合同卷宗管理办法_合同管理办法范本

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业务三部合同卷宗管理办法

为进一步规范我部对业务卷宗的立卷、归档工作，现特制定本办法。

一、合同签订与立卷

a)在对外合同谈判中，取得南北业务系统编号，交由部门主管经理审批通过后，由主办业务员立卷。

b)业务卷宗立卷时必须包括以下内容：

i.客户订单、客户详细联系人资料

ii.我司开立的销售合同或形式发票

iii.业务成本预算表

iv.供应商采购合同、供应商详细联系人资料

v.如系新客户或新供应商，应有相应关联方评审表。

vi.如系信用证交易，应备信用证复印件。

vii.其他相关文件

c)卷宗立卷要求：

i.所有文档清晰整洁，资料真实准确

ii.文件除保留纸质文件外，业务员也应保留相关电子文档。

二、合同执行中卷宗文件更新、保管和检查

a)随合同的执行，业务卷宗文件需随之更新

i.客户签署的我司销售合同或形式发票

ii.供应商回签的我司采购合同

iii.采购验收报告

iv.业务全套报关文件副本，包括报关委托书、报关单复印件等等

v.业务结汇全套文件，包括提单副本、发票、装箱单、Form A（E）等 b)在合同执行过程中，卷宗由主办业务员或其指定的跟单员保管。

c)在合同执行过程中，部门主管经理将不时对相关业务卷宗进行检查。如发现业务卷宗资料不准确不完整，将记录不符点一次。不符点将与年终奖金关联。

三、合同执行完毕整理与归档、借阅

a)合同执行完毕的标志的财务交单。

b)合同执行完毕后，主办业务员应对合同卷宗整理，补齐遗漏材料，撤出多余无关材料。业务卷宗应在合同执行完毕后一个月内整理完毕。

c)业务员应制作卷宗文件清单，标注卷宗结案时间。

d)业务卷宗在合同执行完毕后应交部门指定档案员归档保管。如需借阅，应填写借阅申请，列明归还时间并及时归还。

四、本规定自发布之日起实施。