关于行文规范及管理办法_公文行文规范管理办法

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关于行文规范及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。

通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。

一、纸型、纸质

复印纸A4型。

二、封面

文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、书写要求

（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。

（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。

（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。

（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“

（一）”，第三层“

1、”，第四层“（1）”，第五层“1）”。

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。

（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

四、落款、盖印

在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、分类与编号

（一）文件分类

公司常用文件格式为为：会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。

（二）简化编号名称

由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

（三）细化编号内容

仅限于下行文中的通知、通告，为公司行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法：YXJT-HR-2016-001(公司人力资源部2016年第1份文件)，其中公司名称：燕新公司=YXJT；部门名称：HR（人力资源部）；时间：2016年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起，如2016-001。便于管理保存。

（四）各部门名称为

财务部：CW，审计部：SJ，开发建设部：KF，环保事业部：HB，人力资源部：RL，行政部：XZ 所有文本依顺序排号，发文后行政部存档。

六、行文管理主要内容

外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

（一）内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。

（二）发文处理程序

一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向部门分管领导（副总裁、总监级）提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门：

1、公司对外文件由行政部负责拟稿；

2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；

3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；

4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。

文稿拟就后，拟搞人应填《文件生效审批表》办理审核手续。审核签发流程：

1、首先送行政部部初审，行政部部审查修改文稿；

2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总裁办主任核稿；

3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总监、副总裁（分公司由分管总经理）核稿；

4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；

5、公司各种规章制度由各部门负责人、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；

6、文稿审核会签后，按批准权限分别呈送相关领导审定批准签发。1）.公司公务性文件统一由董事长签发；

2）.建材事业部公务性文件统一由董事长授权分管总经理签发； 3）.管理中心公务性文件统一由董事长授权建材事业部总经理签发；

7、公司行政公文、规章制度，在总裁办主任签署意见后，由董事长签发；

8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由董事长签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《文件生效审批表》）送行政部存档，并由行政部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《文件生效审批表》）送行政部存档，并由行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政部按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。

七、存档管理

行政部负责将公司管理类文本、文件保存并建立档案一份。对临时通知，通报等存入内部行文相关档案，所有文件用专用文件柜保存、备查。各职能部门查阅、借阅行政部文档需经行政部经理同意，并办理相关借阅手续。

存档工作以方便查找、取阅为原则，用文件袋封存，文件框分类。

八、传阅管理

公司内部行文、收文不做批量印发但需相关范围内人员知悉的，由行政部制作《传阅单》，传阅人阅读后签名确认。

九、会议记录管理

（一）会议记录：是会议发言的原始记录，属事务文书，基本上要做到有言必录，所以做会议记录时，可采取笔录、录音、录像等科技手段，一般作为政策和成文依据，不予发布。

（二）会议纪要：是在会议记录的基础上，摘记要点，是法定行政公文，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

（三）会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（复印件），原件（附签到表）交行政部存档。

（四）会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由总裁签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字。

（五）会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。本办法自下发之日起实施，请各部门参照执行。

一达伟业-办公室 2016年8月8日