售经理或库存控制员等）加以明确。（正像职位说明书一样，你应当使工作名称符合当前邹势，在这方面，美国劳工部的〈职位名称词典〉非常有用。它不仅`列出了数千种工作的名称，而且还对每一种工作的典型任务都进行了描述。）职位说明书的工作地位一栏主要是为了快捷地显示出工作是否有法律免除控制的情形（根据〈公平就业法〉的规定，某些特定职位，主要是一些管理类和专业类的职位可以不受最低工资和超时工作条款的限制）。主要代码一栏则是为了便于快速查找所有的工作，组织中的每一种工作都应当能有一个代码，这些代码代表了工作的一些重要特征，比如，它属于何种工资等级。工作分类的日期一栏标明了工作说明书的具体编写日期是什么时间。说明书中还标明谁认可了这份说明书，此外，还要标明工作所处的“企业/分公司和部门/事业部”以确定工作的位置，直接主管的职位名称在工作标识中同样也要显示出来。

工作标识部分还包括可与工作的工资等级和/或工资范围相关的信息。工资等级一栏表明在组织中存在工作等级分类的情况下，此工作处于那一等级例如，一家公司将秘书分为秘书二等.秘书三等等。最后，工资范围部分提供工作的特定工资水平或工资范围方面的信息。工作综述

工作综述这部分应当描述工作的总体性质，因此只列出其主要功能或活动即可。这样，对于数据处理主管人来说，起工作综述可以描述为：“指导所有的数据处理的操作.对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求。”对于物料经理这一工作来说，其工作综述可以描述为：“物料经理负责生产线上所需要的所有材料的经济性购买.规范性运输以及存储和分配。”对于邮件收发监督员这一工作来说，其工作综述可描述为：“邮件收发主管人负责接受寄来的邮件，对其进行适当的分类：然后准确地递送到收件人手中；还负责处理待寄出邮件，要求准确.及时地把它们发送出去”。

应力图避免在工作综述中可以为主管人员分派工作提供更大的灵活度，但一些专家明确认为，如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作说明书，而只是用象所分配的其他任务一类的语言，就很可能会成为逃避责任的一种托辞因为这使得对工作的性质以及雇员需要完成的工作的叙述出现了漏洞。

工作联系

工作联系这部分说明工作承担者与组织内以及组织外的其他人之间的联系情况，这一点我们可以人力资源经理为例来加以说明。

报告工作对象：雇员关系副总裁

监督对象：人力资源职员。考试管理人员。劳资关系员以及一个秘书。

工作合作对象：所有的部门经理和行政管理人员。

接触的公司外部人员：就业机构。管理人员代理招募机构。工会代表。州及联邦就业办公室以及各种公司客户等。

工作的责任与任务

职位说明书的另一部分是关于工作责任和工作任务的详细罗列。如图3—8所示，每一种工作的主要职责都应当列举出来。并用一到两句话分别对每一项任务加以描述。比如在此图中挑选。培训。开发下属人员这一任务被进一步定义为培养合作和互相理解精神。确保工作群体成员得到必要的专门训练。以及对培训工作进行指导。包括教育说明建议等。其他一些工作的典型任务包括维持收支平衡和控制库存。精确的编制帐户。维持一种有利的购买价格浮动区间。修理生产线上的工具和设备等等。

你可以利用美国工部的《职位名称词典》来界定工作的任务和责任/如3—9图

职位说明书中还适当界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限。对其他人实施监督的权限以及经费预算的权限。比如，工作承担者有权批准购买500美元以上的物品，有权批准雇员请假或缺勤的时间；有权对部门内的人实施惩罚；有权建议提薪；有权进行新雇员的面谈和雇用等等。

工作的绩效标准

有些职位说明书中还包括一部分有关工作绩效标准的内容。着部分内容说明雇主期望雇员在执行职位说明书中的每一项任务时所达到的标准是什么样的。

设定工作绩效标准并不是一件容易的事情。然而，大多数的管理人员都已经意识到仅仅告诉下属雇员要尽最大努力工作并不能保证雇员发挥最大的工作绩效。确定绩效标准的一个最为直接的方法是只要把下面的话补充完整就可以如果对于职位说明书中的每一职责和任务都能按照这句话叙述完整，那么就形成了一套完整的绩效标准

任务：将应付帐款准确过帐

1在同一个工作日内收到的发货票要在当天过帐

2对于收到的所有收据都必须在收到收据的第二天之前送交负责的部门经理签字认可 3平均每月发生记帐失误不得超过三次

4每月的第三个工作日结素时必须平衡总帐

任务：完成每日生产计划

1生产群体每一工作日所生产产品不低于426个单位

2在下一工作程序被拒绝的产品[平均不得超过2%

3每周延时完成工作时间平均不得超过5%

工作条件和工作的物理环境

职位说明书还要列明工作中所包含的一般工作条件。这包括嗓音水平危害条件或热度等 编写职位说明书的准则

以下是编写职位说明书的一些技巧

清楚工作描述应当清楚说明职位的工作情况，不能与其他职位说明书混淆不清

指明范围在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质，如用像为部门或按照经理的要求这样的句式来说明。此外，还要把所有重要的工作关系也要包括近来

专门化选用最专门化的词汇来表示：1工作的种类2复杂程度3技能要求程度4可能出先的问题的标准化程度5任职者对工作的各方面所负的责任大小6责任的程度与类型运用表示动作的词汇如分析搜集召集计划分解引导运输转交维护监督以及推崇等通常情况下组织中较低级职位的任务最为具体；而叫高层次的职位侧处理涉及面更广一些的问题

简单化最后，检查一下职位说明书是否囊括工作的所有基本要求。问问你自己如果一位新雇员读了这份工作说明书他或她对这份工作是自会有所了解？