设计办公资源管理_办公资源管理

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设计办公资源管理

办公资源是指秘书办公所需要的各种物品。包括办公用品纸簿类、笔尺类、装订类、归档用品等各种文具，办公设备如办公室内的网络、计算机、复印机、传真机、电话机、打印机、扫描仪、数码相机、数码录音笔、U盘以及各类办公设备的专用耗材等。还有日常办公所需的小额现金，以及办公家具、办公用房等等。在现代信息社会里，秘书所用的办公用品越来越先进，使用和维护越来越讲究，价格也越来越鬼贵，办公成本显著提高。因此，对这些办公资源进行科学、有效的管理，最大限度的提高办公用品的使用效率，是现代秘书工作必须引起重视的。为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，需要设计一些办公资源管理方案。

一、日常办公物品管理

秘书办公用品的管理直接影响办公人员的工作效率，因此要保证办公物品适时、适量按需发放，并对办公物品进行科学、有效的管理，才能最大程度的提高办公效率。办公物品的具体分类有：一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸。二是笔尺类消耗品：铅笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、姓名章、日期章、日期戳等。三是装订类消耗品：大头针、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机。四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。

（一）办公用品的购买和进货

秘书根据实际用量和库存情况制定合理的办公用品购置计划，并将该计划提前一个月报至主管领导批准后购置。特殊办公用品、低值易耗品和通讯设备，必须经主管领导批准。由公司统一购买。但有些紧急需求的小件办公用品可以直接去商店购买。

秘书应把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，一最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的基本需求。

购买办公用品要选择信誉良好的供货商。首先是价格合理，在批量购买、季节削价、年终清货时可给予较好的优惠。其次是质量和交货，能够提供正规厂家的优质产品，质量问题的物品可以更换，并交货准时。还有较好的售后服务，遇到使用问题可以很方便的联系供货商来解决。

在收到供货商发来办公用品以后，及时的熟练、准确的办理办公设备和办公用品的进货手续，保证办公设备好人办公用品准确无误的入库、登记、检验、核对，衔接好办公设备和耗材采购，进货、发货和使用的中间环节，建立一条办公用品和耗材的管理程序。

1.办公设备及办公用品接收的程序

（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物；

（2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；

（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按其真实数量支付货款；

（4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中；

（5）接收后，要及时更新库存余额；

（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好；

(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。

2.办公设备及办公用品接收后的报账手续

秘书按订货单检验结束，应在进货单上写明到货品种、数量、价格和金额，加盖印章或签名，并转交财务结算或支付。

(二)办公物品的保管与发放

办公用品进库后，必须保存在安全的地方和有序的摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，以及消除事故和火灾隐患。当需要时又能容易找到。

1．库存保管中应采取的措施：

（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小；

（2）各类物品要清楚的贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品； 新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因为过期而不得不销毁；

（3）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险； 小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于见到何领取；

（4）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥；

（5）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。

2.办公用品的发放

建立严格的发放登记制度，严格审批手续：

（1）文具消耗品课根据历史记录、经验设定领用基准，随部门或人员的工作状况调整发放时间；

（2）文具消耗品限定人员使用，自第三次发放起，以旧物换新品，但纯消耗品（如铅笔、A4纸）不在此限。

（3）新进人员到职时由各部门提出文具申请单领取文具并列入领用卡，人员离职时将剩余文具一并交还；

（4）各工作岗位设立耐用办公用品档案卡，由秘书部门定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。

3.制定严格的发放登记制度和有效的办公用品节约制度：

（1）固定在特定的时间发放办公用品，秘书除了审核物品申请单以外，还要记好办公用品和易耗品出货记录，内容包括：物品名称、编号、申领部门、发货人、物品数量、特殊要求、申请人签名、批准人签名、出货日期等；

（2）物品的保管、储存要符合本组织制定的规定要求；

（3）保管好进货、存货和发放保管用品的记录和资料。

（三）办公设备和办公用品的库存管理

1.库存的管理要求

（1）秘书在收到货物以后，应立即办理办公设备和耗材的进货登记，保证办公设备和耗材准确无误的入库、登记、检验、核对；

（2）办公设备和耗材出货时，秘书应实时的办好出货手续，对发放什么物品，发放给谁了，那些物品还存储在库里等做好记录；

（3）办公设备和耗材库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致，保证办公设备和耗材库存的有效管理；

（4）对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

2.办公用品使用的监督和调查

（1）对各部门使用办公物品进行调查，调查内容包括：

核对用品领用申请单与办公用品进货单；

核对用品申请单与实际使用情况；

核对办公用品领用单与实际办公用品库存卡。

（2）对办公用品使用的监督包括：

核对发票与办公物品实物一致；

核对支票与送货单一致。

二、办公设备的使用和管理

办公自动化技术的迅猛发展，为现代秘书办公提供了丰富的办公资源。这就要求必须做好各种办公设备的管理。

（一）复印机的管理

复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数，景办公室主管批准签字后送文印室复印；

为确保复印机的安全运转，每天下午下班时关机，过时送来的文件将延至次日复印，急件经办公室主管批准后，方可临时开机。

不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。复印机由专人保管使用，其他人员不得自行开机。

关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去插拔电源插头，这样容易造成机器故障。

如果出现以下情况，如机器外壳变得过热；机器里发出异响；机器部分被损坏；机器被雨淋或机器内部进水应立即关掉电源，并请维修人员进行维修。

秘书办公网络的管理

1秘书使用网络的范围

（1），组织内办公场所的网络资源是组织用于工作目的投资，只能用于工作。秘书使用网络是为工作服务，不能利用组织的网络资源从事与工作无关的事。而个人一般业务学习，新闻，娱乐等需用网络的药在自己家中进行。网络范围包括组织内各办公地点的局域网，办公地点之间的广域连接，组织办公事处的广域网，移动网络接入，Internet 出门以及网络上提供的各种服务，如Internet 电子邮件，代服务，Notes 办公平台 不允许在网络上从事与工作无关的事项与工作无关的信息出现在网络上。组织的网络有管理工程部统一规划建设并负责管理维护，任何部门和个人不得私自更改网络结构。办公室如安装集成器必须先与网络管理员取得联系，个人电脑及实验环境设备等所有的IP地址必须按所在地点网络管理员指定的方式设置不可擅自改动。秘书要注意网络泄密的问题，防止有人一步正当的手段，蓄意破坏组织的网络正常运行，或窃取公司网上的保护信息。组织的网上服务如DNS DHCP WINS 等有管理工程部统一规划，任何部门和个人不得擅自设置该类服务为确保广域网正常运行，秘书部能利用电子邮件 FTP Win2000 共享子按广域网中传送超大文件秘书部能在网上私自设立BBS NEWS 个人主页 WWW 站点 FTP站点及各种与工作无关的内容。秘书应高度重视保护公司的技术秘密个商业秘密，不能用组织的网络查阅与工作鱼贯的内容，对于需要上网的各种保密信息必须保证有严密的授权控制。秘书不能因为个人要需有私自订阅电子杂志，因工作需要的电子杂志，经主管领导审批后由办公室集中订阅和管理