展会管理_大型展会管理
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展前管理方案
1、参展商预制卡
为保证参展商顺利参展，展前2个月根据参展商信息和数据制作实名制卡，在展
会举办前寄送到参展商手中。
2、专业观众登记
为了给专业观众提供更优质的展会服务，同时也为了收集专业观众的有关信息，建立展会数据库，便于下次展会的招展招商和宣传推广，展会建议专业观众填写一份
简单的观众登记表。观众登记表分为专业观众预登记和现场登记两种。对于预登记的专业观众将在展会前优先收到展会服务手册和资料，并发放专业观众参观证；现场登
记的专业观众将现场发放。
3、参展商报到
报到注册是对数据库中的相关展会参与者的验证与登记，预注册的展商则可以直
接拿到自己的相关证卡、资料等。未预注册的参展商在提交相关信息后现场领取临时
卡，领取相关资料。资料由环保购物袋统一包装。
4、参展商申请服务管理
参展商在报到时可能申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备等，对参展商提出的要求要做到有条不紊。
5、布展管理
（1）布展时间：2011年10月20日
（2）办理工商、消防、安保和海关等有关手续，办理外地车辆进城证。
（3）与展会指定承建商和展品运输代理进行充分的协调和沟通，避免出现现场布展
格调不统一或展品迟迟未到等不良现象，保证布展现场秩序井然、有条不紊。
（4）展位画线工作，展会地毯铺设，展位搭建协调工作，现场施工管理和验收，展
位楣板的制作、安装和核对，现场安全保卫工作，消防和安全检查，现场清洁和布展
垃圾的处理工作。
二、展中管理方案
（一）展会开幕管理
1、开幕式现场布置
在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做
好充分的准备。
2、VIP接待
对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点
都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和
相关人员审定后执行。
3、媒体的接待和管理
展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记
者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。
4、展会开幕
1）开幕式讲话稿和新闻通稿。
2）开幕流程的确定。
3）因为开幕仪式在广场举行开幕天气的影响
（二）展会期间管理
1、专业观众现场登记：观众通过登记进入展会，展会会对观众参观、信息咨询、场地休息、参与贸易谈判等提供便利和服务。
2、保持与参展商的现场联系：展会派专门的工作人员或负责人亲自到展会拜访
参展商，与他们联络感情，了解他们的需求，征求他们的意见，及时为他们提供其需
要的各种优质服务。
3、对参展商和观众行为进行管理：对于参展商，展会根据参展合同以及参展商
手册的有关规定来进行。展会派出一些工作人员或安保人员巡逻展会现场。对于观众，展会准备专业的分流小队和巡逻小队来保持现场通道的通畅，维持良好的环境和秩
序。
4、展会在展会现场设立一个客户投诉台，认真接待和积极处理收到的各种投诉。
5、对现场参展观众进行统计，有两种办法：一是依据观众办理登记手续的内容
进行统计；二是根据参展商的客户统计。
6、展会会刊的发放，到场的每一位专业观众都将免费领取会刊一份，普通观众
则可免费获得展会资料一份。
7、随时关注天气情况，并每天两次向参展商、观众和管理人员公布天气实况，特别是户外的互动活动，届时天气将对活动的实施和效果产生较大影响。
8、对前来参展观众的车辆进行引导工作，车辆统一停放到浙江世贸展览中心的停车库内，不得停放在广场，以免影响广场的活动。
9、展会安全管理
（1）对参展工作人员进行安全教育，提出安全工作要求，将《参展人员须知》发到
每个单位，并张贴于出入口处；
（2）成立危机管理小组，做好应急救援预案；
（3）做好临时搭建的设施、建筑物的安全检查，消除安全隐患；
（4）落实医疗救护、灭火、应急疏散等应急救援措施并组织演练；
（5）严格发证、验证、检票，维持展区秩序，加强展区巡查，发现可疑对象及时处
理；
（6）展览会安保组与浙江世贸展览中心安保部及民警办保持联系，及时互通情况，每日召开碰头会，交流情况，总结经验，研究处理工作中遇到的疑难问题；
（7）每天闭馆前15分钟用广播向参展、参观人员预告，做好闭馆的准备工作。闭
馆后，浙江世贸展览中心关闭展区的电源；展览会组委会安保组与中心安保人员共同
负责清理展厅，并进行交接。
三、展后管理方案
1、展位的拆除。展会委托承建商负责标准展位的拆除；特装展位或参展商自己搭建的标准展位，由参展商自己负责。办展单位会监督各参展商或承建商按规定的时间和
程序进行展位的拆除工作。
2、参展商租用展具的退还。参展商须按规定退还租用展具，如有损坏需按规定偿还。
3、参展商展品的处理和回运。展会最后一天将对参展商的展品处理意愿进行调查收
集，并统一对展品进行处理。需回运的展品参展商可委托展会运输承办商；需销毁的展品展会主办方将统一处理。
4、展场的清洁。展会撤展期间清洁保证到位，主办方需监督展会撤展的清洁工作。
5、撤展安全保卫。展会的消防、安保工作到展会彻底闭幕，参展商完全撤出时才结
束。
6、展会总结报告寄往展会参展商和专业观众。
7、邮寄调查表，了解专业观众、展商等对展会的评价。
展会客服管理
一、展会接待服务管理
1、安排固定人员搜集参展商和专业观众的信息。
·参加展会人员的国别、地区、组织机构、姓名、性别、职务、民族等基本信息；
·参加展会的目的、对展会哪些内容感兴趣等，以便有针对性地进行个性化服务；
2、接待方案
·根据身份、职务的不同，给参加展会的人员提供不同规格的接待。
·接待职责落实到人，建立专门的工作小组。
·做好接站、报到、引导和食宿服务。
·安排专人做好服务人员和志愿者的培训工作。
（具体工作和人员分工详见下文“展会商务服务策划”中的项目分组）
二、展会商务服务管理
根据项目分组情况，每组指定一名组长，安排下属进行工作。
1、注册组（负责注册表、参观者接待记录表等服务工作）
2、文书组（负责文书事务工作处理、公函、信件往返等）
3、总务组（负责会场签约事宜、各会议室座位安排、纪念品、会议资料运送、办公
设备安排等）
4、物流组（负责厂商进展、展会撤展协调、展品运输安排等）
5、会场搭建布置组（负责搭建商安排和联络、视听设备租用、工程人员的沟通联络、布置物检视、验收、展品投保等）
6、会场便利设施组（负责指示牌的设计布置、电话、传真、打印、复印以及取款机
和银行代理处的相关服务）
7、推广组（负责开幕式、闭幕式组织安排、平面广告、海报、新闻发布会的安排与
协调、新闻媒体及刊物报道的接洽、电视、报刊的采访，记者会的安排等）
8、住宿、旅游、餐饮组（主要负责展会指定宾馆的洽谈、贵宾的住宿房间安排、会
展旅游和旅行社的协调安排，午餐、茶点的安排等）
三、展会交通服务管理
1、选择一家出租车公司作为合作伙伴，展会可为该公司提供客源和品牌宣传，该公
司为展会提供优惠服务。
2、印制展馆到指定宾馆、周边的景点和风景区、其他社交活动地点之间的路线图和
公交车班次时刻表，以方便参观者出行。
四、展会安保和清洁服务管理
1、在展会开始前对其进行安全风险评估，指定具体的工作方案。
2、配备专业的安保人员、警察等，明确主办方对于这些力量的调动权利。
3、安排工作人员进行排班，确定岗位，以便出事后追究相关责任人责任。
4、检查安全门、安检设施，以及应急的广播、照明系统运作正常。
5、确保消防安全和电路安全。
6、根据展会规模办理好各种保险。
7、现场医疗急救。
8、安排适量的清洁人员，确保展会环境的舒适清洁。洗手间的清洁工作实行专人负
责制，洗手液及卷纸及时更换。
