浅议档案管理的现代化趋势_浅析档案管理的现代化

2020-02-28 其他范文下载本文

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浅议档案管理的现代化趋势

[摘要]档案管理承载着一个国家和社会的发展进步过程。是国家和社会，企业不可或缺的文化资源，忘记历史意味着丢失记忆。而如何提升档案管理综合能力是我们现阶段要努力思考的问题，争取实现档案管理规模化严整化，最终现代化。

[关键词]档案虚拟化缩微化数字化信息化网络化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）08-0228-01

什么是档案的现代化管理，如何研究开发档案现代化管理，如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。

1、档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。因此，档案管理现代化当以自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化等特征作为努力方向。

（1）档案管理现代化既是硬件建设工作，同时又是软件建设工作；

（2）它是一个整体工作而不是局部的工作，应进行整体规划；

（3）它是长期持久的工作，不可能一蹴而就；

（4）它是具有前瞻性的工作，而不是让档案管理跟在社会之后亦步亦趋，现代化与未来化是相结合的；

（5）它固然要探讨社会发展的实际状况，也要进行价值判断，选择其中有价值的成分来确立努力的目标。

（6）它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标，也要考虑国内社会发展状况来判定档案管理发展的取向。

2、档案咨询服务的形式众多，近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如

（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善。

（2）公私服务机构间矛盾日益突出。

（3）咨询人员素质普遍过低。

（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。

（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。

3、针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平，应从以下几个方面着手：

（1）从根本上提高档案工作者的总体素质

档案资源管理人才是知识型的管理人才，当代社会的档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的电子化管理。计算机的产生和普及应用，对人事档案管理产生巨大的推动作用，机读的电子文件在档案载体形式中所占的比重将会越来越大，电子文件也越来越广泛地被认识和使用。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须要学会利用档案计算机化管理及电子文件的归档与管理的知识与技能。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，才能真正解决理论与实际脱节的问题，为社会各界提供高水平的咨询服务。

（2）加大档案现代化管理的投入

制约档案现代化管理的因素有很多，但起主要决定因素的是领导者的现代化管理的意识。

首先，应加大精力和资金的投入，注重地域和业务领域上的不平衡，想方设法创造条件吸收资金，千方百计配备先进设备，积极培养、选拔高素质的专业人才等。

其次，各部门领导，要经常了解过问档案管理工作，了解档案工作现状，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

再次，要有宏观指导的总体思路，提出切实可行的办法，实现发展战略上的创新，提出新的管理内涵和技术手段。

具体来讲，要做到以下几点：

（1）分清轻重缓急，循序渐进。

综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。

（2）分级次著录，省时省力。

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（3）分门别类，充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。