论职业秘书应具备的知识结构_论秘书人员的知识结构

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论职业秘书应具备的知识结构

The explain the modern secretary’s

instruction of knowledge 1

摘要

随着现代社会的发展,全球贸易的往来变得越来越平凡,各种社会关系的多样化,复杂化,企业秘书的重要性不断增强，工作的具体内容可以概括为辅助领导管理,提供综合服务。它是上呈下达,联络各方,参与政务，管理事务的一项重要工作,是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。本文通过对现代秘书具备的知识结构的认真分析与研究，使秘书人员能够更加清楚的了解到目前现代企业的需求,需要的是“全能”和“混杂”形式的秘书。这对秘书工作人员的文化素养,领导能力,社会交际,智谋,口才,写作水平等多方面的综合素质要求也是有非常大的挑战。所以,现代企业的秘书工作人员必须循序渐进,巩固新知识的同时，增加新的知识 ,建立和完善应具备的知识结构,提高综合素质,以适应现代企业秘书工作日益发展这一要求和需要。关键词：秘书；知识结构；完善；增强

目录

一 前言..............................................................................................1 二 当今社会职业秘书的需求状况分析..........................................1 三

职业秘书知识结构的分析........................................................1 1.基础知识：...............................................................................1 2.专业知识.................................................................................2 3.相关协调辅助知识...............................................................2 三 秘书人员高素质的培训..............................................................3 办事的能力..................................................................................4 较强的文字处理能力..................................................................4 熟练掌握办公自动化设备的技能..............................................5 智能素质......................................................................................5 临机处事能力..............................................................................6 记忆能力......................................................................................6 自省能力......................................................................................6 心理素质......................................................................................6 职业道德素质..............................................................................7 总结....................................................................................................8 3 一 前言

秘书人员作为一种专业性很强的人才，在知识结构上具有和其他类型的人才不同的一些特点。秘书工作，无论是对党政机关还是企事业单位，其工作的好坏对这个组织整体具有很大的影响力。秘书的工作主要是连接上级和下级的关系也联系着公司内部与外部的关系，从某种意义来说，秘书就是一个万能人才。这就要求了，作为一个秘书人员，其知识结构是非常稳固和齐全的。

二 当今社会职业秘书的需求状况分析

经过分析，我们认为现阶段文秘专业所针对的职业岗位群主要有“综合秘书”(办公室文员)、“商务秘书”、“公务秘书”和“总裁助理”等岗位群体。“办公室文员” 队伍迅速壮大，“商务秘书”逐渐增多，当然也还有一部分毕业生做“公务秘书”。同时，每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大，不断有新兴的岗位诞生。如“通讯秘书”岗位就是信息网络的飞速发展才产生的。[①]

调研小组走访了具有代表性的用人单位，针对“文秘人员应具备的能力”、“文秘人员应具备的知识”、“文秘人员应掌握的技能”进行问卷调查。通过调查我们发现大致的需求分别为四大类：

一类为服务型秘书，如办公司，事业单位办公司的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室人员、公关人员等；三类为文字型秘书。如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任等。但是我们也不难发现，在一些城市，很多外企，或者贸易公司的秘书都是综合了所有的技能，无论是在知识能力上还是综合素养上，可谓是“全才”的秘书。

三

职业秘书知识结构的分析

一个秘书是否合格,所具备的知识结构是非常重要的。秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

1.基础知识：

基础知识是秘书知识结构的根基部分。广博,扎实的基础知识,是一个人从事学习、工作的主要资本。基本知识与日的工作能力,发展潜力有着密切的联系,它在人的学习工作中起着“润物细无声”的作用。基础知识越充足,融会贯通的能力就越强,也越容易学会新知识,掌握新理论。因此,渊博的基础知识,对今后从事秘书工作十分重要。秘书的基础知识包括以下几类:

(1)政治哲学类

主要只哲学,政治经济学,逻辑学等知识。学习这些知识,目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书人员的需要,是秘书业务才能的灵魂。

(2)语言文学类

主要指现代汉语、文学、艺术、文章写作等知识,重点是语言知识和基本写作知识。另外,还应学习一些美学知识,树立将抗的审美观点.同时还要学习一些心理学知识,了解人的心理活动特点,掌握人的心理活动规律,提高人际交往与公关能力。

(3)数学统计类 主要指高等数学、管理数学、统计学等知识,这是知识现代化管理培养新型秘书人员的需要。

(4)历史地理类 主要指中国近历史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与地理知识。

(5)法律知识类

主要指法学概论以及1985年以来的人大,国务院颁布的一系列法律规定,如经济法基础,经济合同法,专利法,中外合资经营企业法实施条例等。

2.专业知识

精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分,是性成秘书专业特长的主要知识。主要包括：信息工作，市场调研与市场预测工作、经营管理测绘工作、参谋、公关、接待、文书拟写、办公现代化等，总的来说，秘书的专业知识主要包括以下内容:（1）书学知识

人员对秘书学要有较深的研究。秘书学秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论够建有较全面科学的论述,而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此,秘书学知识就成为秘书专业知识的核心部分。

（2）秘书协作知识

秘书必须精通公文写作和和各类应用文体写作,起写作知识同秘书学一样,是秘书专业特长的标志,是从事秘书工作的重要技能。

（3）书档案知识

文书档案工作是秘书工作的总要组成部分,秘书人员必须熟练准确地掌握运用这项工作的有关知识。夭折文书档案管理的分析、开发利用上下功夫,以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。

（4）调研、会务、信访、人际关系等知识

秘书人员经常调查研究,组织会务,处理来信来访,向上下左右各方人士大交道,不掌握有关知识是开展不好工作的。

3.相关协调辅助知识

关的辅助知识不像基础知识那样起“根基”作用,也不像专业人士那样起“标志”作用,但也是秘书知识结构中不可缺少的组成部分。秘书人员有了这些知识,就可以弥补基础知识或专业知识的缺漏,较好的发挥作用。相关辅助知识包括以下几个方面:（1）协调管理

书不是直接管理者,却是管理者的助手参谋,秘书工作是管理工作的一部分。因此,秘书人员应学点行政管理,经营管理的知识,学点消息论,系统论,控制论知识.这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了在这些知识,无疑对辅助领导管理,提高管理水平是大有帮助的。

（2）语言知识

流利、标准的普通话。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都是需要普遍通行的语言。普通话是我国各个民族都会使用的共同语言，所以一口流利，标准的普通话将会提升秘书的自身形象和文化水平。

第二门语言，多种语言。如今21世纪的社会，全球的联系日益紧密，无论是商业上，还是知识文化交流上。英语是世界通用的语言，在英语当面，秘书人员不仅懂得简单的对话，还需要有一定的书写，翻译等技巧，这样才能适应不同工作的需要，也能提升一个企业的文化水平。

（3）区域文化知识

会主义市场经济,需要秘书人员从当地具体情况出发,协助领导考虑如何利用本地自然、地理条件，开发本地资源,发展地方经济,利用当地文物古迹,风土人情、民俗习惯,开发旅游资源,提高本地的知名度、美誉度。

（4）礼宾接待知识

现代秘书人员陪同外宾参加浏览的机会较多,没有此类知识,可能会出洋相,闹笑话,甚至会延误工作,影响交往。

（5）娴熟的电脑操作技能。

在招聘网上，大家可以看到，招聘文秘时总有一些共同的要求，如“会熟练使用电脑”“能操作办公室软件”。秘书资格鉴定中已有计算机造作和文字录入、WORD、网络内容，还有EXCEL等等。这些都说明了，电脑在如今的社会的重要性，会议笔记，数据分析，多种报表等等。掌握一定的电脑知识，才能让工作更加有效，高速的运行起来。总之,基础知识、专业知识、辅助知识,构成了秘书知识较为理想的知识结构体系。一个合格的秘书,具备以上知识,是必不可少的条件。但是,一个人的知识不是一次性教育所能解决的,而是在长期的实践中逐步积聚起来的。在校学习的知识,仅仅是参加工作的基础知识,其他各种知识都是在后来工作中取得的,据有关专家统计,一个人一生中所需要的知识,只有百分之十是在校读书时获得的,而百分之九十来自工作以后的再学习和积累。每个人都应当珍惜时光,抓紧学习机会。博采中外,并不断提高优化自身知识结构的能力,永远保持自身知识结构的合理性,适应性,这样,才能在竞争中定于不败之地。

三 秘书人员高素质的培训

秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。办事的能力

“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④]，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。

还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。熟练掌握办公自动化设备的技能

“随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。

智能素质

业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。

1.完善的知识结构

秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常生活中要不断学习积累才能完成。

2.思维能力 人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。

（1）.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。

（2）.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。秘书人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。

（3）.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。临机处事能力

“临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”[⑦]。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的秘书人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是秘书人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。秘书人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。

记忆能力

很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就要求秘书人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。

自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

心理素质

秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

（1）坚毅的意志

意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。

（2）随和的性格

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对秘书人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。

（3）平稳的情感

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

职业道德素质

职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。

（1）“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”[⑧]。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。（2）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

（3）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

（4）恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”[⑨]，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

以上这些素质是秘书应具备的一些基本素质，但做好一个秘书这些还远不够，这只是成为一个合格秘书的基本素质。由于秘书工作的专业性和复杂性，秘书工作在实际操作中有很强的艺术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。总结

在整个庞大的秘书群体中,真正接过正规系统的具有扎实的专业技能的复合型秘书是少之又少。在西方，秘书一职现是最受欢迎和尊重的职业，秘书的职能也在不断扩大和更新，但现大多数从业者是一些打字、收发、接待等简单重复的低水平工作,而复合型秘书则短缺和供不应求。复合型秘书又称“多功能秘书”它所具有的知识结构是基础专业知识外家法律、财会、管理、营销、心理、公共关系学等学科的辅助知识。复合型秘书是通才是专才是左右逢源八面玲珑的多面手,又是尽忠职守能够为领导独挡一面的得力助手。复合型秘书人才的发展趋势将是复合型秘书人才培养的方向。参考文献：

[①] 邓乃行

曾昭乐

《秘书与写作》

暨南大学出版社

第13页

[②] 范立荣

《现代秘书学教程》首都经济贸易大学出版社

第17页 [③] 邓乃行

曾昭乐

《秘书与写作》

暨南大学出版社

第41页 [④] 王萍 张卫东 《现代文秘工作》 机械工业出版社

第31页

[⑤] 郑向晖《论新时期下秘书人员应具备的素质》湖南科技学院学报(第6期)2006年6月

第273页

[⑥] 胡鸿杰

《办公室管理》中国人民大学出版社

第21页

[⑦] 向国敏 《现代秘书实务》 首都经济贸易大学出版社

第50页

[⑧] 赵日升《现代秘书的素质要求》广西师范学院学报(哲学社会科学版)2006年增刊第1期

第7页

[⑨] 李利民

《文秘训练》武汉大学出版社

第94页 高海生

《秘书基础》，高等教育出版社

2006年6月 陈公宜

《现代秘书学》，暨南大学出版社

2001年7月

史玉峤

《秘书现代学》，青岛出版社

1997年4月 许荣云

《秘书基础知识》，江苏科学技术出版社

1988年1月 黄万华

《秘书学新编 》，警官教育出版社

1994年9月 中华秘书协会

《做一个完美的秘书》，哈尔滨出版社

1996年