BEC考试电子邮件写作步骤_商务英语写作考试

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2012BEC考试电子邮件写作步骤

商务英语中，电子邮件(email)写作是很重要的一部分，好的电子邮件不仅是英语水平的体现，更是保障正常商务交流的前提。

商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面4步即可轻松搞定email!

1.搞清发送邮件对象、邮箱地址

发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。

To：email接收者邮箱地址;From：email发送者邮箱地址;CC：抄送;Subject：主题，即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定价政策会议);letter of application(申请信).2.明确邮件目的一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。

每种类型都会相应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。

表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply.开头;询问原因时，可以用Could you tell me...? Would it be poible for you to let me know...? I wonder if you could explain...等句型。对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考，比如《商务英语周末课堂—电子邮件英语》。

3.正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：I'd like to discu the meeting preparation with you.表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

4.注意语气和措辞

除了英语不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时，非正式场合可以说How is...for you? Is...ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?

5.检查拼写

确保发送的邮件不要有拼写错误，可以先用电脑自动检查一遍，不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。