应用文理论基础_应用文写作重点

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引用 应用文理论基础(Sat, 10 May 2008 10:19:26 +0800)Description:

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飞利达电脑职业培训学校 的 应用文理论基础

1、应用文的含义

应用文涵义的界定是：应用文是国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常生活、学习、工作中，处理公务或私务所使用的具有某种惯用格式和直接实用价值的文章。包括机关应用文和私人应用文两类，或称为公务文书与私务文书。

2、应用文的类别

一、公务文书《国家机关发行的公文》（包含：命令、决定等）

二、事务文书

包括计划、总结、调查报告、规章制度等。

三、书函文书

包括一般书信、专用书信等

四、礼仪文书

包括邀约类文书、庆谢类文书、迎送类文书、悼唁类文书等。

五、会议文书

包括会议方案、开幕词、闭幕词、会议记录、会议报告、讲演辞、领导讲话稿等。

六、传播文书 包括消息、通讯等。

七、经济文书

包括经济信息文书、经济合同文书、经济报告文书等。

十、司法文书

包括起诉状、答辩状、上诉状、申诉状等。

第二章 公文写作《详见秘书学教案》

第三章 公告 通告

（1）公 告

一、文种常识

（一）涵义

公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项时用公告。”属公布性公文，面向国内外社会公开发布。

公告是知照性的下行文，主要用于国家机关向人民群众公布政策法令，说明采取重大行动的目的，宣布禁止妨害国家和公共利益的行为的有关规定，以及其他需要人民群众了解的事项。

（二）种类 1.重要事项公告 2.法定事项公告

二、写法指要

公告由标题、正文和签署三部分组成：

1.标题

公告的标题应是发文机关、事由和文种类别齐全，且三部分通常不能有所省略。如果发文机关为授权机关，还要在标题中写明“授权”字样，这时标题中三部分的顺序可以稍作变动。

2.正文

公告的正文通常不能太长，不必要的叙述、议论和说明必须去掉。文字应朴实庄重、鲜明准确。多由告知内容和结束语构成。告知内容如属纯知照性的，只需写明事实即可；如属对被告知一方有所要求的公告，要在正文中写明有关要求。正文结束时，有时要用“现予公告”、“特此公告”等结束语。3.签署发文机关和日期。

发文机关名称一般要用全称，属几个机关共同发文的，可用习惯的简称。

（2）通 告

一、文种常识

（一）涵义

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。属公布性、知照性公文，面向社会各有关方面公开发布。是各级机关、团体常用的具有一定约束力和执照性的下行文。使用比较宽泛，高级机关可以使用，一般行政机关、人民团体、企事业单位也可使用。

（二）特点 1.法规性 2.专业性 3.普遍性

（三）种类： 1.法规性通告 2.知照性通告

二、格式扫描 1.标题

国家行政机关以及比较大的单位一般都冠以发布单位，并体现出内容。格式为：×××关于××××的通告。2.落款

标题有发布单位的，后面则无落款；标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前；或落款的后面均可。3.正文

正文由原由、事项、结尾三部分构成。4．通告一般可以张贴、见报，也可以文件形式下达。

四、相关链接

（一）通告与公告的区别 1.内容与作用不同 2.发文单位不同 3.受文对象不同 4.发文方式不同 第四章 通知 通报（1）通 知

一、文种常识

（一）概念

通知是传达要求下级机关（人员）办理和需要有关单位（人员）周知或者执行的事项，任免人员时使用的文种。

（二）文种特征 1.发布性 2.中转性 3.广泛性 4.告之性

为了便于工作，有必要将某些事项、信息传达和告知给有关单位和人员知晓。这类通知起知照作用，如设置机构通知，启用印章通知，会议通知等等。例如《飞利达电脑职业培训学校关于设立公开课的通知》、《××公司关于举办劳资干部培训班的通知》、《××市总工会关于召开第三届工会代表大会的通知》、《××大学关于举行校庆三十周年纪念活动的通知》。

二、格式扫描

通知一般由四个部分构成：标题、主送机关、正文、落款。

标题中的事由如果十分重要或非常紧急，可在文种前加上“重要”、“紧急”等词语；如果是两个及以上机关联合行文，加“联合”；是对不久前发的文件内容进行补充，加“补充”。正文一般由缘由和目的、通知事项、执行要求三部分构成。通知的缘由和目的是通知正文的导语，要交代清楚为什么制发该通知，一般写得简洁明了。过渡语往往用“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“现就有关问题通知如下”、“特作如下紧急通知”等。

（2）通 报

一、文种常识

（一）通报的概念

通报是对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传递沟通的一种常用公文。

（二）通报的特点 1.严肃性 2.典型性 3.时效性

4.用事实说话

（三）通报的种类 1.表彰性通报

2.批评性通报 3.事项性通报

二、写法指要

通报一般由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。标题、主送机关、落款这三部分的写法与通知相同，我们主要介绍正文的写法。

不同类型的通报，其正文写法也不尽相同。我们分别介绍。

（一）表彰性通报 正文由三部分组成：

1.事项：概括地叙述先进事迹或先进经验。

2.决定：撰写经过研究，对先进群体或个人作出的表彰决定。3.号召：发出向先进人物或先进经验学习的号召。

（二）批评性通报

其正文一般由缘由、事项、分析、要求四部分构成。1.缘由：写通报事由和发文机关的态度。2.概要写出所批评对象的错误事实。

3.分析：阐述分析所批评事项的性质、归纳出教训所在。

（三）事项性通报

事项性通报首先写明所通报的情况，对主要情节进行客观叙述，注意把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。其次写事项的现况，即事情发生后的临时处理情况。最后要写明发文机关的意见和要求，可以在对客观事实分析的基础上提出。

三、写作须知

（一）事例要典型

（二）情况要真实

（三）详略要得当

（四）分析要准确

（五）通报要及时

第五章 意见

一、文种常识

（一）涵义

意见是对某项事业或工作提出见解和处理办法的指导性的公文。它使用的范围非常广泛，不论哪个领域或哪个部门以及个人要提出或陈述建议与设想，都可以使用。

（三）种类

1.政策性意见 2.工作性意见

二、写法指要

1.标题：由制发意见的机关名称、事由、文种三个部分组成。如两个以上机关联合制发的，在标题上应给予标明。

2.正文：包括制发意见的依据或原因、内容、要求等几个部分。

（1）制发的依据或原因。意见的开头应依据某一政策或精神，针对某一现象或问题，简要说明制发意见的依据、意义或原因，其目的是使执行者明确制发这份意见的重要意义，从而增强执行意见的自觉性和主动性。

（2）意见内容。这部分是意见的主体，包括指导原则、工作任务、措施步骤及其他有关事项，这部分篇幅的长短依内容而定。

（3）执行要求。这部分是意见内容的延续与补充，多用于交代领导、时限要求、注意事项、希望与要求等。3.日期及落款

意见的发文日期置于标题之下，一般不写发文机关，不落款，发文机关标在标题第一部分。

第六章 报告 请示 批复

（1）报 告

一、文种常识

（一）涵义

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。

（二）种类 1.工作报告 2.情况报告 3.答复报告 4.递送报告

（三）报告的特点 1.陈述性 2.汇报性 3.用事实说话

二、格式扫描

1.标题：由制发机关、事由、文种三部分组成。2.主送机关：为直属上级机关。

3.正文：正文由导语、事项和尾语组成。导语写报告的目的或缘由。主体即报告的具体内容。答复报告的尾语，多用“特此报告”、“专此报告”。4.落款：在正文后右下方标注发文机关。（2）请 示

一、文种常识

（一）涵义

“请示”是下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准时使用的一个上行文种。

（二）特点 1.使用范围广泛 2.主送明确，内容单一

3.请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理的问题与事项，不能超越职权请示不属本机关职权范围的事项，也不应请示自己经过努力能够解决也有条件解决的问题。

（三）种类 1.政策性请示 2.工作性请示

二、写法指要

（一）请示原因

（二）请示事项

（三）请求语

请示结尾应当使用请求语，如“以上请示当否，请批复”等。

五、相关链接

（一）请示与报告的区别

从请示的性质及使用范围可以看出，请示与报告是有一定区别的，主要表现在：

第一，行文目的不同 第二，行文时间不同 第三，内容含量不同 第四，公文处理不同 第五，主送机关的数目不同 第六，结尾不同

（二）与“意见”(上行的)区别

“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级做出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，也即人们通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给以指示或支持，这就是人们通常所说的“软件”。

（3）批 复

一、文种常识 批复是上级机关答复下级机关请示事项的一种公文。在机关的日常行文中，使用批复的先决条件是下级机关上报“请示”。因此，没有下级机关的请示，则批复无由而发。

二、写法指要

批复写作比较简单，通常数十字就可以了。其正文由三部分构成。

引叙语。批复开头首先应引叙来文，从而使人明白是针对哪份请示而作的批复。批复内容。引叙语后，可单刀直入将批复内容写出来。

结尾语。批复结尾为了加强语气，常用“批复”、“专此批复”、“特此批复”等语句结尾。

三、批复写作的注意事项 第一，标题应简明扼要 第二，批复应及时

第三，批复的内容应具体、明确，并具有很强的针对性

第四，批复者对请示所提的问题必须明确表态，切记摸棱两可的回答

第七章 函

一、文种常识

（一）涵义

函是不是同属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等所使用的一种公文。

函在行政公文中是唯一的平行文。“不是同属机关之间”不论级别高低，都不存在职权上的指挥与服从关系，都是平等的，它们之间的行文只能用函。

（二）特点 1.灵活简便 2.具有往来性 3.具有法定公文的效用

（三）分类

根据往来关系，函可分为来函和复函；根据函的性质，函分为公函和便函；根据内容的不同，函分为告知函、商洽函、询问函、答复函和请求批准函。

二、写法指要

1.告知函。把某一事项、活动函告对方，近似于通知，但由于没有隶属关系，只宜用函。

2.商洽函。机关、单位之间商洽工作、联系事项用商洽函。这种函的正文多分为缘由、事项、结尾三部分。

3.询问函。询问函所问的问题是本机关职责范围内应予以解决但又无据可查或难以解决的问题。被询问的机关可以是与此问题有关的平级机关或不相隶属机关。

4.答复函。也称复函，它具有明确的针对性，即针对询问函而作的答复。

5.请求批准函。这是向有关职能部门请求批准的函。

函可以不设文头、不编文号、不写标题，撰写方式比较简便自由。结尾则视行文关系和内容需要，选用恰当的惯用词语，如“此复”、“专此谨复”或“特此函告”等。

三、写作须知 第一，内容要简洁 第二，语言要得体

四、相关链接 函与请示、书信的区别

1.在行文实践中，要注意请示和函在使用中的不同。

2.函与书信同属于信件类，但两者有着严格的区别，主要表现在：

①“请示”是向“上级机关请求指示、批准；”“函”是向“有关主管部门”请求批准。” ②无论是公函或便函，都是机关之间处理公务的信件

③函属于公务信件，使用时比较庄重严肃，有比较严格的格式，语言更简洁。事务类文书（调查报告、计划文书）《详见秘书学教案》 第一章

总结类文书

（1）总 结《详见秘书学教案》

（一）涵义

总结是人们对过去的实践活动成绩发现问题，总结经验，找出教训，引出规律性结论，明确今后实践方向的理性认识过程。所以总结的过程就是人们发现、证实和发展真理的过程。

（2）述职报告

一、文种常识

（一）什么是述职报告

述职报告是担任一定领导职务的干部和专业技术人员，向自己的选举任命机构、上级领导、专家组、本单位的职工群众，汇报个人在一定时期内守职尽责和施政情况、德能素质的自我评述性的文书。

（二）述职报告的种类

1.从时限上，可分为任期述职报告（现任职位以来的总体情况报告）、年度述职报告（报告本年度的履行职务的情况）、临时性述职报告（担任某项临时职务的报告）。

2.从表达形式上，可分为口头述职报告、书面述职报告。一般任职时间较短且在较小的基层单位工作的可以用口头述职。

二、格式扫瞄

结构公式：标题＋署名＋称谓＋正文＋日期

1.标题。常用的有两种写法：一是“任职期限＋所任职务＋文种”；二是只写文种名称。2.署名与日期。

3.称谓。在正文上方顶格书写主送单位和听取报告的人员的称呼，如“×××人事部”，“×××领导”；如果是在一定的场合述职，则应用“各位领导”、“各位评委”等称呼。4.正文。正文一般由开头、主体、结尾等部分组成。（1）开头。即前言部分，一般包括两方面内容： 一是任职简介，说明自己从什么时间起任什么职、岗位职责的目标任务，并对述职的内容和范围作必要交代；

二是简要概括评价任职以来的工作情况。

（2）主体。这是述职报告的核心内容，根据上级布置的述职要求，在回顾自己任现职以来或某一阶段全面工作情况的基础上，从德、能、勤、绩四个方面具体地有条有理地陈述主要业绩、存在问题等情况进行总结。（3）结束语。

三、写法指要

（一）述职报告写作内容的共性 1.自己的岗位职责 2.履行岗位职责的基本情况 3.取得的成绩和实践经验

4.工作指导思想 5.存在的问题和缺点

6.经验、体会、教训及努力方向

表述方式上，属于陈述性文体，以叙述为主，兼以说明和议论。

四句话：突出一个“我”字，围绕一个“职”字，注重一个“实”字，体现一个“述”字。

五、相关链接 1.与报告的区别：

目的不同，报告的写作目的是反映所在单位、部门或所辖系统工作的全貌或某方面工作情况；述职报告写作目的是向自己的选举任命机构、上级领导、专家组、本单位的职工群众汇报个人在一定时期内守职尽责和施政情况、德能素质。

内容不同，报告的内容涉及面很广，有关整体工作、单项工作及其新情况、新问题、新举措都可以报告；而述职报告的内容，要求要从任职以来或某一阶段本人的德、能、勤、绩四个方面来述职，具有比较严格的规定性。

制作主体不同，报告的制作主体是党政机关、社会团体和企事业单位；述职报告的制作主体只限于担任一定领导职务的干部或专业技术人员。第二章 调查报告《详见秘书学教案》 第三章 规约类文书（1）规章制度

一、文种常识

（一）涵义

规章制度是国家机关、人民团体、企事业单位为了建立正常的工作、学习、生产、生活秩序而制定的具有法规性与约束力的文书。

规章制度是守则、制度、规程、章程、规定、办法、条例、须知、公约等的总称，是在一定范围内制定的具有法规性和约束性的文件，要求有关人员按章办事，共同遵守。

（二）特点 1.权威性 2.制约性 3.鲜明性 4.严肃性 5.严密性 6.程式性

（三）作用

1.规章制度是客观规律的反映 2.规章制度是方针、政策的具体化

3.是实行科学化的管理，提高效率的有力措施 4.规章制度是协调工作、生产、生活的准则

（四）种类

规章制度是一个总称，它的种类很多，应用范围也很广。国家机关、社会团体、企事业单位均可根据工作和生产的需要，制订各自的法规、章程等，要求所属人员或社会成员共同遵守，切实执行。

二、写法指要

规章制度大体上由三部分组成，即标题、条文、具体名称和日期。会议类文书

第一章 开幕词 闭幕词（1）开幕词

一、开幕词的概念、作用

开幕词是会议讲话稿的一种，是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在大型会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。

二、开幕词的结构、内容和写法

开幕词由首部、正文和结束语三部分组成，各部分的项目内容与写作要求如下： 1．首部：包括标题、时间、称谓三项。

（1）标题：一般由事由和文种构成，如《东莞市职业技能评估大会开幕词》；有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是《×××同志在××××会上的开幕词》；有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如《关于飞利达电脑培训学校未来的发展——校委会第十次会仪开幕词》；也有的只写文种《开幕词》。（2）时间：标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日期。

（3）称谓：一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。

2．正文：包括开头，主体和结尾三部分（1）开头部分：一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。

（2）主体部分：这是开幕词的核心部分。通常包括三项内容。第一、阐述会议的意义；

第二、阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排； 第三、为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。（3）结尾部分：提出会议任务、要求和希望。

3．结束语：开幕词的结束语要简短、有力，并要有号召性和鼓动性。写法上常以呼告语领起一段，并用“预祝大会圆满成功”等语作结。

（2）闭幕词

一、闭幕词的概念、作用

闭幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在大型会议闭幕时所作的总结性的讲话。

闭幕词是大会的尾声，意味着会议即将结束。它一般运用简洁、明快、精当的语言，对大会作出概括性的评价和总结，并向与会者提出贯彻落实大会精神的要求和希望，使与会者充满信心地奔赴各自的岗位，为实现大会提出的目标去尽职尽责完成各自的任务。

二、闭幕词的结构、内容和写法

闭幕词由首部、正文和结束语三部分组成。其各部分的项目内容和写作要求如下：

（一）首部

包括标题、时间、称谓等项目内容。

1．标题。与开幕词的标题构成形式基本一样，一般由事由和文种构成，如《东莞市职业技能评估大会闭幕词》；有的只写文种，以“闭幕词”作为标题；也有的由致词人、事由和文种构成，如《×××在 ××大会上的闭幕词》；还有的采用复式标题结构形式，由主标题和副标题组成。

2．时间。标题之下，用括号注明会议闭幕的年、月、日期。

3．称谓。一般和开幕词的称谓一致，根据会议性质及与会者的身份来确定称谓，如“同志们”“各位代表”等。

（二）正文

包括开头、主体和结尾三部分。

1．开头。一般简要说明大会在各级领导的关怀下，经过与会人员的共同努力，圆满完成了预定的任务，今天就要闭幕了。

2．主体。主要是对大会进行概括总结，通常包括两项内容。3．结尾。对保证大会顺利进行的有关单位及服务人员表示感谢。

（三）结束语。用以宣布会议结束，通常只有一句话：“现在，我宣布，××××大会闭幕。”

第二章 会议记录 会议报告

（1）会议记录

一、会议记录的概念和作用

在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。会议记录是记录会议上讲话、发言、决定、决议等内容的一种文字材料。比较重要和正式的会议都需要做会议记录。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件，总结经验，研究工作等存查备考的一种历史资料。

二、会议记录的格式与内容： 会议记录一般包括两大部分：

1．会议的基本情况。写明会议名称，开会的时间、地点，出席人（按规定必须参加会议的成员）、缺席人及原因、列席人（不是会议成员，因工作需要而参加会议的人）、主持人、记录人。

2．会议的内容。这是会议记录的主要部分。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容的记录，有摘要和详细两种。（1）摘要记录

（2）详细记录

三、会议记录的要求

（一）真实、准确

（二）要点不漏

（三）始终如一

（2）大会工作报告

一、大会工作报告的概念、特点

大会工作报告是指党政机关、社会团体、企事业单位的负责人，在有关大会上就工作问题所作的全面、系统的讲话文稿。

大会工作报告具有以下特点：

1.针对性

2.全面性 3.群体性 4.指导性

二、大会工作报告的分类

根据大会议题、内容以及与会人员的不同，大会工作报告可以分为汇报性工作报告、传达性工作报告和动员性工作报告。1． 汇报性工作报告 2．传达性报告

3．动员性报告

三、大会工作报告的结构、内容和写法要求 大会工作报告稿一般由首部和正文两部分组成，其各部分的项目内容和写作要求如下： 1.首部。包括标题、时间和称谓等项目内容。

（1）标题

大会工作报告的标题，有单标题和双标题两种基本形式。

单标题有两种情况：一是由报告性质和文种构成，如《政府工作报告》；二是由会议名称和文种构成，如《在东莞市职业技能评估大会上的报告》。

双标题是将报告主要内容或主要精神概括为一句话作为主标题，副标题则由报告人、会议名称、文种构成。如《关于未来职业技能培训的发展——××同志在东莞市职业技能评估大会第五次全体会议上的工作报告》。（2）时间

大会工作报告的时间位于标题之下正中，外加括号。（3）称谓

称谓在正文之前，顶左边书写，一般写为：“各位代表”，“全厂干部职工同志们”，“全体教工代表们”。

2.正文。大会工作报告正文的结构包括开头、主体和结尾三部分。

（1）专业性工作报告。

（2）传达性工作报告。（3）动员性工作报告。

第三章 演讲稿《详见秘书学教案》

第四章 领导讲话稿《详见秘书学教案》 宣传类文书 第一章 消息

一、文种常识

（一）涵义：消息是以最直接、最简练的方式报道新近发生或发现的具有一定的社会意义的事实的一种新闻文体，是最经常、最大量运用的报道体裁。

消息一般有六个要素，即何时、何地、何人、何事、何因及如何发生，简称“六要素”，当然，并不是每一则消息必须包括这六个要素，有时根据情况也可省去一两个。

（二）分类：消息的类别很多，主要的有动态消息、综合消息、人物消息、评述性消息、简讯等。

（三）特点：可以用四个字来概括：

“新”：即从时间上说，它报道的是新近发生的事情；从内容上说，它反映的是新鲜、新奇的事情。

“真”：即它报道的内容必须是真实的。“快”：即迅速快捷地反映现实。

“短”，即消息一般笔墨集中，篇幅短小。

二、结构及写法

因为动态消息是消息中最常见的一种，我们以此为例，来看一看消息的结构。（动态）消息的结构公式是：

标题 + 消息头 + 导语 + 主体（+ 背景材料）+结语

（一）标题

标题是揭示消息主要内容并以醒目的形式刊出的简短文字。

消息的标题有四种形式，可以根据消息的种类和内容灵活选择。其具体形式为： 1．正题，即只有一行标题，又称单行式。2．引题 + 正题 + 副题，又称三行式标题 3．引题 + 正题，又称双行式。4．正题 + 副题，也是双行式

标题是消息中最醒目的部分，制作标题采用单行还是多行，要以稿件的内容而定。标题要要醒目、准确、简洁、新颖、生动，题文一致，抓住要旨。此外，标题应居中书写，两端空大致相等的位置。

（二）消息头

消息头是消息的标志，是新闻发出媒体、地点和时间的交代与说明。消息头的构成：媒体 + 地点 + 时间 消息头空两格书写，字体一般较粗。

（三）导语

导语多是紧接消息头之后的第一个自然段或第一句话，有时也可由两个甚至两个以上的自然段组成，称为复合导语。它报道消息的主要内容，一般由新闻要素中最主要的要素提炼构成。导语的种类主要有： 1．概述式 2．评论式 3．描写式 4．引语式 5．疑问式

在写作导语时，要明确集中地反映出整篇消息的主要内容 ；六要素不一定要个个俱全，但必须具备时间、地点、事情等三个要素，此外导语要短小精炼，要言不烦。

（四）主体

消息主体又称“消息躯干”、“消息主干”，是消息中最基本、最重要的部分。它紧承导语，对导语中简要表述的内容进一步用事实作具体的阐述、解释或回答，对导语中未提到的次要材料进行补充说明。

主体是消息的主要部分，花费的笔墨最多，写作时要特别注意。主体的写作要中心明确，围绕导语确定的中心选择材料；主体的内容要和导语一致，而且要详略得当。因主体部分内容较多，所以要特别注意安排好结构，要做到结构严谨，层次清晰。主体部分的结构有： 1．纵式结构，即按照事件发生的时间顺序来安排层次。2．横式结构，即按空间转换或事物的逻辑顺序来安排层次。

3．纵横结合式结构，这是前两种结构的交叉使用，尤其适用于综合消息的写作。

（五）背景材料

背景材料是就消息中有关新闻事实的历史、环境和原因等进行解释说明的材料。它并不是消息结构上的一个独立部分，也不是每篇消息都有的。常用的背景材料有： 1．对比性材料 2．说明性材料 3．注释性材料

背景材料的写作要选择适当，数字或解释准确无误，切忌喧宾夺主，主观臆断。

（六）结语

结语即结尾，是消息的结束语。并不是所有的消息都有结尾，一篇消息是否写结语，要根据实际需要而定。结语的类型主要有： 1．小结式 2．交代式 3．评论式 4．号召式

结语应是对全文的圆满的收束，要写得简短精炼、新颖生动。

四、写作须知

写作消息还要从新闻的整体要求出发，进行全盘把握：

（一）内容要新鲜；

（二）事实要准确；

（三）要讲究时效性；

（四）要提高消息的“含金量”；

（五）要具有可读性。

五、相关链接

1.倒金字塔式：即按重要性依次递减的原则排列材料的消息结构形式。

倒金字塔起源于美国的“南北战争”（1861-1865）时期。其时，电报刚刚发明，发报机在使用时常常出现故障，故战地记者在发稿时，总是先说最重要的内容，以免发报机出现故障时最重要的东西反倒传不回去。从而形成“倒金字塔”的雏形。

百多年来，倒金字塔式结构统领着消息写法的天下，“独领风骚百余年”，是因为它在多个方面有着明显的优势：便于记者迅速发稿；便于编辑删改编排；便于读者阅读接受；能够促进消息的快速传播和交流。

2.受众：指传播过程中信息的接受者，是读者、听众和观众的统称。第二章 通讯

一、文种常识

（一）涵义：通讯是以叙述、描写为主要表达方式，具体、生动、形象地反映新闻事件、典型人物或典型经验的新闻体裁。

（二）分类： 1．人物通讯

2．事件通讯 3．工作通讯

4．风貌通讯

（三）特点： 1．新闻性

2．文学性

3．评论性（倾向性）

4．完整性

二、结构

通讯的基本结构为：

标题 + 作者 + 开头 + 主体 + 结尾

（一）标题

通讯的标题从结构上分，有两种： 1．单一型，即只有正题。2．复合型，即正题 + 副题。

（二）作者

作者位于标题正下方，居中书写。作者前面一般要标明其所属单位。

（三）开头，是正文的开始部分，一般要点出报道的主要对象。

（四）主体，是通讯的主要部分，所占篇幅最长。

由于通讯的内容较多、篇幅较长，主体部分常常划分为若干层次，并冠以小标题的形式。通讯的主体有三种结构。

1．纵式，即按时间顺序、事物发展的顺序或作者对报道对象的认识顺序安排材料。2．横式，即以空间转换或按事物性质层次安排材料。

3．纵横结合式，即上述两种结构同时使用，既注意时间顺序，又注意空间顺序或事物的性质层次。

（五）结尾，即通讯的结束部分。

三、写作须知

（一）善于确立典型

（二）围绕主题选取材料

（三）认真构思，巧妙布局

（四）写活人物，展现精神

（五）叙议结合，手法多样

四、相关链接 消息与通讯的区别：

通讯一般没有引题；消息比通讯的时效性更强；通讯比消息的篇幅一般要长；通讯的文学色彩和主管色彩比消息一般要浓烈；消息侧重写事，叙述简明扼要，一般不展开情节，通讯可写人物也可写事件，其材料比消息丰富、全面，其容量比消息厚实、充足。

礼仪类文书 第一章 邀约类文书（1）请 柬

一、请柬的概念

请柬又称请贴，是人们在节日和各种喜事中请客用的一种简便邀请信。请柬是为邀请宾客参加某一活动时所使用的一种书面形式的通知。一般用于联谊会、与友好交往的各种纪念活动、婚宴、诞辰或重要会议等，发送请柬是为了表示举行的隆重。请柬通常也称作请帖。

二、请柬的基本格式和写法

请柬从形式上又分为横式写法和竖式写法两种。但从内容上看请柬，作为书信的一种，又有其特殊的格式要求。

请柬一般有标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。(一)标题

在封面上写的“请柬”(请帖)二字就是标题，一般要做一些艺术加工，可用美术体的文字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等。(二)称呼

要顶格写出被邀请者(单位或个人）的姓名名称。如“某某先生”、“某某单位”等。称呼后加上冒号。(三)正文

要写清活动内容，如开座谈会、联欢晚会、生日派对、国庆宴会、婚礼、寿诞等。写明时间、地点、方式。(四)结尾

要写上礼节性问候语或恭候语，如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等。(五)落款

署上邀请者(单位或个人)的名称和发柬日期。

三、请柬的写作要求（1）请柬不同于一般书信。

（2）语言上除要求简洁、明确外，还要措词文雅、大方和热情。

（2）聘 书

一、聘书的概念 聘书，也称聘请书。它是指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。

二、聘书的作用(一)加强协作的纽带

(二)加强应聘者的责任感、荣誉感和促进人才交流(三)表示郑重其事、信任和守约

三、聘书的格式和写法

聘书一般已按照书信格式印制好，中心内容由发文者填写即可