第1章 办公自动化_办公自动化第1章

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第1章

办公自动化

1.1办公自动化概述

众所周知，传统的办公模式以纸为主，且需靠人力实现传送。近几十年来，信息技术飞速发展，信息革命不断冲击，传统办公模式远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。实现办公自动化逐步得到了人们的重视与认可。办公自动化的目的是尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效果。

任务一什么是办公自动化

办公自动化(Office Automation，简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。目前较具权威性的定义有两个：

（1）季斯曼定义----美国麻省理工学院M.C.季斯曼

办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术，对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。

（2）我国专家的定义

办公自动化利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。

个人办公自动化： 多指个人办公的计算机应用技术，包括文字处理、数据处理、报表处理以及语音处理、图形图像处理等多媒体技术。

群体办公自动化： 它是支持群体间动态办公的综合网络协同办公自动化系统，用于多单位协同工作中。

任务二办公自动化的特点

办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它将许多独立的办公职能一体化，提高了自动化程度及办公效率，从而获得更大效益，并对信息社会产生了积

极的影响。它的主要特点如下：

（1）办公自动化是当前国际上飞速发展的，涉及文秘、行政管理等多种学科并利用计算机、网络通信、自动化等技术的一门新型综合性学科。

办公自动化理论基础中的计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。可以说它是以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务的一门新型综合性学科，是一个信息化社会的时代产物。

（2）办公自动化是融人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统。其中“人”起决定因素。它是信息加工的设计者、指导者和成果享用者；而“机”是指办公设备，它是办公自动化的必要条件，是信息加工的工具和手段；信息则是办公自动化中被加工的对象。一个典型的办公自动化系统包括了信息的采集、加工、传递和保存四个基本环节。简而言之，办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。

（3）办公自动化将包括文字、数据、语言、图像等在内的办公信息实现一体处理。它把基于不同技术的办公设备用网络联成一体，使办公室真正具有综合处理信息的功能。

（4）办公自动化的目标明确，能够优质、高效地处理办公信息和事务，提高了办公效率和质量。它是一种辅助手段，便于人们产生更高价值的信息，使办公活动智能化。

任务三办公自动化的功能（1）文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务

（2）草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务

（3）文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务

（4）会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务

1.2 办公自动化的发展

任务一办公自动化的现状

20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛

发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。

（1）国外办公自动化系统的发展

20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。

美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段：

①单机设备阶段(1975年前)

②局域网阶段(1975—1982年)

③—体化阶段(1983—1990年)

④多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后)

日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表。

（2）我国办公自动化系统的发展

我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶段：

①启蒙与准备阶段(1981—1985年)

②初见成效阶段(1986—1990年)

③稳步发展阶段(1992年以后)

任务二办公自动化的未来

在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、智能化及多媒体化五大趋势：

（1）小型化

早期的计算机是一个庞大的系统。今天的高性能微机，其各项性能指标已经大大超过了早些年的小型机甚至大型机，而且不必加特殊防护装置（如机房）。光、磁存储技术的发展，使大规模数据存储成为可能，也使得计算机的体积进一步缩小。如今，台式设备以及便携式设备已经成为办公自动化的主流设备。据美国对自身市场的调查，1994年，美国市场共销售了2000万台PC机，300万台Mac机和600万台Unix工作站。PC和Mac的市场销售份额已经占到了25%以上。小办公室／家庭办公设备迅速增长，系统的小型化已经成为一种趋势。

（2）集成化

办公自动化系统最初往往是单机运行，至少是分别开发的。如一个跨国公司，开始是由各子公司自行建立各自的子系统，以完成内部事务处理业务。由于所采用的软、硬件可能出自多家厂商，软件功能、数据结构、界面等也会因此不同。随着业务的发展、信息的交流，人们产生了集成的要求，包括：

网络的集成： 实现异构系统下的数据传输，这是整个系统集成的基础。应用程序的集成： 实现不同的应用程序在同一环境下运行和同一应用程序在不同节点下运行。

 数据的集成： 不仅是相互交互数据，而且要实现数据的互操作和解决数据语义的异构问题，以真正实现数据共享。

界面的集成： 实现不同系统下操作环境的一致，至少是相似。此外，操作方法、系统功能等也都向着集成化的方向发展。

（3）网络化

随着微机安装量的增长，分散的OA系统已不能满足需要，联网便成为一个必然的趋势。未来的OA网络已经不仅仅是本单位、本部门的局域网互联，而将发展成为各种类型网（数据网、增值同二SDN网、PABX网、局域网等）的互联；局域网、广域网、全球网的互联；专用网与公用网的互联等等。总之，建立完全的网络环境，使OA系统超越时空的限制，这也是实现移动办公、在家办公、远程操作的基础。

（4）智能化

给机器赋予人的智能，一直是人类的梦想。人工智能是当前计算机技术研究的前沿课题，也已经取得了一些成果。这些成果虽然还远未达到让机器像人一样思考、工作的程度，但已经可以在很多方面对办公活动予以辅助。

（5）多媒体化

多媒体技术是20世纪90年代最富吸引力的话题。它把计算机技术、网络通信技术和声像处理技术结合起来，以集成性（多种信息媒体综合）、交互性（人-机交互）、数字化（模拟信息数字化）为特点，可以为办公活动提供多方位的支持，如为管理人员提供多彩的工作环境，生动的人-机界面，特别是全面的信息处理。

总而言之，办公自动化是一个不断发展、不断提高、不断完善的有机体。随着社会需求、支撑技术的发展，必将不断呈现出新的面貌。

1.3现代办自动化常用设备

任务认识计算机、打印机、复印机、扫描仪

台式电脑

笔记本平板电脑

一体机

复印打印一体机

1.4 办公自动化常用软件

我国市场上的办公软件有：微软公司的0ffice系列、金山WPS系列等。任务一Microsoft 0ffice 200

3Microsoft 0ffice是微软公司开发的一套基于Windows操作系统的办公软件套装。常用组件有Word、Excel、PowerPoint等。目前最新版本为0ffice 2013。本教材使用的为0ffice 2003。

任务二WPS 2003

WPS（Word Proceing System）,中文意为文字编辑系统，是金山软件公司的一种办公软件。最初出现于1989年，在微软Windows系统出现以前，DOS系统盛行的年代，WPS曾是中国流行的文字处理软件，现在WPS最新正式版为WPS 2013。本教材使用的为WPS 2003。