文员培训重点_文员培训内容

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文书处理与档案管理

1、档案一词始于清朝初期。最早的档案是甲骨文。蝇索是最早的档案记录。档案是原始的历史记录。

2、档案的特性：来源的广泛性、形成的条件性、记录方式和载体形式的多样性、原始的记录性。

3、档案的类别：文书档案、科技档案、专门档案

4、档案的作用：

现实工作及各项社会活动的查考依据作用。

历史凭据作用。

科学研究的基础和条件作用。

5、文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。

6、文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。

7、档案管理特点：

（1）管理性。（2）服务性。

（3）机要性。

8、档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作。

9、档案管理工作的具体要求：完整，安全，有效。

10、文书的种类主要有十三种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

11、文书的格式包括眉首、主体、版记。

12、文书处理的、3大程序：收文处理、发文处理、文书管理。

收文处理：主要包括对文书的签收、登记、审核、分送、拟办、批办、传阅、承办、催办和注办等工作环节。

发文处理：主要包括对文书的草拟、审核、签发、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记和分发等工作环节。

13、文书归档要求：

归档文件应齐全完整

确保归档案卷质量

认真履行交接手续

14、文书立卷的方法： 按问题、作者、名称、时间、地区、通讯者特征立卷

15、档案库房管理八防：防火、防水、防湿、防霉与防虫、防光、防尘、防盗

防湿：较为适宜的库房温度应在14摄氏度~20摄氏度之间，相对湿度在50%—65%之间。

防光： 照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨砂灯泡。不允许使用日关灯（荧光灯）作为库房照明灯具。

16、档案的损坏有人为、自然两种。

17、档案寿命长短跟档案保管工作相关。

18、文件题材分纸质、声像、电子三种档案。

新闻采访与写作

1、新闻的特点：真实性、思想性、时效性

2、新闻五要素：“五个W”：when(何时)、where（何地）、who（何人）、what（何事）、why（何故）有时视报道内容的需要，还要加一个how（怎么样）。

3、新闻因素：重要性、显著性、时新性、接近性、趣味性 * * * * * * * * * *

1、比较出新闻

2、变化中见新闻

3、深挖，新闻背后有新闻

4、逆向思维找新闻

5、在群众热议中抓新闻

6、触类旁通寻新闻

收集新闻事件和人物的相关资料

熟悉和研究采访对象的基本情况

拟定采访计划和调查纲目

检查有关物质的完备情况

4、采访准备

5、提问技巧：提问要具体、简洁、要自然，把问答变为交谈、要循序渐进，学会刨根问底

6、做好采访记录：记要点、记易忘点、记疑点、记有关原话、记典型情景

7、新闻语言：准确、通俗、生动、简洁

8、新闻的体裁：消息、通讯、评论、调查报告、新闻照片等

9、消息写作要领：拟好标题、设计导语、展开主体、穿插背景、收好结尾

10、标题写作的要求：准确、凝练、生动

11、导语的类型：直接导语、延缓性导语

12、通讯的种类：人物通讯、事件通讯、工作通讯、风貌通讯、新闻小故事、人物专访、特写

13、通讯的写作要求：选好题材、深化主题、写活人物、情节生动、叙议结合14、新闻照片拍摄

第一，新闻照片一定要有新闻性 第二，要注重新闻照片的新鲜性 第三，拍新闻照要注意抓取典型瞬间

第四，写好简洁、准确、力求注入细节的文字说明

公务文书

1、公文的特点：法定性、政策性、实用性、时效性、规范性

2、公文的分类： * * * * * * * 行文关系、行文方向：上行文、平行文、下行文

紧急程度：特急件、急件

机密等级：绝密文件、机密文件、秘密文件

具体职能：法规性、指挥性、报请性、知照性、联系性、实录性

文头部分：公文版头、发文字号、印制编号、秘密等级、紧急程度、签发人

中间部分：标题、主送机关、正文、附件标题、发文机关、机关印章、成文时间、附注、主题词

文尾部分：抄送机关、印制时间、印制部门、印制份数

3、公文的构成要素：

4、公文写作中常见的几种错误：文种用错、格式不当、语言不妥

5、会议纪要特点：内容的纪实性、表达的概括性、称谓的特殊性

6、应用文写作特征：文体的实用性、体式的规范性、表述的简洁性

7、应用文的语言：准确、简洁、庄重、严密、规范

8、应用文写作类型：公务文书、事务文书、生活文书、商务文书、法律文书

商务文书

1、商务文书：合同

招标书

投标书

商务函电

2、合同的特点：严肃性、平等性、明确性、严密性

3、招标书的结构：标题、正文、结尾

4、商务函电的特点：主旨单

一、格式规范、平等互利、相互尊重、时限性强

5、广告的特点：传播性、启发性、灵活性

6、事务文书：计划、总结、调查报告、述职报告

汉语知识讲座

1、字词辨析与运用

容易念错的字词：

弦、即、舛、膝、癸、卡、佘、秘鲁、吐蕃、可汗、纶巾、召公、谥号、谙习、褒贬、别扭、谄媚、木讷、档案、提防、忖度、蛤蜊、女红、粗犷、徘徊、攻讦、尽管、狙击、角色、龟裂、妊娠、封禅、粘贴、作坊、占卜、惬意、刽子手、入场券、低绮户、贾平凹、鸭绿江、区楚良、仇保兴、令狐冲、臧天朔、宁静、那英、一叶扁舟、厚此薄彼、呱呱坠地、沆瀣一气、戛然而止、拾级而上、莘莘学子、乳臭未干、暴殄天物、锲而不舍、按捺不住、心肌梗塞、悠然见南山、南无阿弥陀佛

2、容易写错的字：

食不（果）guǒ腹、一（摊）tān血、不能自yǐ（已）、震（撼）hàn、床（笫）zǐ之欢

再接再（厉）lì、蛛丝（马）mǎ迹、坐（镇）zhèn、（宣）xuān泄、黄（粱）liáng美梦

3、容易误用的几个词：

1.“凯旋”本来就包含了“胜利”和“归来”两个意思了，因此，在其前面加“胜利”或者在其后面加“而归”是不必要的。

2.“目睹”在《现代汉语词典》上的解释是“亲眼看到”，这就意味着在“目睹”前面加“亲眼”是多余的。

3.“莘莘学子”是“众多的学生”之意。在其前面加“一些”或者后面加“们”是多余的。

4.“报刊”在《现代汉语辞典》中，直接解释为“报纸和杂志的总称”，因此，在“报刊”后面再加上“杂志”，多余的了。

二、逻辑常识

1.许老师常为班里的贫困学生买一些日常用品：衣服、球鞋、手帕、衬衫、拖鞋等。

2.这次代表大会的代表包括工人代表55人，农民代表47人，妇女代表39人，文艺界代表13人。

3.你不革命，你就是反革命。

4.有谁能否认地球不是绕着太阳转的呢？

5.他的文章写得不长，所以很有特色。

二、逻辑常识

（一）内容不符合客观真实

1、不合事实

例1：八百多人，几千条胳膊，同暴雨洪水搏斗了一天一夜。

例2：他发愤苦读，用三年时间就学完了大学所有课程。

2、不合事理

例1：摩托车在盘山公路上像箭一样飞驰出去。

例2：我每次向他借书，他都不顾年老体弱，亲自冒着酷暑和严寒到小书房去找。

例3：该市有人不择手段仿造伪劣产品……

3、过于绝对

凡是有杰出成就的人，都是在艰苦环境中磨练成才的二、逻辑常识 * * * * *

（二）概念分类不合逻辑

1、从属关系并列不当

例1：我市已形成以机械、电子、食品、纺织、轻工、建材为支柱的工业体系。

例2：洪水可以冲走我们的房屋、庄稼和各种财产，但它冲不走我们的意志和决心。

例3：我上街买了牙膏、牙刷和日用品。

二、逻辑常识

2、交叉关系并列不当

例1：出席团代会的代表有干部和青年，还有不少女同志。

例2：他是个文学爱好者，阅读了大量的小说、诗歌、散文以及外国名著。

二、逻辑常识

3、非同一范畴的概念不能并用

例1：陈述句、疑问句、判断句和主谓句的特点一定要搞清楚。

例2：全体共青团员特别是中学生，要努力学习科学文化知识。

例3：屋里陈设着鲁迅先生过去曾用过的各种各样的东西和书籍。

二、逻辑常识

1、前后矛盾

例1：我基本上把不良的学习习惯完全改过来了。

例2：由北京人民艺术剧院复排的大型历史剧《蔡

文姬》定于5月1日在首都剧场上演，日前正在紧张的排练之中。

例3：当你伫立岸边。放眼无边的大海，眼前会涌现出一幅我们的祖先日出而作、日落而归的壮丽图画。

2、照应不周例1：电子工业能否迅速发展，并渗透到各行各业中去，关键在于要加速训练并造就一批专门技术人才。

例2：青年男女不再以财产多寡和门第高低为条件，而以能劳动、有科学文化知识的标准去选择自己的伴侣。

例3：水库和运河如同闪亮的镜子和一条条衣带布满了原野和山谷。

例4：许多父母对孩子过于溺爱，饭来张口，衣来伸手，这对孩子的成长是十分不利的。

3、主客颠倒

例1：在那个时候，报纸与我接触的机会是很少的。

例2：爱迪生这个名字对我国人民是不陌生的。

（四）多次否定失当

1、是否用否定词判断不当

例1：试问那些买官的人民“公仆”们，你们买官的钱有多少是老百姓的血汗呢？

例2：我和一些傣族演员觉得，这种色香味俱全的饭菜非用手抓着吃才过瘾，要不然就吃不出独特的傣族风味。

2、否定词的重复出现或多次出现造成否定失误

例1：谁也不会否认长江不是向东流的。

例2：难道你能否认你不应该刻苦学习吗？

例3：几年来，他无时无刻不忘搜集、整理民歌，积累了大量的资料。

3、“防止”、“杜绝”、“忌”等否定词的误用造成否定失误。

例1：为了防止这类事故不再发生，我们加强了交通安全的教育和管理。

例2：国务院台办新闻发言人指出：台湾当局对“XX

功”邪教组织利用设置在台湾的发射装置攻击鑫诺卫星

事件应立即采取措施予以查处，并杜绝类似事件不再

发生。

例3：睡眠有三忌：一忌睡前不可恼怒，二忌睡前不

可饱食，三忌卧处不可当风。

（五）分句间关系不当

1、强加因果关系

例1：我两次看见他从这个工厂走出来，我才知道这个热心帮助病人的老人原来是个工人。

例2：我曾看见他和一个不三不四的人说话，他肯定是加入了流氓团伙。

例3：这位老先生是研究历史的，因此，他的女儿也是位历史教师。

2、复句关系不当

例1：对于这个人，我既不了解他，更没见过他。

例2：古老的中国气功已经运用于竞技体育，它不但可以有效地治疗运动员的新旧伤病，而且还可以调节赛前运动员经常出现的紧张情绪，迅速消除他们的疲劳。

例3：只要同心协力，就能把事情办好。

三、修辞与写作

一、公文修辞的原则

(一)公文修辞要切合主旨

(二)公文修辞要适合语体

(三)修辞要切合语境

二、公文修辞的运用

(一)选择,是在众多的同义、近义语言材料中选择一种最恰当的形式来表达。

“对违反规定问题应(及时、立即、马上、迅速)处理”

如:教师工作特别重要。

教师是从事最美好职业的人。

教师是人类灵魂的工程师。

教师是科学的信使。

(二)创新,就是抛开现成说法,在修辞规律许可的范围 内,另创新的说法。

1.利用原有的语言材料赋予新意。

如:“铁饭碗”、“下海”等,这些词语都不能按原有语义来解释,而另有特定的新意。

2.改变部分语言材料使之出现新意。

如:用人唯才→用人唯亲;同舟共济→同舟共挤,等等。

3.紧缩原有词语使之出现新词,这是形式上的变化,与汉语双音节倾向有关。如:党群、军政、批转、抄送、支付等。

(三)修正,是把错的手法改成对的说法,或把不恰当的说法改成恰当的说法。

如:因赌博、输赢形成的债务,经公安核实认定后,一律废除。

如：……无视干部管理原则和党规党法,私调干部,接受由索贿、受贿得到的高档商品,因而违犯了党的纪律,败坏党风,也给组织部门的声誉造成了恶劣的影响。

(四)增减,是指词语的增加和减少。

增是对缺少成分而意义不明的句子增添必要的成分。

如:“我们反对战争”,意义不大明确,应在“战争”前加上“非正义”这一定语才对。

减是把多余的词、句去掉,使表达更精练。

如“我边防部队凯旋归来”,其中“凯旋”和“归来”重复,应去掉“凯旋”。

三、几种修辞在公文中运用举例

(一)排比运用恰当,能够加重语势,增加说服力。

例:国务院、中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习,学习他崇高的民族气节,严谨的科学态度,朴实的工作作风。像他那样忠于党、忠于社会主义祖国、忠于人民;像他那样坚持运用辩证唯物主义和历史唯物主义的科学世界观、方法论指导科研工作;像他那样勤勤恳恳,艰苦奋斗,顽强拼搏,无私奉献。

(二)对比是一种表现力很强的修辞手法,运用恰当,可以大大增强公文的说服力和感染力,可以突出事物的特征,揭示事物的本质,从而达到突出主题的效果。

例:十多年来,经济合同法在保护经济合同当事人的合法权益,维护社会经济秩序,促进社会主义商品经济的发展等方面,起了重要的作用。但是,这部法律毕竟是在改革初期制定的,随着改革开放的不断发展和深化,有些规定与现实经济生活已经不相适应。

三、修辞与写作

(三)恰当运用比喻,使公文语言形象生动。

例:某部的一份抓好“两防”(防事故、防案件)的工作通知中,把当前“两防”工作存在的问题,概括为:“一阵风”走过场,“一招鲜”争彩头,“一条腿”跳独舞,“一本经”念到头。

例 :“查办、催办”是办公室的一项基本职责,通过查办这个窗口可以看出机关的工作效率。

会务工作

会议的涵义：会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。会议的要素：形式要素、内容要素、程序要素、财务要素、最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。指导会务工作的原则：

1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。会议秘书工作的基本任务

1，组织的工作

2．文书工作

3．生活管理工作

4．安全保卫工作

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查

会中：报到及接待工作 →

组织签到→

做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 →

会议信息工作 → 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作 会后：安排与会人员离会→

撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结

一、确定会议筹备方案：

（一）确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）确定会议议程。

（四）确定会议的时间和日期。

（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作

(七)确定会议经费预算。

（八）确定会议住宿和餐饮安排

(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。勤劳的蜜蜂有糖吃