办公用品及设备管理规定_办公用品设备管理制度

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第四节办公用品及设备管理规定

一、目的：

为了更有效地管理和使用办公用品及电子设备，特制订本规定。

二、办公用品种类：

本规定称办公用品分为消耗品、易耗品及管理品三种：

1、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、2、易耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。

3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、钢笔、打码机、4、工程部专用办公用具：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、工程计算器等。

三、办公用品的管理办法：

1、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及工程部专用办公具。

2、消耗品、易耗品、管理品的领用可直接到行政部保管人员处签字领用。

3、管理性文具如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

4、办公用品的申请应于每月末由各部门列出办公用品清单，交人事行政部统一采购，次月一日发放。

5、物资采购由行政部指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：公司定点购物店进行物品采购。

2）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

3）特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用

6、办公用品严禁取回家私用。

7、针对各部门的特殊办公用品人事行政部无法采购者，可以经人事行政部经理同意授

权各部门自行采购，行政部统一入库登记。

8、新进人员到职时由人事行政部发放个人基本办公用品，并登记入册，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交人事行政部。

9、印刷品（如信纸、信封、表格……）除各部门特殊表单外，其保管均由人事行政部统一印刷、保管。

四、办公设备分类：

计算机及其附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备统称办公设备。

五、职责

1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。

2、行政部专人负责计算机等办公设备的采购，行政后勤维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。

六、办公设备的管理办法：

1、办公设备请购

1.1）办公设备请购，由使用人提出《签呈》，经部门负责人审核确认后提交人事行政部（若同一部门多个员工均须请购，则由部门汇总、负责人签字，统一提交人事行政部）。人事行政部根据具体情况进行审核，填写意见（包括预计费用），报主管领导审批后。由人事行政部负责人确认签字直接安排采购（若有库存货，则直接按领用程序领用）。

2、办公设备入库、验收

2.1）采购回来的办公设备须办理入库、验收手续，人事行政部负责设备质量的验收，验收合格后，行政专员根据实际入库数量填写办公设备入库单入库。

3、办公设备领用与配置

3.1）计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照人员办公设备基本配置要求，填写《办公设备借用单》，到人事行政部领用。

3.2）电话机、传真机的领用与配置，各部门根据实际工作需要，确定要安装、及须增加的电话机和传真机，须提交《签呈》，由本部门负责人签字后，提交到人事行政部购买及安排人员安装。

4、办公设备的借用

4.1）设备为工作需要配备，任何人员不得擅自出借给外单位、部门或个人。确因工作需要，由使用人在行政部专人处填写《设备借用单》，并及时归还，行政部有催促之责。

5、办公设备使用与维护

5.1）计算机及附属设备的使用与维护

51.1计算机及附属设备由使用人负责保管，除网管外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备须交行政部暂为管理，并登记在案。

5.1.2计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。

5.1.3禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。

5.1.4电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。

5.1.5电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。

6、打印机的日常使用中，色带、墨合用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。

7、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护

7.1）以上办公设备操作，详见《使用说明书》，出现故障须叫专业人员维修。

7.2）若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿

8、办公设备的维修

8.1）一般异常，由人事行政部技术人员排除，若涉及更换配件，使用人须填写《维修记录单》（附件）提交人事行政部报修，人事行政部根据产品维修卡安排相关技术人员维修，修好后，使用人须在《维修记录单》确认签字。

8.2)在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由人事行政部依实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须事先上报核准）进行维修。

9、办公设备的报废认定与处理

9.1）计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写《办公设备报废单》（附件），由行政部进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交行政部处置。出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。

附则：

一、后勤专员有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

二、自觉遵守设备使用、保养规则，做好防水、防火、防震、防盗等安全，保障设备正常使用年限