WORD 长篇排版技巧_word长篇排版技巧
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----── 笔 者 在 长 期 使 用WORD 的 过 程 中 积 累 了 不 少 使 用经 验，今 从 中 精 选 一 些 整 理 成 文，与 读 者 分 享。让 首 页、奇 数 页、偶 数 页 的 页 眉/ 页 脚 各 具 特 色
--------用WORD 编 排 文 档 时，可 以 通 过 分 别 设 计 首 页、奇数 页 和 偶 数 页 的 页 眉/ 页 脚，使 文 档 更 具 特 色。
--------方 法 是： 单 击“ 文 件”*“ 页面 设 置” 命 令，单 击“ 版 面” 标 签，选 中“ 奇 偶 页 不 同” 复 选 框，创 建 页 眉/ 页 脚 时 就 可 以 区 别 对 待二 者； 选 中“ 首 页 不 同” 复 选 框，可 以 为文 档 的 首 页 设 计 有 别 于 其 余 页 的 特 殊 页 眉/ 页 脚。
--------设 置 了“ 首 页 不 同” 和“ 奇 偶 页 不 同” 后，单 击“ 视 图”*“ 页 眉 和 页 脚” 命 令，分别 设 计 首 页、奇 数 页、偶 数 页 的 页 眉/ 页 脚。假 如 不 对 页 眉/ 页 脚 进 行 设 置，他 们 之 间 不 会 有 什 么 差 别。设 定 页 码 格 式 和 起 始 页 码
--------在 默 认 状 态 下，页 码 一 般 以 阿 拉 伯 数 字 显 示，并 且 总 是 从1 开 始 进 行 编 号。为 目 录 区 编 辑 页 码 时，需 要 将 页 码 格 式 设 定 为 罗 马 数 字格 式 或 其 它 不 同 于 正 文 页 码 的 格 式，这 需 要 修 改 页 码 格 式。当 将 一 个 大 型 文 件（如 一 本 书 稿）划分 成 多 个 独 立 的 文 档 时，若 单 独 打 印 每 个 文 档，则 需 要 为 每 个 文 档 设 定 起 始 页 码，以 便 整 份 文 件页 码 的 连 续。
--------方 法 是： 单 击“ 插 入”*“ 页码” 命 令，单 击“ 格 式” 按 钮，弹 出“ 页 码 格 式” 对 话 窗 口，在“ 页 码 格 式” 列 表框 中，选 中 合 适 的 页 码 格 式； 单 击“ 页 码 编 排” 组框 中 的“ 起 始 页 码” 互 斥 选 项，在 后 面 的编 辑 框 中 输 入 一 个 合 适 的 起 始 页 码 值，单 击“ 确 定” 按 钮 返 回“ 页 码” 对话 窗 口，该 窗 口 中 的“ 取 消” 按 钮 已 变 为“ 关 闭” 按 钮，单 击 之 完 成 操 作。注 意： 不 要 单击 该 窗 口 中 的“ 确 定” 按 钮，那 样 会 在 页面 上 某 一 位 置 同 时 显 示 另 外 一 个 页 码，打 乱 了 原 有 的 页 眉 和 页 脚 的 布 局。在 页 眉/ 页 脚 中 插 入 文 档 名 称、文 章 标 题 和 文 档 总 页 数--------如 果 在 打 印 文 档 时，能 把 文 档 名 称 打 印 到 文 档 的 页 眉/ 页脚 中，可 以 方 便 日 后 查 找 文 档； 将 文 章 标 题 和 文 档 总 页 数 打 印 到 文 档 的 页 眉/ 页 脚 中，则 便 于 文 档 的 分 类 保 管，避 免 不 必 要 的 混 淆。一 般 来 说，这 些 内容 都 是 已 知 的，可 以 直 接 输 入，但 是，使 用WORD 提 供 的 域 功 能 可 以 使这 些 工 作 自 动 化。
--------方 法 是： 单 击“ 视 图”*“ 页眉 和 页 脚” 命 令，按 插 入 一 个 新 域，输 入“filename”，在 当 前 位 置 插 入 文 件 名； 输 入“styleref 1”，在 当 前 位 置 插 入 文 章标 题； 输 入“numpages”，在 当 前 位 置 插 入 文 档 总 页 数。
--------注 意： 要 插 入 文 章 标 题 时，必 须 将 文 章 标 题 设 定 为“ 标题1” 样 式。另 外 如 果 文 档 只 有 一 个 节 时，要 插 入 文 档 总 页 数 时，可 以用sectionpages 替 换numpages 域 类 型。下 图 是 在 页 脚 中 插 入 这3 项 内 容 的 打 印 预 览 效 果。版 面 的 垂 直 对 齐
--------通 常 大 家 都 知 道 段 落 的 对 齐 方 法，即 左 对 齐、右 对 齐、居 中 对 齐、撑 满 等，但 文档 在 页 面 上 的 垂 直 对 齐 却 用 得 不 多，有 些 人 根 本 就 不 知 道 有 这 样 的 功 能。但 是，当 需 要 将 页 面 内容 垂 直 居 中 或 顶 天 立 地 时，版 面 的 垂 直 对 齐 功 能 就 派 上 了 用 场。
--------方 法 是： 单 击“ 文 件”*“ 页面 设 置” 命 令，单 击“ 版 面” 标 签，切 换 到 页 面 设 置 对 话 页，单 击“ 垂 直 对齐” 下 拉 列 表 框 的 下 箭 头 钮，在 列 表 框 中 选 择 合 适 的 选 项，连 续 单 击“ 确 定” 按 钮 即 可。
--------Word 提 供 了3 项 垂 直 对 齐 功 能：
靠 上： 将版 面 内 容 从 版 心 的 上 边 依 次 向 下 排；
居 中： 将版 面 内 容 排 在 版 心 的 正 中 间；
两 端 对齐： 调 整 版 面 内 容 行 与 行 之 间 的 间 距，使 其 撑 满 整 个 版 心。5 为 文 档 编 排 行 号
--------当 需 要 为 文 档（如 源 程 序）编 排 行 号 时，单 击“ 文件”*“ 页 面 设 置” 命 令，单 击“ 版 面” 标 签，单 击“ 行号” 按 钮 打 开“ 行 号” 对 窗 口，选 中“ 添 加 行 号” 复 选 框，这 时 原 来 以 灰 色 显 示 的 各 个 选 项 变 为 黑 色 可 选 状 态，在“ 起 始 编 号” 和“ 间隔” 编 辑 框 中 输 入 适 当 的 数 字，单 击“ 距离 正 文” 列 表 框，选 中 一 种 格 式，最 后 选 中 一 种 合 适 的 编 号 方 式，连续 单 击“ 确 定” 按 钮 返 回，完 成 设 置。单击“ 文 件”*“ 打 印 预 览” 命 令，查 看 添 加 行 号 后 的 预 览 效 果。快 速 套 用 标 题 样 式
--------在 一 篇 文 章 中，一 般 含 有 多 种 级 别 的 标 题，将 文 章 划 分 成 多 个 相 对 独 立 的 部分，使 文 章 变 得 脉 络 清 晰，易 于 阅 读。
--------Word 提 供 了1 ～8 级 内 建标 题 样 式，可 为 标 题 文 本 套 用 相 应 级 别 的 样 式，如 果 标 题 样 式 不 合 要 求，还 可 以 修 改 之，使 其 符合 实 际 需 要。为 了 方 便 套 用 标 题 样 式，Word 专 门 为 选 用 标 题 样 式 定义 了 几 个 快 捷 键：
ALT+SHIFT+ ←： 将 插 入 点 所 在 段 落 提 升 为 和 文 档 前 面 最 近 的 标 题 一 样 级 别 的 标 题 或 比 本身 级 别 高 一 级 的 标 题
ALT+SHIFT+ →： 将 插 入 点 所 在 段 落 降 为 比 文 档 前 面 最 近 的 标 题（或 本 身 级 别）低 一 级 的 标题
CRTL+ALT+1： 将 插 入 点 所 在 段 落 设 定 为 一 级 标 题
CTRL+ALT+2： 将 插 入 点 所 在 段 落 设 定 为 二 级 标 题
CTRL+ALT+3： 将 插 入 点 所 在 段 落 设 定 为 三 级 标 题 7 巧 用“ 打 印 到 文 件” 功 能
--------在 使 用WORD 的 过 程 中 会 遇 到 这 样 的 问 题，即 文 档编 排 好 之 后，计 算 机 没 有 挂 接 打 印 机，想 在 另 外 一 台 计 算 机 上 打 印 文 档，然 而 这 台 计 算 机 又 没 有安 装WORD，用“ 打 印 到 文 件” 功 能 可 以 轻 松 地 解 决 这 一 难 题。
--------方 法 是： 单 击“ 文 件”*“ 打印” 命 令，在“ 打 印 机” 组 框 中“ 名 称” 下拉 制 表 框 中 选 中 一 种 要 使 用 的 打 印 机 类 型，选 中“ 打 印 到 文 件” 选 项，单 击“ 确 定” 按钮，弹 了 一 个 对 话 窗 口，在“ 文 件 名” 编辑 框 中 输 入 合 适 的 文 件 名 称（如mydoc），注 意 不 要 输 入 文 件 的 扩 展名，Word 会 添 加.PRN 作 为 文 件 扩 展 名，单 击“ 保 存” 按 钮，系 统 就 开 始 生 成 打 印文 件。
--------把 生 成 的 打 印 文 件(mydoc.PRN)复 制 到 磁 盘 上，拿 到 连 接 有 选 定 打 印 机 类 型 的 目 标 计 算 机 上 进 行 输 出，方 法 十 分 简 单，在DOS 提 示 符 下，键 入COPY mydoc.PRN PRN /B，打 印 机 就 立 即 打印 生 成 的WORD 文 档。这 种 方 法 可 用 来 打 印 多 份 文 档 和 加 快 打 印 进 度。打 印 宽 幅 版 面 的 技 巧
--------用WORD 的 页 面 设 置 功 能 设 定 了 一 个 宽 幅 版 面 后，在 宽 行 针 式 打 印 机 上 输 出 时，出 现 只 输 出 左 半 部 分 内 容，右 半 部 分 内 容 被 截 掉 了。这 是 由 于 打 印机 的 纸 张 大 小 与WORD 的 纸 张 大 小 不 吻 合 造 成 的，通 过 修 改 打 印 机 的纸 张 大 小 设 置，即 可 解 决 这 个 问 题。
--------方 法 是： 单 击“ 文 件”*“ 打印” 命 令，单 击“ 打 印 机” 组 框 中 的“ 属 性” 按钮，弹 出 打 印 机 属 性 对 话 窗 口，在“ 纸 张” 对话 页 上 的“ 纸 张 大 小” 列 表 框 中，一 般 选中 项 为“A4”，为 了 输 出 宽 幅 版 面，从 列 表 框 中 选 中“ 自 定 义”，在“ 用户 自 定 义 尺 寸” 对 话 窗 口 中，分 别 将 纸 张 的“ 宽度” 和“ 长 度” 设置 为 实 际 纸 张 的 大 小，连 续 单 击“ 确 定” 按钮 即 可。
Word长篇文档排版技巧
一、版面规划：
当我们要作一篇毕业设计时，要先对版面进行规划，比如页边距留多少，在上面装订还是在左侧装订等，下面把版面规划要用的操作一一说明：
1、设置页边距和装订线：
新建一个Word文档，选择菜单“文件”--“页面设置”，在“页面设置”属性页上选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”属性中选择“A4”，选择“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”、“右”四个边距属性中，分别调整为2厘米，并选择“装订线位置”为“左”，“装订线”设置为1.5厘米，“方向”设为纵向。
注：如果使用双面打印，建议把“页码范围”设置为“对称页边距”。
2、设置文档网格：
日常我们可以不作这个设置，但是毕业论文大都是老教授们审阅，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，所以我们要调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法，其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰，另外也显得我们写得内容多。
在“页面设置”属性页上选择“文档网格”选项卡，在“网格”属性中选择“指定行和字符网格”，并为“字符”设为每行“40”，为“行”设为每页“40”。另：可以通过“文字排列”中的“栏数”来设置分栏。注：不要设得过于稀疏，以免被认为在投机。
二、正文编辑：
作完版面规划，接着就是录入内容和编辑了，强烈建议大家用“样式”来对正文的内容修饰，而不是我们常用的，用字体、字号、行距、缩进等操作一点点来完成。在编辑时，建议大家一边录入，一边编辑，而不是所有内容都录入完成以后再作编辑，这样很容易漏掉一些重点内容没有编辑。下面一起看一下“样式”的使用：
1、使用“样式和格式”对文档进行编辑：
A、了解样式：
选择菜单“格式”－－“样式和格式”，这时在编辑区右侧会出现“样式和格式”的任务窗格。在其中即可设置或应用格式或样式。
其中，“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图3所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。
2、规划样式：
现在，我们来规划一下毕业论文中可能用到的样式。
对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。
文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。
文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。
规划结束之后，即可录入文字了。
3、应用样式：
首先，录入文章第一部分的大标题。保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择“格式”--“样式和格式”命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。
4、定义样式的快捷键：
在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。
将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击“修改”命令。在“修改样式”对话框上单击“格式”按钮，选择“快捷键”，显示“自定义键盘”对话框。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如“Ctrl+1”，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击“指定”按钮，快捷键即可生效。
用同样的方法为其他样式指定快捷键，现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。
5、修改样式和设置新样式：
当我们在编辑时，对Word自带的样式不能满意时，我们可以对已有样式进行修改或是自定义新样式。A、修改样式：
将鼠标移动到要修改的样式“标题1”上，选择右侧下拉菜单中的“修改”，在弹出的“修改样式”对话框上选择“格式”，会出现一个下拉菜单，上边有8个属性设置，分别是“字体”、“段落”、“制表位”等。点选“字体”设置，会打开“字体”属性设置页，我们把“字体”设为隶书，“颜色”设为红色，确定，退出。这时，“标题1”变为红色隶书，其它设置不变。
此时，你会发现当我们对“标题1”样式进行修改后，所有使用此样式的内容也随之变为了红色隶书的新样式，是不是很方便。但是我们想更方便一些，那你就再打开“修改”，勾选上“自动更新”，那么我们只要对正文任一使用了“标题1”样式的内容进行修改，而不必再打开样式进行修改，那么使用同一样式的内容也就随之改变了。B、定义新样式：
在“样式和格式”的任务窗格上选择“新样式”，会出现“新建样式”的对话框，内容和“修改样式”基本一样，在“名称”中我们输入“毕业论文”(可以自己随便起个名称)，在“样式类型”中选择“段落”，在“样式基于”中选择“标题1”，这样我们只要改自己所喜欢的属性就可以了，其余的都按“标题1”的样式，在“后续段落样式”中选择“标题2”，这样设置后，在使用了“毕业论文”样式内容后面的内容将直接套用“标题2”的样式，会很方便录入和编辑。通过“格式”属性的设置来简单设置此样式，也可利用“格式”下拉菜单中的8类属性页进行细化，最后通过“格式”属性下方的样式的详细说明来对此样式有一个全面了解，确认无误后，勾选“添加到模板”并确定。这样新建的样式就出现在样式列表中供我们使用了!
6、正文编辑时的注意事项：
这里要建议大家在作文档时，能用属性控制的，一定不要手动去调整，比如首行缩进2个字符，就不能用空格去控制。下面还有几点要强调： A、分页符和分节符的使用：
在作毕业论文时，封面和正文是要分成两页的，很多人会用回车把正文顶到第二页，这样以后修改会比较麻烦，容易出问题。正确作法是在封面内容后插入“分页符”或“分节符”。选择菜单上的“插入”--“分隔符”，在对话框上选择“分隔符类型”中的“分页符”或是“分节符类型”中的“下一页”。
两者都能实现分页的效果，只不过用“分节符”会多一个分节的功能，如果文档中有特殊的页需要纸张方向为“横向”，那么利用分节符会很方便，另外分节符在其它方面也有很多应用，不再赘述!B、不要过多的新建样式： Word中提供了很多种样式，可以打开“样式和格式”的任务窗格上的“显示”--“所有样式”来查看。如有特殊需要，可以修改某种样式，不建议用户自己新建。因为在Word提供的样式中，大都有“大纲级别”的设置，可以在很多关联功能中使用，比如目录。
7、正文编辑中的其它操作：
A、公式编辑器的使用：
默认情况下，公式编辑器是没有安装的。打开菜单“工具”--“自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“插入”，在“命令”中选择“公式编辑器”，将“公式编辑器”的图标拖曳到上方工具栏中。双击“公式编辑器”，系统提示此功能尚未安装，选“是”开始安装(会用到office安装盘或安装文件)。安装完毕后，会自动弹出公式编辑器及一个输入框，在公式编辑器工具栏上选取符号或是模板，在输入框里输入相应的数字，完成后，按ESC结束。B、表格的插入及使用：
在毕业论文中难免要加入一些表格，插入表格方式有两种。
一是用“表格”菜单下的“绘制表格”，这样可以使用表格绘制工具直观有效的作出表格来。另一种是通过菜单“表格”--“插入”--“表格”，来快速作出一个归整的表格来。
两种方法结合使用，可以把表格作的更复杂，更合理。
构建好表格以后，使用“表格”菜单下的“表格自动套用格式”来快速、专业的完成对格式的修饰。
三、整理目录：
当内容全部编辑完成以后，我们需要为论文生成一个目录，这样可以让审阅的老师一目了然，知道你写的内容是什么!
1、生成目录：
选择菜单“插入”--“引用”--“索引和目录”，选择“目录”选项卡，在“常规”中将“格式”设为“正式”，将“显示级别”设为“3”，并确定，这样一个样式精美的目录就插入到了文档中。
2、修改和更新目录：
A、当我们对当前目录不是很满意，想要调整“显示级别”为“2”，并将“格式”设为“来自模板”时，还是要打开“索引和目录”中的“目录”选项卡，并将属性调整，然后“确定”，此时会出现“是否替换所选目录”的提示，选择“确定”，使新的属性生效。
B、当我们对文档的内容进行了调整，比如某些标题的页码变了，又或是添加了一些标题，此时我们就要更新目录。将光标定位到目录页，在目录上点右键，打开“更新域”，并在出现的“更新目录”窗口上选择“更新整个目录”，即可。
3、关联目录和正文：
默认情况下，目录生成好以后，我们就可以利用目录和正文的关联进行跟踪和跳转，但是此时要按住Ctrl再点目录，才能跳到对应的位置，不是很方便，下面讲两种方法可以方便实现跳转：
A、打开菜单“工具”--“选项”，并选择“编辑”选项卡，将其中的“用Ctrl+单击跟踪超链接”前的勾选去掉即可。
B、选择菜单“视图”--“文档结构图”，在编辑区的右侧会出现一个类似于网页中的导航栏的树形目录，我们可以任意选择要找的位置，而且很方便的在整个文档之中来回切换。
4、页眉、页脚：
虽然页眉、页脚不属于目录的范畴，但和目录一样，只有文档中应用了样式，才使得页眉、页脚的设置更灵活，更能发挥作用。A、页眉：
因为封面和目录页是不需要页眉、页脚的，所以将光标定位在正文第一页，打开菜单“视图”--“页眉和页脚”，在页眉的位置输入本毕业论文的题目“计算机网络”就行了。如果我们要求在不同页上显示当前页上的标题1的内容，可以将光标移动到正文第一页的页眉中，选择“插入”--“域”，在“域”属性页上将“域名”设为“StyleRef”，将“样式”设为“标题1”，确定。这样，每页正文的页眉将变成当前页上的标题1的内容。
B、页脚：
利用“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”，把光标移动到页脚上。选择菜单“插入”--“页码”，在“页码”属性页上设置“对齐格式”为“居中”，并在“页码格式”中选择一种数字格式。
C、去除页眉上的横线：
默认插入页眉后，在页眉中会有一条横线，有时会影响页眉的显示效果。可以用以下方法去除掉它。
选中页眉中的文字和段落标记，选择菜单“格式”--“边框和底纹”，选择“边框”选项卡，并将“设置”设为“无”，页眉上的横线就没有了!
四、制作封面
这个虽然与论文本质没什么关系，但是面子工程，关乎第一印象，所以也很重要。
1、水印效果：
首先，我们找一张清爽一点的图，来作背景的水印图，这样既可以封面内容不显单调，也可以更好的烘托主题。
打开“格式”--“背景”--“水印”，在“水印”属性设置中选择“图片水印”，并通过“选择图片”来找到合适的图片进行应用。
2、艺术字：
我们把题目用艺术字来制作，利用艺术字的表现力，来突出主题。
选择“插入”--“图片”--“艺术字”，在出现的“艺术字库”中选择一个样式，在“编辑艺术字文字”中输入论文题目“计算机网络”。
3、剪贴画：
最后我们可以根据版式的需要，在空白的边角插入一个小一点的剪贴画来进行点缀。
选择“插入”--“图片”--“剪贴画”，在“剪贴画”任务窗格中的“搜索文字”中输入“计算机”，在结果中选择一个中意的剪贴画插入到封面上，并将其“图片格式”中的“版式”设置为“四周型”，然后将其放到合适位置。
另：剪贴画也可通过“剪贴画”任务窗格中的“管理剪辑”来找到合适的。五：资源推荐：
1、论文：
俗话说得好“读书破万卷，下笔如有神”，在写论文之前多积累素材，多阅读一些前人的文献，对自己的论文设计是有极大好处的，下面介绍几个论文网站：
A、中国论文下载中心(http://www.daodoc.com/clipart/default.aspx)，这个网站不用多说，用就用最正宗的!B、百度的图片搜索(http://image.baidu.com)，最方便快捷的找到图片的方式。C、中国图库(http://www.daodoc.com)，老牌图库站，内容丰富。D、图酷(http://www.daodoc.com)，大量矢量图片。
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