办公自动化能力与秘书工作_秘书工作的办公自动化

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铜陵职业技术学院

毕业论文

论文题目：办公自动化能力与秘书工作姓名：程宏

班级：08级文秘（2班）指导教师：李修元

日期：2011年3月24日

办公自动化能力与秘书工作

08级文秘（2）班程宏

内容摘要：此篇论文主要论述办公自动化与秘书工作之间的联系，和相互所产生的影响。并认真概括了办公自动化和秘书工作具体所指的含义。对于文秘专业的学生，此篇论文非常鲜明的体现出了文秘专业知识的程度。

关键词：办公自动化含义、秘书工作含义、办公自动化的作用、秘书工作的作用、深入影响、如果想要准确的知道办公自动化能力与秘书工作的联系，首先我们就该先从其概念和作用性质上了解，这样才能更全面、具体的认识到这二者之间的关系和影响

（一）、办公自动化

办公自动化是一门综合性强的新兴学科，研究如何有效地将计算机、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据技术难以处理的、数量庞大且结构不明确等办公活动。办公自动化又是在技术革命浪潮中，应运而生的一项新兴产业和综合性技术。办公自动化是随着当代信息技术的出现而出现的。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。

在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

办公自动化在企事业单位的日常运行中发挥了重要的作用，基本满足了人们对于效率和质量的双重需求。而在以往，工作效率和工作质量是一对很难调和的矛盾，必须依靠人自己来解决。但是办公自动化的出现改变了这一状况，使人们从繁重的手工劳动中解放了出来。总体上看，办公自动化的作用主要体现在以下几个方面：

（1）提高办公效率

以电子计算机为中心形成的信息处理系统是办公自动化的标志，办公自动化的功能之一就是数据处理。例如：企业的库存管理、报表统计、帐目计算、情报检索，甚至单位的日常事务管理等大量的数据信息处理。在以往，这一切数据的处理都必须依靠各自独立的部门的多位员工，通过统计、计算，手工制成报表上报领导。而今借助OA数据处理功能中的各个子系统，各部门只要1人就能及时、准确地把报表传输给领导。以便领导尽快做出判断。所以，办公自动化是精简单位人员的有力措施，能极大地提高办公效率。

这种利用高科技来处理信息的手段显然优越于人工处理的方式，事实上，信息技术就是凭借

其高效率，才改变了人们原来的工作方式，在固定的时间内完成比人工操作多好几倍的工作量。

（2）提高办公质量

办公自动化在实现高效率的同时并没有降低其质量，相反还在程度上提高了办公质量。办公自动化依托的是当代的计算机技术，利用计算机强大的信息处理技能来实现信息高效、精准地处理。在传统的秘书工作中，秘书必须在纸张上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且由于人自身的因素，整个过程中难免会发生错漏。但是在办公自动化的办公环境下，信息处理系统能够最大程度上避免这些疏漏。事实上，利用计算机进行文件复制、传输，一般是不会出现错误的。

（3）促进办公面貌的转变

办公自动化促进了办公面貌的整体改变，使整个办公过程呈现出条理化、系统化。而在以往，办公室里可能堆满了纸张、文件、书籍、草稿等，整个办公室凌乱不堪。这些状况严重影响了办公的效率和质量，在这样的工作环境里，工作人员难免会产生一些错误，此外还会造成精神的过分紧张和焦虑。

办公自动化则很大程度上改变了这种面貌。在采用了办公自动化的企事业单位的办公室里，人们见到是是一副有条不紊的景象，人们利用高科技的通信手段实现信息的互通和共享。在这样的工作环境中，人的精神也比较轻松、愉快，工作起来不用像以前那样承受巨大的压力，有利于促进员工的身心健康。

（4）促进观念转变

办公自动化同时也促进了人们观念的转变。以员工招募这个环节来说，以往用人单位可能会选择那些字写得工整漂亮的人员来担任相关工作。但是现在用人单位更倾向于将工作岗位给那些熟悉办公自动化、熟悉信息处理的人员。

对于秘书来说，办公自动化也改变了他们的观点，能否使用和驾驭办公自动化操作，使他们首先要考虑的事。

（二）、秘书工作

一、秘书”概说

什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。

（一）各级秘书机构

1、中央机关的秘书机构

2、省、市、县机关的秘书机构

3、基层单位的秘书机构

（二）各类秘书机构

1、人民解放军系统的秘书机构

2、企事业单位秘书机构

3、民主党派

4、人民团体

此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如 筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。

二、秘书处的工作性质

我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。

2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。

3、管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。

4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。

只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容 在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”

三、秘书人员应具备的素质

（一）、基本素质

1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个

健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左

右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一

个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

（二）、业务素质

1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知

识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能

力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）

三、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。

工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。而直接影响迷失工作效率的就是办公自动化能力。

办公自动化是不仅仅是办公室内部的一场革命，同时它也深入地影响了人们的各种观点。办公自动化是一种以计算机技术和网络技术为核心的办公方式，对秘书工作产生了深刻的影响，使秘书工作从传统秘书工作向现代秘书工作转变。这些影响主要体现在，办公自动化提高了秘书工作的效率和质量，促进了秘书工作职能的提升。

办公自动化的出现掀起了一场办公革命，它极大地改变了秘书工作的理念、流程、职能，使秘书工作也因此实现了信息化、系统化。办公自动化已经成了现代秘书工作的一部分，它的出现不但减轻了传统秘书工作的压力，还促使秘书工作顺利完成了自我升级。随着信息技术的进一步发展，办公自动化也将随之不断发生更新换代，并且进一步促进秘书工作的高科技化。

办公自动化对秘书工作产生了深远的影响，这些影响既有正面影响又有负面影响，但是主要是积极的影响。在办公自动化被广泛采用的今天，秘书以及企事业单位自身也应该对办公自动化作出一定的回应，只有这样才能充分发挥办公自动化的作用。秘书在办公自动化的环境下同样需要具备统筹安排各项事务的能力，秘书可以充分利用办公自动化环境提供的设备进行记录、通联、筹划各种事项，但是需要加强协调能力，以便将领导的计划付诸实施。办公自动化对秘书工作的影响非常大，既有积极影响也有消极影响，但是总体上说办公自动化对于提高工作效率和工作质量有着重要的意义。办公自动化只是一种工作手段，其本身不能代替人们发挥创造性，因此，秘书在工作过程中应该加强自身综合素质的提高，不能过度地依赖于办公自动化。办公自动化对于秘书的心理素质和协调能力提出了更高的要求，需要秘书在工作中积极应对，以更好地完成秘书工作.〖参考文献〗

1、王永平主编《办公自动化教程》北京人民邮电出版社2009年5月第1版

2、王育主编《秘书学原理》机械工业出版社2008年1月第1版

3、姚望主编《社会中介组织功能和体制的探索》北京青年报2003年3月9日第15版，4、马纯、张袆主编《公共关系学》合肥工业出版社

2007年2月第1版