论存货动态管理“三账与实物平衡一致”方法_存货管理与料账管理

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论存货动态管理“三账与实物平衡一致”方法

摘 要：本文简要地介绍了在中小企业特别是商品销售企业在存货管理中存在的主要问题及原因，提出一种比较成熟的存货管理办法――“三账与实物平衡一致”存货管理方法，并对这种方法的思路、实施作了一些分析。

关键词：三账与实务平衡一致法 存货管理 动态管理 试算平衡

存货是指公司在正常生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资，包括材料、燃料、低值易耗品、在产品、半成品、产成品及商品等。存货是企业一项重要的流动资产，是财务管理的要组成部分。企业保留存货的原因：一方面是为了保证生产或销售的经营需要；另一方面是出自价格的考虑，零购物资的价格往往较高，而整批购买在价格上有优惠；再者是防范短期内存货价格上涨。一般情况下，存货占企业总资产的30%左右，对商品销售企业来讲，存货占企业总资产比率会更高。

1、存货管理存在的主要问题及原因

一般情况下，在中小企业特别是商品销售企业库存商品管理中，负责存货的管理部门通常有三个：一是仓储部门，负责存货的实物管理；二是存货的采购部门（一般是业务部门），负责存货的采购、销售业务管理；三是财务部门，对存货进行财务核算管理。在中小型企业，对同一存货采购、销售事项三个部门一般会分别进行独立的管理，但由于三个独立的部门处理同一事项时，由于处理原则不同，处理时间不同和处理方法不同等，最后得出的存货结存数量各不相同。因而对公司管理层来讲，一时无法判断哪个部门的结论最为正确，“公说公有理婆说婆有理”的情况经常发生，况且实际工作中还有采购盈亏问题、销售盈亏问题以及仓储盈亏问题等实际问题，若不及时分析处理，久而久之，三个部门的账目无法核对，必将形成一本本糊涂账。

2、存货管理的一种有效管理方法

针对上述中小企业存货管理普遍存在的问题，为建立适合企业自身发展的存货管理信息系统，分析判断企业存货的准确情况，加强存货账目与实物核对一致性管理，本人提出“三账与实物平衡一致”方法进行存货动态管理办法。

2.1、“三账与实物平衡一致”存货管理办法基本思路

2.1.1、“三账”是指“仓储部门账目”、“业务部门存货统计账目”和“财务部门存货管理账目”；

2.1.2、“三账与实物平衡一致”是指“仓储部门账目”、“业务部门存货统计账目”和“财务部门存货管理账目”经过调整后的“所有权归属本企业且可供销售账面库存数”与“所有权属于本企业且可供销售的实物数”核对一致；

2.1.3、两个概念

“所有权归属本企业且可供销售账面库存数”是指：仓储账面数、业务账面数和财务账面数经过调整，达到最终的所有权归属本企业且可供销售账面库存数；

“所有权属于本企业且可供销售的实物数”是指：仓储部门库存实物剔除所有权归属外单位之后的货物数量。

2.1.4、基本思路是

不管企业库存商品经过多少部门人员管理，不管自有还是客存货物如何混杂存放，不管是账目还是实物，任何时点“所有权归属本企业且可供销售库存商品数”永远是一个固定数，本人正是抓住这一关键点提出“三账与实物平衡一致”存货管理办法基本思路，以解决企业不同部门各自为政，管理混乱的状况。

2.2、“三账与实物平衡一致” 存货管理办法具体操作程序

2.2.1、业务部门的账务处理。在库存商品管理流程中，业务部门起到管理的核心作用。商品的采购、销售、入库等指令均由业务部门发出。业务库存商品管理流程如下：

采购流程：因生产经营需要，经过正常的审批程序，业务部门从市场上采购货物。截至月末，采购的货物有如下情况：①货物全部验收入库；②货物在途未入库；③货物在途暂估入库；④货物直接销售不用入库。业务部门的采购指令同时传达给仓储部门和财务部门，货物在途（未入库或暂估入库）等事项三方需保持入账口径一致。

销售流程：业务部门销售货物后，截至月末可能存在如下情况：①货物已销售，客户已提货；②货物已销售，客户未提货；③货物直接在外销售，不用从仓库出货。④货物已销售并出库，但未通知财务销售开具发票。业务部门的销售指令需及时传达到仓储财务部门。其中业务已销售但客户未提货事项，仓储部门需调减库存，三方需保持入账口径一致。

结存调整流程：业务部门的期末账目经上述调整后，即为业务“所有权归属本企业且可供销售账面库存数”。

2.2.2、财务部门的账务处理。财务部门需要根据业务部门和仓储部门的指令进行账务处理，虽然处于被动状况，但同时有责任核对业务仓储部门的账目正确与否，监督各部门规范操作，企业库存商品进销存平衡一致。

采购流程：财务部门平时根据业务通知、采购发票、进库报告作采购核算，月末对已入库未有发票等暂估入库。确保与业务、仓储部门的采购事项保持一致。

销售流程：财务部门平时根据业务通知、开出销售发票、出库报告作销售核算。为保持三方销售出库口径一致，对已销售但未开具销售发票的业务事项应做结存调减；对仓储部门、业务部门当期发生的盈亏必须相应的调增调减。

结存调整流程：财务部门的期末账目经上述调整后，即为财务“所有权归属本企业且可供销售账面库存数”。

2.2.3、仓储部门的账务处理。在库存商品管理流程中，仓储是实物保管部门，负责实物的入库、出库和结存管理。仓储必须确保实物与仓储账目完全一致，这是仓储部门基本职责。仓储存货管理流程如下：

入库流程：根据业务部门的通知，仓储部门将属于本公司的货物按正常手续收入仓库，将属于客户代存的货物按正常手续收入仓库。

出库流程：根据业务部门的销售通知，仓储部门根据手续发出销售货物。

结存调整流程：仓储部门的期末账目经上述调整后，即为仓储“所有权归属本企业且可供销售账面库存数”。仓储部门有责任于每期末对实物进行盘点，并与账面进行核对，确定当期盘盈盘亏数量，并提交给业务、财务入账处理。