湖南省烟叶生产基础设施建设项目档案管理办法_建设项目档案管理办法
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湖南省烟叶生产基础设施建设项目档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强对烟叶生产基础设施建设项目档案的管理，确保项目档案资料的完整、真实和有效利用，根据《全国烟叶生产基础设施建设实施方案》、《国家烟草专卖局组织全国烟叶生产基础设施建设项目抽查验收、评价办法》，结合我省烟叶生产基础设施建设工程项目档案管理的实际，特制定本办法。
第二条 本办法中的烟叶生产基础设施建设工程项目是指烟水配套、机耕路、密集式烤房、标准化晾房、烟用机械、育苗工场等工程项目。
第三条 烟叶生产基础设施建设工程项目(以下简称“项目”)档案是指从项目申请、选点、规划设计、上报计划、立项审批、公示、签订补贴合同、设立项目组、组织实施、施工现场管理、竣工验收、补贴资金兑现公示、资产移交、运行管护全过程所形成的，应归档的各种文件资料、影像资料、设计资料、监理资料等。项目档案既是烟基竣工验收的重要内容，也是国家局、省局评价计划实施成效、统计基础数据的依据，是拨付资金和进行工程审计的基础，同时也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的重要依据。
第四条 项目档案由综合类档案、文本档案、电子档案三部分组成。
第五条 归档的档案资料要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写或绘制的材料)，数据资料、档案卡应以光盘为长期储存介质。
第六条 项目档案资料的制作、收集整理、归档应与项目实施同步。项目档案移交的时间：县、市两级烟叶基础办应在国家局统一验收前，向
上一级移交电子档案和档案卡。
在项目竣工验收后，施工、监理、设计单位将经整理的项目文件按规定向烟基办移交。烟基办应将接收的项目文件进行整理、编目（竣工图、声像档案单独立卷）、归档并移交给村委会或其代管部门，或受其委托，妥善保管好要移交的档案资料。
第二章综合类档案
第七条 综合类档案按行政区划分为：省、市（州）、县（市、区）三级综合档案。
第八条 全省综合类档案由基本烟田保护制度、基本烟田建设规划、基础设施建设规划、年度实施计划、项目补贴资金管理办法、项目建设标准或技术规范、项目验收办法、全省项目实施总体情况报告、全省项目抽查验收情况报告、全省项目资金管理情况报告和变更申请等文件组成，并装订成册。
第九条 市（州）综合类档案由基本烟田保护制度、基本烟田建设规划、基础设施建设规划、年度实施计划、项目资金管理情况报告、项目补贴资金管理办法、项目建设标准或技术规范、项目验收办法、市（州）项目实施总体情况报告、市（州）项目资金使用情况报告、市（州）项目抽查验收情况报告、省局对该地抽查验收结论和变更申请等文件组成，并装订成册。
第十条 县（市、区）综合类档案由基本烟田保护制度、基本烟田建设规划、基础设施建设规划、年度实施计划、项目管理办法或实施细则、项目补贴资金管理办法、项目建设标准或技术规范、项目实施方案、全县（市、区）项目实施总体报告、全县（市、区）项目竣工验收报告、地市公司对该地验收结论、项目质量检验报告、纪检监察报告、项目资金审计报告、项目资金使用管理情况报告和变更申请等文件组成，并装订成册。
第三章文本档案
第十一条 文本档案包括项目档案卡、项目申请书、补贴合同、施工合同、公示材料、设计文件、招投标文件、工程痕迹资料、验收资料等资料。
第十二条 文本档案格式按附件执行。
第十三条 文本档案基本要求：
1、各建设项目档案以基地单元或项目区为单位，按项目类别归档，要求一个项目一个档案卡；
2、档案文本须设目录，并编制页码。
3、同类项目多个单项工程或以村（项目区）整合签订项目申请书、补贴合同、施工合同的，可共用一套资料，但应将受益烟农或村民小组花名册附后，并履行签字和加盖手印或私章手续。
4、凡履行签字手续的，不能由烟叶基础办工作人员代签，必须由受益烟农签字。如因受益烟农本人不能签字的，代签人员名字后加“代”字。
5、资料中GPS定位数据要具体到每个项目，以度为单位（要求小数点后五位），数码图片应拍摄2张，其中1张应清晰反应建筑物大体轮廓，另1张为项目标识照片，照片宜直接粘贴至档案卡空白处再打印。
第十四条 卷内文件排列：按项目档案卡、项目申请书、补贴合同、施工合同、公示材料、设计文件、招投标文件、工程痕迹资料排列。
第十五条 项目竣工图编制必须真实、准确地反映项目竣工的实际情况，做到图物相符、技术数据可靠、图样清晰、签章手续完备。
第四章电子档案
第十六条 电子档案包括沟渠、水池、水窖、塘坝、机井、管网、提灌站、机耕路、密集式烤房、标准化晾房、烟用机械、烤房群、烘烤工场和育苗工场等。
第十七条 电子档案规范表格按有关要求执行。
第五章工作设置
第十九条 市、县两级烟草部门烟基管理员为专职档案管理员，负责本地区或本县烟基档案管理，各级烟草部门要明确责任，确保烟基档案与项目建设全过程同步，并做到系统、真实、完整。
第二十条 档案管理员职责：
1、负责项目档案资料的制作、收集、整理、归档工作，确保项目档案的真实性、完整性、准确性和系统性。
2、负责项目档案资料的存放保管和移交工作。
第六章评价与处理
第二十一条 项目验收时先进行档案验收，凡档案不合格，不进行实地抽查项目，并责令限期整改，整改后经复验档案仍不能通过验收的，档案验收合格率不计。
第二十二条 档案中工程量必须与实际工程量相符，否则，验收时，视被检单位未通过省局验收，并依照有关规定追究责任。
第七章附 则
第二十三条 本办法自发布之日起试行。
第二十四条 本办法解释权归湖南省烟叶生产基础设施建设领导小组办公室。
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