浅谈秘书沟通的艺术docx_秘书沟通艺术

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前言

在每一天的生活和工作当中，我们都不可避免地要面对包括自我表达，倾听对方的各种反应及如何应对的沟通场景，还得从中找到有关态度、时机选择、准备工作以及行为举止的策略和战术，并尽可能根据自己的实际情况加以调整，以形成对自己有益的沟通。秘书是连接企业内外和上下阶层的纽带和桥梁，在企业中发挥着极其重要的作用。而沟通是秘书工作中极其重要的一部分，是秘书不可多得的一项技能。孔子云：“言不顺，则事不成”。掌握正确的沟通艺术，就能为我们提供一个良好的沟通环境，成功的引领我们摆脱工作和生活中错综复杂、令人担忧的困境，从而从容应对自己的工作。对于秘书人员来说，沟通是开展一切工作的关键点，在上传下达过程中如果没有掌握好沟通的艺术，就可能陷入困境，从而使工作变得复杂难办，工作的效率自然大打折扣。

在长达5000年之久的秘书发展史上，秘书的工作职责大都被定格在辅助决策、参谋咨询、协助管理等方面。事实上，秘书还有一项最基本的职能，即沟通职能。国外研究表明，一个人的成功75%靠沟通，25%靠天赋和能力。由此可见，良好的沟通，是秘书人员出色完成工作的必要条件，作为秘书人员只有学习和掌握沟通的艺术，进行有效沟通，才能获得有价值的情报和信息、协调人际关系，在此基础上，才能更好的为领导的决策提供参谋意见，为领导排忧解难，与同事下属和谐融洽的工作。因次，可以毫不夸张的说，秘书决策、参谋、管理职能是否能够顺利实现，最终取决于秘书的沟通能力的强弱。基于这层认识，本文以浅谈秘书沟通艺术为题，首先分析什么是沟通，以及沟通的种类有哪些，什么是秘书的沟通，然后，论述秘书沟通在秘书工作中的作用和重要性。最后，围绕如何培养秘书的沟通能力，提出秘书沟通应该掌握哪些方法和技巧等要点来展开本文。

一、沟通的概念

（一）什么是沟通

沟通是一种信息传递和交流的过程。不仅包括公务信息的传递和交流，也包含着个人情感、思想和观点的交流。

（二）沟通的种类

沟通贯穿于秘书工作的各个环节，按沟通的方式、方向、渠道和是否存在反馈等为依据，可以将沟通分为以下类：

1、按沟通方式分类

（1）口头沟通。通过口头表达的方式进行信息传递的沟通。例如，交谈、讨论、会议、演讲、走访联系等。

（2）书面沟通。通过书面形式，以文字为媒介进行信息传递的沟通。包括文件、信件、便条、简报、书面汇报、备忘录等。

（3）非语言沟通。是通过口头语言和书面语言之外的非语言符号，进行信息传递的沟 通形式。如语调、手势、表情、肢体动作、信号等等。

（4）电子沟通。是通过运用各种电子设备进行信息传递的沟通。如计算机网络、闭路电视、传真机等。这些设备与语言和纸张的结合，有利于提高沟通的效率。

2、按组织内部信息沟通的方向分类

（1）上行沟通。这是指下级向上级传递信息，是由下而上的沟通方式。如下级向上级反映情况、提出建议、汇报工作等。上行沟通是领导了解基层情况和员工思想状态的有效渠道。只有上行沟通的渠道顺畅了，领导者才能准确掌握基层工作的真实情况，体察员工的困难和需求，明确工作中问题的症结之所在，才能想出有针对性的对策，从而不断改善各项工作。

（2）下行沟通。是指上级将信息传达给下级，是由上而下的沟通方式。通常的表现是上级发布命令、指示、规章、政策、规定等。下行沟通通畅可以帮助下级明确工作任务、目标、程序以及具体要求，便于下级主动开展工作。

（3）平行沟通。这是指组织中处于同一层面的人员或职能部门间的信息传递和交流的沟通方式。平行沟通顺畅能为组织内部职能部门或员工之间构建一个信息交流的平台，有利于加强联系、促进协作与团结、减少矛盾和摩擦、改善人际关系。

（4）斜向沟通。是指没有直接隶属关系的单位和人员之间的信息沟通方式。斜向沟通有利于加速组织与外部的信息交流，为组织创造良好的外部环境。

3、信息沟通的渠道分类

（1）正式沟通。是通过单位明文规定的渠道进行信息的传递和交流。如通过专门的会议传达、正式文件通知等。正式沟通的优点是沟通效果好、有较强的约束力，缺点是刻板、缺乏灵活性、传播速度慢。

（2）非正式沟通。指的是在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。如领导以个人身份与职工沟通思想，职工之间私下交换意见等。非正式沟通的优点是沟通方便、内容广泛、传播速度快，缺点是随意性强、信息扭曲和失真可能性大，容易传播流言而混淆视听。

二、秘书的沟通

（一）什么是秘书沟通

秘书的沟通是指在组织中秘书人员与各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、情感和交流情报、信息、意见，以期达到相互了解、支持与合作．从而实现组织和谐有序运转的一种管理行为或过程。

（二）秘书沟通的作用

作为二十一世纪的新时代的秘书，处于领导机关的中心和枢纽位置，拥有极强的沟通能力是每一个秘书人员必备的素质之一，只有掌握了沟通的技巧和艺术，才能更好的实现工作通畅顺利，实现自我的根本价值。第一、秘书部门作为一个信息枢纽，要求可 能的掌握各种各样的信息，然信息不是凭空而来的，只有通过沟通交流才能获得，如果没有良好的沟通能力，如何做好信息的收集工作呢？又如何为领导的决策提供正确的参谋和意见？第二、秘书部门作为管理部门，在为领导做好参谋决策的同时，还承担着沟通执行决策的任务，以及协调各部门关系，上传下达的使命，在领导层和基层之间充当了桥梁，如果沟通不顺畅，那上下级之间势必会造成不当的损失。对上级的指示和精神不理解，则会在执行工作的过程，误传误导，难以使领导满意。如果不能将基层和下属部门的意见和建议准确的反映给领导，则会破坏上下级关系的同时，加重工作的失误。第三、秘书与其他部门的联系，在一个单位和组织中，各个部门之间是相互联系的有机整体，秘书身处其中，若缺乏沟通能力，则会非常之被动，更谈何协调与处理各类矛盾和争议？帮助本部门和本单位发展？

三、秘书沟通能力的培养

（一）如何培养秘书的沟通能力

沟通对于一个秘书而言，异常重要，作为一个秘书，要培养自己的沟通能力，切实履行自己的岗位职责，以下方面的训练必须加强。

1、学会聆听：就是学会认真听对方讲话，克制自己插嘴讲话的欲念，不以个人的价值观念来评断对方的叙述。除此之外，听的过程中还要学会沉默，学会贯注，学会设身处地体验说话者的内心感受，做出由衷的同感反应。而且，要避免注意力不集中，机械听取的状态，要让自己的思维和对方讲话的节奏同步，并积极思考，积极提出问题，使沟通得以有效和继续。

2、学会贯注：就是全神贯注地聆听对方的讲话，认真观察其细微的情绪与体态的变化，并做出积极的响应。贯注还要求有效运用言语与体语来表达对说话者的关注与理解，以使其感到他讲的每一句话，表露的每一情感都受到了重视。其中言语的表示包括“嗯”、“噢”、“是的”、“我明白了”等伴语，而体语表包括点头、注视、面部表情变化及一定的沉默等，以加深对方对自己的信任。要避免那种“注意力集中在自身，别人说别人的，我做我自己”的现象，既不尊重别人，也不能有效地观察对方，使沟通的效率降低。

3、学会沉默：就是在沟通中注意给对方一个情感独处与反省的机会。沉默的运用也通常需要体语的配合，如点头、注视表情变化等。但沉默运用不当就会成为对抗性的沉默，使得对方对自己的表述缺乏信任，产生沟通和交流的消极反应。对此，要善加区别，灵活应对。要避免对沉默不耐烦的表现，避免一出现沉默就急于找话题，急于给别人提建议，或者表情尴尬，不知道沟通该如何进行的状态。

4、学会同感：就是准确把握说话者的情感体验，帮助对方将淤积已久的情绪烦恼倾吐出来，以给对方带来极大的精神解脱。“情感对焦”要求人们在言语沟通中，主动捕捉对说话者的情绪表露，多讲“你感觉如何？”“你一定感觉很气愤（开心）”之类的 话语，使对方能够尽吐心声。要避免在对方宣泄情绪中急于安慰对方，就像好多人经常说的那样“好了，好了，不要再哭了”，或者对他人的情绪没有任何同感共情，只是一味做理性分析，这样的沟通很难达到善解人意。

5、学会反馈：就是在对话中主动提问，积极思考，以令对方充分感到你的专注和投入，也确保你能准确无误地理解对方的讲话内容。所以，“及时反馈”会推动你在对话中不断提问，并通过不同说法来明确对方的意思。另外，在反馈时，需要在说话中尽量采用探讨商量的口吻，而非指令建议的口气，不强加个人的信念和价值观，以让对方充分享有思考与自决的权利。平时，要培养自己的表达能力，要把自己的想法正确无误地表达出来，避免出现理解了但表述不清的现象。

6、学会总结：就是在对话中不断做小结，以澄清要点，概括中心，使人感觉彼此的沟通交流卓有成效。“不断总结”会推动你在对话中回顾讲过的内容，并以此来有效调整双方沟通的内容，并确保对话双方都充分理解对方在讲什么。而且，不断总结可以避免出现听说随意、频繁跑题、时间无效浪费的现象。

7、学会少做批评：就是要摆脱对话中的“救世主情结”。有的人在说话中，很容易一上来就说教对方。那样做常会使对方感到恼火和失望，因为你尚未给对方倾诉的机会，也没有了解到他的烦恼和苦衷，就急于指教对方，那很容易陷入主观武断、好为人师的沟通陷阱。因此，在沟通中，要注意换位思考，说话留有情面，并不要自我感觉太好，招人反感。

四、秘书沟通的技巧和方法

（一）保证前提，顺畅沟通

1、尊重，显露内涵赢得和谐关系

尊重是一种礼貌，更是人与人之间友谊的桥梁，一个人懂得去尊重别人，才能赢得别人的信任与好感。要进行有效的沟通，就必须在尊重的前提下才能事半功倍，人与人的沟通和相处，要以自己希望别人对待自己的态度和方式去应对，这是做到有效沟通的重要基础。

2、真诚，袒露真心赢得交谈机会

每个人都希望得到别人的真诚相待，要想别人真诚待你，自己就要首先去真诚待别人。孟子云：“欲见贤人而不以其道，犹欲其入而闭之门也。夫义，路也；礼，门也。”意思说想要见贤人而不真诚的用合适的方法，那就像要人进来却又把人关在门外。沟通从“心”开始，只有敞开心扉，才能打动别人，赢得和他人继续交谈的机会。

3、宽容，忠言也许最逆耳

若没有一颗宽容的心，不能接受刺耳的话，何谈沟通呢？在沟通中我们可能都会对别人的不恰当的表达方式不能接受，即使那是出于好意，此时也许会有马上自圆其说，或者反唇相讥，但仔细想想如果别人尖锐刺耳的话能阻止你犯错误，改正自己，受益的 最终会是谁？同样的，如果你是真心为别人好，又为什么不能指出他的错误，让他早些发现，避免更大的损失？当然在沟通过程中若是能委婉到位，润物无声那就更妙了。

（二）掌握技巧，有效沟通

1、遇什么人，谈什么话

在与人沟通的过程中，如果做到以下几点，沟通将更加有效。

（1）看对方的性格和个性特征。有的人说话喜欢一针见血，这类人洞察力很强，思想又很独特的人。他们往往能够轻易地看出问题所在，发现事物的本质。而有些人好为人师，跟别人交谈时总是想要别人听从自己，这类人大多数属于自我意识很强烈的人，经常自以为是，目中无人。

（2）看对方的兴趣爱好。根据对方的兴趣爱好进行沟通，既能使大家有共同话题,做到不冷场，又迎合了对方感兴趣的东西，如此沟通也会变得更加畅通。

（3）看对方的年龄特征。这要求对年长的同事，最好谦虚些、服从些。当然，尊敬是最起码的，年长的同事往往是高你一辈的，经验比你丰富的多。与他谈话，切不可嘲笑其“老生常谈”、“老掉牙了”，应该持尊重的态度。即使自己不认为正确也要注意聆听，而后再提出自己的意见；对于年龄相仿的同事，态度可以稍微随便些，但也应该注意分寸，不可出言不逊，伤人自尊。在与自己年龄相仿的异性同事说话时，尤其注意，不宜乱开玩笑，态度暖昧，以免引起一些不必要的猜疑；对于年纪比你小的同事，也要注意一定的分寸，应该保持慎重、深沉的态度。年纪较小的同事，有些思想可能太冒进，或知识经验不及你，所以与他们谈话时，注意不要对其随声附和，降低自己的身份。但也不要同他们进行辩论，不要执意坚持自己的意见。只需让他知道，你希望他对你有适当的尊敬，他就会因此而保持适当的态度和礼仪。

（4）看对方的心理需求。人们在沟通过程中都有自己独特的个性心理，如果能针对他的个性心理需求入手，满足他的心理需求，也是能达到沟通目的的手段之一。

（5）分清场合，情感适度。沟通是一定要看场合的，在什么样的环境背景下，哪些话是可以说的，哪些是说了会得罪人的，会使人不满的，都要有分寸。感情适度，就是不要让人觉得做作，不夸张，做到热情大方，真诚自然。

2、温言婉转，沟通佳选

人们都说，关系靠营造，同样的事情，有的人直言不讳，口不择言，有的人则从容笃定，委婉动人，往往最后的结果也大相径庭，话语如同一把利刃，可以伐木亦可以伤人，关键看你如何操持，已所不欲，勿施于人，既然我们都喜欢听良言，美句，为什么不在与别人沟通时把难听的话说的好听点呢？作为秘书人员，在与人沟通时，不妨这样：（1）难以启齿的话，不妨玩笑表达。在沟通的过程中难免会遇到一些尴尬，难以启齿的话，此时不如用一句玩笑话来轻松表达，这样不仅把该说的说出来了，而且也不会觉得难看。（2）提意见时，更多的用假设。在给别人提意见时，多用假设既能表现出你的谦逊，又让他人觉得你尊重他自己的意见，但是如果你的意见更加得当，他会更加容易接受。（3）传达坏消息时，附加一句“令人无法相信”。在给人传达坏消息时，仅就事说事的话，会让人觉得你很冷漠，对他人的事不关心，从而产生距离。而加上一句：“我真的无法相信，”包含了你的理解，同情，甚至是安慰，会让他人感觉很温暖。

（4）驳回别人看法时，先说“你说的也对，但是„„”。在否定别人时，先肯定别人，同时再指出他在某些方面的考虑和做法还有不当之处，需要补充和修改，或者再提出更好的解决方案，更能让人信服，一开始就给人迎头一棒，反对和不服的心理就更加严重。

3、摆脱困境，智慧沟通

秘书人员的工作环境十分复杂，因此在与人沟通的过程中常常会遇到各种各样的困境，处理不当就会产生摩擦和矛盾，此时则要借智慧沟通来化解。

（1）巧用赞美消除抱怨。在错综复杂的工作中，上下级同事可能会遇到一些难以忍受的委屈，从而产生抱怨，如果一味的抱怨则不利于保持良好的心态投身工作，从而使工作受到影响。这时就需要秘书人员巧妙的化解，适当的赞美，把好的一面给他展现出来，帮助其消除消极的抱怨。

（2）将计就计，偷梁换柱，化尴尬于无形。在面对别人不善意的嘲讽或挖苦时，将计就计，把某个难听的字词用同音字换掉，或者拿自己开涮，将尴尬化于无形。（3）棘手话题，巧妙应对，避虚就实，善用模糊语。面对棘手的话题，秘书学会巧妙应答是非常必要的，严谨是秘书人员的作风之一，不能随便乱说，有些话不能说，或不便说，就要懂得避虚就实，善于用“也许吧”，“我不是很清楚”等模糊语来回应。（4）顺水推舟，阻力最小化。在沟通当中，顺水推舟，就是顺着对方的想法和意愿，减少他的防备，同时，你对他肯定，会赢得他更多的信任，这样你就可能得到他对你的更多的理解和帮助。

（5）糊涂是门学问，知道却不说破。身在职场，秘书听到的看到的东西会有很多，因此，在沟通时，适当的糊涂，不要戳破别人的面具，让人难堪，如此反而会让人难以与你打开心扉，继续沟通。

4、专注倾听，沟通良方

老天给我们两只耳朵一个嘴巴，本来就是让我们多听少说，善于倾听，适时沉默，才是成熟的人最基本的素质。有的时候听话比说话更重要，因为说话的人给人聪明的印象，而会听话的人，虽然不像会说话的人那样引人注意，但却给人亲切关怀，睿智沉稳的感觉，因而更具吸引力，倾听其实是为了更好的说，只有认真听对方讲，才能准确的获取信息，交流感情，把话说到对方的心坎上，达到沟通的目的。认真倾听要做到以下几点：

（1）沉默是金，让对方多说话。只有对方多说话，你才能获得更多的信息，方便你加 深与他的交谈内容，找到更多的话题。

（2）认真倾听，打开对方的心扉。认真倾听是对别人的尊重，是秘书的要讲究的礼仪规范，只有认真聆听，别人才能与你深入沟通，你才能打开他的心扉，获得更多你想要的信息。

（3）放下架子，才能听到真话。秘书不管是以什么身份与人沟通，都不要摆架子，如果是一副高高在上的样子，别人会有所顾忌而不敢说真话，从而无法得到真实客观的事实。

（4）用心倾听，不要自说自话。有些人在沟通中只顾自己一吐为快，不给对方发言权，自说自话，沟通是双向的，如果只是自己一个人说，那你怎能获悉别人的意见和想法呢？（5）洞察入微，听出弦外之音。沟通的过程中，如果不认真倾听，洞察入微，就很容易错过某些重要的“弦外之音”，从而产生沟通障碍，阻碍沟通。

（三）身在职场，积极沟通

秘书的工作是繁杂而零散的，在工作中需要处理各种事务，沟通是工作中的润滑济．在与领导、同事和下属之间沟通时要根据不同主体的采取不同的方式，这样会为秘书节省很大一部分时间，也会给秘书带来良好的工作环境和愉悦的心情。这样不仅为其他员工树立了良好的榜样，而且会为企业创建和谐的工作环境，使工作变的轻松而愉快。

1、同事之间，沟通创造共赢。身在职场的秘书人员，我们必须面对一个复杂的人际关系网络，我们需要他人的支持与合作，特别是在面对重大事件时，同事们以项目组的工作方式共同完成某项任务是一种最为常见的沟通方式，在合作时，有时我们是工作的主导者，有时我们是辅助者，但无论是哪种身份，都要求参与的各方和谐沟通、目标一致、步调协调，顺利推进项目的执行，按时保质的完成工作任务，秘书人员与各部门同事的沟通顺畅，是促进内部团结，保持良性发展的重要因素，但由于利益的分歧，对一些事情处理不当，则可能造成间隙，秘书人员要建立良好的沟通基础：（1）以大局为重，多补台少拆台

对于同事的缺点如果平日里不能当面指出，却在背后评头论足，挑毛病，甚至恶意攻击，影响同事的外在形象，长久下去，对自身形象会不利，也会造成紧张的同事关系，对工作的开展制造僵局，同事之间由于工作关系走到一起，就要有集中意识，以大局为重，为集体的共同利益而团结在一起，特别是在与外单位人员接触时，更要多补台少拆台，不要为自身利益损害同事利益，也要多帮助同事顺利完成他的工作。（2）对待分歧，要求大同存小异

同事之间，由于经历、立场等方面的差异，对于同一个问题往往会产生不同的看法，引起争论，不小心伤了和气，因此，与同事发生分歧的时候，首先不要过分争论，站在他的立场上看待一下问题，再理性的做出判断，到底谁更在理，更合适。客观上，人接受新观点需要一个过程，主观上还有“好面子”、“争强好胜”等心理，此时如果过分争 论，就容易激化矛盾，影响团结。但是一味的“以和为贵”也是不可行的，若涉及原则问题依然不坚持，不争辩，这就是对工作的不负责任了。面对问题，特别是在发生分歧时要努力寻求共同点，求大同存小异，实在不能取得一致意见时，不妨冷处理，让争论淡化，同时不失自己的立场。

（3）对待升迁，保持平常心，不要嫉妒

许多同事平时一团和气，然而遇到利益之争，就当“利”不让，互相谗言，或嫉妒心发作说风凉话，作为秘书人员，在工作当中往往扮演的都是幕后英雄，很多时候都是别人的陪衬，成功的铺路石，但是特殊的工作性质，也要求我们保持健康的心态，对待别人的成功和升迁。

（4）与同事交往，保持适当的距离

在一个单位，如果几个人交往过于频繁，则容易形成表面上的小圈子，容易让其他同事产生猜疑心理，让人猜疑她们的举止言行，作为领导的左膀右臂，耳目喉舌，秘书的一言一行足以引起同事的关注，如果不保持适当的距离，难以让领导和同事信任，更难以进行有效沟通。

（5）产生矛盾时，要宽容忍让，学会道歉

同事之间经常会出现一些磕磕碰碰，如果不及时妥善处理，就会形成矛盾，俗话说：“冤家宜解不宜结”在与同事发生矛盾时，主动忍让，从自己身上找原因，换位为他人思考，避免矛盾激化。如果矛盾已经形成，自己又的确不对，就应该放下面子，学会道歉，以诚心感人，只要一方主动打破僵局，误会和隔阂就会烟消云散，作为秘书人员要宽容大度，不要斤斤计较，凡事多为组织的安定团结着想。

2、面对上司，更要巧妙用语，常言道：“伴君如伴虎”，面对上司很多人难免紧张，总是担心自己说错话，带给自己不必要的麻烦。作为秘书人员在上司的身旁工作，在面对上司，与之沟通时，只要把握说话的技巧和分寸，有礼有节，态度不卑不亢，就能与上司沟通愉快、通畅。秘书在与领导沟通过程中要注意以下几点：

（1）不找借口，多方沟通

作为秘书人员，对于领导交办的任务，应按时完成，不找任何借口推托。无论做什么事情，秘书都要记住自己的工作职责，对于领导交办的工作，不能用：做不到、不可能、我不干等词语，要用：让我来、我负责、没问题等词语。并且力图把交办的事情办好。这样才能体现秘书的工作能力，由此，领导也乐于把重担交给秘书来挑，秘书就会在锻炼中不断提高工作能力。秘书与领导沟通的方式多种多样，可以是书面的，可以是口头的，也可以是电子形式的。所有的沟通方式中，都要措辞准确、谦虚、礼貌。尤其是语气要平和、声音适中。

（2）抓住重点，及时反馈 秘书人员每天都要处理大量的信函、接听许多电话，由此便储存了大量的信息，这就要求秘书人员要将重要的信息及时反馈给领导。作为秘书，在向领导汇报工作或反馈信息时要分清主次，抓住重点，扼要切题，切忌对着一大摞材料照念不误。

（3）建言献策，适当赞美

秘书是领导的助手、参谋。对于工作上如有改进的地方，应多向领导建言献策，在提出合理建议的时候态度要诚恳，尽量用征询与探讨的口吻。对领导提出的各种问题，要认真回答，不可吞吞吐吐，敷衍了事。对领导做得不对的地方也要委婉地指出来。作为一名秘书，在辅助领导决策时，应多做引导工作，提供资料，提出好的建议。当发现领导决策或意见有误时，要从维护整体利益出发，及时提出忠告和建议，要使忠告和建议能为领导采纳，一方面建议的内容必须是出于公心、是正确的；另一方面秘书要特别注意使用恰当的“进谏”方式方法。建言献策时应不忘适当的赞美，恰到好处的赞美也是秘书与领导很好沟通的方式、方法之一。赞美领导时千万别言过其实，赞美过头，这样领导就会认为你在拍马屁，效果就会适得其反。秘书在赞美领导时要及时、诚恳、具体。

（4）实事求是，终身学习

秘书在与领导沟通的过程中，不要弄虚作假，要知之为知之，不知为不知。有不懂的地方要向领导虚心求教。对领导的提问要如实作答，千万不可敷衍领导。

追求实事求是，而不终身学习是远远不够的。当今社会是一个日新月异，知识不断更新的时代，秘书人员要想在激烈的竞争中脱颖而出，就必须树立终身学习的思想。当好秘书要不断地学习，这不仅是工作的需要，而且是处好与领导的关系，与领导和谐沟通的必要条件。在日常工作中，秘书是为领导服务、辅助领导决策的参谋助手，领导经常会向秘书人员提出各种问题，秘书掌握的知识越多，对领导的帮助就越大，就会得到领导的不断赏识。然而知识是无穷尽的，这就要求秘书不断学习，在不断充电的过程中追求“活到老，学到老”的思想境界。总之，领导的类型很多，无论是与哪类哪级领导沟通，都要注意与领导保持一定的距离，要学会大智若愚，不要喧宾夺主、锋芒太露。同时，对自己要自尊自信，对工作要举一反三，做什么事情都要把握一个度。只有这样，才能真正处好主辅关系，使人和事达到和谐统一。

3、批评下属，讲究艺术

处在一个单位的枢纽位置，既是老板的下属，同时兼任基层管理，扮演上司的角色，经常要出面解决一些棘手的问题，对犯错误的下属需要你给予批评教育，适当的批评是管理的有效方式之一。然而，批评也是有技巧和方法的，怎样使批评中听，有效呢？下面这些原则是必需要掌握的：（1）批评要具体

没有人愿意接受不明不白的批评，所以秘书在对下属进行批评时一定要具体，要 让受批评的对象明白是什么事要批评他，讲出原因，并指明正确的方法，批评的目的不在于责备，而是为了使错误及时得到改正，具体的指出错误，批评到位十分关键。（2）批评要善意

秘书工作者如果对下级的批评不是善意的，那批评就可能成为冲突和矛盾的导火线，当有需要作出批评时，要让对方看到你的批评是出于你的真心，有时候过分的指责会让人难以接受，适得其反，因此在批评时拿出真诚，善意，会让对方更理解，更感动。（3）批评要公正

在对下属进行批评时，不要听风就是雨，秘书人员必须要理性的调查事实的真伪，不能盲目，做到客观公正。另外如果错误不是由一个人引起造成的，一定不能只批评他一个，不能让被批评的那一个人觉得你在偏袒他人，否则，你将失去威信。（4）批评要及时

在发现下属的错误时，要掌握速战速决的分寸，立即采取行动，已经和发现立即批评，会是错误造成的损失最小化，更有利于及时的更正。如果不这样做对方就会想：“我一直都是这样做的，过去你怎么不说？”这样对方难免怀疑你别有用意，以致于产生隔阂，给以后的工作带来阻力。（5）批评也要因人而异

批评还要因人而异。如果下属的性格较为冲动，就不要过分批评他，语言不能尖锐，而应该心平气和、语重心长；如果下属的性格属温和稳重的，则可以顺应他的性格，娓娓道来。总而言之，秘书在批评他人时，需要针对不同的性格而采取不同的方式。（6）批评要点到为止

好话不多说，妙语精言，点到为止。有时候一语道破，反而让人为之震撼，幡然醒悟。如果长篇累牍，没完没了，让人不得要领，甚至生厌。最好是能点到为止，让他自己去细细斟酌，领悟。（7）一次错误一次批评

在每次批评时，最好是一次错误一次批评。老是翻旧账会加重犯错误者的压力，甚至损伤对方的自尊，而且对于解决当前错误毫无用处，甚至有时会使被批评者的抵抗情绪高涨，造成大家都很尴尬就不好了。

沟通是秘书工作的重要部分，秘书工作错综复杂，要处理方方面面的关系，解决各种难题琐事，稍有不慎就会出差错，从而给工作带来麻烦。因此讲究沟通的艺术对于秘书人员来说是十分必要的，要想使工作轻松愉快的进行，必先要学会沟通，良好的沟通能力是秘书综合素质的重要指标之一。在工作中有效的沟通能提高工作效率，增进人与人之间的情感,作为一名合格的秘书,作好沟通工作尤为重要的。要想作好沟通工作,不仅要明白沟通的重要性,而且要学会相应的技巧和方法，并巧妙的运用到现实工作当中，才能使沟通达到事半功倍的效果，使秘书在工作中做到游刃有余。

参考文献

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