公文格式排版说明（推荐）_公文排版格式详细说明

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公文排版格式

目前我国通用的公文载体、书写、装订要求的格式一般为：公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。保密等级字体：一般用3号或4号黑体

紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）

文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）

发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体

签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）

标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体正文的字体：常用3号或4号仿宋体

附件的字体：常用3号或4号仿宋体

作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体主题词的字体：常用3号或4号黑体

抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号 1

仿宋体）或小一号的文字

印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

附：

应用Word 进行机关公文排版

在公文缮制中，公文格式是由国家标准《国家行政机关公文格式》（GB／T 9704—1999）来加以规范的，此标准对国家机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则有着详细的规定。

1.页面设置

启动Word 2000后，选择‚文件‛菜单中的‚页面设置‛命令，打开‚页面设置‛对话框，可进行以下设置：

（1）设定版心

国标GB／T 9704—1999要求公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

设定：选定‚纸型‛标签，‚纸型‛选A4，‚方向‛选‚纵向‛。然后选定‚页边距‛标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：‚上‛ 设定数值为3.7厘米，‚下‛ 设定数值为3.5厘米，‚左‛ 设定数值为2.8厘米，‚右‛ 设定数值为2.6厘米，‚装订线‛ 设定数值为0厘米。按此数值设定即可实现版心尺寸156mm

2×225mm（不含页码）。

（2）设定页脚

国标GB／T 9704—1999规定公文排版页码‚用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。‛

设定：打开‚页面设置‛对话框，选定‚页边距‛标签，‚距边距??页脚‛设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。

选定‚版式‛标签，‚页眉和页脚‛选‚奇偶页不同‛，可实现单、双页码分置左右。‚节的起始位置‛选‚新建页‛，‚垂直对齐方式‛选‚顶端‛。

（3）设定每页行数与每页字数

国标GB／T 9704—1999规定公文排版每页排22行，每行排28个字。

设定：打开‚页面设置‛对话框，选定‚文档网格‛标签，选择‚指定行网格和字符网格‛，不选择‚不改变字符跨度‛，‚每行个字符‛设为28，‚每页行‛设为22，‚档数‛用默认值1，‚文字排列‛选‚横排‛，‚应用于‛选‚整篇文档‛。

以上设置全部完成后，点击页面设置对话框左下角的‚默认‛按纽（见右图），出现选择性提示：‚是否更改页面的默认设置？此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档‛（见下图），点击‚是

3（Y）‛，保存所有更改设置，则以后建立新文档时，上述设置将以默认值出现，每次建立新文档时将不必再重新设置。

4．字体设置

GB／T 9704—1999规定公文‚正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字‛。

设定：选择‚格式‛菜单中的‚字体‛命令，打开‚字体‛对话框。选定‚字体‛标签，‚中文字体‛选‚仿宋＿GB3212‛，‚字形‛选‚常规‛，‚字号‛选‚3号‛，其他设置不变。点击对话框左下角‚默认‛按纽，将上述设置保存为默认值。此默认值为文档正文默认值，标题可在文字录入过程中另行设定。

5．插入页码

国标GB／T 9704—1999规定公文排版页码‚用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。‛

设定：选择‚插入‛菜单中的‚页码‛命令，打开‚页码‛对话框，其中‚位置‛选‚页面底端（页脚）‛，‚对齐方式‛选‚外侧‛，若第一页需要显示页码则选择‚首页显示页码‛，点击‚确定‛，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。

在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为‚4号‛，在汉字输入状态输入‚－1－‛，然

4后选择‚格式‛菜单中的‚段落‛命令，打开‚段落‛对话框，选定‚缩进和间距‛标签，‚缩进右‛设为‚1字符‛，点击‚确定‛，关闭‚页眉和页脚‛回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。

在文档第二页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为‚4号‛，在汉字输入状态输入‚－2－‛，然后选择‚格式‛菜单中的‚段落‛命令，打开‚段落‛对话框，选定‚缩进和间距‛标签，‚缩进左‛设为‚1字符‛，点击‚确定‛，关闭‚页眉和页脚‛回到文本编辑状态，即完成双页页码设定。

6．成文日期的输入

国标GB／T 9704—1999规定‚用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’‛。这里所说的‘○’即不是键盘上的数字‚0‛，也不是英文字母‚O‛。‘○’可通过下述方法输入：

方法一：选择‚插入‛菜单中的‚日期和时间‛命令，打开‚日期和时间‛对话框，对话框里有多种时间和日期的表达式，其中便有GB／T 9704—1999所规定的日期表达式，选中后点击‚确定‛即可。

方法二：使用‚智能ABC输入法‛，如输入 ‚i2001‛，按空格键，则输入的即为‚二○○一‛。若想输入‚二○○一年十二月十一日‛，可直接输入‚i2001ns2ys1r‛，再按空格键即可。