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鄂尔多斯秘书协会

2011年年会论文

创新思路强化措施

努力提高秘书工作的参谋职能

鄂托克旗人民政府办公室李登峰

在新的时期，秘书工作发生了新的变化，即从偏重办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。从新时期秘书工作的转变中可以看出秘书提高参谋职能的发挥是一种趋势。作为辅助领导进行决策和管理的秘书工作，面临着新的挑战、新的任务；作为领导决策“外脑”和管理助手的秘书人员，必须不断更新工作思路，正确认识和把握形势，强化参谋功能，为领导引路导航，从而更好地服务领导，服务部门，服务基层，服务群众。

一、秘书工作参谋职能的重要性

秘书参谋工作的开展,是不断发展变化的新形势的需要,是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要,是秘书部门职能自我完善的需要。秘书作为领导者身边的常备参谋和助手,秘书工作具有明显的参谋助手作用，做好参谋工作,是秘书工作有所突

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破的关键所在。其主要表现是:为领导工作出主意,想办法,提预案;向领导机关提供资料,提供信息,提供咨询;做好事务工作,尽量减轻领导工作的负担。秘书的参谋工作,具有其他工作无法替代的作用。首先,作为领导愈来愈需要秘书的参谋,它可以充实完善领导的思想。从秘书所处地位上看,秘书都处于各级领导机关中枢,领导人的身边,一切参谋活动都是为领导服务,从属于领导的需要的。秘书最接近领导,往往最先了解领导意图;领导需要什么样的信息资料与建议,也常可能首先询问秘书,要求秘书“参谋提醒”,或提供预案,去协助解决。这样秘书工作者的新鲜思想、观点、认识,通过参谋工作与领导思想溶为一体,就会对领导者的思想有所帮助。其次,秘书的参谋工作对领导决策具有辅助取舍的作用。领导的最基本职能是决策,而领导的决策关系着整个组织的正确运营。然而,领导的职责除包括决定大政方针外,还包括处理一大堆繁杂的事务。秘书工作,最根本的目的则是帮助领导层处理好那些繁杂的事务以及为领导的决策做必要的准备工作甚而参与到决策当中来。因而,可以说秘书的参谋职能的发挥对领导作出决策具有重要意义。再次,对领导工作具有提醒警策的作用。由于现代社会的重大决策很少是能仅凭个人经验就可以保证其正确的,因而领导在进行一个重大决策之前必然都要做许许多多的诸如调查研究、信息分析、科学论证等准备工作。在这个过程中,秘书人员应经常向领导提供准备适用的信息、资料、文件等决策依据,并积极向领导提出相关的工作建议和决策预案以—2—

辅助领导进行决策。在完成领导者交办工作的同时,主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息,这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题,或启发、警策领导者避免某些失误,促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

二、秘书的参谋职能在具体实施中存在的问题

㈠领导将秘书的参谋职能夸大。有的领导将秘书的参谋活动等同于国外的“思想库”、“知囊团”,把秘书个人活动比之为领导的高参。实际上秘书的参谋活动与广义上的参与决策和出谋划策性质的参谋活动是有区别的,它是一种有限性的参谋活动,不具有独立性。广义的参谋作用,是不受领导思维与意图的限制的参谋活动,像国外的一些智囊团,他们的独立性是很强的。而我国的秘书因为是领导的下属,秘书工作具有很强的从属性,秘书的参谋活动是以辅助贯彻领导意图为己任,它是在内容上丰富领导的思想,使其决策和计划正确,更符合为人民服务的宗旨。

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㈢秘书的自身素质亟待提高。一些秘书自身的文化素质达不到要求,因此在写作中会出现一些作假失真和南辕北辙的问题。一些秘书在发挥参谋职能时,一味追求参谋数量而忽视质量,致使其在发挥参谋职能时因缺少实践和真实凭据,而出现虚构作假的问题。领导在作出决策时,因其秘书知识水平达不到要求,而出现对领导意图的错误理解,进而会使其参谋发生反作用。

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三、提高秘书参谋职能发挥的建议

㈠秘书的参谋必须与领导的需要相一致。首先,保障和满足领导的需要是秘书参谋的根本出发点。领导在不同时期有不同的特点,不同的需求,这是因为领导在社会发展的不同时期所要考虑解决的社会政治、经济、文化等方面的问题有所不同。所以,秘书应该注重调查研究,善于分析客观形势。注重调查研究,就是要实事求是,从事业的整体功利出发,考察不同层次的具体问题,不能惟书惟上、先入为主地对待客观现象。一是要掌握领导需要的及时信息,先人所知。调研要讲究实效出成果,应分析客观形势,把握事物发展的趋势,增强预见性,从宏观、政策、对策上想全局,议大事,求上策,使自己的谋略进入领导的决策圈。其次,要正确把握领导工作的价值观,从组织的根本利益、长远利益和整体利益出发,把握领导思维的时空领域和价值取向;要正确把握领导的职责范围,从有效发挥领导的职能作用出发,把握领导工作的需要。此外,秘书若要时刻能正常发挥参谋职能,还要把握领导的个性特征、领导风格及其领导思路,这样才能选择与领导者工作进程相适应的参谋辅助和服务的具体手段和工作内容。

㈡秘书的参谋职能必须与秘书个人的基本素质相结合。参谋之本,集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质,连一般秘书工作做起来都感吃力,做参谋工作自然力不从心,多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用,正视自身素质的不足,实现单纯“助手型”向“参谋型”素—4—

质的转变。首先,秘书要具有正确的世界观和方法论,秘书只有具备了一个科学的世界观和认知事物的方法,才能更加慎密的思考问题,给领导以最有价值的、最全面的参考信息和备选方案。其次,应加强学习锻炼,自我提高。掌握参谋业务知识,熟悉参谋方法。在学习知识的初级阶段,对各方面文化知识不能有喜恶之分,学习要覆盖面广之又广。在学习知识的中级阶段,应对秘书工作中遇到的文化知识问题加以学习,巩固和加强。在学习的最后阶段,就是关注专业的参谋知识,产生自己的看法,有独特的见解,使其参谋更有力度,更准确。

㈢领导应为秘书的参谋职能的发挥提供条件。领导要利用良好的组织形式,广开言路,集思广益,运用秘书部门的集体智慧,提高参谋的整体效用。比如,一些党委办公室开展的“议政会”、“形势分析会”的活动,编发参谋性刊物,都收到了显著的效果。参谋工作弹性较大,尤其在这项工作开创之初,更需要制度做保证。为了完善参谋活动,也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度,促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道,进而实现科学化。

总之，现代社会,领导的决策行为已经发生了变化,就是决策功能由领导者绝对的决策主导,向相对强化的参谋辅助延伸。领导者要真正进行科学决策,必然要更多、更开阔地借助秘书的参谋作用。秘书的参谋活动是秘书的重要工作,它既迎合了现代组

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织管理体系的需要,也是秘书自身素质发展的必然,更是领导活动效率和效益的可靠保证。因此秘书只有根据时代要求不断完善自我,努力提高素质,充分发挥参谋职能作用,才能真正成为一名优秀的秘书。

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