资料管理办法_公司资料管理办法

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工程技术资料管理办法

第一章 总则

第一条

为加强公司工程技术资料管理工作，有效完成资料的收集、整理、归档、管理和利用，防止资料流失、确保获得的资料完整，在矿井生产期间能够完善的资料借鉴，维护公司合法权益，特制定本规定。

第二条

本办法所称的工程技术资料是指在建井期间公司各级部门及员工从事业务活动中所涉及到的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、地测信息数据、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条

公司各部门、员工有保护工程技术资料的义务。第四条

工程技术资料工作实行统一领导、保管的原则，进行网络化管理。

第二章 工程资料收集及职责

第五条

公司在综合部设档案室，由专职资料员负责档案管理工作，各矿及公司职能部门设兼职资料员，负责本业务范围内的档案管理及档案资料的及时移交归档工作。

第五条

公司档案室资料员负责接收各类档案资料，主要职责为督促各职能部门资料员将工程资料及时收集、整理，移交档案室，做好档案资料的编号、组卷、立卷、保管工作。对需要及时处理的工程资料会同各方人员进行处理。第七条

设计单位依据合同对工程的设计质量负责。国家及各级政府主管部门按规定对设计质量进行审查。业主、监理单位对设计质量和进度进行检查监督，并对设计单位执行质量保证程序的情况进行监督检查。矿职能部门依据工程进度及时组织好图纸会审，并负责对全过程的工程文件资料及时进行收集、整理、归档。随设备带来的图纸资料，开箱后由开箱的业主人员带回，三日内交公司档案室存档，并将资料的复印件分发至公司、矿职能部门。

第八条

监理方对设计院、施工方的资质、工作计划、施工方案等进行监督检查，对设计的合理性、施工单位的工程造价、工程质量、工程进度进行监督检查、总体控制，对甲方负责。积极收集施工过程中的各种资料，保证工程的顺利竣工。及时将竣工单位工程监理资料移交给矿井职能部门。矿井职能部门按程序及时归档。

第九条

施工方依据设计编制施工组织设计及措施，并严格按照措施组织施工，确保工程质量。在施工过程中收集与工程有关的各项资料，各类工程资料要与工程同步整理、收集。竣工后的施工竣工技术资料的编制、整理、装订和移交到矿井职能部门。矿井职能部门按程序及时归档。

第十条

对业主设计、施工方及监理方的工程技术资料管理工作进行监督检查，并对工作计划进行审核，档案室负责将项目部职能部门移交的工程技术资料汇总、登记、存档等。第十一条

档案室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 工程资料的流程管理

第十二条

设计院作出的设计，必须按合同提交完整的工程施工资料给矿井职能部门，并由专人签收做好记录，然后分发到相关责任单位：施工方及监理单位。施工单位必须事先指定主管该项目的工程技术人员熟悉资料，进行初步审核，并代表本单位提出意见。业主项目技术负责人组织专家及相关单位进行图纸会审。期间设计单位应派该项目设计人员参加，重要分册或与其他专业有接口的分册应有主设计人及工地代表参加。施工单位应派主管该项目的工程技术人员参加，监理单位应事先指定主管该项目的专业监理工程师参加。图纸会审一般是以完整的单位工程进行，对施工急需的分项专业图纸等必要时也可以提前会审，但在成套图纸到矿后还需统一会审，形成会审意见。经会审完毕的图纸资料经矿井职能部门完整存档案室归档，各职能部门或施工单位需用图纸资料按规定手续从档案室借阅。凡借阅图纸资料的单位和个人必须及时完好归还档案室。设计变更由业主负责归口管理。设计单位负责编制更改文件，监理单位负责监督，施工、安装、调试单位负责实施。

第十三条

设计会审或交底的工作程序

1、设计单位介绍设计意图、工艺布置与结构特点、工艺要求、质量要求、施工技术措施及有关注意事项。

2、各有关单位对设计图纸提出疑问，指出存在的问题，提出改进意见。

3、设计单位进行答疑和说明。

4、各单位针对问题进行研究、协商，拟定解决问题的办法。

5、会审及交底会后一天内由监理单位编写会审纪要，经各方签字后实施。

第十四条

会审的主要内容：

1、设计单位图纸是否按图纸划分等级经各级人员正式签署。

2、施工图纸与设备、材料的技术要求是否一致。

3、设计与施工主要技术方案是否相适应，对现场条件有无特殊要求。

4、图纸表达深度和出图范围能否满足施工要求。

5、予制构件、设备组件及现场加工要求是否符合现场施工的实际能力。

6、各专业的设备选择和系统的设计是否合适、协调、完整。

7、设计采用的新材料、新设备、新工艺、新技术等在施工技术、机具和物资供应上有无困难。

8、各专业施工图之间的接口是否正确；总图和分图之间，总体尺寸与分布尺寸之间有无矛盾。总图三维坐标是否闭合，总图尺寸与分图尺寸之间有无矛盾。

9、能否满足运行安全的要求，设计方案是否经济合理，方便检修和运行。第十五条

会审意见与设计修改

参加会审的各方提出的设计修改建议必须符合已批准的初步设计原则和煤炭工业矿井设计规范。对会审中已决定的必须进行设计修改的，由原设计单位按设计变更程序提出修改设计。

第四章 工程技术资料的管理

第十六条

整理办法：

1、办法：以单位工程为主，立小卷，一事一卷。

2、步骤：

3、收集

立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

4、整理

依据分类和成立时间整理。

5、分类

根据矿、土、安三类工程分类。

6、立卷

区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。第十七条

资料移交:基建期间，施工单位及监理单位及时做好文件的预立卷工作，矿及公司职能部门做好资料的验收工作。生产期间矿及公司职能部门的资料员平时做好文件的预立卷工作，并在事件结束后的十日前将需归档的预立卷的文件整理成册，并编制相应的目录，按程序经审查完毕移交档案室保管，任何人不得据为己有。所有资料移交时必须有书面交接记录。

第十八条

档案室根据各施工单位和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行整理，并按照有关规定编制成档案存放，以方便以后的查阅、调用等。

第十九条

公司档案的分类及编号：指定资料员培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第二十条

借阅：因工作需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司主要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经档案室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第二十一条

销毁工程资料文件时，必须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并有相关记录。

第五章 档案备份

第二十二条

所有有价值的技术资料、文件、报表、业务记录等必须备份。

第二十三条

各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第二十四条

备份盘与盘源应分开存放，公司的备份盘应妥善保存，各矿担负地测信息系统管理的服务器要专人维护和数据收集管理。

第六章 处理规定

第二十五条

有下列行为之一，据情节轻重，给予50～500元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2、擅自向外界提供、抄摘企业档案

3、涂改、伪造档案

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5、未办手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

第七章

责任

第二十六条

本制度适用于公司各单位及部门。第二十七条

本制度责任部门为公司档案室，责任者为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门责任人。各单位及部门参照该办法制定具体的实施细则并严格执行。