毕业生档案管理和投寄工作须知_毕业生档案管理全攻略

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毕业生档案管理和投寄工作须知

新闻发布者：学生就业指导中心发布时间：2012-06-29 09:52:38

各学院、各位毕业生：

2012届毕业生就业派遣工作即将结束，为切实做好毕业生档案管理和投寄工作，请大家认真阅读本须知。

一、切实提高对档案重要性的认识

1、毕业生档案的作用

毕业生的人事档案记录着学生的个人经历，包括各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明、党团资料、工作经历等，并且都是原件。当毕业生参加工作后，会面对如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算等问题，这些方面都离不开档案。

（1）档案影响转正定级、职称评定和养老金的领取

国家规定大学生参加工作满一年后可以申请评定初级职称，转正定级，转正定为初级职称后五年可以申请评定中级职称。有很多毕业生找到工作后，没有及时到档案管理部门办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响转正定级。办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。如，退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额。除了养老金外，其他社会保险，如领取失业金等，也与个人档案相关。有很多毕业生找到工作后，没有及时到档案管理部门办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响工龄计算和退休金的计算。

（2）档案影响日后工作调动

大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动到国家机关、事业单位和国有企业。

（3）考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等相关证明的办理

毕业生毕业后考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等，这些事情都需要政府所属档案管理机构开具相关证明，没有档案无法办理这些证明。

2、档案被毕业生忽视的原因

档案被忽视主要有以下几方面的原因：一是随着私企录用和管理员工时不看重档案里的历史描述，而是看重工作表现，不需要毕业生提供档案。二是一些毕业生因没有落实工作单位而不去关心档案的去向，认为等到需要用档案时，再找也是一样的。三是有的毕业生认为现在跳槽是经常的事，档案转移手续繁杂，而且放在人才中心每年需缴240元管理费，没有必要，不如放在家里或学校安全省事。四是有的毕业生选择创业或自谋职业，更不需要档案。

毕业生不关心档案，导致自己的档案管理单位无法与该毕业生取得联系，导致毕业生的档案始终处于“学生阶段”，影响工作年限计算、转正定级、职称评定和养老金的领取等。同时毕业生本人工作调动后档案管理部门也无处投档。无档案保管权的单位也很难为毕业生考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等出具相关证明。

毕业生应按照相关规定，及时办理毕业报到手续，并把档案转入政府所属流动人员档案管理服务机构保存，使自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。把档案留在人才服务机构但一直没有理会的，只要办妥相关手续，就可将关系理顺。“私藏”在家的档案则

要尽快交回原单位或政府所属的管理服务机构，如果档案袋被打开，里面的资料就得经过相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认。“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新的单位。

3、档案投寄管理规定

为保证毕业生档案的真实性和权威性，国家规定毕业生档案不允许和毕业生本人见面，毕业生毕业后其档案由高校依据毕业生就业报到证，并通过国家机密要件局寄发到报到证单位。高校依据考研学生调档函把档案通过国家机密要件局寄发到研究生培养单位。

二、认真做好档案整理装袋工作

各学院应高度重视毕业生档案整理装袋工作，应及时将毕业生的以下材料及时整理后装入指定材料袋。

派遣单位在淮北和濉溪县的只需装入小材料袋，并勾选材料清单，填写整理人与审核人等信息后贴好封条。派遣单位在其他地区的毕业生的档案需要装入小材料袋贴好封条后再装入大材料袋，并在大材料袋上填写档案转递单位详细地址。要绝对杜绝封皮和内部毕业生档案张冠李戴现象的发生。

三、档案移交工作规定

各学院应在7月10日及时将整理好的毕业生档案交学生档案室。各学院应充分利用学生就业指导中心提供的毕业生就业派遣系统的电子资源来整理档案，建议将所有毕业生的档案寄出地址（同系统中

报到证信息维护中的单位名称一致）填入用人单位信息维护栏中的“档案转递地址栏”内，方便档案移交清单制作。

2012届毕业生：

2012届毕业生就业报到证已发放。为保障毕业生的权益，请毕业生注意以下事项。

就业报到证是证明毕业生为全日制应届毕业生的唯一凭据，是毕业生户口迁移和档案迁转的唯一依据（户口迁移到报到证单位，如果毕业生需要从生源地把户口迁移到报到证单位，需提供就业报到证给生源地户籍部门开具户口迁移证，再凭报到证和户口迁移证到报到证所在地户籍部门入户，档案寄发到报到证单位），是毕业生到用人单位报到的重要凭据，也是毕业生今后转正定级、职称评定的重要档案材料，所以高校毕业生应注意：

1、毕业生应及时到报到证单位报到。并督促用人单位及时将报到证放入毕业生档案（报到证是有期限的，一般为两个月），逾期报到用人单位可能会拒绝接收（有的地区编制考试需要毕业生需要毕业生报到后才有报名资格）。

2、应妥善保管自己的报到证防止遗失。一旦遗失，可以参考《2012届毕业生就业指南》（已于2011年10月发放毕业生人手一册）补办程序到安徽省政务中心申请补办。补办最长期限为两年。

3、需要近期改派的毕业生可以不需要到派遣单位报到。待改派成功后（具体程序可见《2012届毕业生就业指南》）后改变派遣单位，凭新的报到证到用人单位报到。安徽省生源毕业生出安徽省就业或离开师范行业就业以及已签订规范就业协议派遣到协议单位后又需要违约到新单位就业的毕业生改派需要到学校盖章。其他类型的毕

业生改派毕业生直接到安徽省政务中心（合肥市马鞍山路509号）省教育厅窗口办理。务必不要回校办理。学校2012年暑假办理改派签章手续的时间为2012年7月18日和8月8日，其他暑假时间不予办理。需要返还师范专业奖学金的毕业生需要在2012年7月18日和8月8日上午10:00前到学校财务处返还师范专业奖学金后方可办理学校签章手续。开学后工作日正常办理毕业生改派签章手续。

4、录取为硕士研究生的毕业生不发放报到证。如果在入学后一年内落实就业单位，可凭研究生培养单位同意放弃读研的证明和用人单位录用证明到我校办理签章后续后到安徽省政务中心办理报到证。

5、报到证是毕业生最重要的证件之一。务必请毕业生本人亲自领取，以防出现意外给毕业生造成重大损失。