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深圳市档案局关于重新发布《关于印发〈深圳市电子文件归档及管理办法〉的通知》等4件规范性文件的决定

重新发布的规范性文件目录

1.关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知

2.关于印发《深圳市社区居民委员会档案管理规定》的通知

3.关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知

4.关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》的通知

深圳市档案局 深圳市住宅局

关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知

(2003年10月30日)

深档字〔2003〕150号

为加强物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律法规，结合我市实际，我们制定了《深圳市物业管理区域档案管理规范》。现予印发，请参照执行。

深圳市物业管理区域档案管理规范

第一条 为加强我市物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规范。

第二条 本规范所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。

市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。

第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。

档案管理人员应当具备档案专业知识。

第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。

第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。

注

第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。

物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。

第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。

第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。

第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。

会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。

第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。

第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。

档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。

第十三条 在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。

第十四条 业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户(用户)等档案供其使用。

第十五条 物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。

第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户(用户)管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。

第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。

第十八条 市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。

第十九条 本规范自发布之日起实施。

附件：深圳市物业管理区域文件材料归档范围

注 2004年我市机构改革，组建市国土资源和房产管理局，承接原市住宅局有关职能。2009年我市机构改革，组建深圳市住房和建设局，承接原市国土资源和房产管理局有关职能。附件

深圳市物业管理区域文件材料归档范围

一、行政后勤管理材料

(一)行政综合：

1.物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结。

2.管理处会议纪要、会议记录。

3.规章制度。

4.文秘、档案、印章管理记录。

5.文件、档案接收及移交、销毁清册。

6.物业管理发展规划、计划、总结。

7.物业管理的请示、批复、报告、通知等。

8.专题调查、调研、考察、普查工作材料。

9.物业管理区域验收、接管记录。

(二)接待宣传工作：

1.国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料。

2.专题新闻报道、采访、新闻发布会材料。

3.来访领导题词签名册。

4.来访者赠送礼品登记。

(三)劳资管理：

1.机构设置与人事管理规定。

2.员工花名册。

3.员工工资表、劳动工资表、员工考评记录。

4.用工合同台帐、社会保险记录。

5.员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩。

6.人员增补申请表。

(四)后勤管理：

1.固定资产登记册。

2.办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录。

3.行政办公设备领用、维修、报废记录表。

4.物料采购计划表、供方评价记录。

5.物料管理、盘点资料、调离人员移交清单。

6.水电管理、员工宿舍、车辆使用材料。

7.职工食堂管理材料。

8.区域通讯工具管理材料。

9.员工福利管理材料。

二、业主、住户资料

(一)业主住户入住通知、购房合同复印件。

(二)业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记。

(三)业主公约。

(四)租住户登记表。

(五)租赁物业清单、合同。

三、物业装修材料

(一)装修申请审批表。

(二)商铺楼宇装修审批表。

(三)装修违章处理通知单。

(四)装修税单。

四、业主大会、业主委员会材料

(一)业主委员会筹备、选举等材料。

(二)业主委员会的请示、报告、批复。

(三)业主委员会制度。

(四)业主大会材料。

(五)楼长评选、增补、改选记录。

(六)有关收支情况公告。

五、日常运行材料

(一)日常运行综合：

1.业主、住户问卷调查表。

2.员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录。

3.日常工作检查记录。

4.事务助理工作总结。

5.分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告。

6.家访表、联络单。

7.服务要求评审记录、车辆缴费换证记录。

8.突发事件处理记录、预防措施报告。

9.公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录。

(二)园林绿化：

植物档案及补种、病虫害检查、防治材料。

(三)保洁工作：

1.保洁队工具领用、维修、报废记录表。

2.保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表。

3.环境卫生消杀记录。

(四)治安工作：

1.治安队工具领用、维修、报废记录表。

2.治安事件处理记录。

3.带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表。

4.来访人员登记表、搬运放行记录登记表。

5.车辆进出登记表、异常车辆进出登记表。

(五)设备运行记录：

1.供水、供电设备汇总表、月统计表。

2.供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录。

3.电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表。

4.电梯故障(事故)处理单。

六、消防工作材料

(一)消防中心值班情况记录。

(二)消防设备月、季度检查记录表、维修记录表。

(三)消防设备运行记录表。

(四)消防安全检查记录表。

(五)火险隐患整改通知书。

七、创优资料

(一)国家级创优评比资料。

(二)省、市级创优评比资料。

(三)行业评比资料。

(四)企业内部创优评比资料。

(五)企业ISO9000认证及其它认证材料。

八、社区文化

(一)社区大型庆典、文化活动材料。

(二)社区文艺体育活动材料。

(三)团组织及青年文明号活动材料。

(四)社区科普教育、社会公益性活动材料。

(五)各类专题座谈会、学习参观考察活动材料。

(六)和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料。

(七)人文事件方面材料。

(八)员工文化生活材料。

九、会计档案

(一)原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

(二)总帐、明细账。

(三)银行日记账、现金日记账。

(四)停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告。

(五)年度会计报告(决算)。

(六)会计档案移交清册。

(七)会计档案销毁清册。

(八)会计档案保管清册。

(九)其它。

十、基建档案

(一)工程竣工图

(二)土建综合材料、水电综合材料

(三)楼宇住房验收交接材料

(四)业主工程维修项目价格表

(五)公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料

十一、设备档案

供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料。

十二、人事档案

(一)聘用员工档案。

(二)专业技术人员档案。

(三)辞工员工档案。

十三、声像档案

国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料。

十四、实物档案

本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。

深圳市档案局

关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》的通知

(2005年2月24日)

深档字〔2005〕26号

为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，我局制定了《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》。现予印发，请遵照执行。

深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)

第一条 为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，制定本办法。

第二条 新建、改建、扩建、续建、二次装修的民用建筑、工业建筑、线路管道、公用设施、人防设施、名胜古迹建筑等建筑工程文件的归档管理，适用本办法。

第三条 本办法所称建筑工程文件(以下简称工程文件)，是指在建筑工程活动中形成的各种形式的记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像照片等。

本办法所称建筑工程档案(以下简称工程档案)，是指经过整理、立卷、归档的工程文件。

本办法所称流向管理，是指根据工程档案的凭证价值和利用价值对工程档案进行分类和分别保存的一种管理方式。

第四条 市、区档案行政管理部门和区城建档案行政主管部门(以下简称档案行政管理部门)按照职责分工，对工程文件收集归档和工程档案的流向管理工作进行检查与监督。

市城建档案馆和区城建档案室(以下简称城建档案管理机构)具体负责工程文件收集归档的日常业务工作，包括业务指导、工程档案预验收、工程档案的接收等。

第五条 参与建筑工程活动的各单位应当依照有关规定配备具备专业知识的档案管理人员，并建立健全工程文件的收集、移交、保管和借阅制度。工程施工现场应当依照有关规定配置安全保存工程档案必需的设施和设备。

第六条 建设单位全面负责工程文件的收集和归档立卷工作，并按照规定期限向城建档案管理机构移交工程档案。

建设单位在与工程招标代理、监理、设计、勘察、施工等单位签订协议、合同时，可以对工程文件归档的套数、质量、移交时间等提出明确要求。

监理单位依照有关规定对监理文件进行归档立卷，并及时移交给建设单位。

分包工程施工单位负责所分包工程范围的工程文件归档立卷，并及时向工程总承包施工单位移交。工程总承包施工单位负责本单位施工范围内的工程文件归档立卷，并对各分包工程施工单位的工程文件的收集归档工作进行检查、审核和汇总，及时向建设单位移交。

第七条 反映建设工程的重要活动、主要过程和工程场地原貌及现状的各种形式记录，均应收集齐全，整理立卷后归档。

建筑工程文件的具体归档范围(另发);市政工程文件的归档范围另行规定。

第八条 归档工程文件应当是原件。即遵循文件自然形成规律而生成的各种形式的原始记录。复写件、复制件不属于文件原件。

工程文件应当真实、准确、完整，签章齐全，签字人资格应符合相关法规和规范要求。

纸质工程文件整理立卷、竣工蓝图折叠、电子文件归档、声像照片归档参照国家、广东省和深圳市现行规范执行。

第九条 建设单位在组织工程竣工验收前，可提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，并由城建档案管理机构出具《建设工程竣工档案预验收意见书》。

预验收由建设单位组织，设计、监理、施工等有关单位项目技术负责人和档案人员参加。

第十条 建筑工程文件档案，按照管理流向的不同，分为“A类档案”和“B类档案”。

“A类档案”原件统一由城建档案管理机构保管，“B类档案”原件由建设单位保管。建设单位暂不具备保管条件的，应当完善保管条件，或可委托有保存工程档案资格的中介机构代为保管。

第十一条 建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向城建档案管理机构移交一套完整的工程档案或进行备案。

建设单位因不可抗拒原因导致无法按期移交工程档案时，必须提前向城建档案管理机构提出延期移交申请，城建档案管理机构许可后可按照双方约定的时限移交工程案。

第十二条 建设单位向城建档案管理机构移交“A类档案”时，应提供以下资料：

(一)整理立卷的“A类档案”原件1套;

(二)《建筑工程竣工档案预验收意见书》(原件，组织建筑工程档案预验收的提供);

(三)工程档案移交书(另发)一式3份。

第十三条 建设单位向城建档案管理机构备案“B类档案”时，应提供以下资料：

(一)《建筑工程竣工档案预验收意见书》(复印件);

(二)《深圳市分流管理工程档案备案信息表》(另发)一式3份;

(三)委托保存工程档案中介单位的资格文件(复印件);

(四)工程档案委托保存合同(复印件)。

第十四条 违反本办法有关规定，提供不真实、不准确工程档案，造成利用者经济损失的，应当承担相应的经济赔偿责任。

第十五条 违反本办法有关规定，造成工程档案原件丢失和损毁的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条、第二十九条处罚。

涂改、伪造工程档案的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条处罚。

未按照法定时限或约定时限向城建档案管理机构移交工程档案或备案分流工程档案信息的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、《建设工程质量管理条例》第五十九条处罚。

第十六条 本办法自2005年4月1日起施行。