晋城煤业集团基本建设项目档案管理办法_晋城煤业集团制度
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晋城煤业集团基本建设项目档案管理办法
第一条为加强和规范晋城煤业集团基本建设项目档案管理工作，确保基本建设项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28－2002）、《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T 11822-2008）及《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）等有关规定，结合晋城煤业集团实际，制定本办法。
第二条本办法适用于晋城煤业集团新建、改建、扩建和技改的基本建设项目。
第三条基本建设项目文件（以下简称项目文件）是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件（含竣工图）和项目竣工验收文件。基本建设项目档案（以下简称项目档案）是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
第四条项目建设单位（业主、项目法人）对项目档案实行集中统一管理，建立健全项目档案管理工作机制，负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
项目建设单位在签订项目勘察、设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。
项目建设单位应配备满足工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训，并采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。
项目建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备和库房，并做到办公室、阅览室和库房三分开。档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防盗、防水、防潮、防紫外线照射、防有害生物、防尘等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。有条件的应配置自动监控报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。档案库房温度一般应控制在14-24℃，相对湿度45%-60%，保持库房整洁。档案库房库内地面承重，每平方米不小于500kg，安装档案密集架的，每平方米不小于1200kg。档案柜架应符合坚固、耐久、实用要求。库房、柜架应设置索引图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。档案盒应符合规范要求。
第五条项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。
项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。
第六条项目建设单位有关职能部门负责收集、积累和整理项目建设的法规性文件、许可和资质文件；项目前期地质勘探、决策立项及核准文件；规划和建设用地审批文件；设计文件；工程及物资、设备采购招投标及承发包合同文件；开工审批及计划、投资、财务、审计等管理文件；工程质量监督检测及验收文件；安全及质量事故调查处理文件；工艺设备文件；试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。
第七条地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。
第八条勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定的要求向建设单位提供报告和设计文件。
第九条施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣工验收文件、系统调试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工图，并按规定的要求向建设单位移交。
第十条监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按规定的要求向建设单位移交。
第十一条物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。
第十二条由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理后提交总承包单位汇总。
第十三条项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T 11822-2008）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）的原则要求。
归档文件材料应当完整、准确、系统，签字盖章手续完备，字迹清楚，图面整洁，载体及书写材料适宜永久保存。归档的项目文件应为原件。因故为复制件的，必须加盖复制件提供单位或归档单位的公章，并注明原件所在之处。竣工图编制应当符合规范。有关项目的电子、声像等特殊载体的文件应当同时归档。
第十四条项目建设过程中，各参建单位应配备与档案数量相适应的、符合要求的档案库房，配置必要的保管保护设施，采用计算机管理档案，逐步实现档案管理现代化；应当加强项目档案的开发利用，为项目建设提供有效服务。
第十五条建设单位档案部门应参照《晋城煤业集团企业档案分类规则》对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。
第十六条项目竣工验收前，应当组织项目档案验收。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
第十七条国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收；省发展和改革委员会或省煤炭行业主管部门组织验收的建设项目，由省档案局组织项目档案的验收；市发展和改革委员会或市煤炭行业主管部门组织验收的建设项目，由市档案局组织项目档案验收；集团公司秘书局负责项目档案验收事项与上级档案部门的沟通、协调。
第十八条项目建设单位（法人）应当根据《重大建设项目档案验收办法》的要求，组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，对项目档案进行全面自检。自检合格后，向集团公司报送档案验收申请报告，由集团公司向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告。
第十九条项目档案验收不合格的项目，项目建设单位(法人)根据验收组提出的整改意见于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并由项目档案验收组织单位进行复查。复查后仍不合格的，项目竣工验收的组织单位不得进行或通过项目竣工验收。
第二十条项目竣工验收合格后，项目建设单位（法人）应当按合同及有关规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理项目档案移交，明确移交项目档案的内容、数量等，并有完备的交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理规定办理。
第二十一条本办法由晋城煤业集团秘书局负责解释。
第二十二条本办法自下发之日起执行。
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