管理软件,协同为王_协同管理软件

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管理软件 协同为王(2009-04-30 11:32:44)

标签：协同软件 oa erp cio 孤岛 中国 it分类：源天新闻 2009年3月，据赛迪顾问发布的《08-09中国办公协同软件市场研究年度报告》数据显示：2008年，中国协同软件市场规模达到17.86亿元，同比增长10.2%，根据赛迪顾问对中国办公协同软件市场的预测：协同软件市场未来3年仍将保持较快的增长率，到2011年中国办公协同软件市场规模将达到36.08亿元，其中协同软件将达24.39亿元，割三分江山之二。研究表明，企业中的协同软件应用已超过办公套件。在各种信息化工具与企业资源迫切需要整合的大前提下，企业与机构必将实现“管理软件功能大集中”。从这个角度看来，协同是组织提升的必行战略。

一、信息孤岛

2009年是中国改革开放31周年，在这三十年国内经济在飞速发展的同时，国内的信息化建设也完成了从无到有的艰难起步，很多的CIO[1]也在此期间感受了“一个人做信息化到一群人做信息化”的酸甜苦辣。一大批企事业单位通过信息化建设和管理软件的应用，提高了工作效率和管理能力。

但同样不容忽视的问题是：每个单位，无论它是否实施了信息化，程度如何，都存在信息孤岛。甚至可以说信息孤岛是绝对存在的，不同的只是程度深浅的问题。不仅研发部门，人事与财务、设计与生产等各个管理系统之间的信息孤岛，也普遍存在。在此信息孤岛主要包括以下三个信息断层：

1、个人或者事务层。即个人自己的信息存在断层，例如工作无法自动安排日程，个人的信息、文档资料与具体的工作事务间缺乏关联；

2、团队或者组织层。即团队或者组织所属成员间，缺乏有效的信息沟通与关联，特别是对于多人共同处理的一些事务，这一断层的存在极大地影响了工作效率。

3、社会或者产业层。即同一社会区域间的不同组织单位、同属一个产业链的上下游厂商、企业与政府职能单位、各个不同的职能单位，之间都存在信息沟通不畅、协作性不高的情况。

二、协同的构想

面对信息孤岛，网络技术的兴起与应用似乎成为最为有效的解决方法。但在现实应用中，网络技术如果不结合协同软件，信息孤岛的消除帮助极其有限。因为如果在网络上“联网”的往往是单项应用或者单个部门，如财务、人事等等，许多信息、应用业务、组织成员之间并没有联网，就更谈不上基于网络的协作。特别是一些非结构化数据的连接与协作。另外在协同软件出现前，没有像企业资源计划（ERP）那样有深入的理论研究和体系化的应用推广，因此在应用上也比较紊乱，还缺乏比较扎实的理论基础和应用规范，如：流程管理、项目管理、知识管理等等。

事实上，非结构化信息数据的协作与资源计划管理（ERP）一样重要，来自国际知名研究机构Gartner的报告表明：一家不具备协作系统平台的公司，只能对20%的企业资源进行真正的优化与管理。而另外80%的有用资源则分别残留在电子邮件里、桌面上、内发的文件中、从网络下载的各种页面上，以及由企业应用程序生成的可读报告里。

三、协同为王

网络技术的兴起，使基于互联网技术的协作具备了技术基础。在互联网上看新闻、发邮件等单向的、以信息为中心的应用，已经转变为在网上处理办公事务、进行商务往来等互动的、基于团队和群组的协作。协同软件因为网络的普及而具备了更多应用基础。

那么协同软件到底能为企业做什么？

用上海小糸车灯有限公司信息部部长倪科[2]的话来说，“协同软件不仅为规模较小的企业省去购置各大系统所带来的昂贵代价，也为大型企业提供着相对敏捷的业务管理。它是一种“互相配合”的软件，主要作用是为了辅助多人、多组织共同完成管理事务，协同参与者是多个人员、群组和多个应用系统。”

事实上，在引入Velcro协同OA方案之前，上海小糸车灯有限公司曾先后建立全球领先的PLM（产品生命周期）、ERP（企业资源管理）和SRM（供应商关系管理）等大型企业管理系统。但因其管理的定位不同，这些企业级的大型平台无法触摸到日常行政管理工作的所有环节，而这些细分的管理末梢往往是随着公司业务的开展灵活多变的，即使通过这些超大型系统来管理，也将为企业带来极大的投资成本。因此，协同OA平台是企业信息化不可或缺的一部分。

四、OAERPPLM„„以及协同

也许有人会说，为企业保驾护航那不是应该由OA、ERP、PLM、SCM[3]、等一系列信息化手段来负责吗？这些系统才是名符其实的企业护航者。

有关调查统计发现，40%以上的OA项目交付超过期限与预算，OA的应用率不到55%，而OA项目实施失败率高达35%。相对于ERP等企业管理系统，OA看上去要简单得多。是什么原因导致OA项目如此高的失败率？个中原因，50%是由于软件产品本身同质化严重，不能满足客户单位需要不同管理模式和流程的个性化需求，40%是质量保证体系的措施实施不利，功能不够强大，30%由于软件供应商后续服务不到位、停滞造成。

ERP对数据的依赖程度是非常高的，大部分ERP失败的企业中，其中很大程度是因为主数据正确率低。如何确保数据的准确性呢？据不完全统计，大部分企业将此作为一个头等“麻烦”来看待。很多企业定义了各种企业制度来进行约束，但因数据收集工作常常因为“变化多端”而导致这些制度如同一纸空文。然而上海小糸车灯有限公司却成功利用了Velcro协同OA平台作为数据维护的“传送机”解决了这个麻烦，这不仅因为系统的“铁面无私”，更是因为即使流程发生变化，它也能在2个小时内将其修正。根据目前上海小糸车灯有限公司使用的情况来看，ERP数据的正确率由以往98%提升至99.8%。而之前被业务部门所认为的，如果通过烦琐的审批流程来进行数据维护，可能导致数据维护时间大大增加的情况，目前来看也并未发生，相反因数据一次性通过率较高，反而数据维护的时间缩短至原来的1/2。

五、文化的桥梁

随着企业规模的不断扩大以及信息化的不断推进，企业间人与人的交流变得越来越少。在各自盯着电脑埋头工作缺乏交流，直接导致工作无法正常开展。

上海小糸车灯有限公司企业员工通过Velvro协同OA“通讯录”可以非常方便的查看每个部门的所有人员联系方式和基本资料。OA平台内的流程，确保新员工能够更为便捷的处理其岗位的任何业务。而未使用OA平台以前的公司新员工，因为对公司人员和业务较为陌生，常常因为办理一些跨部门甚至跨地域的业务，而四处询问和奔波，不仅影响了工作效率，更是让新员工抱怨无从适应。

通过对近几年上海小糸车灯有限公司新员工中的绝大部分认为，进入公司需要学会的并不是业务方法，而是如何使用协同OA。它可以加快新员工对业务方法的掌握，并从中得到启发，加快对日常业务处理的了解。

六、协同为王

作为项目业务中的生力军，企业内部的协调官；协同软件上述的几点功能仅仅起到抛砖引玉的作用，其更广阔的应用领域不仅需要软件公司，也需要企业用户自己去不断挖掘，更需要

不同的行业用户互相共享彼此经验。在协同应用不断深化、整合的背景之下，协同终究会逐步演变为组织的信息中心，问鼎管理软件的王者。