广州市海珠区商业职务技术学校_广州海珠商务职业学校
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广州市海珠区商业职务技术学校 各部门档案材料的归档范围及保管期限表
（2006学年修改执行）
DQ 党群类 DQ11 党务综合序号
类目名称
保管期限 1 上级党组织有关党的建设的文件（如文件是针对本校的，则永久保存）
长期 2 支部大会
支委会会议记录、决议、通知 党支部工作计划、总结、经验、汇报材料、决定、通报 党支部和上级党委调研、检查、巡视、学校工作形成的文件 党支部负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 党支部大记事（含党史）党群系统启用印章的文件和印模 党群系统重要统计材料 党支部向上级的请示、报告、及批复党支部工作简报党支部保密、秘书工作的有关文件重要的群众来信来访及处理材料党支部工作统计表党支部建党工作及有关材料党支部与人员奖励及有关材料党支部与有关机关联系、协商工作的来往文件民主评议党员、党员培训所形成的材料
DQ12 纪检
序号
类目名称 上级纪委关于纪检工作的文件 纪委工作计划、报告、总结、调查及重要统计 校纪委会议记录 党员处分、复查材料 纪委工作规章制度 群众来访及处理意见
DQ13 组织
序号
类目名称 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查 落实政策的有关材料 本校中层以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等
（包括上级批准的，要附任免呈报表）本校中层以上干部名册 支部改选、增补委员的报告、审批
永久
永久
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
短期
短期
保管期限
长期
永久
永久
永久
长期
短期
保管期限
长期
永久
永久
永久
永久
永久
党员名册
永久 8 支部委员名册
长期 9 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党的材料
长期 10 发展新党员、预备党员转正的名册、党员增减名册
长期 11 党员转移组织关系信及存根
长期
DQ14 宣传教育
序号
类目名称
保管期限 1 上级关于宣传、德育、学生思想政治工作的文件
长期 2 学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结及校园文化建设的方案
永久 3 反映本校重大活动的剪报及图表
永久 4 学校有关学生思想政治工作的决定（含表彰先进、文明班级，优秀学生、三好学生、优秀学生干部的决定）、通知、规定、报表
永久 5 学校实施德育系统的方案，德育工作制度、激励机制等方面的资料
永久 6 学校和各级组德育工作、计划、总结、会议记录
永久 7 8 9 10 教职工政治思想工作动态及调查材料
领导班子、教职工理论学习的制度、计划、总结、记录
领导班子辅导教职工学习政治理论、教育理论的讲稿
学校向上级汇报宣传教育的材料
长期 长期 长期 长期学生思想政治工作（含学农、学军、培训学生干部等材料）典型调整材料和
统计（文明班评比等）
长期 12 德育工作的论文、经验总结
长期 13 本校举办家长学校的有关材料（计划、总结、活动记录）
长期 14 国旗下的讲话、升旗手的事迹
短期 15 德育工作小组人员名单，校内外德育工作网络，校外德育基地协议和活动记录 短期 16 后进生教育档案
短期
DQ15 统战
序号
类目名称
保管期限 1 上级关于统战工作的文件
长期 2 本校统战工作的计划、决定、报告、通告和总结
永久 3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久 4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
永久 5 港、澳、台和侨务工作材料
永久 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期 7 统战工作重要会议记录
长期
DQ16 工会
序号
类目名称
保管期限 1 上级有关工会工作的文件
长期 2 3 4
学校工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
永久 工会大记事，工会活动记录
永久 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）
长期 表彰工会选举先进集体、个人的材料、名单
长期6 处分会员的有关材料
长期 7 工会委员会议记录、记要
长期 8 基层工会干部名册
长期 9 会员名册
长期 10 妇女工作材料
短期 11 家属工作材料
短期 12 开展文娱体育活动的材料
短期
DQ17 团委 序号
类目名称
保管期限 1 上级关于团队和学生会的工作文件
长期 2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会
发言和大会通过的文件）
永久 3 团委工作计划、报告、总结、规章制度及年报表
永久 4 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言）团委工作典型调查材料 表彰和奖励先进团支部、优秀团员材料 处分团员的材料及复查材料
永久 长期 长期 长期 批准入团、离团材料及名单
长期 9 团干部名单、团员名册
长期 10 团委会议记录
长期 11 各团总支、团支部的有关材料
长期 12 团委、学生会和少先队组织的重大活动的方案和记录及获奖情况
长期 13 学生会机构、学生会干部名单
长期 14 学生会工作计划、总结
长期 15 学校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长期 16 少先队工作计划、总结
长期 17 少先队表彰先进、优秀的决定和有关材料
长期 18 本校团委举办团校的有关材料（学员名册、试题、结业证号、课程安排）
长期 19 本校团队、学生会刊物
长期
XZ 学校行政类
XZ11 行政综合序号
类目名称
保管期限 1 2 3 4 6 7 8 9 上级有关学校行政管理的综合性文件
校训、校徽、校风、校歌
全校性的规章制度、奖惩方案
学校年度、学期工作计划、报告、总结
校务委员名单、会议记录、纪要
本校教育事业规划、计划及上级批复
学校办学特色和实施素质教育的有关资料
学校评估材料及获奖情况
长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 5 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要
永久有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久11 学校运用现代化管理手段和管理模式进行管理的有关材料
永久 12 学年报表及综合统计
永久 13 启用印章的文件及印模
永久 14 本校历史沿革、情况介绍
永久 15 本校大记事
永久 16 校史工作材料
永久 17 教职工代表大会文件材料
永久 18 本校向上级的请示及其批复
永久或长期 19 全校性的工作会议、研讨会、座谈会文件
长期 20 校长任期目标、校领导任期述职报告
长期 21 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿本校各部门的、请示及学校的批复（分类立卷）校友工作材料校庆工作材料学校每月工作安排人民来信来访材料本校开展各类学术活动的文件本校与国内单位协作的材料（各类协议书）
XZ12 人事
序号
类目名称 上级机关有关人事工作的文件 人事工作计划、总结报告、调查材料、会议记录 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 校人事权限内的干部任免文件及名册 师资培养的制度、计划、措施、成果、总结 学校对教职工综合素质考核评价制度 人事统计报表 本校人事工作的规章制度 全校各岗位职责、每学年教职工岗位聘任名册表彰和奖励先进教职工的材料处分教职工的材料和复查、撤职处分的材料教师任职期满考核材料教职工转正、定级、聘任材料及上级批复（按类立卷、要求附审批表）
富余人员安排情况教职工工资调整材料、名册教职工职务津贴、岗位津贴变动材料教职工参加社会保险的材料教职工调入、调出、商调的有关材料新教师的报到证和岗前培训证离退休人员增加离退休费材料教职工退职、离职和出国的有关材料教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料教职工年度考核材料结果本校计划生育工作的有关材料和统计表以及领取独生子女名册
长期
长期
长期
长期
短期
短期
短期
短期 保管期限
长期
永久
永久
永久
永久
永久
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
教职工援外和支援边远地区材料
短期 25 教职工离退休反聘报批材料
短期 26 教职工福利工作（包括老龄人工作、“关心下一代”工作）
短期 27 使用临时工有关材料
短期
XZ13 监察、审计
序号
类目名称
保管期限 1 上级有关监察、审计工作的文件
长期 2 本校监察、审计的规章制度
长期 3 监察与审计工作计划、总结、调查报告
长期 4 监察、审计工作统计年报表及重要报表
长期 5 干部处分复查材料
长期
XZ14 保卫
序号
类目名称
保管期限 1 2 3 4
XZ15 总务
序号
类目名称
保管期限 1 上级有关总务工作的文件
长期 2 本校总务处规章制度、工作计划、总结
长期 3 有关总务工作的报告、批复、调查材料
长期 4 学校财产资料
长期 5 房屋管理、调配使用、转移等规定和总结
长期 6 学校卫生工作制度、医务室工作制度、学生常见病防治措施
长期 7 师生员工的健康状况调查材料及统计表
长期 8 防震、防汛、环保工作的文件材料
短期 9 爱国卫生、公费医疗、保健工作的计划、总结、规定、通知等材料、卫生检查 评比记录
短期 10 车辆工作的有关材料
短期 11 膳食工作的有关材料
短期 12 校园绿化分布图及绿化覆盖率
短期 13 学生收费情况
短期
XZ16 档案、图书
序号
类目名称
保管期限 1 上级有关档案、图书工作的文件
长期 2 3 4 5 全宗介绍
档案图书的规章制度、工作计划、报告、总结
档案、图书的概况、发展规划、藏品目录、统计及年报
档案、图书部门与校外交流的有关材料
永久 长期 长期 长期 上级有关公安保卫工作的文件
本校保卫工作制度、计划、总结、报告、调查材料、统计报表、请示与批复
本校治安会、消防组、大楼管理小组等材料
安全负责人名单和职责
长期 长期 长期 长期
JX 学校教学类
JX11 教学综合序号
类目名称
保管期限 1 上级颁发的有关教学工作、科技教育、环境教育语言文字的文件
长期 2 学校整改方案、培养目标及学制、有关教学的规章制度
永久 3 教导处工作计划、总结、会议记录、学校对教学质量的分析报告
永久 4 各学期教师任课安排、科组名单、级组名单
永久 5 学校领导、教师担任省、市教研员的名单、证书复印件
永久 6 有关教学教务工作统计报表（含非毕业班统考成绩的分析）
永久 7 教学情况调查报告、教学常规检查记录、教师公开课情况统计和记录、优秀 教学质量评奖材料
长期 8 教师优秀论文、获奖论文、发表论文及情况统计
长期 9 学校教研、科研机构和教研、科研计划、总结、课题、方案、成果等资料
长期 10 各学期各科组和备课组活动记录
长期 11 本校艺术节的材料
长期 12 本校学生运动会的材料本校科技活动的材料 本校语言文字工作的材料 课外活动计划、总结及参加人数、辅导老师、活动内容记录
长期 长期 长期 短期 新生培训计划、总结
短期 17 校级领导听课记录
短期
JX12 学科与实验室建设
序号
类目名称
保管期限 1 上级有关各学科设置及实验室建设的文件
长期 2 各学科、实验室的论证、评估、申报、审批
永久 3 各学科、实验室的建设统计表、管理制度
永久 4 各学科、实验室的建设计划、简报、总结
长期 5 各学科实验开出率统计、演示实验和分组实验记录
短期
JX13 招生
序号
类目名称
保管期限 1 上级有关招生的文件材料
长期 2 招生计划、规定、生源计划
长期 3 新生录取材料及新生名单
长期 4 委培、代培、自费生计划、合同及名单
长期 5 招生宣传、招生工作总结
短期
JX14 学籍管理
序号
类目名称
保管期限 1 2 3 4 学生学籍册
学生德、智、体育情况登记册
学生成绩总册
在校学生名册
永久 永久 永久 永久 新生入学登记表
长期6 学生学籍及其变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
长期 7 学生处分材料
长期 8 学生奖励材料（含奖学金、优秀学生、三好学生、优秀干部、先进班级及参加
全国、省、市各项竞赛的获奖材料）
长期 9 学生考勤情况统计
短期
JX15 课堂教学及教学实践
序号
类目名称
保管期限 1 各学科的教学计划、课程标准
永久 2 课程要求及安排、校历表、课程表、个年级开设选修课、健康教育课、心理 教育课、劳技课的情况
长期 3 各学科课程试题库
长期 4 优秀教案、重要备课记录（包括选修课、健康教育课、心理教育课、劳技课 教案）
长期 5 教师运用现代化设备辅助教学的情况统计和记录
长期 6 各学科课堂教学中渗透德育的经验材料
长期 7 课堂教学模式研究的资料
长期 8 社会调查、社会实践（包括毕业实习、五项技能考核、三防演练）计划、总结
及有关材料
短期
JX16 毕业生
序号
类目名称
保管期限 1 上级有关毕业工作的文件材料
长期 2 毕业生毕业去向
永久 3 毕业生工作计划、简报、总结
长期 4 毕业生名册
长期 5 毕业会考成绩统计
长期 6 毕业生补办学历证明存根
长期 7 毕业证领取签收存根、毕业生领取档案登记表
长期 8 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料（就业安置征询意见函）
长期 9 免试直升生、保送生材料、毕业生加分申报材料
长期
JX17 自编、主编教材
序号
类目名称
保管期限 1 教师自编、主编教材（含课外活动教材）
长期 2 各学科使用教材目录
长期 3 教学指导书和习题集
长期 4 其他有保存价值的自编参考资料（中心班课、家长学校材料）
长期
JX18 教师业务
序号
类目名称
保管期限 1 班主任、教师的工作计划、总结
长期 2 教师的论文
长期 3 教师与班会课的优秀教案
长期 4 教师任课教学进度安排表、听课表
长期5 教师的教学质量分析
长期 6 教师自编材料、教学参考辅助资料
长期 7 教师继续教育（学习）、进修与岗前培训的资料
长期 8 教师获奖的有关材料、专业技术职务证书述职报告、各种聘书
长期 9 教师教学工作评估、工作量核算材料
长期 10 干部行政业务档案（包括在大会上的讲话题目）
短期 11 其他需归档的业务材料
短期
JJ 基本建设类
JJ11 综合序号
类目名称
保管期限 1 上级关于基建工作的文件
长期 2 基建工作总体规划
永久 3 基建工作年度（季度）总结、统计报表
永久 4 全校性总体规划、设计总平面图
永久 5 6 7 8
JJ12-1
设计基础
序号
类目名称
保管期限 1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告，地质图，堪察记录，化险报告，重要土、岩样说明
永久 2 地形、地貌控制点建筑物及重要设备及安装测量定位、观测计录
永久 3 水文、气象、地震等其他设计基础材料
永久
JJ12-2 设计文件
序号
类目名称
保管期限 1 初步设计
永久 2 技术设计
永久 3 技术秘密材料、专利文件
永久 4 关键技术实验
永久 5 单体规划设计
永久 6 设计计算书
长期 7 设计评价、鉴定及审批
长期 8 施工图设计
短期
JJ12-3 工程管理文件
序号
类目名称
保管期限 1 土地施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要
短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
长期 水、电、气管道分布图
地质勘探、地形测量材料
基建工作规章制度
基建工作计划、总结、简报
永久 永久 长期 长期 基建工作财务预、决策
长期
（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长期
（4）建筑材料实验报告
长期
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批
永久
（6）土建施工定位测量地质勘察
永久
（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
永久
（8）隐蔽工程验收记录
永久
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
永久
（10）分项、分单位工程抽量检查、评定
长期
（11）交工验收记录证明
长期
（12）竣工报告、竣工验收报告
永久 2 设备及管线安装施工文件
（13）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
（14）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
（15）焊接试验记录、报告、施工检验、探访记录
（16）隐蔽工程检查验收记录
（17）强度、密闭性试验报告
（18）设备调试记录
（19）施工安装记录、安装质量、评定、事故处理报告
（20）系统调试、实验记录
（21）管线清洗、通水清毒记录
（22）管线标高位置、坡度测量记录
（23）中间交工验收记录证明、工程质量评定
（24）竣工报告、竣工验收报告电气、仪表安装施工文件
（25）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
（26）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
（27）调试、整定记录
（28）性能测试和校核
（29）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
（30）操作、联动试验
（31）电气装置交接记录
（32）中间交工验收记录、工程质量评定
（33）竣工报告、竣工验收报告
JJ12-5 竣工验收
序号
类目名称 竣工验收报告 全部竣工图纸 质量评审材料 竣工验收会议决议文件
JJ12-6 基建财务
序号
类目名称 财务计划、年度计划 工程概算、预算、决算
短期
长期
长期
长期
长期
短期
长期
长期
短期
长期
长期
长期
短期
长期
长期
长期
长期
短期
短期
长期
长期 保管期限
永久
永久
永久
永久 保管期限
短期
永久
交付使用的固定资产
永久
JJ13 房屋产权
序号
类目名称
保管期限 1 购买公有住房申请表
永久 2 家属住房情况调查表
永久 3 公有住房售价评估表
永久 4 公有住房买卖协议书
永久 5 收款凭证、印花税发票（复印件）
永久 6 公证书
永久 7 出售公有住房审定书 房地产证、平面图（复印件）
SB 仪器设备类 SB11 综合序号
类目名称 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 本校仪器、设备管理的规章制度 设备工作计划、报告、总结、调查材料 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 上级或主管领导批复和准购批示 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
SB12 仪器设备项目
序号
类目名称 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 开箱记录及装箱单 安装、调试记录和双方签字移交文件保修单 验收报告及文件材料 设备说明书及全套随即文件材料 使用、检修、故障事故记录（设备履历书）
CK 财会类 CK11 综合 序号
类目名称 上级有关财务会计工作的文件材料 财会档案移交保管清册 财会档案销毁清册 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 会计移交保管清册 本校发放学生奖学金、助学金（或免费）的材料
CK12 会计报表
序号
类目名称
永久
永久
保管期限
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
保管期限
长期
长期
长期
长期 与设备共存 与设备共存
保管期限
永久
永久
永久
长期
长期
5年
保管期限
决算报表（含基建综合决算）
永久 2 年度以上规划表、分配计划、测算表
长期 3 年度以上各种统计报表
长期
CK13 会计账簿
序号
类目名称
保管期限 1 总账
长期 2 预算内账簿（含明细账、分户或登记帐）
长期 3 预算外帐簿（含明细账、分户帐、分户登记帐）
长期 4 学校专项基金账簿
长期 5 现金出纳帐（经费户、其他户）固定资产明细账（卡片）
（固定资产报废清理后保管丑年）
CK14 会计凭证
序号
类目名称 预算内各种原始凭证、记账凭证 预算外各种原始凭证、记账账单 学校基金各种原始凭证、记账凭证 会计拨款凭证及其他会计凭证 银行对外账单 涉外债权、债务及未清理完毕的凭证
CK15 工资清单
序号
类目名称 工资发放名册、卡片 工资转移、证明、通知存根 个人所得税交纳表
学校行政财会档案：CK11-15+11(行政财会)
校办企业财会档案：CK11-15+12(校企财会)
学校工会财会档案：CK11-15+13（工会财会）
CK 声像
序号
类目名称历届领导 2 重要会议 3 上级视查 4 校教代会德育工作（研讨会、主题班会、座谈会、社会实践）教学工作（研讨会、公开课、学科竞赛、交流活动）7 学团代会 8 外事活动 9 校艺术节庆祝活动
长期
15年 保管期限
15年
15年
15年
15年
15年
长期 保管期限
长期
长期
10年
参赛活动校运动会（学生、教工）13 科技活动 14 新生培训 15 学干培训 16 毕业汇演 17 毕业合照 18 优秀师生 19 荣誉实物 20 校舍建设 21 校友聚会 22 见习实习 23 课堂实录 24 其他
声像类包括：底片
SX11保管期限：永久
照片
SX12保管期限：永久 录音带
SX13保管期限：短期 录像带
SX14保管期限：短期
幻灯片
SX15保管期限：短期 磁盘
SX16保管期限：长期 光盘
SX17保管期限：长期
RY 学校人员类
RY11 在职人员
序号
类目名称 全校教职员工名册（分行政干部、教师、职员、工人的编制列出）2 行政干部 教师 职员 工人
RY12 非在职人员名单
RY13 已故人员
RY14 教职工增减名册
SW 实物类
序号
类目名称奖旗、锦旗奖牌、奖杯、奖碟、奖状、证书赠品、奖品
保管期限
永久
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期 保管期限
长期
长期
长期
