原始凭证电子化趋势探讨_原始凭证电子化

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原始凭证电子化趋势探讨

分类： 商业财经

(1)纸质原始凭证成本大,难以获得。原始凭证的获取要付出成本,是因为企业在购买商品物资时索取发票与否价格不同。若要发票,要加价,价格较高;不要发票则价格较低,两者的差价是税款。大部分企业往往希望以较低的价格成交,但又无法取得记账所需的合法凭证。有的企业发生费用后无法取得发票,只能取得不合规的收据。

(2)纸质原始凭证形式不规范。形式不规范表现为:取得的原始凭证项目填写不全,不符合会计基础规范的要求,有的不填日期、接受凭证单位的名称,有的业务内容、数量、单位和金额填写不全,有的没有填制单位的名称和财务(会计)专用章;报账列支的手续不全,存在无财务人员审核、无经办人员签字或其他证明力不足等;对外用内部结算票据或普通收款收据(或自制收据)替代发票或财政收费票据。

(3)纸质原始凭证内容不真实。原始凭证的内容经常出现不真实,具体表现在:经济活动内容不真实;虚开、虚报支出票据,如某公司虚列工程小工款套取资金用于发放职工福利;发票的号码与日期存在倒置,说明未如实反映经济活动发生的时间或发票内容虚假。

(4)纸质原始凭证与信息化不相容。纸质原始凭证从不同侧面束缚着会计信息系统的功能。首先,纸质原始凭证限制了会计部门与企业内部其他部门数据传递方式,制约了信息技术在会计中的充分应用,使记账凭证只能手工录入,这在一定程度上限制会计数据处理的自动化。其次,纸质原始凭证生成后进入会计系统的基本流程,是先由相关业务人员报送会计部门,而后经会计人员以记账凭证形式录入系统,而有的(如发料单)出于简化会计工作目的,需要定期汇总后,才能进行记账凭证处理。这样延长了企业业务活动和会计信息处理的时间间隔,造成会计信息处理滞后于其业务活动,成为业务流与信息流协同的首要障碍。最后,作为信息流组成部分,原始凭证是企业各专业信息系统数据传输的具体形式之一,纸质原始凭证成为会计信息系统与企业其他系统进行集成的障碍之一。

(5)纸质原始凭证无法满足电子商务的发展需求。从电子商务角度分析,相关的订单、合约及款项收付都可借助电子形式完成,而作为原始凭证的销货发票和收付款结算单据等原始凭证仍然采用纸介质的形式。这种不协调的负面效应表现为:限制了我国电子商务的进一步发展;影响了经营者纳税申报和税务机关税收征管的工作效率;制约电子商务与会计业务集成的顺利实施,影响了会计信息化、企业信息化的进程。最终其限制性制约了原始凭证电子化的有效发展。

原始凭证电子化的条件

(1)会计信息化的发展要求原始凭证电子化。我国大部分企业都实现了会计信息化,即利用计算机财务会计软件,建立账套,录入记账凭证,计算机软件自动记入日记账、明细账、总账,并可以自动生成财务报表,记账凭证的处理实现了计算机系统中的信息化。会计信息化在很大程度上减轻了会计人员的工作负担,并提高了工作效率。但是,在会计凭证的处理上,网络电子凭证的传输仅仅停留在记账凭证的传输上,原始凭证则完全游离于整个计算机会计信息的网络系统之外,原始凭证基本没有脱离纸质的范围,大多数单位会计信息化工作中所采集的原始凭证都是纸张数据,而这些原始凭证在手工输入过程中有可能出现差错又未能审核出来,加上纸张凭证本身的真实性及信息的完整性等问题都是因原始凭证未能电子化而产生。

(2)信息技术的发展促使原始凭证电子化。信息技术的发展,使信息系统朝着“无纸化”、“自动化”、“智能化”的方向发展。单据的电子化将不仅克服纸质凭证因人工传递而速度慢的影响,而且从Intemet接收后即可自动确认和转换为记账凭证,使得许多经济业务在其发生的同时其信息就能“实时”地进入企业会计系统,从而大大促进财务核算和管理的速度和效率。因此,电于凭证化必将逐步取代大部分的纸质凭证,这是社会信息化的大趋势。

(3)电子商务迅速发展促使原始凭证电子化。电子商务的兴起,从真正意义上促进了经济全球化的加速,企业能否充分利用电子商务形成竞争优势,已成为其生存和发展的关键。网络化的电子商务环境创造了快捷、费用低的交易方式,网上订货、销售、购物、网上结算与电子货币等新的商业运作方式与手段的出现,使得记载商业交易与经济事项的原始凭证普遍的呈现电子化的形态。电子商务产生大量的电子原始凭证,网上交易的电子文件,如电子订单、电子提单、电子结算单据等,都是记载网上经济业务发生的新式原始凭证,是电子商务的基本保障和证明。

原始凭证电子化的具体措施

(1)技术问题。由政府相关部门专门建立一个电子原始凭证认证中心,该中心设计出一套格式标准的电子原始凭证。每一个政府部门、企事业单位、个体经营者等根据相关证明材料均可在认证中心开设一个账户,即申请用户身份证书,并将各自的相关信息及内容列入自己的证书域内,同时设定签名密钥。当交易双方需要传递原始凭证时,可以通过各自的账户在认证中心完成。在整个环节中要提高安全性,具体可采用相应措施,如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等,加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度。

(2)监管问题。内部监管。首先建立严格的内部监管制度,在制定企业内部监管制度时可以借鉴相关的法律规章制度,从法律、道德、纪律等方面约束企业内部工作人员,以防止企业内部工作人员的舞弊与犯罪行为;其次,建立监控制度,做好严格的系统监控工作,在系统产生错误时,能够尽早地产生错误报告并给出错误次数的统计,以便及时发现问题并解决问题;判断有无非法用户进入会计信息系统,并随时采取措施,保证系统的安全;最后建立会计数据的备份与恢复控制制度。为了防止数据丢失,及时对会计数据进行多种备份,以便在系统出现问题后能够迅速地恢复这些会计数据。外部监管。原始凭证很大部分是发票,纸质发票由于出自税控系统而具有合法性,在电子原始凭证时代,税控系统主要通过对认证中心进行监管来达到对其中的电子发票进行认证和监管,使其合法化。

(3)法律问题。电子原始凭证若要和纸质原始凭证具有同样的法律意义,则需在解决相关问题后,得到法律条文的正式认可,这也要求对《会计法》、《电子商务法》、《电子签名法》等提及经济活动证据的法条方面进行修改,以解决电子原始凭证的合法性问题。

本文源自：《财会通讯》 第11期