公文写作知识讲座_公文写作知识讲座图示

公文写作知识讲座由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“公文写作知识讲座图示”。

公文写作知识讲座

一、公文概述

1.公文的定义

公文，即“公务文件”，我们经常接触的通知、报告、请示、计划、总结等等，都属于公文的范畴。公文是机关、团体、企业、事业单位在处理公务中所形成的具有法定效力和规范体式的应用文，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。

2、公文的特点

一是公文必须由法定的作者制成和发布。法定作者指的就是机关、企事业单位。二是公文具有法定的权威和行政的约束力。公文一经发布，就要认真贯彻落实，有令必行，有禁必止。

三是公文有较强的实用性和时效性。公文是用来据以办事、解决实际问题的。一个通知、一个会议纪要，常常给下级单位以工作上的指导和帮助，一份报告，常常成为上级机关科学决策的依据。公文还要有一定的时效性。通过公文请示问题，部署工作，都要适时，既不能早了，也不能晚了。

四是公文有特定的体式和处理程序。公文以说明为主，一般围绕某事为什么要办，为什么不能办，要办的措施、办法和要求来加以说明。公文从写作体裁、内容结构、措词用语到书写编排、用纸规格等，都应该符合规范化的要求。如公文的标题一般用“根据XXX”、“遵照XXX（说明行文依据）”、“为（为了）XX（说明行文目的）”；末尾一般用“请审批”、“请指示”、“请认真执行”、“望遵照执行”、“以上报告（或以上意见）当否，请指示”等等。这些体式和习惯用语都不要随意改变。

五是公文的语言要求简明、准确、朴实。公文的语言文字特点必须逻辑严密，言简意赅，要言不烦，直截了当，一看一听就懂，不杂乱，不费解。关键的语言不能随意简缩。做到文如其事，恰如其分，准确地反映客观实际，引用事例、数据、文字等要真实无误。

3、公文的种类

一般公文可以分为正式公文和参照性公文两大类。正式公文，也叫“正式行文”、“正式文件”等。指国家有关主管部门规定的公文文种，它具有法定的权威与效力，采用统一规范的标印格式，俗称“红头文件”。参照性公文，也叫“参照行文”、“非正式文件”等，指规定以外的公文文种，其权威与效力比较灵活，有些在公务活动中只起参考作用，没有执行与否的要求，对收文一方也不具有行政上的约束力，标印格式也没有统一的要求。正式公文包括以下13种：命令（令）；议案；决定；指示；公告，通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。参照性公文主要包括：计划；总结；调查报告；简报；会议记录；述职报告；规章制度，领导讲话等等。

二、通知的写作

（一）通知的概念与作用

通知是把需要告知有关单位和人员的事项，用书面形式表现出来的一种知照性公文。通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和使用干部。

通知的应用范围非常广泛，按其性质不同，可分为六种类型：一是发布性通知，如《邮电部关于发布的通知》；二是指导、布臵性通知，如《市政局党委关于学习、贯彻市委八届四次全会精神的通知》；三是批转、转发性通知，批转用于上级批准转发下级的公文，如《ｘｘ市人民政府批转财政局〈关于企业财务检查情况和今后意见的报告〉的通知》。转发用于转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文，如《北京市国有资产管理局转发国家国有资产管理局关于做好境外国有资产产权年检登记工作的通知的通知》；四是告知性通知，如《市政局党委关于调整局保密委员会成员的通知》、《公司关于年终财产清查的通知》；五是会议通知；六是任免干部通知。

通知作用主要是知照。即将某些事项，包括工作或活动的计划安排、情况、问题、政策、规定、意见等等，告知有关单位和人员。其具体的作用因通知的种类不同而不同。指导、布臵性通知，带有必须遵照执行、不得随意违反的强制性与约束力，有关单位可作为开展工作或活动、处理问题、安排事务的依据，具有指导、规范、宣传、教育作用。批转、转发性通知，或认可某一单位的好经验，或通过某一单位的某些情况，提醒有关单位和人员注意某些问题，或传达上级有关文件精神，其指导、宣传、教育的作用，也是十分明显的。告知性通知与会议通知除了知照作用，还可作为凭据。

（二）通知的结构与内容

通知一般包括标题、主送单位、正文、落款四部分。有的通知如发送的面较广，内容为告知事项或会议通知，也可不写主送单位。

１、标题：一般由发文单位、事由和文种三部分组成，发文单位一般在文头上有，标题中不再出现。如《关于开展评选思想政治工作创新奖的通知》，《关于举办学习党的十六大精神领导干部调训班的通知》。除临时性的会议或告知性通知外，一般不单独用“通知”作标题。

２、主送单位：即被通知的单位，在标题之下提行顶格书写。主送单位可以有几个，这几个单位如果是平级的，用顿号隔开；不平级的可以从高到低，依次排列；不同类别间的单位用逗号隔开；同类单位都要通知的，可用“各”字概括。如《市政局党委关于在党员中开展创先争优活动的通知》要发到全局，主送单位是：局属各单位党委（总支、支部）。

３、正文：通知的正文因类型不同，也不一样。

①贯彻执行类通知：上级机关对下级单位传达事项、布臵工作时使用。这种通知必须具体明确、切实可行，要把道理讲清楚，任务提明确。写这类通知既要能提高下级机关对该项工作的认识，又要提出具体的指示性意见，使下级在实际贯彻中有所遵循。具体写法是：

开头：首先说明发本通知的原委、依据及发此通知的目的；

然后，写明通知的事项、内容，即通知什么问题，一般是通过一个承上启下的过渡句式（如“为了……现将有关事项通知如下：”；或“为此，特作如下通知”），引起下文，写通知的事项和内容。这部分一般分条列项地说明具体办什么事和应该怎样执行各项要求，务必具体、可操作而不失空泛；

正文末尾，一般有一个提出要求和希望的结语。

例：关于给予北京地铁五号线工程政策性优

惠有关问题的通知

市计委：

为加快北京地铁五号线工程建设，市政府同意给予北京地铁五号线工程政策性优惠，现就有关事项通知如下：

一、北京地铁五号线工程免交：耕地占用税、城市基础设施“四源”建设费、防洪费、市政公用设施建设费、城市建设工程许可证执照费、合同预算审查费、招投标管理费、质量管理监督费、临时占道费、劳动保险统筹基金。

北京地铁五号线工程建设占用土地按划拨建设用地处理，建设中需砍伐属于市园林局所有的苗木时，免交绿化苗木损失费。

二、北京地铁五号线工程免交渣土消纳费中的管理费；掘路修复费只收人工费和材料费，其他费用免收。

三、北京地铁五号线工程缓交城市污水处理费。

北京市人民政府办公厅

二○○一年二月二十七日

②批示性通知：包括“批转”和“转发”两种形式。“批转”用于上级单位认为某一下级单位上报的报告或其他文件，具有普遍意义，于是对下级单位的文件加上批语，用通知的形式发给所属各下级单位，作工作借鉴、参考或执行。“转发”则是上级机关单位、同级机关单位或不相隶属机关单位发来的公文，对本机关所属下级机关单位具有指示、指导或参考作用，加上按语，用通知的形式转发给下级机关。这类通知应写明批转、转发的文件名称，对文件做出简要评价，说明批转或转发的缘由和目的，提出希望和要求。内容大都比较简短，但也有的在提出希望和要求时，结合本单位、本部门的实际情况，突出强调应重视文件的某一精神或某个方面的意义；还有的就文件中的主要问题作进一步的阐发或补充说明，并提出带有指示性的意见。由于被批转或转发的文件的重要程度不同，因此，写这类通知时必须注意区别不同情况，既要体现领导意图，又要根据被批转、转发文件的实际，还要考虑针对性。行文措词应该得体。例如，对被批转或转发的文件评价用语有“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等的区别；对下级机关的希望和要求用语有“参考”、“参照执行”、“研究执行”、“遵照办理”、“认真贯彻执行”等的不同。这些用语在行文中需要精心选择。被批转或转发的公文本身列在通知后面作为附件。如关于印发《北京市不在职革命伤残军人免费乘坐市内公共电汽车、地铁具体办法》的通知.③一般告知性通知：这类通知是上级机关对有关事宜需要下级机关知道或办理时用的，内容着重写清楚通知的事项，或具体说明如何办理，达到什么目的。如启用印章、人事任免及机构设臵等。

④会议通知：这种通知应写清召开会议的有关事项，以便与会人员作好准备并如期赴会，开好会议。内容一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地址、报到地点、携带材料等。

三、报告的写作

（一）报告的概念与要求

报告是下级单位向上级机关单位或者业务主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问时使用的一种陈述性公文。它与开大会时领导同志作的报告或请先进人物作的报告是截然不同的两种文体。报告的主要作用是：反映情况、传递信息；汇报工作，争取支持；说明情况，答复询问。

定期或不定期地向上级机关或上级主管部门汇报工作、反映情况、提出建议，是一个单位的职责。为了方便上级领导人阅读、办理，报告要尽量做到简明扼要，不宜展开过多的政策理论分析，或者说，不必在报告中给上级讲大道理、做思想工作，篇幅不宜过长，一般不要超过三千字。报告是向上级汇报工作的文种，上级领导可以只看不答复，因此在报告中不得夹杂请求上级答复的事项，以免贻误工作。

（二）报告的种类

报告可分为情况报告、事件报告和答复报告等，情况报告应写明做了哪些工作，取得哪些成果，然后概括出基本经验，再写明存在的主要问题和下步工作意见。对于事件报告，侧重写明事件发生的全过程及其来龙去脉，分析事件发生的原因，说明其后果，并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级机关的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。

（三）情况报告和事件报告写法

1、情况报告的写法

情况报告是就某一方面或一段时间内的工作或客观情况向上级做专题汇报时使用。它可以写于工作进行之中，也可以写于工作结束或告一段落之后。

情况报告可以分为综合性情况报告和专题报告。

综合性报告是就某一段时间内所做的工作、所发生的情况综合起来向上级作的汇报。它以时间为选材范围，如年终报告。正文一般写明以下几方面的内容：①开头说明这段时间里工作的总体情况，主要的成绩和问题。②主体部分一般横向分为若干层次，分述各个方面工作的进展情况。③根据实际情况，还可以对某些问题、趋势作总的说明和预测。

专题情况报告是就某一方面、某一项工作所发生的问题或情况，加以叙述和说明，向上级所作的专门汇报。

⑴标题：由发文机关名称、事由加文种组成，如：《xx单位关于“三个代表”专题教育情况的报告》，有时发文机关可省略。⑵主送机关：顶格写在正文前第一行。

⑶正文：主要包括三点：一是基本情况；二是主要特点或收获；三是存在的主要问题，有时根据需要，扼要地写明今后的打算。

在这几部分中，主要特点或收获（即成绩）部分是重点。正文部分通常是归纳出几个小标题，依次分项来写。写时要紧扣标题，先概述，再细述；先综述，再分述，并用典型事例或数字说明基本观点。在小标题的拟制上，除了应抓住主要特点，写出规律性的体会以外，还要注意以下几点：

一是按照一定的逻辑层次列标题。比如从开始到结束或从重点到一般；或从主要工作到次要工作等。如《关于京沪高速公路工程建设有关事宜的报告》中分这样几部分来写：

一、工程简要概况

二、工程进展情况和计划安排

三、加强组织领导，落实责任制和保障措施

四、当前存在的主要问题

二是要有真材实料，力戒空话套话。小标题的归纳，既要有一定的说理，更要注重用事实说话，避免套话、空话、废话。

三是语言讲究洗练和准确对称。如《关于警示教育的情况报告》中归纳了这样几个小标题：

一、以查问题为主，突出“实”。

二、注重清理思想，突出“疏”。

三、抓好配合活动，突出“活”。

四、加强教育监督，突出“常”。

这4个小标题既注重了语言的对称，同时也能准确地传情达意，将这次警示教育不同阶段的特点，用“实”、“疏”、“活”、“常”等重点词语来概括，既突出了工作的特点，同时语言也比较洗练。

⑷结尾惯用语：“特此报告”、“以上报告，请审阅”等。

2、事件报告的写法

事件一般指突发事件，如群体性上访，重大安全事故等。写法一般分成三部分内容：一是事件发生的全过程；二是对事件性质的分析；三是由事件总结出的教训，提出下一步的防范措施。写作时应把握以下几个问题：

一是事件发生后，应当在迅速处臵的同时，及时向上级报告；二是要真实反映事件发生的全过程。事件发生的时间、地点、原因、状态、趋势等基本情况，都要写清楚。如果对一些重要情节和事发原因不是很清楚，务必抓紧与有关方面核实，千万不可凭主观推理、判断来反映情况；三是分析问题要客观。就是说反映情况要实事求是，不带偏见。特别是涉及当事的双方，更要注意这一点。没有根据的，一句也不要讲；有根据的，也只能写实，并留有余地；问题没调查清楚的，不要讲决断的话；四是要深入总结经验教训，提出下一步的防范措施。

（四）写好报告应注意的问题

１、要突出重点内容，如综合报告，要把各个方面的工作情况详略得当地组织在有限的篇幅中，必须突出重点，不能平分秋色，一个单位工作很多，但毕竟只有一两项工作在现实中起主导作用，因此，我们要把这起主导作用的方面作为重点反映出来，把其他情况放在次要的位臵上，不然，什么东西都往报告里塞，结果会适得其反。

２、要体现一个“专”字。专题报告要一事一报，自始至终围绕一项工作、一件事情、一个方面的情况去叙述说明，不能在一个专题报告中同时讲几件互不相干的事情。

３、要以陈述为主，提出必要的看法。以陈述为主，就是实事求是地叙述事实。提出必要的看法，就是报告中反映的情况，讲观点要有材料，材料和观点要紧密联系，做到有分析、有判断，不搞现象罗列，数字堆砌。

４、要不失时机。一些重要的工作和问题，应在事情的发展过程中及时向上级做出报告，不要等工作结束、事件平息后才反映，那样就失去意义了。

四、请示的写作

（一）请示的概念与作用

请示是下级机关单位请求上级机关单位或业务主管机关单位对某项工作或某个问题给予指示、答复时使用的。

请示的意义和作用在于：陈述意见，请求指示；提出问题，请求帮助；说明情况，请求裁决；提出建议，请求解决。

请示有两种：一种是请求给予指示，一种是请求批准。

1.向上级机关请求批示

对上级机关的有关方针政策指示不了解时；在执行政策、法律和上级指示中，出现了新的情况，遇到疑难问题，无章可循，且关系重大，须领导机关给予指示才能办理的事项；或因情况特殊，难以执行现行规定，提出政策性措施，有待上级机关批示后再行实施的事项；因意见分歧，无法形成共识，达成统一，难以开展工作，有待上级裁决才能办理的事项。

2.向上级机关请求批准

完成上级机关交办的事项，或实施本单位重要项目而缺少人力、财力、物力，不满足这些条件就难以完成的，报请上级行政机关批准使用的。

请示与报告都是下级单位呈送上级单位的上行文，在格式和写法上有相似之处，但其区别也是明显的。

一是请示着重于提出问题和请求，报告着重于陈述情况和意见；二是请示的内容只涉及一件事情，一事一文，篇幅需简短，报告涉及内容面较广泛，篇幅可较长；三是请示必须事前行文，获得上级批复后方可行事，不得先斩后奏；报告一般是在工作进行中和过后行文；四是请示一定要有请求事项，上级单位如果同意，必须行文批复；报告则主要是陈述情况或意见，供上级了解、掌握、参考，一般不提请求事项，即使有所请求，上级也不一定非得给予批复。

现实生活中，常有把请示与报告混为一谈的现象，有的甚至干脆写成“请示报告”，这是不对的。还有一些单位向不相隶属的同级或低一二级的单位联系公务，为了表示谦虚，取得对方的好感，特意使用“请示”，也是不合规范的。请示仅限于下级单位对直接上级单位使用，其他可以用“函”。

请示的作用与报告基本上相同，即一方面下级单位通过请示，可以让上级单位了解自己的有关情况与请求；另一方面，上级单位可以利用下级单位呈送的请示，作为指导该单位和同类单位有关工作的依据。发文单位使用请示，一定要有其具体目的，收文单位收到请示后，也一定要及时研究，做出同意或不同意，批准或者不批准的决定，并用“批复”文种给予答复。

（二）请示的写法

１、请求批准的请示

用途：请求上级机关批准或帮助解决工作中的某些问题、困难时使用。

①标题：《关于xxx（事由）的请示》，事由部分应准确地揭示出请示的事项。比如，请求上级拨款，标题中就应涉及到款项的问题，如《关于请拨组织老干部考察所需费用的请示》，不能写为《关于组织老干部考察活动的请示》，前者的请示事项是钱，后者给人的印象好象是请求上级批准这一活动。标题的事由也不能太罗嗦，如《关于7月3日举办庆祝香港回归联欢活动急需资金3万元的请示》。

②主送单位。主送单位要顶格写。主送单位只能是一个，而且必须是有权接受、批准请示事项的直接上级。如果写两个或两个以上单位，很可能这几个单位都互相推委，不先表态，反而贻误了工作。主送单位不宜为领导个人，如xx董事长或xx总经理，可以用集合概念，如总经理、书记等等。

③正文：依次由四个层次组成：

请示的理由：即“为什么要请示？”说明请示事项的依据、原因，说明问题提出的必要性。这部分要把理由讲充分，道理说透彻，原因谈明白，为请示得到批示、指示提供充足的理由。

请示的事项：即“请示什么问题？”对要解决的问题的叙述以及对具体要求的说明。如果内容简单，可与缘由部分连在一起，一贯到底。如果内容较复杂，则另行起文，分段表述。请示事项一定要明确，如请款不能简单地说“请领导给予支持”、“请领导拨款”，就是不说数额。

解决的办法：明确提出本单位对解决这一问题的意见，以供上级单位做出判断和抉择时参考。这些意见要有根有据，切合实际，必要时可引证有关政策或规定的条文，努力使自己的意见中肯、可行。

提出要求：具体提出对上级的要求，包括希望按某个最佳方案批示；希望上级尽快答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题；在未正式批复前，建议上级同意暂时按什么政策执行等。

最后，另起一行，写上期请用语，如“妥否，请批示”，“是否妥当，请批示”，“以上意见当否，请批复”，然后再另起一行，写明发文单位名称，并在上面盖章。

例：关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中分配比例的请示 市人民政府：

今年4月7日，xx市委、市政府《关于加快发展旅游业的决定》（x字［xx］8号），同意建立旅游建设发展专项资金，其部分资金来源于交通建设附加费的分配，并将此分配比列从原来的5％调高到10％。对此，我委认为该措施无疑有利于筹集资金，促进旅游业发展。但当初决定征收旅业交通建设附加费的目的，主要是筹集地铁资金，现要提高旅游专项资金往交通建设附加费中的分配比例，必然减少地资金的来源。地铁工程建设年度投资高达30亿元，筹资任务十分艰巨，而今年地铁资金缺口更大，需开拓更多的资金来源。因此，任何减少筹集地铁资金的做法都会异致工期拖长和投资增大，不利于工程建设。

鉴此，我委建议在地铁建设期内，暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例，仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中占5％的分配比例不变。专此请示，请批复。

Xx市计委

Xx年x月x日

２、请求指示的请示：

用途：用于某些无政策依据，或不了解、不明确某些政策而不知如何开展工作、采取措施时；或是涉及方针、政策界限等方面的重大问题，请求上级给予明确或具体解释时使用。具体写法与前面说的请求批准的请示写法上大同小异。

（三）请示的写作要求

写作请示，除了按写作报告时必须注意的中心思想明确，内容具体准确，表述清楚扼要等几点外，还应特别注意：

１、一文一事

即每份请示只涉及一件事情，不能一文数事并报，也不能多头请示，需要几个单位办理的不同问题不能综合在一起请示。

２、逐级请示

即一般情况下，只能向直接领导或主管本单位的上级单位请示，不得越级行文。特殊情况下，需要越级请示的，也必须把该文抄报越过的单位，不得避开或瞒着直接领导或主管单位。

3.应提出自己的建议和意见，态度一定要明确。就语气而言，只能用请求性语气，不能用决定性语气。不能这样写“如何解决，请领导批示”、“请批示！”“我们认为必须如何如何，请批示”。

五、会议纪要的写作

（一）会议纪要的概念及作用会议纪要是一种法定公文，用于传达会议的主要精神和记载要求与会者共同遵守执行的议定事项。也就是说，会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及精神、议定的事项，加以文字归纳整理，以上传下达，统一各方思想，指导协调和推动工作。会议纪要是在会议记录及其他有关材料的基础上，经归纳、提炼、整理而成的，既可以反映有关情况和问题，又可以用来指导工作和统一协调各方面的步调。会议纪要发给下级，类似通知，要求贯彻执行，报送上级，类似会议情况报告，可向上级反映情况。会议纪要在会议记录的基础上经过筛选、整理，其作用和会议简报有所不同，会议简报主要用于反映会议动态，沟通情况，其内容只具有参考性，不像会议纪要兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。

（二）会议纪要的种类

会议纪要根据适用范围、内容和作用，可分为例行会议纪要，工作会议纪要和协调会议纪要。

（三）会议纪要的写法

会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

(1)标题

由会议名称和文种组成。如《地铁建设安全工作会议纪要》。

(2)文件日期

成文日期通常写在标题之下，位臵居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

(3)正文

1、导语：对会议基本情况做扼要地叙述。如会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、议程及会议效果等。

2、主体：主要写会议所研究的问题、讨论的意见、作出的决定、提出的任务要求等。一般采取“撮要分条式”，即开头介绍会议的基本情况，如会议召开的时间、地点、中心议题及主持人、参加人等。然后分条列项，把会议的议定事项归纳成几个问题逐一写清。

具体有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议，讨论的问题比较集中，意见也比较一致，对会议的发言、讨论的情况进行综合概述。

二是摘录法。主要用于座谈会、学术讨论会等。按照会议进程或讨论顺序摘要整理出来。

三是归纳法。多适用于较大型的会议，讨论的问题比较多，涉及的范围比较广，需要把许多意见和问题加以分类整理，分项或列题写出。

无论哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

3、结尾：内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以不写结尾，主体部分写完，全文自然结束。

（四）会议纪要写作要求与技巧

会议纪要的写作要求，总的来说就是既要做到全面完整，又要抓住主流、本质；既 26 来源于原始记录，又体现了对原始记录的综合、分析、提炼、概括。

1、准确把握会议要点。这是会议纪要写作的关键。会议纪要的精髓在于“要”。掌握会议要点,关键在于抓住与会人员达成的共识和议定的事项。一次工作会议，涉及的问题很多。写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，切不可面面俱到。要把基本的观点、议定的事项、准备落实的措施反映出来。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议研究了”、“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。整理会议纪要要忠实于会议确定的原则和精神，抓住重点，切忌把整理者的意愿夹进纪要。

2、综合提炼会议结论。要善于抓住表态性的结论性意见；要善于抓住领导或权威人士发言的精神实质；要善于抓住多数与会人员的意见；要善于抓住会议主持人的总结性发言。但要注意语言加工,择其精要，不 27 要直接引用或大量罗列参会人员的原始发言。

3、格式规范、结构清楚。会议纪要除文头和文尾外,其结构有:标题、会议概况、议定事项、结尾四部分。议定事项是会议纪要的主体部分,多数分为会议精神和议定事项两部分,即共识与措施两方面。

会议纪要要注意条理化、理性化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见，尽力给予理论上的概括，提纲挈领，画龙点睛。纪要要分条分层次叙述，避免笼而统之，杂乱无章，前后矛盾的现象。

4、言简意明。会议纪要语言要明确畅达,防止含糊其辞产生歧义,特别是开头部分应当十分明确。在每一个问题或段落的开头,常常使用规范性用语,如“会议认为”、“会议强调”、“会议要求”、“会议传达”、“会议号召”等，以突出会议与主旨。会议纪要写作范例：

抓住机遇 扩大开放

沿长江五市对外开放研讨会纪要

一九九六年七月

沿长江五市(重庆、岳阳、武汉、九江、芜湖)对外开放研讨会，于1996年7月15-16日在庐山经纬宾馆举行。这次会议是在党中央和国务院作出以上海浦东为龙头，进一步开放长江沿岸城市的战略决策之后，由《求是》杂志社经济部、江西省体改委、九江市人民政府联合召开的，来自五市的领导和有关方面的负责同志及部分新闻单位的代表共40余人参加了会议。与会代表围绕着如何搞好沿长江对外开放的问题，进行了热烈发言和深入讨论。

与会代表一致认为，搞好沿长江的对外开放意义深远重大。……。

扩大沿长江的对外开放，对五市来说是机遇和挑战并存。为此，代表们指出，……（略）。

扩大开放，必须深化改革。代表们提出，与沿海地区相比，沿长江城市在对外开放方面已滞后了一步，旧的体制严重阻碍着对外开放的步伐。因此，应……

开放是促进和带动一切的重要途径和手段，代表们认为，应……

搞好长江的开放开发，必须走联合协作的路子。代表们认为，……

投资环境建设是对外开放的重要内容，代表们认为应把它放在对外开放的重要地位，作为一项持久的基础性工作来抓。既要……，又要……。还要……

六、公函的写作

（一）函的概念与作用

函，即信函，也叫书信。做为法定公文的函，是不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准所使用的一种文体。

函的用途，具体说有以下几项：

一是平行机关之间、不相隶属机关之间商洽有关事宜；二是向有关业务主管部门请求批准有关事项，如市政局向公安局、环保局等有关主管部门请求批准有关事项时用“函”，有关业务主管部门做出答复时，也使用“函”。三是上下级之间询问和答复一般性的问题时，也可使用函。

（二）函的种类

函从形式上分有两种：一种是公函，属正式公文，有文件版头，有发文字号，使用完后立卷归档。一种是便函。用来处理一般性事项的信件，使用机关信笺，加盖机关印章即可。

从行文方向上分也有两种：一是去函，即主动地与有关单位商洽工作、询问事项或提出请求；二是复函，是针对来函的问题向来函单位回答相应的商请或询问事项。

（三）函的结构与内容

包括标题、主送单位、正文、落款四部分。

１、标题：由发文单位、事由＋文种组成。有时，发文单位可省略，如《xx单位关于xxxx事项的函》，如果是复函，在标题中应当标明，如《xx单位关于xxxx问题的31 复函》。

２、主送单位：顶格书写。可以是平行机关、下级机关，也可以是上级机关。

３、正文：通常包括开头、主体、结语三部分。

①开头：如属主动发函，开头应先写明发函缘由，如果是答复性函，则应写明所要答复的来函的标题，或来函所提的事项、问题。如：“你单位ｘ月ｘ日来函已悉，经研究，现函复如下”。开头用不着写“你们好”等问候语。

②主体：去函具体书写要告知的事项或者要商洽的问题、要请求的事项；复函则针对来函的内容做出答复，或表态同意，或提出不同意见并简要说明其理由。要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持。请求批准函，则主要包括请求批准的事项、理由等，事项要明确，理由要客观、充分。一般情况下，最好一函一事，这样便于对方处理答复，多项事情，特别是彼此间毫无联系的一些事，可以分别发函。

③结语：去函可写：“请予研究”、32 “请予大力协助”或“特此函告，希即函复”、“即请函复”，也可只写礼貌性的惯用语，如“为盼”、“是荷”等。复函可写“特此函复”、“专此回复”“此复”等。结语也可不写。结语一般不写“此致敬礼”、“祝你们万事如意”等。

４、落款：写明发文单位名称及发文日期。一律写全称，加盖印章。

（四）函的写作中需注意的问题

1．内容专一，陈述为主。写作要有鲜明的针对性。围绕所提问题和公务事项来写，内容必须单一集中，做到一事一议。在内容的具体处理上，要层次分明，前后连贯，把问题和事情说明白、写清楚，不能罗列事项，漫无边际。要就事论事，无须讲过多的道理，要直截了当地把事情和问题讲清，做到言简意赅。

2.语气恳切，明确具体

在函件的往来中，要互相尊重，行文语气热情，态度恳切实在，致函一方要把自己的意见告诉对方，不能强加于人，不能提出苛求；复函方也要持和气共事的态度，商量办

理，即使致函方要求不合理，也办理拒复或用简单顶回去的办法回复。在行文中掌握用语分寸，以示礼貌。文字要明确具体，对所问、所复、所告的事项，须写得清清楚楚、明明白白，具体周到，使对方一目了然。不要使用含含糊糊的语词，否则容易使对方产生误解，有时还得往来查询，以致延时误事。