机关文书档案归档难点探析_文书档案归档整理方法

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机关文书档案归档难点探析

机关文书档案工作是机关管理工作的组成部分，是机关信息开发、利用的基础，是提高工作效率和工作质量、维护企业经济利益与合法权益、反映企业发展历程的一项重要工作。但是，在实际工作中遇到的一些问题，使得机关文书档案归档情况不尽如人意，使之作用没有发挥到最大化。

一、存在的问题

（一）机关处室归档材料比较单一

机关每个处室都设有归档员，一般为本处室综合科文书人员，主要负责处室电子公文写作发布的工作，于是潜意识当中就认为文书档案的归档就是将本处室下发的红头文件进行归档即可，忽略了其他非红头管理类材料的归档，比如业务科室形成的非红头文件的专业性报告材料、特定业务工作形成的系列性成套性的文件材料、向集团公司上报的各类报表材料、公司专业部门会议材料等。

（二）机关处室归档员责任意识不到位

虽然每个处室都设有归档员，但是由于业务需要，人员更替比较频繁，业务操作本就不熟练，再加上都是兼职归档工作，在工作日程中总将档案工作排在末位，有时一拖再拖，超过了规定的归档时间，严重影响了机关档案整体归档进程，进而影响了文书档案的借阅利用工作。

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（三）文件材料质量不合格

在归档的文件材料中，由于电子公文系统的限制以及部分归档员的惰性，使得部分归档的纸质材料不符合标准公文制式要求，影响了公文的效力；有些归档员忘记或者无视《文件处理单》的归档，使得归档文件齐全完整性受到了很大影响。

（四）档案系统中著录项不规范

中国石油天然气集团公司档案系统在2011年就与电子公文系统对接成功，文书归档员只需要在电子公文办理完毕后点击归档即可完成档案系统大部分数据的著录工作，但是有两个著录项需要手工修改，一个是文件的“页数”，一个是“保管期限”。因为电子公文系统对文件正文和附件是分项存放，无法统计文件总页数；而保管期限项是电子公文系统自动设置为5年，很多归档员在点击归档之后，对这两个著录项不够重视，使得文件页数和保管期限总存在问题，影响了档案数据的正确性。

二、采取的措施

（一）实行文书档案归档范围确认制

集团公司在2010年开始要求所属各单位逐步实行文书档案归档范围确认制。长庆油田公司档案馆在2011年制定新的《长庆油田公司文书档案管理办法》时进一步明确制订了机关处室《文件材料归档范围确认单》。文书档案工作人员首先通过对机关每个处室职能、业务流程和历年归档情况进行分析，再与机关处室归档员及部门负责人反复沟通修改，完成《确认单》的制订，并于

—2— 每年初送达机关处室，归档员在确认上一年度需要归档的材料与《确认单》所列项目是否一致，对于有出入项目进行修改后，在年度《归档范围确认单》上签字，并经部门领导签字确认后反馈给档案馆存档以备查考。通过归档范围确认制的实施，一方面明确了机关处室需要归档的材料内容，另一方面通过文字契约的形式加强了对机关归档员的约束。

（二）将机关部门归档会议制度化

公司档案馆每年三月都要召开年度公司机关归档会议，在会议上首先从归档时间、归档数量和归档文件材料的质量等几个方面对上一年度机关部门归档情况进行通报，使每位参会人员对上一年度各处室归档情况有整体认识；再将当年相关归档要求做出书面说明，便于归档员把握；同时每年在会上还将电子公文系统与档案系统相关归档操作步骤进行演示，方便机关归档员学习。

（三）加强归档过程监督检查

在每年归档工作开始后，加强与机关部门归档员的沟通交流，随时掌握各处室归档进度，及时解决遇到的问题，同时通过系统后台数据库及时掌握系统中各著录项的录入规范情况，有问题及时提出修改意见。在归档交接时，对归档的文件质量以及系统中数据进行再对照检查，发现问题退回整改，严把进库档案质量关。

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