ERP环境下电力企业会计基础工作探讨_erp环境下会计职能

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ERP环境下电力企业会计基础工作探讨

摘要：企业资源管理系统在电力企业的广泛应用给会计基础工作带来了全新的平台。通过对ERP线前后电力企业会计基础工作现状和存在的问题进行分析，为会计基础工作与ERP环境进一步融合提出了几方面的建议。

关键词：ERP；电力企业；会计基础

国家电网公司陆续在全国推广企业资源管理系统(ERP)，该系统的推广实施对电力企业更新管理理念、提升管理水平、提高企业信息化水平具有积极而深远的意义。国家电网公司的ERP实施范围主要涵盖了项目管理、财务管理、物资管理、人力资源管理和设备管理五大业务模块。其基础管理思想是将企业运作流程看成一个紧密完整的供应链，对企业的业务流程进行整合化、系统化的管理。ERP系统运用先进的信息技术将原本可能在电力企业中同时存在的多个独立的管理系统用一个更加完整的信息系统予以合并和替代，形成一个较为完整集成的信息系统，包含了项目管理、财务管理、物资管理、人力资源管理和设备管理等子系统。而财务管理系统只是ERP系统的有机组成部分，其功能集财务会计、管理会计、成本会计三者于一体。ERP系统中财务管理子系统已经突破了原有会计部门的物理与功能界限，被整合到整个企业的经营管理系统中。因此，电力企业会计基础工作必须与ERP环境进一步融合，并作出一些转变。

一、ERP环境下会计岗位设置和职责分工的延伸

《会计基础工作规范》规定：“所有从事会计工作、办理会计事项、完成会计任务的会计人员均纳入会计机构管理，同时明确了会计岗位的设置。”其传统定义是基于工作过程的性质和方便人工处理和监督来设计，如总复核会计、成本会计、总账报表及会计电算化、预算及电价管理、收入核算及税务管理员、资产管理、主管会计等。在ERP环境下，会计机构设置和会计人员配备得到了扩展，会计知识分散到管理部门，会计人员不再集中在会计部门。ERP系统的实施，有效整合了电力企业的资金链、物资链、信息链，达到了“统一进行销售、统一进行采购、统一进行资金管理”的全面统一。ERP系统的实施使原有的会计业务工作突破部门之间的界限，会计信息的采集前移到业务部门。会计原始业务的采集工作到各种成本费用的汇集和输出是一个完整的数据流程，同时为了保证会计数据的完整、准确及安全，应允许电力企业根据业务流程和会计处理流程的需要增设其他岗位和职责。例如，系统内业务数据的采集工作和流转由财会部门和与之相关联的业务部门共同完成，数据自动在ERP系统中传送，分录自动生成。如工程业务不仅涉及财务，同时会涉及生产管理部门、物流中心等多个部门数据的录入。因此，ERP环境下会计岗位的设置不单纯以核算来分类，更多是以业务流程的阶段来划分，在物资入库、工程领用、资产结转等环节上通过权限控制来设置必要的岗位。因此，这里建议电力企业的财会部门按照会计信息流转的全流程，增列以下岗位，比如关键用户、系统安全运行岗、业务资料采集岗、财务管理分析岗、系统督导、审计岗等。每一岗位根据权限设计制度和内部会计监督制度来设置相应人员和对应的职责权限，并相互分离和制约，使ERP环境下业务流转关键点与岗位权责得到进一步融合。

二、ERP环境下会计工作交接的延伸

《会计基础工作规范》中规定的会计工作的交接制度，往往注重具体资料传递以及岗位工作职责的划分，例如要求单位负责人和会计主管人员监交支票本、移交清册、印鉴等现场交接，交接人和接替人签字等。而ERP环境下，除了传统会计资料等工作对象的交接外，更重要的是信息资源和系统职责的转移，包括用户岗位和权限、电子档案、业务流程要点、操作日志转接等。因此，这里建议电力企业的会计部门在完善常规交接手续的基础上增设如下交接程序。

(1)业务流程交接。应将业务流程的使用资料、流程关键点及相关资料一起完整交接。

(2)账户权限交接。如果账户是按照岗位划分的，在ERP系统下，具体岗位的账号、密码和业务权限在变更时应确定交接期，即对相关人员在交接前后的账号及权限等进行交接期监督控制，比如利用技术手段和操作日志制度来完整记录过渡期的操作过程，以分清工作责任，为顺利交接创造条件。

三、ERP环境下会计记账凭证类型的延伸

《会计基础工作规范》中规定的会计凭证类型为收款凭证、付款凭证、转账凭证，也可以使用通用凭证。这种规定适用于手工记账或传统财务核算软件对记账凭证填制和流转的需要，同时也为记账凭证的分类、汇总和查询带来便利。而在ERP系统这种综合的信息平台下，财务管理系统和业务处理系统协同运行，大量的会计凭证来源于业务部门的各个岗位。同时，ERP系统要求系统凭证按业务类别和管理的需要来设置及划分，以便于记账凭证在系统内分类归集。ERP系统的凭证类型大约有4O多种，电力企业常用的记账凭证类型也有20多种，传统分类的记账凭证已经不再适用于ERP系统。

四、ERP环境下会计凭证签章制度的延伸

《会计基础工作规范》中规定了记账凭证的基本要求：填制凭证的El期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。而ERP系统内设置的凭证也涵盖了上述内容，但是系统内设定的格式与传统的记账凭证有较大区别，系统自动进行岗位电子签字，实际上并不能起到控制作用。ERP系统集成了所有的管理信息，只要业务信息输入，就会自动按照系统内固化的业务流程进行会计业务处理，而业务信息也能一并提供给系统用户。同时，ERP记账凭证种类多，每一种凭证在系统里除了抬头数据等必填信息以外，其他要素均有所差别。如涉及供应商和客户的应收应付凭证类型，业务部门在系统中不是选择传统的明细科目，而是直接输入客户和供应商的WBS编号，系统直接显示供应商和客户的名称及账号，自动依据相应的凭证类型来记录会计信息并传递。据统计，目前国内外正在运行的ERP系统中，75％以上的会计凭证都是在业务流程中系统自动集成的，并且数量巨大。这里建议取消签名盖章等传统的控制手段，加强ERP系统内部控制体系的建立和执行，通过严格的权限设置机制和监督牵制制度，使每个岗位都有详细的操作规则和业务流程。同时，系统日志管理使每一步操作都能在系统中找到相应的责任人。

五、ERP环境下附加原始凭证的延伸

《会计基础工作规范》第51条规定：除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。本规定适合在手工会计和独立会计核算软件中应用，而在ERP环境的有些情况下执行很困难和不必要。主要有以下两种情况：一是应用ERP系统的大型企业集团，其子公司、分公司很多都分布在不同地理范围内，它们都通过企业集团的ERP系统传递信息，达到实现集中核算和控制的目的，所有的业务信息、会计信息基本上都集中到总部或财务核算分中心，系统统一生成会计凭证并进行编号。在这种情况下，如果强制要求每张记账凭证应附加原始凭证(如发票、决算书、验收证明等)，不管从时间角度还是安全角度都是很不现实的。因此，笔者建议电力企业对某特殊的原始凭证，由分支机构统一装订成册并进行归档，这样有利于每张凭证都能够迅速查找它的原始凭证，实质上起到了附加原始凭证的效果。

六、ERP环境下会计档案管理的延伸

《会计基础工作规范》要求所有的凭证账簿必须打印、装订、存档，而且电力企业目前接受的传统审计也是这样要求的。但ERP系统内含的一体化管理思想使系统内的会计信息更加精确，原来财务处理上可以手工合并的凭证，实施ERP后必须附加详细的业务核算和管理信息，比如电力企业中的出入库凭证，往往精细到一个螺丝都需做一个单据，这要通过数量庞大的业务凭证来实现。来源于电力企业物流中心、工程等管理部门成千上万笔集成凭证的打印，给电力企业造成了，人力物力的极大浪费，这与目前电力企业推行的“三节约”专项行动背道而驰。ERP系统中的会计科目设计思想有别于传统会计科目，所有的科目都是明细科目的概念，甚至有的明细科目并不包含在传统的科目汇总表中。打印所有的会计档案不仅费时而且成本高昂。通过建立完善ERP系统的内部控制体系，传统的账证核对和账账核对就在系统中自动实现，就不必进行此类账簿的打印。笔者建议电力企业允许根据自身管理的需要确定会计档案的内容和归集类别，对于系统自动集成的凭证和明细账可以用电子数据代替纸质文件，通过完善的电子资料备份和查询体系等安全措施保证这些电子数据的合法、真实、准确、完整。电力企业长期执行的《会计基础工作规范》，在ERP系统上线前发挥了重要的控制作用，但在ERP系统上线后，《会计基础工作规范》则要适应新的平台。以《会计法》和《企业会计准则》为依据做适当的延伸，通过在ERP系统体系和功能设计上并人有效的监督控制措施，补充到传统的会计基础工作中去。今后，ERP系统将会在电力企业更广泛的业务部门运行，财务管理系统与各个业务系统也会进一步磨合，就可以放弃目前一部分传统的“基础规范”，把更多的‘‘△计基础工作”托付给ERP系统的控制体系，从而使会计基础工作与ERP环境进一步融。参考文献：

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