前台接待管理_前台接待管理办法
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前台接待管理
一、前台接待岗位职责
（一）接待主管岗位职责
前台接待主管在行政部经理的领导下，全面负责、督导前台的接待、文件处理等各项工作，及时解决前台日常工作中出现的各种问题，保证公司信息、通信顺畅，提高公司动作效率，实现公司整体目标。其具体岗位职责如下:
1、制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批
2、协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行
3、对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质
4、协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况
5、主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的摩擦
6、参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施
7、受理直接下级上报的全理化建议，并按照公司相关规定程序处理
8、与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等
9、督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率
10、负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核
11、负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作
12、正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决
13、协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系
14、负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理
（二）接待专员岗位职责
前台接待专员在前台接待主管的领导下，全面做地前台的日常接待、电话和函件的接转、员工考勤及汇总、报刊杂志的接收分发等项工作，努力提供一流服务，保证公司信息、通信顺畅，提高公司动作效率。其具体岗位职责如下：
1、服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务
2、负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理
3、熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息
4、负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档
5、负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存
6、配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作
7、负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养
8、维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养
9、执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡
10、负责员工出差预订机票、火车票、客房等事务，以及差旅人员行程及联络登记
11、对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见
12、完成领导交办的其他或临时工作
办公事务管理
一、办公事务管理岗位职责
（一）办公事务主管岗位职责
办公事务主管主要负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提高企业的综合竞争力。其主要职责如下：
1、组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核
2、起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批
3、负责组织办公有品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作
4、建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度
5、负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作
6、起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况
7、搞好与有关部门的协调及联系
8、受理直接下级上报的合理化封建议，按照程序处理
9、负责检查本部门的安全上、消防工作
10、负责办公事务突发事件
11、负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核建议
12、完成公司领导临时交办事件的处理
（二）办公事务专员岗位职责
办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是日常办公事的主要执行者，担负着办公用品、办公设备、档案管理等工作，其主要职责如下：
1、协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作
2、积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务
3、负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作
4、负责办公用品的登记、发放管理
5、负责制定办公家具、设备、用品的采购流程
6、负责监督办公设备的日常使用、维护
7、负责计算机信息资料管理
8、负责公司图书、资料、合同等文档的管理
9、提出办公事务合理化建议，不断改进工作
10、对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查
11、协助其他部门作好会议、接待工作
12、完成领导临时交办的其他工作
（三）行政办公秘书岗位职责
秘书的任务是负责为公司领导处理那些可以由他人完成的工作并为领导的工作做好准备。这些工作无论大小，都应该看作是领导的重要工作来接受。工作内容包括公文的收发、公章管理、高级接待等工作，其主要职责如下：
1、协助上级领导与企业内务部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作
2、负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作
3、负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作
4、妥善管理传真机、复印机等办公设备
5、严守公司机密，妥善保管各类文件
6、及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作
7、起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作
8、按照上级领导安排，出席某些会议
9、陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作
10、协助公司领导起草各项规章制度
11、按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动
12、完成领导临时交办的其他工作
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