高校教学档案信息化建设初探_档案信息化建设探析
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高校教学档案信息化建设初探
摘 要：教学档案是综合评价高校办学水平的重要指标，可以真实地反映高校的教学活动。本文从高校教学档案管理工作中存在的问题出发，提出应用信息化技术是解决相应问题的关键，并对教学档案的信息化管理系统进行了初步设计。
高校教学档案是反映高校教育教学过程的原始记录，主要包括日常教学文档类（成绩单、点名册、样卷、试卷、实验实习报告、毕业设计等）、专业建设类（师资、课程、教材等）。教学档案可以全方位的反映高校的办学过程，是综合评价高校办学水平的重要指标，因此教学档案管理工作就成为高校管理工作的重要组成部分。随着教育体制改革的深化，教学档案管理工作在教学与科研中的地位越来越重要，是真实还原高校历史面貌的重要工作。为了提高教学档案管理水平，保证教学档案的规范化、系统化，各高校都在积极探索先进的管理办法，而将现代信息化技术应用到教学档案管理工作中，便成为首选之策。
一、高校教学档案管理中存在的问题
虽然各高校教学档案管理工作已经形成了一套适应本校教学运行的管理体系，但随着教育改革的深化和信息技术的发展，原有的体系在管理过程中已出现乏力的现象，其中以下问题较为突出。
1.教学档案由于门类纷繁复杂，多以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索的工作。正因为手工操作的繁杂，取阅档案便成了一项恼人的工作，无人愿意为之。
2.教学档案具有一定的特殊性，由于其服务于教学管理的职能，所以会经常被调用，而教学档案多为纸质文件，多次使用后会对其造成损坏，不利于长期保存。
3.教学档案管理人员流动性大，多为教务人员或教师兼职，当出现职务变动时就会出现短时间的断档，大大的影响了档案工作的稳定性和系统性。
为了解决这些问题，可将现代信息化技术引入教学档案管理工作当中，以信息化技术代替人力，以系统来弥补人员变动中出现的真空。
二、教学档案信息化的目标
教学档案信息化的目标在于用信息技术解决教学档案管理中存在的问题，即将教学档案管理置于数字化信息平台之上，不仅可以提高工作效率，保障工作质量，对教学档案管理工作的各个环节进行监控，还可以调高教学档案的利用率，以便及时发现教学中存在的问题，迅速制定出行之有效的处理方案。
三、推进高校教学档案信息化的具体实施方案
推进高校教学档案信息化建设是高校管理良好发展的实际需求，为了能更好更快的建立信息化的管理模式，我们可以从以下几个方面着手。
（一）树立信息化的管理观念，健全管理制度
在传统的管理模式中，教学档案管理是一项纷繁复杂的工作。长期的手工操作，磨灭了管理人员的工作积极性，也是他们的思维变得守旧，有些时候不愿意新的事物出现在管理过程中，这是不可取，因为只有不断更新管理理念，才会提高管理水平，所以树立信息化的管理观念是首要条件。在此之上，将原有的管理制度去繁从简，整理出一套快捷的管理流程，在此流程之上健全管理制度，为研发符合本校实际情况的管理系统打下基础。
（二）根据实际需求情况，研发自有教学档案管理系统
为了提高教学档案管理工作的质量，使管理人员从繁重的手工操作中解放出来，学校的教学主管部门要从一线工作人员的需求出发，自主研发管理系统。
管理系统应具有以下功能：
1.角色权限设置：由于各级用户的职务和需求的不同，应将系统进行模块化设置，不同级别享有不同权限，可根据各校的实际情况进行分类，一般分为校领导、教务处管理员、各学院教学部管理员、教师等用户。
2.角色的基本功能
（1）校领导：具有查询统计的权限，为制定相关决策提供必要的依据。
（2）教务处管理员：具有系统的全部权限，负责对教学档案管理系统进行日常的维护，负责监督各学院、教学部教学档案收集，审查档案是否达标。
（3）各学院教学部管理员：负责在线收集、汇总本部门的教学档案，审查教师提交的档案是否达标，可查询统计本部门的档案信息。
（4）教师：负责提供所授课程的教学档案，并将其制作成电子文档上传到系统。
3.教学档案在线借用：各级管理人员、教师可根据需求在线填写借用申请，由各级管理员进行审核，如可借阅，便将所需档案的电子文档检索出来发送到借用者的个人客户端。
4.教学档案借用分析：可根据月、学期、学年为单位进行统计，对各教学档案的借阅量进行分类统计，从结果中可以反映出借用人所关注的问题，学校可针对相关问题进行调查研究，制定相应方案。
通过以上功能基本解决了教学档案收集借阅难的问题，初步实现教学档案管理的无纸化，逐步建立起一套权责分明、行之有效的信息化管理模式。
（三）总结经验，升级系统
经过一段时间的使用，通过收集一线管理人员的所反映的使用中出现的问题，对管理系统进行优化升级，使该系统更符合实际工作的需求。
三、结语
在信息化高速发展的今天，高校的教学档案管理不能安于现状，信息化技术的应用已成为大势所趋。作为管理人员我们要做的就是从细节出发，将信息化技术应用到日常管理工作中，从手工操作中解放出来，将更多的精力投入到教学档案的分析工作中去，从而更好的服务于高等教育事业。
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