秘书复习_秘书总复习

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1.办公室具体职责：“三办”，办文、办会、办事

2.秘书工作的性质：辅助性、综合性、政策性、机要性、事务性

3.秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、督查作用、信息作用、窗口作用、保障作用、桥梁作用

4.秘书工作的宗旨：为领导服务、为各部门和所辖地区或下级单位服务、为人民群众服务

5.秘书工作的原则：守法遵纪、求真务实、超前服务、服从大局、团结协作、联系群众

6.秘书工作的基本要求：主动、高效、准确、保密

领导决策服务

第一章调查研究

1.调查：指通过各种途径，运用各种方式方法，有计划、有目的地了解事物真实情况。

研究：指对调查材料进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的思维加工，以获得对客观事物本质和规律的认识。

调查是研究的前提和基础，研究是调查的发展和深化。

调查研究：指通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探索与把握，从而获得规律性认识的活动过程。

2.分类：

调查目的：基础性调查研究、政策性、经验性、专案性、经营性、素材性、科研性 涉及对象范围：普查、抽样调查、典型调查、个案调查

内容项目：专项调查、综合、多项

3.原则：实事求是，必须做到不唯上，不唯书，不唯众，不唯己，要唯实。

4.意义：是领导机关进行科学决策的前提，是贯彻执行国家方针政策的必要步骤，是解决

具体问题的重要方法。

在秘书工作中的重要地位：是秘书部门发挥参谋助手作用的重要途径，是秘书部门获取可靠信息的主要渠道，是秘书部门做好其他工作的前提条件。

5.程序：

准备阶段：确定调查研究的课题和具体目的，确定调查对象和范围，组织、思想和技术上的准备，拟定调查提纲，设计、印制调查表格、问卷等。

调查阶段：调查点联络，进行正式调查做好调查材料的收集、整理工作。

研究阶段：在调查活动基本结束后对调查材料进行综合研究，运用归纳和演绎、分类和比较、分析与综合等各种方法，从质和量两个方面对调查材料进行思维加工。

总结阶段：撰写调查研究报告，输出调研信息，调研活动总结，调研成果的转化。

6.调查方法：现场观察、个别访谈、开调查会、问卷调查、统计调查、专家认证

7.研究方法：归纳和演绎、比较和分类、分析和综合、定量研究和定性研究、系统研究

方法

第二章 信息工作

1.秘书部门的信息工作即对领导和机关工作来说有用的新的信息。

2.特征：可增长性、可传递性、可分享性、可贮存性、时效性

3.种类：直接信息和间接信息，动态信息和静态信息，无记录信息和有记录信息，政治信

息、经济信息、文化信息、科技信息

4.作用：为领导决策提供可靠的信息根据，为科学管理提供良好的条件，是秘书部门做好

其他工作的重要保证。

5.要求：准确完整、及时高效、适用适量

6.程序：收集、筛选、分类、加工、输出和反馈、贮存

第三章 参谋咨询

1.主动出主意叫“参谋”，在领导询问时提供意见就叫做“咨询”。

2.领导决策中的参谋咨询：发现存在问题中的参谋咨询，确定决策目标中的参谋咨询，拟

定备选方案中的参谋咨询，选择确定方案中的参谋咨询，实施完善方案中的参谋咨询。

3.日常工作中的参谋咨询：其他“领导决策服务”工作中的参谋咨询（调查研究，信息工

作，协调和督查工作，议案、建议和提案工作、文字工作），秘书常规业务中的参谋咨询（文书工作、会务工作、信访工作），机关日常事务中的参谋咨询（领导日程安排，其他事务性工作），对职能部门工作的参谋咨询。

第四章 协调工作

1.秘书部门协调工作包括两层含义：为领导的协调工作当好参谋和助手，提供全方位的服

务；在自己的职能范围内，或在领导授权下独立进行协调工作。

2.分类：纵向协调和横向协调，内部协调和外部协调，程序性协调和非程序性协调，宏观

协调和微观协调

3.意义：统一思想行动，保证政令畅通；形成系统合力，提高工作效率；理顺各方关系，化解内部矛盾

4.原则：调查研究、服从全局、平等协商、分级负责、目标适度、统一协调

5.内容：政策协调、利益协调、关系协调、行动协调、事务协调

6.程序：调研分析、拟定方案、具体实施、评估总结

7.方法：文件会签法、会议座谈法、信息交流法、组织协调法、个别沟通法

8.讲究艺术：原则性和灵活性结合，冷处理和热处理并用，硬措施和软措施配合，心理学

和修辞学兼用

第五章 督查工作

1.秘书督查工作是特定的职能部门为了执行落实上级的工作安排而使用的工作手段。

2.种类：直接督查和间接督查，普遍督查和重点督查，分级督查和归口督查，分阶督查和

连续督查

3.意义：是实现决策目标的重要手段，是克服官僚主义的重要措施，是获取信息反馈的重

要渠道

4.原则：领导负责、秘书督办，实事求是、尊重客观，归口管理、分级负责，注重实效、讲究时效

5.内容：决策督查（对领导机关的重要决策或工作部署贯彻执行情况进行督促检查）、专

项督查（对领导批示、交办事项的办理情况进行督促检查）

6.程序：立项、交办、承办、催办、反馈

7.方法：领导督查与专业队伍督查结合法，自办转办与组织协办结合法，催办与帮办结合法，督查与调研结合法

第六章 议案、建议和提案工作

1.意义：是国家机关尊重人民群众民主权利的重要体现，是密切行政、司法机关与人民群

众关系的重要渠道，是接受人民群众监督、推动行政、司法工作的有力手段，是国家机关工作人员为人民服务、对人民负责的具体体现。

2.原则：坚持调查研究，坚持实事求是，坚持群众路线

3.具体要求：正确对待建议、提案本身存在的问题；各承办单位要主动承担责任，互相配

合，不能互相推诿；承办单位要加强同建议人、提案人的联系；对每项建议和提案都要认真写好答复意见

4.秘书的工作：起草视察通知；制发必要的表格；搞好视察组织安排工作，写出视察情况

报告；根据议案、提案原案的情况，与有关单位通气，以便预先做好答复议案的准备

5.办理：交办、承办、催办、答复、审查、查复、总结和报告、立卷和归档

第七章 文字工作

1.秘书文字工作包括文稿撰拟和文字记录。

2.意义：秘书部门发挥参谋作用的重要途径，秘书部门做好其他工作的前提条件，秘书人

员增长才干、展示才华的最好机会

3.特点：写作活动的受动性，思维形式的抽象性，表达方式的综合性，成文过程的程序性

4.文稿撰拟分类：各种法定公文、其他通用文书、商务文书和公关礼仪类文书、领导讲话

稿、新闻报道和媒体署名文章

5.质量要求：准确反映领导意图，内容符合法律政策，观点明确、逻辑严密，内容实在、篇幅简短，语言规范、行文得体

6.撰拟方式：秘书个人撰拟，小组集体撰拟，职能部门代拟

7.过程：文稿起草前的准备，初稿的撰拟，文本的检查和修改，文稿的审核、签发和定稿

8.文字记录要求：备好笔、纸等记录工具，以备随时记录；培养倾听和判断能力，快速作

出记录；及时补充和修改，认真整理记录

9.方法：要点记录法、详细记录法、文字记录与录音、录像技术并用法

秘书常规业务

第八章 文书工作

1.公文：国家机关或合法组织在公务活动中形成、按照规定程序制发和办理的具有法定效

力和规范体式的文书。

2.任务：科学地、高效地处理公务文书，以保证机关工作精确、高速运转。

3.核心内容：公文处理，包括公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有

序的工作。

4.基本要求：及时、准确、安全

5.公文处理程序：发文处理（草拟、审核、签发、复合、缮印用印、登记分发），收文处

理（签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办）

第九章 档案工作

1.档案三要素：社会活动的原始记录，具有一定的物质形态，具有考察使用价值

2.作用：凭证、参考

3.原则：统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用

4.基本任务：对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督；负责管理本

机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料；根据本地区、本系统、本单位的管理体制，制定相应的档案工作制度、条列，并负责对所属地区或下级单位的档案工作进行指导、监督和检查；贯彻执行保卫、保密制度，确保档案盒档案机密的安全。

5.机关档案工作管理程序：档案的收集，档案的整理，档案的鉴定，档案的保管，档案的统计，档案的利用，档案的移交

第十章 资料工作

1.资料工作是指充分掌握和有效利用资料，为需要者提供资料服务工作。

2.作用：为领导决策提供依据和参考，为秘书拟文撰稿和其他工作提供材料和参考，为机

关其他工作提供资料服务或咨询服务

3.特点：广泛性和选择性相结合，经常性和突击性相结合，强调资料服务的主动性

4.资料收集：原则（完整、准确、定向、及时），方法（留存、购买订阅、交换、网络搜

寻、复印剪贴、摘记）

5.秘书个人资料积累必要性：个人资料具有针对性强、使用方便、查找迅速的优点；秘书

根据自己的工作分工和个人特点，有计划地积累资料，有利于提高工作的效率和质量，有利于提高自身的知识水平和业务能力。

6.秘书个人资料积累方法：建立个人的小书库，利用电脑贮存资料，笔记本分类摘抄，资

料袋累积资料，利用卡片积累资料

第十一章 会务工作

1.会务工作：指直接为举行集会和召开会议服务的工作。

2.会议构成要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议的议题和议程、会议的方式、会议的结果

3.会议种类：大型、中型、小型会议，决策性、非决策性会议，综合性、专业性、专题性、一事一议会议

4.会风：人们在会议中表现出来的风气和习惯，它是思想作风和工作作风在会议上的表现，包括人们对待会议的态度和在会议中的表现。会风直接关系到会议的效用和效率。

5.会风不正的表现：会议过多过滥，会议时间过长，会议规模过大，过分讲究物质条件

6.端正会风措施：严格控制会议数量，严格控制会议时间，严格控制会议规模，严格控制

会议预算，充分做好会前准备、提高会议管理水平。

7.会前准备：制定会议预案、编定会务工作程序表、准备会议文件材料、发出会议通知、落实后勤服务、布置会场、印制有关票证、接待报到

8.会间服务：签到、统计到会人数，安排会议发言，会议记录，编印会议简报，起草、修

改会议文件准备总结发言，会间后勤服务

9.会后处理：会后文字工作，会议文书材料的收集和归档，会议后勤服务的善后工作，会

务工作总结

第十二章 信访工作

1.特点：客观性、广泛性、复杂性、现实性、负反馈性

2.信访工作：指处理人民群众来信、来电和接待人民群众来访的工作

3.意义：保证公民行使民主监督权力的必要形式，了解社会情况获取反馈信息的重要途径，领导机关或社会组织密切联系群众的桥梁，协调各方关系、维护社会安定的必要手段。

4.职责：受理、交办、转送信访人提出的信访事项；承办上级和本级人民政府交由处理的信访事项；协调处理重要信访事项；督促检查信访事项的处理；研究、分析信访情况，开展调查研究，及时向本级人民政府提出完善政策和改进工作的建议。

5.原则：按法规和政策办事的原则，实事求是、加强调查研究的原则，坚持思想教育、维

护法制的原则，分级管理、归口办理的原则，件件有着落、事事有结果的原则

6.程序：来信处理（拆封、阅读、登记、转办、立案交办、回复），来访接待（热情接待、仔细登记、认真接谈并详细记录、酌情处理、立案交办和回复），群众来电，信访案件（立案、转办、承办查处、催办、结案）

第十三章 保密工作

1.保密工作：就是为达到“保密”目的所采取的一切手段和措施。

2.特点：政治性、相对性、群众性、隐蔽性

3.意义：关系到国家的安全和利益，关系到企业的生存和发展，关系到机关工作能否正常

运转

4.重点环节：文件保密、会议保密、通讯和计算机网络信息保密、经济和科技情报保密、新闻出版保密、领导个人信息保密

5.保密工作实务：健全保密制度，开展保密教育，进行保密检查，处理失密事件 第十四章 网站管理

1.网站管理制度：分级管理制度，专人管理制度和岗位责任制度，保密制度，信息审查制

度

第十五章 谈判事务

1． 谈判：双方或多方为了消除分歧、改善关系或满足各自利益需要，就某些共同关心的事

项进行相互磋商的一种社会活动。

2． 构成要素：谈判主体、谈判内容、谈判目的、谈判结果

3． 原则：客观性原则、求同存异原则、公平竞争原则、互利原则

4． 程序：准备（收集谈判信息，确定谈判目标，安排和审议谈判议程，设计谈判对策，组

织谈判班子，选择和安排谈判地点），谈判（开局、磋商、拍板），完成（拟定谈判协议，协议的正式签字，谈判工作总结）

5． 合同：基本内容（标的、数量和质量、价款酬金及结算方式、履行的期限地点和方式、违约责任），格式（标题、双方当事人名称、正文、结尾）

第十六章 公关工作

1． 公共关系：一个社会组织用传播手段使自身与公众相互了解、相互适应、达到和谐的一

种管理职能。

主体：社会组织，客体：公众，手段：传播，目标：和谐，性质：管理

2． 原则：以事实为基础，以公众研究为依据，以公众利益为出发点，以全员公关为保证

3． 公共关系工作程序：形象调查、活动策划、策动传播、评估结果

4． 公关意识：指将公共关系的基本原则化为自觉习惯和行为规范所形成的思想意识。包括

形象意识、公众意识、互惠意识、真诚意识、沟通意识、长远意识

5． 秘书职业形象：指秘书在工作中的职业精神、执业水平、文化素养、服务态度、举止礼

仪等方面的综合表现在公众心目中留下的印象，是社会对秘书个人或群体的整体判断和综合评价。

内在形象：职业精神、文化素养、职业能力

外在形象：衣着装扮优雅得体，待人接物诚恳热情，言语行为文明端庄，社交活动礼貌守信

机关日常事务

第十七章 日程安排和时间管理

1.日程安排：指秘书部门协同领导对下一阶段领导所要进行的工作按时间顺序作出合理的计划，并通过一系列服务使计划得以顺利实施的工作。

2.领导日程安排的意义：有利于领导科学地利用时间，提高领导工作水平；有利于秘书做

好辅助性工作，更好地为领导工作服务；有利于各领导、各部门协调行动，提高机关工作效率。

3.注意事项：注重实效，不搞形式主义；注意张弛相间，劳逸结合；要留有充分的机动时

间；要充分尊重领导本人的意见；要注意保守秘密。

第十八章 随从工作

1.随从工作：就是为领导人到单位所在地之外从事公务活动提供各方面服务。

2.意义：可以提高领导公务活动的效率，有利于树立组织的公关形象，有利于锻炼秘书的才干

3.特点：单兵作战素质要求高，时限性强劳动强度大，环境陌生未知因素多

4.要求：考虑周到，反应灵活；服务主动，办事细心；说话谨慎，行为检点

5.准备：明确公务旅行的任务和行程，旅行日程表安排，具体准备（落实交通和宾馆，旅

费，公务活动的材料，旅行用品）

6.期间和返回后的服务：时间管理和交通安排，热情接待来访客人，保持良好的通信联系，注意领导的安全和健康，处理外出公务活动的资料，结算旅差费用

第十九章 通信联络

1.向外打电话：准备（准备通话提纲，了解使用方法，查核对方号码），程序（正确拨号，主动自报家门，准确陈述内容，耐心解答疑问，礼貌告别对方）

2.找对方领导通话：与对方接话人友好协商，以恭敬的语气与对方领导通话

3.接电话：准备记录电话，迅速摘机呼答，主动自报家门，明辨对方身份，听记对方陈述，及时提出疑问，复述来话内容，礼貌告别对方

4.电话内容处理：整理电话记录，重要电话专门处理

5.处理打给领导的电话：辨别来电的重要程度，掌握领导的工作习性与工作安排，回话时

灵活机动

6.注意事项：要做好准备，要认真记录，态度要和气、要多用礼貌用语，口齿要清楚、速

度要适中，要注意安全保密，打电话时姿态要端正

第二十章 接待和礼仪

1.接待：是指社会组织对公务活动中的来访者进行迎送、接洽和招待活动，是社会组织人

员相互交往的方式。

2.特征：广泛性、礼仪性、务实性

3.基本要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式

4.原则：热情周到、平等尊重、节俭适度、安全保密

5.程序：接受任务、安排接站及食宿、看望并商议活动日程、组织有关领导会见、活动日

程实施、送别

第二十一章 值班和突发事件处理

1.值班任务：承办领导交办的各种事务，负责工作接待和群众来访，负责收转电话和收存

邮件，处理急文急事，负责治安防范工作

2.值班制度：值班室岗位负责责任制，交接班制，请示报告制

3.值班要求：忠于职守、细心谨慎、热情接待、注意保密、做好值班记录

第二十二章 其他日常事务

1.印章种类：单位公章、领导人名章、各种专用章

2.信证管理

3.机关后勤保障：环境管理（机关庭院的卫生和绿化，办公室布置，办公楼管理，机关大

门、礼堂、会议室管理），办公资源管理（采购和发放，调配和管理）

4.车辆管理：车辆配置、车辆调度、司机的管理和教育