提升档案管理水平 服务基层各项工作_提升档案管理水平
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提升档案管理水平 服务基层各项工作
青岛市市南区金门路街道办事处
金门路街道办事处位于青岛市市南区东部，辖区面积4.22平方公里，现有9个社区居委会，是市南区面积较大、人口较多的办事处之一。为适应新形势下基层档案管理工作的要求，我们积极探索适合城市社区特点的基层档案管理工作新机制，利用现代化管理手段，突出服务理念，实现工作方法和管理方式的转变，使全街道所有社区档案管理水平和服务水平有了明显提高。
一、建立有社区特点的档案管理体系
党的十六届六中全会通过的《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》,明确提出了“构建社会主义和谐社会,重心在基层”的要求，市委、市政府出台的《关于加强和谐社区建设的意见》为全市社区建设指明了方向。社区作为各种社会功能的重要承担者,直接面对基层广大人民群众,社区工作的好坏直接关系到和谐社会的建设成果。随着社区功能的完善，社区档案信息也越来越丰富，如何管理好这些档案信息，服务社区各项工作和人民群众，成为社区工作的重要内容之一。为此，我们根据社区工作人员少，涉民信息多，直接面向人民群众的工作特点，把方便社区工作，服务人民群众作为社区档案工作的出发点，全面记录基层工作的历史真实面貌，维护基层群众合法权益，努力建设有社区特色的档案
工作体系。自2001以来，我们连续5年将档案工作列入对社区的年度目标管理考核内容，提出开展社区档案工作的具体要求，引导社区开展各具特色的档案工作。
首先是建立起有效的档案信息形成机制。各社区在加大文件材料收集整理力度，逐步规范各种门类、各种载体档案管理的基础上，重点建立了包括低保及困难家庭档案、失业人员档案、残疾人档案、居民健康档案、义务兵人员档案、廉租住房评估档案等“民生档案”，使社区在开展低保救助、再就业、扶贫助残等帮扶活动中更加具有针对性，实现了社区工作事事有据可查，改变了以往社区居委会工作“凭记忆”办事的状况，促进了档案工作与社区建设同步发展。
其次是建立起规范的管理机制。我们根据社区档案工作的性质与特点，从制定系统、规范、操作性强的业务建设标准入手，以逐步提高档案规范化管理水平为出发点，加强社区档案基础工作。我们按照《青岛市社区档案管理暂行办法》，指导所辖社区建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、借阅制度，现行文件、工作信息查阅等规章制度，明确了社区档案工作的基本标准，使社区档案工作有章可循。为进一步规范社区档案管理，提高社区档案为社区工作和社区居民服务的水平，2005年我们按照《青岛市社区档案管理规范》，针对社区工作的实际，将社区的文件资料分为档案、信息、工作资料三大类，按照不同的办法管理，将一些没有保存价值的材料划为工作资料，整理方式从简，既减轻了档案整理的强度和档案保管的压力，又减少了投入，社区档案整理工作量减少三分之一。
三是建立起相应的考核激励机制。从2003年起，我们按照《关于在全市开展社区档案规范化管理认证活动的通知》，在辖区开展社区档案管理认证活动，截至目前，9个社区全部成为青岛市档案规范化管理先进社区，社区档案管理水平得到显著提高。经过几年的探索和实践，档案工作与社区建设有机融合，步入了良性发展的轨道，逐步形成了以建立档案工作制度、实行档案综合管理、规范档案业务建设、注重档案信息开发利用为主要内容的四位一体的社区档案工作模式，为社区管理和社区居民提供优质便捷的档案服务。
二、提升社区档案现代化管理水平
近年来，社会各项事业的发展给办事处的管理带来了许多新问题、新情况。一是大量新型经济组织在社区安家落户，越来越多的离退休人员、失业人员、外来流动人员进入社区，增大了办事处、社区管理的难度和服务范围；二是办事处和社区承担了越来越多的政务职能，传统的管理手段和服务方式已远远满足不了实际工作的需要。三是社区档案信息尤其是“民生档案”与群众生活息息相关，利用需求大，利用频率高，但现有的管理模式不能满足利用需求。针对这些问题，我们将档案信息现代化建设作为提升社区管理和社区服务水平的着力点和突破点，以青岛市档案局、青岛市民政局联合开发“社区一点通”综合信息管理系统为契机，主动承担“社区一点通”应用试点工作，在全市率先开展社区工作信息和档案管理现代化建设。我们把这项工作列为办事处的重点工作之一，从人力、物力、财力上加大了对社区信息化工作的投入。书记、主任亲自挂
帅，多次到社区指导工作，鼓励他们大胆创新，克服困难，努力实践，办事处派出一名副主任和档案人员靠上抓，同时拨出专款为办事处9个社区配备了微机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机、打印机等档案专用设施，为“社区一点通”的试点和推广工作提供了保障。为做好“社区一点通”系统应用工作，直接服务于社区工作，我们采取“典型引路、搞好示范、以点带面、整体推进”的工作思路，首先在仙游路社区和高雄路社区两个居委会进行试点，指导社区安装、使用“社区一点通”管理软件，在试点过程中，我们注意随时进行分析、总结，并结合社区实际工作，提出了修改意见，为“软件”的顺利推广、使用奠定了基础。在两个社区试点成功之后，办事处及时总结经验，采取做好宣传发动、开展业务培训等多种形式全力做好软件的推广使用工作。截至目前，9个社区全部应用“社区一点通”综合信息管理系统进行社区事务管理，录入社区房屋、居民、残疾人、军烈属等社区工作信息50962条，档案2254件，基本实现了档案数字化和计算机检索利用。今年4月，省委书记李建国同志视察仙游路社区时，观看了“社区一点通”管理系统的演示，对社区档案管理使用工作给予了充分肯定。
通过档案信息化管理，社区的信息资源得到了整合，社区工作效率和服务能力得到了提高。“社区一点通”管理系统涉及到社区工作的方方面面，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大等特点，既建立了传统的以居民户籍基本信息为基础的模块，又充实完善了涉及年龄、健康状况、政治面貌、生活状况等不同类别的居
民信息分类管理模块。以前社区只能进行单一查询，现在不仅可以分类查询，更重要的是能够分类进行管理，如把社区党员、低保户、退休人员、失业人员等各类人员的管理信息一次性的分别录入系统后，就可直接将所需数据按照相关要求导出上报，解决了从前在日常工作中重复统计的问题，把社区工作人员从繁重的手工劳动中解脱出来，实现了多方位、多层次、多功能的现代化信息管理合体系。
三、创立以民为本的社区档案服务机制
随着社区档案管理水平的不断提高，档案工作在社区工作中的作用日益突出，主要表现在如下三个方面：
一是社区档案利用成为政务公开的重要窗口之一。随着社会的发展，居民群众的民主意识和参政议政意识越来越强，他们渴望通过一些媒体来了解党和国家的方针、政策。办事处所属各社区依托“社区一点通”系统中的涉及群众切身利益的有关红头文件，主动为群众提供涉民信息服务，把档案服务融入日常工作中。居民想了解党和国家涉及居民切身利益的政策，就可以就近到社区通过网络查询。特别是我们针对下岗失业及再就业人员等社会特殊群体提供的相关政策、法规较多，受到居民的欢迎。上杭路4号502室的居民孙敏，从单位退休后，单位没有落实独生子女父母加发退休金待遇，也未领取到职工“独生子女一次性补偿金”。多次找到办事处，可办事处也没有这方面的文件，街道实施“社区一点通”综合信息管理系统后，通过查询，了解到青岛市计划生育委员会在2004年出台了《关于解决企业部分职工中独生子女父母未享受加发百分之五
退休待遇的遗留问题》后，待遇很快得到了落实。仙游路6号2单元604户居民梁东其是个下乡知青，返城后进了工厂，进厂后单位只从其入厂时计算工龄，而下乡时的两年却不计算在内，他虽据理力争，但又空口无据。一个偶然的机会他得知“社区一点通”能替百姓查阅“红头文件”这个消息后，通过检索很快查出《关于解决下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》的通知，梁东其拿着在社区查到的文件很快就解决了问题。家住长汀路3号1单元504室居民王桂芳是建国前参加工作的老工人，当年从单位退休时，单位不按照建国前参加工作的退休工资执行，而是按普通的退休工人工资执行。老人拿着居委会替他查询到的《劳动人事部关于建国前参加工作的老工人退休待遇的通知》，找到单位有关部门，落实了退休待遇。
二是社区家庭建档，促进了社区的和谐。和谐社会的建设离不开和谐家庭的建设，而建立家庭档案是建设和谐家庭的有力抓手之一，家庭建档已成为党和政府联系老百姓的桥梁和纽带。随着居民生活水平的提高，我市许多家庭已经着手建立家庭档案。2005年起，我们从实际出发在全办开展了各具特色的家庭建档活动，掀起了创建家庭档案热潮。为使社区居民群众接受并愿意参与到建档活动中来，我们以各种贴近居民的形式加强宣传、扩大家庭档案的影响力、形成广泛的群众基础。在每个社区选择一名文化素质较高、工作认真负责的同志，经过培训担当家庭建档辅导员的重任，及时解决市民在家庭建档过程中遇到的各种问题。截止目前，辖区已有百余户
家庭建立起了特色鲜明、内容丰富、整理规范的家庭档案，其中医学名家丁士海、语言学家黄伯荣、著名教授冯光廉、公益热心人袁桂芳等家庭建立起来的家庭档案各具特色，他们的事迹和经验在岛城广泛宣传，成为建立家庭档案的鲜活教材。辖区内的建档家庭一致认为，通过此项活动既维护了合法权益、又提高了生活质量，更增添了生活乐趣。街道办事处家庭建档及服务工作的经验做法，得到了青岛市档案局和青岛市妇联的充分肯定。
三是社区档案宣传，丰富了居民文化生活。2006年以来，我们配合青岛市档案局开展的“档案文化进社区活动”，了解社区居民关心什么，需求什么，有针对性地组织开展相关活动，引导、帮助社区群众认识到自己保存的档案资料，不仅对家庭有价值，而且对国家和社会具有重要价值。通过引导、帮助社区挖掘和培育自身历史文化特色，宣传、弘扬档案文化，把档案文化融入社会，形成独特的区域文化特色，使档案文化成为社区文化建设的一道风景。仙游路社区通过此次活动，挖掘了一批有重要历史价值的资料，例如仙游路社区的前身辛家庄和丁家庄旧貌以及辛家庄变迁的照片等，依据这些第一手资料，我们在社区中心广场举办了为期半个月的“邻里一家亲，社区总关情”档案文化进社区展览，从一个侧面反映了城市和人民生活的变化，充分展示社区发展变化和社区先进人物的事迹，让每一个群众都从身边的变化和生活改善中感受经济社会发展成果, 从而感悟到社会的快速发展和社会大家庭的温暖，进而激发广大社区居民积极向上的社区文化环境，切实增强社区群众的凝
聚感、认同感、归宿感和亲近感, 以此展现街道办事处创建平安社区、文明社区、繁荣社区、和谐社区的努力与探索，培养社区居民的友爱、平等、和谐、参与、协作的社区文化价值理念。今年5月份，国家档案局杨冬权局长在视察仙游路社区档案工作时，对档案文化进社区活动成果展予以高度评价。
档案是社区建设的一项基础性工作，也是构建和谐社区必不可少的工作。在社区档案管理和使用过程中，我们深深体会到加强社区档案规范化和社区工作信息化管理势在必行。今后，我们将充分整合和利用档案信息资源，把党和政府的方针、政策宣传给群众，把党和政府的关怀带给群众，真正体现出社区建档取之于民、用之于民的根本，为维护基层群众利益服务，为推动社区各项事业的发展服务，为建设和谐社会服务。
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