浅谈秘书的辅助决策能力_秘书辅助决策职能

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浅谈秘书的辅助决策能力

伴 随 着 社 会 主 义 市 场 经 济 体 制 的 建 立 和 完 善，领 导 的 职 能 发 生了 重 大 转 变，科 学 化、民 主 化 是 领 导 决 策 的 重 要 前 提，为 确 保 领 导 决 策 的 正 确 性，作 为 辅 助领 导 决 策 的 秘 书，也 要 在 体 制 转 轨 过 程 中，以 积 极 态 势 快 速 跟 进，更 新 观 念，大 胆 创 新，从而 为 秘 书 工 作 开 辟

一 个 新 天 地。

一、迅 速 发 展 的 形 势 给 现 代 秘 书 工 作 提 出 了 新 的 研 究 课 题

WTO的 加 入 和 互 联 网 的 飞 速 发 展，使 中 国 与 世 界 的 距 离缩 短 了，同 时 也 明 显 暴 露 出 我 们 方 方 面 面 的 差 距。变 化 了 的 新 形 势 从 工 作 环 境、工 作 方 式、工 作 内 容 等 方 面 提 出 了 新 的 研 究 课 题。只 有 知 难 而 上 解 决 这 些 问 题，才 能 更 好 地 发 挥 秘 书 的作 用。

1、市 场 经 济 的 开 放 性 扩 大 了 秘 书 工 作 的 范 围。市 场 经济 是 开 放 的 经 济，加 入 WTO加 快 了 中 国 与 世 界 一 体 化 的 进 程，这 种状 况 使 秘 书 工 作 置 于 国 内 外 两 大 环 境 之 中，客 观 上 扩 大 了 工 作 范 围。党 政 机 关、企 事 业 单 位将 出 现 跨 行 业、跨 地 区、跨 国 界 的 政 治、经 济、文 化、军 事 等 活 动，这 就 从 地 域 上 突 破 了 “ 划 地 为 牢 ” 的 小 圈 子。地 域 的 扩 大，既 开阔 了 秘 书 工 作 的 视 野，也 使 秘 书 与 社 会 接 触 的 范 围 日 益 扩 大，交 流 的 渠 道 增 多，各 种 影 响 的程 度 加 剧。秘 书 不 仅 要 了 解 各 行 业、各 地 区，也 要 密 切 注 视 世 界 的 动 向，这 样 一 来 不 仅 仅 是范 围 扩 大 了，而 且 工 作 的 难 度 也 增 加 了。

众 所 周 知，当 今 社 会 迫 切 需 要 的 秘 书 人 才，应 该 是 创 造 型、复 合 型 与 协 作 型 的。

所 谓 创 造 型 秘 书 人 才，主 要 是 具 有 创 造 力 的 人 才。他 们 有 强 烈 的 立 体 型 思 维 和 创 新精 神，在 工 作 岗 位 上 必 须 有 新 发 明、新 发 现、新 开 拓，能 够 对 不 同 层 次、不 同 行 业、不 同 领域 的 服 务 对 象，不 断 提 供 新 创 意、新 设 想 ； 能 够 在 企 业 的 管 理、制 度、技 术、知 识 创 新 等 系统 有 所 作 为。知 识 经 济 社 会，人 才 竞 争 激 烈，创 造 型 人 才 不 仅 能 够 参 与 竞 争，而 且 能 够 积 极协 助 所 服 务 的 对 象 超 越 竞 争。所 谓 超 越 竞 争，是 指 能 够 发 现 更 具 有 战 略 价 值 的 新 领 域、新 技术、新 产 品，不 断 形 成 最 具 创 意 与 活 力 的 “ 人 无 我 有 ” 的 优 势。这 种 人 是 企 业 的 灵 魂。其 内 涵 的 价 值 是 无 法 估 量 的，因 此 也是 最 受 企 业 和 服 务 对 象 的 欢 迎。

所 谓 复 合 型 秘 书 人 才，主 要 是 指 “ 多 功 能 人 才 ”。他 们 的 特 点 是 多 才 多 艺，集 科 技、文 学、经 贸、外 语 于 一 身 的 全 才，能 在 企 业 或 社 会 的 很 多 领 域 大 显 身 手。据 统 计，在 当 今 人 才 市 场 上，复 合 型 人 才 最 吃 香。其 素 质 要 求 是 ： 大 学 本 科 以 上 文 化，3－ 5年工 作 经 验，既 懂 专 业 有 懂 外 语。

所 谓 协 作 型 秘 书 人 才，主 要 是 具 有 协 作 精 神，人 际 关 系 好 的 人 才。在 知 识 经 济 社会的 条 件 下，人 与 人 之 间 的 协 作 由 于 个 人 独 立 性 的 加 强 而 显 得 更 为 重 要。有 的 人 能 力 很 强，但脾 气 古 怪，难 以 与 人 共 事 ； 有 的 人 才 华 横 溢，却 私 心 过 重，只 顾 自 己，不 管 他 人。当 今 社 会最 显 著 的 时 代 特 征 是 合 作 取 胜、协 作 竞 争，即 是 “ 双 赢 ” 时 代，是 共 同 发 展 的 时 代。如 若 不 明 白 这 个 道 理，只 顾 一 己 私 利，那将 是 难 以 融 入 集 体 的 孤 雁，只 能 成 小 才 而 成 不 了 大 器。所 以 说 当 代 的 秘 书 必 须 具 有 团 结 公 关和 协 作 办 事 的 能 力。

二、提 高 秘 书 素 质 是 现 代 秘 书 工 作 的 关 键 环 节

随 着 现 代 制 度 的 逐 步 建 立，对 秘 书 素 质 的 要 求 越 来 越 高。加 强 和 提 高 秘 书 队 伍 的 综合 素 质，是 作 好 秘 书 工 作 的 关 键 环 节。新 的 产 业 结 构 以 及 职 业 结 构 的 变 化，必 将 冲 击 服 务、辅 政 层 次 的 秘 书 岗 位，要 求 这 一 岗 位 必 须 具 有 更 高 素 质 的 人 员 来 充 实 和 加 强。

1、更 新 观 念、深 化 认 识。秘 书 除 增 强 工 作 的 自 豪 感 和责 任 感 以 外，更 多 的 是 接 受 新 事 物，突 破 传 统 的 思 维 模 式，从 观 念 上 大 胆 创 新。一 是 增 强 科技 意 识。既 要 多 掌 握 一 些 现 代 科 技 知 识，不 断 拓 宽 自 己 的 知 识 领 域，把 握 时 代 脉 搏 ； 又 要 用新 思 维 改 造 传 统 观 念，增 强 分 析 问 题 和 解 决 问 题 的 能 力。二 是 倡 导 创 新 精 神。在 科 学 的 基 础上，大 胆 突 破 想 前 人 之 未 想，真 正 树 立 “ 无 新 不 成 文，无 新 不 出方 案 ” 的 意 识，做 到 人 无 我 有，人 有 我 新，人 新 我 特。在 领 导 划定 的 圈 子 里 想 问 题 办 事 情 固 然 不 用 承 担 任 何 风 险，但 长 此 以 往 将 扼 杀 自 己 的 创 造 性，最 终 不会 进 步。三 是 保 持 团 队 意 识。秘 书 既 要 强 调 个 人 素 质，更 要 具 有 团 队 意 识。过 去 那 种 靠 一、二 个 人 打 天 下 的 时 代 已 经 不 复 返 了，必 须 靠 一 支 有 敬 业 和 协 调 能 力 强 的 队 伍 才 能 成 功。

2、加 强 管 理，从 工 作 机 制 上 适 应。一 是 优 化 结 构。将懂 经 营、会 管 理 有 丰 富 经 验 的 优 秀 人 才 充 实 到 秘 书 队 伍 中 来，从 根 本 上 改 善 秘 书 的 知 识 结 构。二 是 运 用 现 代 手 段 培 训 现 有 的 秘 书 队 伍。目 前 在 岗 秘 书 一 般 都 不 可 能 离 开 岗 位 培 训，便 捷的 培 训 渠 道 就 是 通 过 互 联 网 实 现 远 程 教 育。这 样 既 可 提 高 水 平，又 能 熟 悉 互 联 网 技 术，可 谓简 便、省 时、实 用。三 是 建 立 秘 书 动 态 管 理 机 制。对 有 能 力 有 水 平 的 秘 书 尽 快 提 拔 到 领 导 岗位 发 挥 更 大 作 用 ； 不 能 胜 任 的 秘 书 应 尽 快 调 离。四 是 改 善 秘 书 待 遇。拨 出 专 款 用 以 提 高 秘 书生 活 福 利 待 遇，同 时 配 置 必 要 的 通 讯、交 通 工 具，为 秘 书 创 造 一 个 宽 松、愉 悦 的 工 作 环 境。

3、积 极 探 索，从 工 作 方 法 上 适 应。一 是 建 立 秘 书 信 息交 流 平 台。依 托 秘 书 网 站，实现 秘 书 信 息 交 流。开 发 秘 书 软 件，提 高 工 作 效 率，使 秘 书 腾 出更 多 的 时 间 去 思 考 一 些 大 事。为 单 位 建 设 献 技 献

策。二 是 建 成 网 上 秘 书。实 现 远 程 咨 询 和 调研，召 开 网 络 会 议 集 中

一 大 批 优 秀 秘 书 共 同 完 成 高 难 度 课 题。率 先 提 高 办 事 效 率，减 少 不 必要 的 应 酬 和 开 支。实 现 无 纸 化 办 公，降 低 成 本。三 是 秘 书 工 作 职 业 化。探 索 秘 书 无 固 定 服 务部 门、无 固 定 的 领 导、无 固 定 的 收 入，实 现 秘 书 服 务 有 偿 化，最 终 达 到 规 范 服 务 的 目 的。

三、秘 书 在 辅 助 领 导 决 策 过 程 中 的 作 用

秘 书 的 首 要 职 责 就 是 为 领 导 制 定 正 确 的 决 策 提 供 多 方 位 的 服 务。领 导 的 基 本 责 任 就是 决 策，而 领 导 决 策 前 的 大 量 工 作 都 是 由 秘 书 来 做 的，所 以 说，秘 书 在 辅 助 领 导 决 策 过 程 中起 着 十 分 重 要 的 作 用。

1、在 改 革 开 放 和 社 会 主 义 现 代 化 建 设 的 大 潮 中，各 级政 府 决 策 的 责 任 必 然 越 来 越 重。

作 为 辅 助 领 导 决 策 的 秘 书，要 紧 紧 围 绕 经 济 建 设 这 个 中 心，在 政 治 大 方 向 上 当 好 领导 的 参 谋。衡 量 和 考 核 一 个 秘 书 部 门 的 参 谋 工 作，首 先 就 看 为 这 个 中 心 服 务 得 怎 么 样，就 看你 的 工 作 是 否 有 助 于 领 导 的 决 策，是 否 有 利 于 社 会 发 展 的 潮 流。

2、秘 书 人 员 要 参 “ 谋 ”，而 不 要 参 “ 断 ”，参 谋 的 目 的 在 于 为 领 导 决 策 服 务。秘 书 的 参 谋 工 作，同 其 它 部 门 一 样，都 对 领 导 具 有 从 属 性，都 是 为 领 导 服 务，只 不 过 它 更 直 接 从 属 于 领 导 的 决 策 行 为，是 在 决 策 行 为 全 过 程 中 提 供 参谋 性 质 的 服 务。

3、为 领 导 决 策 服 务 的 参 谋 工 作 要 努 力 适 应 建 立 健 全 决策 的 程 序，就 一 般 而 言 有 以 下 步 骤 ： 一 是 确 定 决 策 目 标 ； 二 是 拟 定 备 选 决 策 方 案，进 行 论 证评 估 ； 三 是 确 定 决 策 ； 四 是 决 策 实 施 过 程 中 的 控 制 与 反 馈。具 体 地 说，秘 书 部 门 参 谋 工 作 的程 序 大 体 如 下 ：

（1）当 领 导 选 择 决 策 目 标 时，秘 书 部 门 要 依 据 领 导 打算 解 决 什 么 问 题 的 意 向，通 过 信 息 和 调 研，广 泛 深 入 地 了 解 有 关 的 真 实 情 况，分 析 和 发 现 工作 中 的 问 题，为 领 导 确 定 决 策 目 标 时 提 供 参 考。（2）当 领 导 酝 酿决 策 方 案 时，秘 书 部 门 要 围 绕 领 导 已 定 的 决 策 目 标，收 集 和 处 理 有 关 的 信 息，充 分 调 查 研 究，广 泛 听 取 各 方 面 的 意 见，准 确 及 时 地 向 领 导 反 映 对 各 种 备 选 决 策 方 案 反 复 进 行 比 较、鉴 别，并 提 出 自 己 的 建 设 性 意 见，报 告 领 导 供 决 策 时 参 考。（3）当 领导 审 定 决 策 方 案 时，秘 书 部 门 要 为 领 导 集 体 的 决 策 会 议 做 好 会 前 准 备 和 会 中 服 务 工 作，以 便领 导 在 民 主 讨 论 的 基 础 上 实 行 正 确 的 集 中。同 时，还 要 做 好 有 关 文 件 的 起 草、校 核 等 工 作，准 确 地 将 领 导 作 出 的 决 策 表 述 出 来 并 及 时 下 达。（4）领 导 的 决 策下 达 后，秘 书 部 门 要 通 过 信 息、调 研、督 促 检 查 等 手 段，及 时 了 解 和 反 馈 决 策 的 贯 彻 落 实 情况，总 结 经 验，找 出 典 型，促 进 决 策 的 最 后 落 实。

4、强 化 秘 书 部 门 的 整 体 功 能。领 导 决 策 是 一 个 复 杂 的系 统 工 程，不 仅 仅 是 秘 书 部 门 的 事 ,需 要 各 部 门 的 通 力 合 作，不 但要 加 强 秘 书 部 门 内 的 分 工 协 作，还 要 协 调 好 各 个 部 门 的 关 系，营 造 出 一 个 良 好 的 工 作 氛 围，最 大 限 度 的 发 挥 秘 书 部 门 的 整 体 功 能