SAP、PS系统在移动通信工程项目管理中的作用_sap项目管理ps功能
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SAP/PS系统在移动通信工程项目管理中的作用
SAP/PS系统属于SAP R/3系统的财务模块，主要功能包括项目结构、项目计划、项目预算、项目执行、项目结算、项目决算、项目报表等。在本文中，笔者分别从项目管理的范围管理、成本管理、采购管理和人员管理等四个方面，着重分析了SAP/PS系统在移动通信工程项目管理中的作用。
在工程项目范围管理中的作用
在项目启动和计划阶段，需要在合同中确定项目的工程范围，合同涉及的所有项目都应以明确的工作包的形式建立在SAP/PS系统中。通过工作单项的个数明确每项工作的工作量，这不仅定义了工程的结果，也定义了工程的过程，将所有的工作与合同的项目范围一一对应。
工程项目不仅需关注结果还应关注过程。比如同样建设一千个基站，如果都是新基站的工程实施，就是一千个基站工程实施订单，但如果存在基站工程重复实施的情况，工程量就会增加不少。因此，计划阶段的项目范围很难被完整确定，项目的人员、时间和成本等各个方面也都没法作出完整的计划，整个项目的范围管理就无从谈起。应用SAP/PS系统后，移动通信工程项目的范围管理水平就能提高一大步。
对计划工作范围以外的额外工作，在SAP/PS的系统中只能通过额外的订单流程来解决对其工作量的记录，而不列入计划项目的管理和考核的范围，这就能有效地对每个项目进行客观的业绩评估。过去，当项目需要承担额外的采购成本或人力成本时，如不能从客户那里确认额外的工作量，就要由项目实施者来承担。以某个1亿元人民币的工程项目为例，一般有3％～10％的工作可能会产生额外的工程实施，即产生了300万元～1000万元的额外项目支出，即使项目原有的风险预留预算，也不足以承担这笔额外的开支。
项目范围管理在使用SAP/PS系统后，能建立起详细的项目范围的定义和具体的形式，确立额外的工作范围的管理流程，规范合同的项目范围，从而提高项目管理的水平和绩效。
在工程项目成本管理中的作用
在项目启动和计划阶段，建立一个项目完整的成本预算将作为进行成本控制的成本基础。SAP/PS系统的成本预算功能可以给出从站点、地区、区域到项目不同层次的完整的项目成本预算。这是SAP/PS 系统中最基础的项目成本数据，以后的项目成本管理就以此数据为控制基础。
移动通信工程项目的主要成本是人力成本，由公司内部技术人员和分包商人员两部分组成。根据项目工程工作量的发生点，可以落实到每个站点的成本。当然，必须掌握每个站点详细的设备配置，才能估算出该设备配置相对应的工程所需的工程人员的技术要求、成本以及人员数量和工期的需求。如果采用项目分包采购的话，还需了解分包商的市场价格。有了良好的成本计划，项目成本管理就成功了一半。
在项目实施和执行阶段，项目经理审批后，经过核算的员工成本转入SAP/PS系统中相对应的服务工单，这就构成了这个内部工单的实际成本。对于外部分包商的订单是以单项工程为
单位，公司财务根据相应的采购订单信息，每月把分包商的工程费用计入公司R/3财务系统中，同时这笔成本按订单的编号自动计入SAP/PS系统的项目成本中。这就完成了外部工单的实际成本记录。项目的所有内部和外部成本都能及时地、完整地自动记入SAP/PS系统和财务系统，改变了以前项目的内部员工费用只能通过手工记入的状况，同时在时效上也从原来的每月记入一次变为每周记入一次，成本记入更及时和准确，消除了手工记入的疏漏和错误，提高了成本管理效率。
在采用SAP/PS系统作为项目成本管理的工具后，由于采用了订单式管理，使项目成本管理落实到了每个订单，提高了项目管理的精确性。其中，关键是采购订单，也就是确定采购订单工程范围和价格。工程项目的销售订单和项目的采购订单都有完全相同的定义和结构，真正实现了“背靠背”式的合同订单执行。无论是项目成本基础，还是采购订单部分的准确性，都有了很大提高，出错的可能性几乎下降为零，大大提高了项目成本管理的效率。
在管理和控制阶段，由于项目成本基础可以分解到不同层次，在进行成本监控时，就可以在不同层次上发现问题，及时找到问题所在，并提出解决方案。例如，原来即便发现了项目成本突然增加，也可能无法落实该成本增加的出处，无法马上找到原因和问题。现在的成本基础表现在各个层次，这就可以通过逐次分析，了解成本突增出现在哪个区域、那个地区或哪个站点，是内部人员成本还是外部分包成本的增加，问题很容易定位，解决起来也就更为迅速。
项目成本基础在项目开始执行前就被完整地定义清楚了，基于项目的进展，及时表现为各种实际成本、预提成本、计划成本和最终成本，在SAP/PS系统的帮助下，项目的成本管理从注重获得成本数据、整合成本数据、校对成本数据，转变为基于所有成本数据进行详细的分析和发现成本偏差的原因，这就能改善今后的成本管理，提高了项目成本管理的能力，注重项目成本管理的主动性和计划性，而不再是被动地跟踪成本。
在工程项目采购管理中的作用
在项目计划阶段，规范了对外采购的框架合同和执行流程，框架合同定义的服务内容和所销售的工程服务完全一致，服务采购合同的价格是在框架合同下确定的，而且统一以最小的计价单位和工作单项来定价，明确了所有工程服务的价格只是根据工作单项的价格来核算。签订框架合同的方式，避免了以往每个项目都单独与不同的分包商谈判，根据不统一的价格进行服务采购的投标和谈判等。现在的框架合同的流程适用于所有项目，一旦采购部门谈判结束，在框架合同有效期内，所有项目都可以直接以统一的合同价格发出订单，不必每个项目都就每个分包商的不同项目的服务采购合同进行谈判，建立了统一集中管理的模式，节省了项目在采购环节的人力资源投入，提高了项目采购管理的效益。
在集中采购的框架合同谈判结束后，每个分包商对所有提供服务的工作单项都有统一的价格，SAP/PS系统集中存放所有的分包采购信息，并建立单独的数据库，由采购部门每年定期进行集中更新和维护。由于项目范围的定义一致而且明确，对所有分包商的询价、投标、竞标和谈判都能在公平、公正的基础上进行，规范了工程项目采购的流程和内容，对于分包采购的管理更为透明和清晰。由于分包商就每个工作单项的价格可能不完全相同，通过SAP/PS系统可以对各项目进行直观的选择和比较。因此，SAP/PS系统通过构建统一的分包采购数据平台，创建了真正公平的商业环境，使得移动公司能充分利用竞争带来的价格信息
优势，提高采购管理的水平。
由于集中统一谈判，规模效益得以实现，服务采购的价格大幅减低，项目的利润随机产生。即使在销售订单价格持续下降的情况下，也能提高项目的竞争力和盈利性，使项目的运作得以维持在良性状态。在规模效益前提下，降价的空间能扩大到原来的2～3倍。例如，原来的框架合同只适用于一个项目，以基站工程实施来看，1000个基站（单价为1万元）降价5％，基站工程共降价50万元，但如果框架合同可以适用10个项目，那么降价可达15％，平均每个项目可降低成本150万元。对于全部20个项目的基站工程，就可降低3000万元。这样，项目就有了15％的成本空间来提高项目的效益。
在项目执行过程中，SAP/PS系统确保了采购订单的准确性，销售订单到服务订单的自动生成以及服务订单产生后的采购订单的自动生成，杜绝了人为出错的可能性。采用SAP/PS系统后，采购订单的管理和控制也十分高效，所有往来于分包商的项目订单都以电子订单的形式操作。订单的发出、订单的确认、工程的竣工、验收和验证以及结算都依赖于SAP/PS系统强大的订单处理流程。项目管理的信息化工具有机地进行订单的执行、跟踪、控制、校对、验证和结算，这是一个全新的对于采购订单流程的管理和控制方式，避免了以往项目采购订单的丢失、订单寄送耽误、手工订单制作误差等缺陷，减少了财务系统的人工校对和确认环节，大大提高了采购管理的效率。
随着分包商队伍的逐步扩大，对每个分包商的情况，各个项目都可以在SAP/PS系统中及时找到各种相关信息。由于以前的分包管理没有信息系统的支持，整个分包管理存在着分散、零乱、信息不同步、信息不透明等不足，对各分包商的业务能力和承载能力缺乏了解，因此无法引入更多的分包商，建立充分竞争的市场格局。由于分包商的总体数量和业务承载能力尚低于实际项目的需求，分包采购成了实际意义上的卖方市场，有时几个项目都要求同一分包商同时提供服务，使得分包商有余地挑选利润最佳的订单。在SAP/PS系统的协助下，服务采购部门能对16个以上的分包商进行有效管理，充分地引入了竞争机制。通过SAP/PS系统的信息，项目可以从容地选择分包商来提供服务，使分包采购成为买方市场，提高了项目采购管理的效益。
项目采购管理在使用了SAP/PS 系统后，有利于促进建立集中的采购管理模式，规范采购信息的管理，使项目采购实现了规模效益。在执行中，采购流程十分透明，电子订单的采用则极大地提高了工作效率，扩大了采购管理幅度，直接提高了项目采购管理的效益。
在工程项目人员管理中的作用
实施SAP/PS系统后，经过流程改造，使得项目的订单操作都能遵循一个标准的流程。只要建立相对独立的负责SAP/PS系统操作的专业团队，经过专业培训，就可胜任各项项目管理工作，而不受项目种类的制约，所有项目订单的处理可以由这个专业团队来完成。这个团队可以设在物流部门内，服务于所有的项目，成为集中控制的SAP/PS系统工程订单处理中心。
这样集中的专业团队在应对若干大规模工程同时启动时，对项目支持就更为到位和容易，所有SAP/PS订单的处理人员都可以为任何一个项目提供订单操作服务，由专业团队统一协调和统筹安排人员来完成突发的工作量，避免了项目工作量不均衡导致的项目人员分散、数量大、人员的素质不稳定、不专业的弊端。在某个全国性项目中，涉及此项目的人员数量从33个减少到了14个，大大降低了人员，从专业化程度上也提高了水准，成为专业化的团队。从订单处理速度来看，专业团队集中处理比原有项目的人员分别处理效率更高，原来一个人下订单，现在可10个人同时集中下订单，效率提高达10倍，这就提高了所有单个项目的工作效率。
专业团队的建立，由于能更好地对项目进行集中化管理和控制，也增大了项目管理的幅度，便于企业腾出人手集中精力做好客户端的工作。SAP/PS系统释放了项目管理团队的工作量，优化了人员配置，使项目管理人员有更多的时间用于监控项目过程，提高专业管理人员的工作专注性。在实施SAP/PS系统后，更多的项目管理人员能充实到第一线的项目管理工作中去，项目的订单处理则可以交由人员成本相对较低的专业人员来处理，既提高了管理人员的利用率，又降低了人员综合成本，真正提高了项目人员管理的整体效益。
项目所有的订单处理由现在的SAP/PS替代了原来的CMPro成本管理工具来完成，大部分工作都可以统一由SAP/PS系统订单流程自动完成，代替了原来订单通过CMPro成本管理工具手工完成的做法。例如，下一个订单原来在CMPro工具中由手工操作，可能需30分钟，在SAP/PS系统中，采购订单从服务订单生成后到自动产生采购订单，大约只需5分钟，效率提高了6倍。某个项目以1000个基站为例，原来CMPro下订单的时间共需3万分钟，约62个工作日，相当于3个月的工时。采用SAP/PS系统后，下订单的时间下降到10个多工作日。
项目的人员管理在SAP/PS系统实施后，由于建立了专业的订单处理团队，提高了订单处理效率，释放了项目管理人员的工作量，提高了管理人员的管理幅度，且提升了人员的专业水平。所有这些改善，都直接或间接地提高了项目人员管理的效益。
结论
采用SAP/PS系统后，移动通信工程项目的管理规范性、透明度和时效性大大提高，不论是项目的范围管理、成本管理、人员管理还是采购管理，从项目的启动与计划、项目的实施与执行到项目的管理与控制，在SAP/PS系统的支持下，项目经理的管理幅度得到了提高，项目范围管理更严谨，成本管理更精确及时，采购管理实现真正“背靠背”的合同管理，降低了项目风险，全方位地提高了项目管理水平，项目管理效率显著提升。独立的项目团队可以高效地管理各类工程项目，工作具有更高的专业水平，项目团队人员更加精干。因此，SAP/PS系统有利于对项目进行集中监控，集中管理，非常有利于大规模专业化的移动通信工程项目管理。
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