干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施_干部人事档案管理情况

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干部人事档案管理中文书档案管理方面的现状及措施

摘 要：随着我国社会主义市场经济的发展和干部人事制度改革的深入，基层单位的干部人事文书档案管理遇到了很多新情况，出现了许多新问题，面临了不少新挑战。如何针对单位的实际，提升干部人事档案的管理水平，更好地为干部人事工作服务，是一个值得我们深入研究和探讨的重大课题。

关键词：干部人事档案；文书档案管理；现状；措施

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。它在贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，促进中国特色社会主义现代化建设等方面，发挥了极其重要的作用。干部人事档案管理中文书档案管理的基本现状

干部人事档案文件材料的归档工作应实行“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入单位计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；“四同步”即在对单位工作进行布置、检查、总结、验收的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，这就意味着党、政、群机关文书处理部门是文书立卷归档的当然机构。同时要严格按文书处理制度做文件材料的收集、整理和归档。根据生命周期理论，文件运动的轨迹实际上是一系列管理流程。它具有极强的整体性，即文件从生成到永久保存或销毁，是一个完整的生命周期；它又具有突出的阶段性，即文件的现行效用阶段和暂时保存阶段，是一个环环相扣的阶段间传递。只有既注重系统的整体性又强化阶段性的平衡发展和衔接，才能推动整体工作的良性发展。因此，重视文书档案管理，加强各职能部门文件归档工作的整体管理，超前控制，才能确保人事档案资源的齐全完整。

我国干部人事档案管理工作中文书档案管理水平已经到达了新高度，取得了很大成绩，但也面临前所未有的挑战，在管理观念、管理人员、管理方式、管理手段等方面，还存在一些问题。

一是意识淡薄，重视不够。现实告诉我们，是否做好干部档案管理工作中的文书档案管理是一件事关每个干部切身利益的大事，直接影响到所在单位干部工作的成效。然而，在工作中我们有些单位的领导和档案人员对干部人事档案管理中文书档案管理的重要性认识不足，“文书档案管理意识”比较淡薄，致使文书档案管理工作处于被动状态。

二是管理不严，执行不力。随着我国社会民主政治的进步，干部人事文书档案在劳动就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视，因而要求干部人事文书档案中每份材料必须完整真实可靠，必须经过组织人事部门严格的鉴别和认真的审查核实。这就要有严格的制度作保证。虽然现在干部人事档案管理都建立了相关的规章制度，但在实际工作中，往往执行不力，落实不到，造成了不少问题。比如，有的档案材料纸张不合要求，填写格式不规范，内容前后不

一、记载不实、审核不准；有的档案材料没有及时收集、转递和归档，造成内容缺失、不完整；有的因时间久远，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集；有的因每年都有新材料增加，而又没有按规定时间对收集归档的材料归入干部档案内，使档案材料杂乱无章。

三是技术落后，效率不高。当前，虽然基本配备了电脑等现代办公设备，但有些部门尤其是基层单位因受经济、技术等因素的制约，电脑设备没有得到及时更新，文书档案信息管理系统功能不完善，文书档案信息自动化程度还相当落后，电脑的应用仍然停留在文字处理、资料搜集、财务管理等数据处理上，工作方式基本上是编目立卷、接收移交档案、存储入库、查阅调卷，档案室类似于干部人事资料库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，先进的光盘技术和机读方式的运用不多，档案数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，文书档案本应发挥的作用还没有很好地挖掘出来，严重制约了干部人事档案信息的系统、准确、快速利用。加强干部人事档案管理中文书档案管理的措施

1.建立文书档案管理的组织保障体系

加强对文书档案管理工作的组织领导，制定相应的措施和方案，把好文件从生成到归档等一系列关口，形成文档工作的良性互动。根据文件和文书档案管理的共性特点，从整体上合理安排文书档案管理的工作环节，例如文件的撰制、传递、办理、处置、管理与档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管、利用等环节的工作协调进行，特别要注重文件形成阶段的前端控制以及文件向档案转化的全程管理，如在文件的运行过程就进行价值鉴定、分类等工作，档案的著录工作前移到文件收发文登记中完成，使文件在归档前得到科学的有效控制。

2.规范文书档案管理的工作程序

文件和档案是一个具有内在联系的整体，文件与档案的物质形态、内容主题以及本质都是相同的。文件与档案管理的共性都是为了存储信息、传输信息、利用信息，因此，文件与档案的关系具备了实行一体化管理的条件。应从系统角度出发，制定合理的工作流程，实施统筹规划，把文件工作和档案工作这两个本属不同管理系统的流程实行标准化管理，使诸如主题词标引、分类标准、著录规则、编号模式等环节的工作完成在文件管理初始阶段，把文书档案各阶段的管理活动有机衔接到“一体化”中。

3.加强档案部门对各职能部门文件归档工作的业务指导

将文书档案管理工作的业务指导范围贯穿于文件的流转过程，使之更加符合文件与档案实现科学的“无缝接轨”条件，同时切实贯彻落实“三纳入”、“四同步”工作，把部门立卷工作纳入工作计划、管理制度和岗位职责范围，实行档案工作与职能部门在下达任务、检查工作、评审验收成果以及上报成果时均同时提出归档任务，保障文件归档工作的完整、准确、系统和安全。

4.创新文书档案管理激励机制

建立与文书档案管理工作相适应的激励机制，调动文书档案管理工作者的积极性、创造性，使文件与档案管理层面上实现协调合作、齐抓共管。

5.加强现代化文书档案管理手段，建立技术保障体系

将计算机技术运用到文书档案管理工作中，实现一次输入，多次使用文书档案信息资源。在软件系统设计中应推广使用兼容性强、支持智能型管理创新的办公信息系统，使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷，形成一个满足现代化办公环境下文档一体化协调发展的技术保障体系。在信息网络化的今天，更应当利用计算机网络技术，实现网上文件运行，将电子文件加工、整理、转化为电子档案，为拓宽文件和档案信息利用渠道提供广阔的空间，使利用者可以在不同的地区共享优质、快捷、便利的信息服务。

随着我国人事制度改革的深入发展，我们的人事档案管理工作也要加快改革与发展的步伐，干部人事档案作为个人社会实践活动的记录，是变化发展的，具有动态性，而一个人的活动记录又是在一生中进行的，每一次重大的活动，都产生新的档案。尤其是文书档案的管理，要随着不同时期的变化而变化。因此，只要我们努力学习，大胆探索，紧跟时代的步伐，就能做好文书档案管理工作。

参考文献

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